Usare il controllo della condivisione nel log di controllo di Office 365

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La condivisione è un'attività chiave in SharePoint Online e OneDrive for Business ed è ampiamente adottata nelle organizzazioni di Office 365. Gli amministratori ora possono usare la verifica della condivisione nel log di controllo di Office 365 per stabilire come viene usata la condivisione all'interno dell'organizzazione.

Schema di condivisione di SharePoint

Condivisione eventi (esclusi criteri di condivisione e la condivisione di collegare gli eventi) sono diversi dagli eventi relativi a file e cartelle in un modo primario: un utente richiede un'azione che ha alcune effetto in un altro utente. Ad esempio, l'utente offre accesso utente B in un file. In questo esempio, l'utente è usarle utente e utente B è l' utente di destinazione. Nello schema di File SharePoint azione dell'utente operativo interessa solo il file. Quando l'utente a apre un file, solo le informazioni necessarie nell'evento FileAccessed è l'utente operativo. Per risolvere questa differenza, esiste uno schema separato, denominato SharePoint condivisione schema, che consente di acquisire ulteriori informazioni sulla condivisione eventi. In questo modo che gli amministratori hanno ulteriori informazioni su chi ha condiviso una risorsa e l'utente la risorsa è stato condiviso con.

Lo schema di condivisione fornisce due campi aggiuntivi nel log di controllo correlati alla condivisione di eventi:

  • TargetUserOrGroupName   Archivia l'UPN o il nome dell'utente o gruppo di destinazione con cui viene condivisa una risorsa (Utente B nell'esempio precedente).

  • TargetUserOrGroupType   Indica se l'utente o gruppo di destinazione è un Membro, Guest, Gruppo o Partner.

Oltre ad altre proprietà dello schema del log di controllo di Office 365, come utente, operazione e data, questi due campi possono fornire dati completi su chi ha condiviso quale risorsa, con chi e quando.

C'è un'altra proprietà dello schema che è importante per la condivisione. La proprietà EventData memorizza altre informazioni sugli eventi di condivisione. Ad esempio, quando un utente condivide un sito con un altro utente, questa operazione viene eseguita aggiungendo l'utente di destinazione a un gruppo di SharePoint. La proprietà EventData acquisisce queste informazioni aggiuntive per fornire contesto per gli amministratori.

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Modello di condivisione di SharePoint ed eventi di condivisione

La condivisione in realtà è definita da tre eventi separati: SharingSet, SharingInvitationCreated e SharingInvitaitonAccepted. Ecco il flusso di lavoro per gli eventi di condivisione registrati nel log di controllo di Office 365.

Diagramma di flusso del funzionamento del controllo della condivisione

Quando un utente (autore dell'azione) vuole condividere una risorsa con un altro utente (utente di destinazione), SharePoint (o OneDrive for Business) controlla prima di tutto se l'indirizzo di posta elettronica dell'utente di destinazione è già associato a un account utente nella directory dell'organizzazione. Se l'utente di destinazione si trova nella directory dell'organizzazione, SharePoint esegue le operazioni seguenti:

  • Assegna immediatamente all'utente di destinazione le autorizzazioni per accedere alla risorsa.

  • Invia una notifica di condivisione all'indirizzo di posta elettronica dell'utente di destinazione.

  • Registra un evento SharingSet.

Se nella directory dell'organizzazione non è presente un account utente per l'utente di destinazione, SharePoint esegue le operazioni seguenti:

  • Crea un invito alla condivisione e la invia all'indirizzo di posta elettronica dell'utente di destinazione.

  • Registra un evento SharingInvitationCreated.

    Nota: L'evento SharingInvitationCreated è quasi sempre associato alla condivisione esterna o guest quando l'utente di destinazione non ha accesso alla risorsa che è stata condivisa.

Quando il destinatario accetta l'invito alla condivisione (facendo clic sul collegamento nell'invito), SharePoint registra un evento SharingInvitationAccepted e assegna all'utente di destinazione le autorizzazioni per accedere alla risorsa. Vengono registrate anche altre informazioni relative all'utente di destinazione, ad esempio l'identità dell'utente a cui è stato inviato l'invito e l'utente che lo ha effettivamente accettato. In alcuni casi, questi utenti (o indirizzi di posta elettronica) potrebbero essere diversi.

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Come identificare risorse condivise con utenti esterni

Un requisito comune per gli amministratori è la creazione di un elenco di tutte le risorse che sono state condivise con utenti esterni all'organizzazione. La verifica della condivisione in Office 365 consente agli amministratori di generare questo elenco. Ecco come.

Passaggio 1: Cercare gli eventi di condivisione ed esportare i risultati in un file CSV

Il primo passaggio consiste nel cercare gli eventi di condivisione nel log di controllo di Office 365. Per informazioni più dettagliate sulla ricerca nel log di controllo, comprese le autorizzazioni necessarie, vedere Eseguire ricerche nel log di controllo nel Centro sicurezza e conformità di Office 365.

  1. Passare a https://protection.office.com.

  2. Accedere a Office 365 usando l'account aziendale o dell'istituto di istruzione.

  3. Nel riquadro sinistro del Centro sicurezza e conformità fare clic su Ricerche e indagini e quindi fare clic su Ricerca nel log di controllo.

    Viene visualizzata la pagina Ricerca nel log di controllo.

  4. In Attività fare clic su Attività di condivisione per cercare solo eventi di condivisione.

    In Attività selezionare Attività di condivisione
  5. Selezionare un intervallo di date e ore per trovare gli eventi di condivisione che si sono verificati in quel periodo.

  6. Fare clic su Cerca per eseguire la ricerca.

  7. Quando la ricerca è terminata e vengono visualizzati i risultati, fare clic su Esporta risultati > Scarica tutti i risultati.

    Dopo aver selezionato l'opzione di esportazione, viene visualizzato un messaggio nella parte inferiore della finestra che chiede di aprire o salvare il file CSV.

  8. Fare clic su Salva > Salva con nome e salvare il file CSV in una cartella nel computer locale.

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Passaggio 2: Filtrare il file CSV per trovare le risorse condivise con utenti esterni

Il passaggio successivo consiste nel filtrare il file CSV in base agli eventi SharingSet e SharingInvitationCreated e visualizzare gli eventi nei quali la proprietà TargetUserOrGroupType è Guest. A questo scopo si userà la caratteristica Power Query in Excel. La procedura seguente viene eseguita in Excel 2016.

  1. In Excel 2016 aprire una cartella di lavoro vuota.

  2. Fare clic sulla scheda Dati.

  3. Fare clic su Nuova query > Da file > Da CSV.

    Nella scheda Dati selezionare Nuova Query, selezionare Da file e quindi scegliere Da CSV
  4. Aprire il file CSV scaricato nel passaggio 1.

    Il file CSV viene aperto nell'Editor di Query. Sono presenti quattro colonne: Time, User, Action e Detail. La colonna Detail è un campo a proprietà multiple. Il passaggio successivo consiste nel creare una nuova colonna per ogni proprietà nella colonna Detail.

  5. Selezionare la colonna Detail e quindi nella scheda Home fare clic su Suddividi colonna > In base al delimitatore.

    Nella scheda Home fare clic su Suddividi colonna in base al delimitatore
  6. Nella finestra Suddividi colonna in base al delimitatore eseguire le operazioni seguenti:

    • In Selezionare o specificare il delimitatore selezionare Virgola.

    • In Dividi selezionare A ogni occorrenza del delimitatore.

  7. Fare clic su OK.

    La colonna Detail viene suddivisa in più colonne. Ogni nuova colonna è denominata Detail.1, Detail.2, Detail.3 e così via. Si noterà che i valori in ogni cella nella colonna Detail.n sono precedute dal nome della proprietà, ad esempio Operation:SharingSet, Operation:SharingInvitationAccepted e Operation:SharingInvitationCreated.

    La colonna di dettaglio è suddivisa in più colonne, una per ogni proprietà
  8. Nella scheda File fare clic su Chiudi e carica per chiudere l'Editor di Query e aprire il file in una cartella di lavoro di Excel.

    Il passaggio successivo consiste nel filtrare il file in modo da visualizzare solo gli eventi SharingSet e SharingInvitationCreated.

  9. Passare alla scheda Home e quindi selezionare la colonna Action.

  10. Nell'elenco a discesa Ordina e filtra deselezionare tutte le opzioni, quindi selezionare SharingSet e SharingInvitationCreated e fare clic su OK.

    Excel mostra le righe relative agli eventi SharingSet e SharingInvitationCreated.

  11. Passare alla colonna denominata Detail.17 (o alla colonna contenente la proprietà TargetUserOrGroupType) e selezionarla.

  12. Nell'elenco a discesa Ordina e filtra deselezionare tutte le opzioni, quindi selezionare TargetUserOrGroupType:Guest e fare clic su OK.

    A questo punto Excel mostra le righe relative agli eventi SharingInvitationCreated e SharingSet E la posizione dell'utente di destinazione all'esterno dell'organizzazione perché gli utenti esterni sono identificati dal valore TargetUserOrGroupType:Guest.

La tabella seguente mostra tutti gli utenti dell'organizzazione che hanno condiviso risorse con un utente guest in un determinato intervallo di date.

Condivisioni degli eventi nel log di controllo di Office 365

Anche se non è inclusa nella tabella precedente, la colonna Detail.10 (o la colonna contenente la proprietà ObjectId) identifica la risorsa che è stata condivisa con l'utente di destinazione, ad esempio ObjectId:https:\/\/contoso-my.sharepoint.com\/personal\/sarad_contoso_com\/Documents\/Southwater Proposal.docx.

Suggerimento: Se si vuole stabilire quando un utente guest ha effettivamente ricevuto le autorizzazioni per accedere a una risorsa (anziché identificare solo le risorse condivise con tale utente), ripetere i passaggi 10, 11 e 12 e filtrare in base agli eventi SharingInvitationAccepted e SharingSet nel passaggio 10.

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