Usare Regole Pianificazione

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Questo video illustra come usare Regole Pianificazione per gestire riunioni complesse con numerosi partecipanti.

Altre informazioni

Aggiungere festività al calendario

Stampare un calendario con appuntamenti e riunioni

Condividere un calendario di Outlook con altri utenti

La nostra riunione sta diventando più complessa.

Per facilitarci il lavoro organizzativo, usiamo Regole Pianificazione.

I partecipanti e le risorse sono elencati qui.

Accanto a ognuno è disponibile la sua pianificazione rappresentata con barre colorate in una sequenza temporale.

Questa area ombreggiata rappresenta l'ora della nostra riunione.

Dando un'occhiata alle barre possiamo vedere che i partecipanti del nostro elenco sono già stati invitati

e che la nostra riunione è nei loro calendari.

Puoi controllare questa legenda per scoprire il significato dei vari colori nelle barre.

Questo partecipante ha accettato, quindi la sua barra mostra che è occupato nell'ora della riunione.

Questi partecipanti hanno accettato solo provvisoriamente.

Per impostazione predefinita possiamo vedere solo le informazioni sullo stato libero/occupato nelle barre.

Nessun altro dettaglio fino a quando un partecipante non condivide il suo calendario con noi.

Queste informazioni sono comunque sufficienti per provare a trovare un'ora per la riunione

che non sia in conflitto con nessuna pianificazione dei partecipanti.

Facciamo clic su Aggiungi partecipanti e aggiungiamo un altro paio di persone.

Aggiungiamo anche una sala riunioni più grande ed eliminiamo quella precedente.

Sembra che una persona che abbiamo già invitato abbia un potenziale conflitto di pianificazione,

quindi proviamo a spostare la riunione mezz'ora in avanti.

Puoi farlo qui in basso, ma è più semplice trascinare queste linee per cambiare le ore di inizio... e fine.

Dopo aver trovato un orario che sembra accettabile per tutti, puoi inviare un aggiornamento.

Ogni partecipante riceve una convocazione di riunione aggiornata.

Anche in questo caso i destinatari possono visualizzare l'invito e fare clic su Accetta, Provvisorio o Rifiuta.

I destinatari che usano Outlook hanno anche la possibilità di proporre un nuovo orario.

Se faccio clic su Provvisorio e Suggerisci pianificazione

alternativa viene visualizzata una finestra di dialogo molto simile a Regole Pianificazione.

In questa finestra posso modificare le ore di inizio e fine e quindi fare clic su Suggerisci pianificazione.

Posso poi aggiungere un messaggio e fare clic su Invia.

In questo modo è poi possibile aprire la proposta e decidere se accettarla, eliminarla o rispondere.

Può essere veramente complicato trovare un orario per la riunione che soddisfi tutti,

ma con Regole Pianificazione è molto più facile.

Nel prossimo video vedremo cosa accade quando condividiamo il calendario con altri.

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