Usare i contatti di Outlook come origine dati per una stampa unione

Usare i contatti di Outlook come origine dati per una stampa unione

Se si hanno messaggi di posta inviata in massa da inviare a persone incluse nell'elenco contatti di Outlook, è possibile usare la stampa unione in Word. Un elenco contatti di Outlook può essere usato come origine dati per la stampa unione. L'elenco contatti è una rubrica usata per acquisire e organizzare le informazioni sulle persone.

Eseguire una stampa unione con un elenco contatti di Outlook

Il passaggio più importante nel processo di stampa unione consiste nella configurazione e nella preparazione dei dati. Una scheda contatto di Outlook può contenere informazioni di base, ovvero nome, indirizzo di posta elettronica e altre informazioni come la via e il numero civico, il numero di telefono e la foto. Per aggiungere più contatti alla rubrica di Outlook, vedere Aggiungere un contatto.

Quando l'elenco contatti di Outlook è pronto, usare questa procedura per eseguire la stampa unione con Word.

  1. Nella cartella Contatti di Outlook, nella scheda Home della barra multifunzione scegliere Stampa unione.

    Il pulsante Stampa unione si trova nella scheda Home del gruppo Azioni

  2. Nella finestra di dialogo Contatti per la stampa unione selezionare le opzioni desiderate, quindi scegliere il tipo di documento da creare. Fare clic su OK.

    Fare clic su Stampa unione nella scheda Home della cartella Contatti per avviare la stampa unione

    Note : 

    • Se si vuole applicare la stampa unione solo ai contatti selezionati, scegliere il pulsante di opzione Solo contatti selezionati. È necessario aver selezionato i contatti in precedenza. Se non è stato fatto, scegliere Annulla, tornare alla cartella Contatti, selezionare i contatti e ricominciare dal passaggio 1.

    • Se è già stato creato e salvato un documento di stampa unione di Word, modificare il pulsante di opzione in Documento esistente e specificarlo. In caso contrario, lasciare selezionato il pulsante di opzione Nuovo documento e Word richiederà di crearne uno nel passaggio 3.

    • Se si prevede di usare questo elenco in futuro, selezionare la casella File permanente e assegnare un nome al file dei contatti per salvarlo. Questa caratteristica è particolarmente utile se è stato selezionato un set di contatti per la stampa unione e lo si vuole usare di nuovo senza selezionarlo manualmente ogni volta.

  3. Si apre Microsoft Word. In base alle opzioni scelte nel passaggio 2, si lavorerà sul documento di unione preimpostato o su un nuovo documento vuoto. Digitare il testo da visualizzare in ciascuno dei documenti di stampa unione.

    Nota : Per assistenza con il processo di stampa unione, nel gruppo Inizia stampa unione della scheda Lettere scegliere Inizia stampa unione > Creazione guidata Stampa unione. È possibile fare riferimento alle informazioni di questo articolo quando si raggiunge il passaggio 3 della Creazione guidata stampa unione, Seleziona destinatari.

  4. Inserire i campi unione che trasferiscono le informazioni dall'elenco Contatti di Outlook al documento.

    Note : Esempi di campi unione:

    • Blocco di indirizzi. Usarlo per aggiungere il nome completo e l'indirizzo del destinatario dall'elenco contatti di Outlook a una lettera o a un messaggio di posta elettronica.

      Nel gruppo Inserisci campi della scheda Lettere scegliere Blocco di indirizzi.

    • Formula di apertura. Usare questa opzione per aggiungere una formula di apertura, ad esempio Gentile Sig.ra Bianchi, a una lettera o a un messaggio di posta elettronica.

      Nel gruppo Inserisci campi della scheda Lettere scegliere Formula di apertura.

    Il gruppo di campi di scrittura e inserimento consente di inserire campi in un documento di stampa unione.

    Per altre informazioni sull'aggiunta di campi unione dai contatti di Outlook, vedere Inserire campi unione.

  5. Quando il documento è pronto, scegliere Anteprima risultati, quindi scegliere il pulsante Successivo Pulsante Record successivo per i risultati in anteprima della stampa unione o Precedente Pulsante Record precedente per i risultati in anteprima della stampa unione per visualizzare ogni copia specifica del documento.

  6. Per completare il processo di unione, nel gruppo Fine scegliere Finalizza e unisci e quindi Stampa documenti o Invia messaggi.

Salvare la stampa unione

Quando viene salvato, il documento di stampa unione resta connesso all'origine dati.

Per riutilizzare un documento di stampa unione

  • Aprire il documento di stampa unione e scegliere quando Word chiede se mantenere la connessione.

Per modificare la lista di distribuzione

  • Aprire il documento di stampa unione e scegliere Modifica elenco destinatari per ordinare, filtrare e scegliere indirizzi specifici.

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