Trovare i record con le date più recenti o meno recenti

Questo articolo descrive come usare una query dei primi valori per trovare le date più recenti o meno recenti in un set di record. È possibile usare le informazioni restituite da questo tipo di query per rispondere a diverse domande aziendali, ad esempio in che data un cliente ha effettuato l'ultimo ordine.

Per saperne di più

Informazioni sull'uso delle query dei primi valori con le date

Trovare la data più recente o meno recente

Trovare le date più recenti o meno recenti per i record in categorie o gruppi

Trovare le date più recenti e meno recenti

Informazioni sull'uso delle query dei primi valori con le date

Usare una query dei primi valori per trovare i record che contengono le date più recenti o meno recenti in una tabella o in un gruppo di record. I dati possono poi essere usati per rispondere a diversi tipi di domande aziendali, ad esempio:

  • In che data un dipendente ha concluso l'ultima vendita? La risposta consente di identificare i dipendenti più produttivi o meno produttivi.

  • In che data un cliente ha effettuato l'ultimo ordine? Se un cliente non ha effettuato ordini per un certo intervallo di tempo, è opportuno spostarlo in un elenco inattivo.

  • Qual è il prossimo o i prossimi compleanni?

Regole per la creazione e l'uso di query dei primi valori

Per creare una query dei primi valori, creare prima una query di selezione. A seconda dei risultati desiderati, applicare un ordinamento alla query o convertire la query in una query di totalizzazione. Se si converte la query, usare una funzione di aggregazione, ad esempio Max o Min per restituire il valore più alto o più basso oppure Prima o Ultima per restituire la data più recente o meno recente. Usare le query di totalizzazione e le funzioni di aggregazione solo quando è necessario trovare dati che rientrano in un set di gruppi o categorie. Si supponga, ad esempio, che è necessario trovare i numeri relativi alle vendite in una data specificata per ogni città in cui opera l'azienda. In questo caso, le città diventano categorie perché è necessario trovare i dati per ogni città, quindi si usa una query di totalizzazione.

Durante la procedura tenere presente che, indipendentemente dal tipo, le query devono usare campi che contengono dati descrittivi, ad esempio i nomi dei clienti, e un campo che contiene i valori di data da trovare. Inoltre, i valori di data devono essere inclusi in un campo impostato sul tipo di dati Data/ora. Le query descritte in questo articolo non riescono se si prova a eseguirle in base a valori di data in un campo di testo. Inoltre, se si vuole usare una query di totalizzazione, i campi dati devono includere informazioni sulle categorie, ad esempio un campo Città o Paese/area geografica.

Scelta tra una query dei primi valori e un filtro

Per determinare se creare una query dei primi valori o applicare un filtro, scegliere una delle opzioni seguenti:

  • Per restituire record che contengono le date più recenti o meno recenti in un campo, ma i valori di data esatti non sono noti o rilevanti, creare una query dei primi valori.

  • Per restituire tutti i record in cui la data corrisponde, è precedente o è successiva a una data specifica, usare un filtro. Ad esempio, per visualizzare le date per le vendite tra aprile e luglio, applicare un filtro. Le informazioni complete sui filtri non rientrano in questo argomento.

    Per altre informazioni sulla creazione e sull'uso di filtri, vedere l'articolo Usare filtri per limitare il numero di record in una visualizzazione.

Inizio pagina

Trovare la data più recente o meno recente

La procedura descritta in questa sezione illustra come creare una query dei primi valori di base che usa un ordinamento e una query più avanzata che usa espressioni e altri criteri. La prima sezione mostra i passaggi di base per la creazione di una query dei primi valori, mentre la seconda spiega come trovare alcuni dei prossimi compleanni dei dipendenti aggiungendo dei criteri. La procedura si basa sui dati della tabella di esempio seguente.

Last Name

First Name

Indirizzo

Città

Paese/area geografica

Data di nascita

Data di assunzione

Ruspini

Davide

Piazza Martedì 28

Milano

Italia

05-feb-1968

10.06.94

Martino

Agostino

Via Giovedì 47

Bologna

Italia

22-mag-1957

22-nov-1996

Sagese

Diego

Via Mercoledì 15

Milano

Italia

11-nov-1960

11.03.00

Tanara

Marco

Corso Venerdì 68

Napoli

Italia

22-mar-1964

22.06.98

Monaco

Massimiliano

Via Domenica 25

Modena

Italia

05-giu-1972

05.01.02

Guaita

Daniela

Via Mercoledì 8

Milano

Italia

23-gen-1970

23.04.99

Garghentini

Davide

Piazza Venerdì 72

Parma

Italia

14-apr-1964

14.10.04

Giorgi

Adriana

Via Martedì 58

Torino

Italia

29-ott-1959

29-mar-1997

Se si vuole, è possibile immettere manualmente i dati di esempio in una nuova tabella oppure copiare la tabella di esempio in un foglio di calcolo, come Microsoft Office Excel 2007, e quindi usare Access per importare il foglio di lavoro risultante in una tabella.

Procedura

Immettere manualmente i dati di esempio

  1. Nel gruppo Tabelle della scheda Crea fare clic su Tabella.

    Access aggiunge una nuova tabella vuota al database.

    Nota : Non è necessario eseguire questo passaggio se si apre un nuovo database vuoto, mentre è invece necessario se bisogna aggiungere una tabella al database.

  2. Fare doppio clic nella prima cella della riga di intestazione e digitare il nome del campo della tabella di esempio.

    Per impostazione predefinita, Access contrassegna i campi vuoti nella riga di intestazione con il testo Aggiungi nuovo campo, come indicato di seguito:

    Nuovo campo in un foglio dati

  3. Usare i tasti di direzione per passare alla successiva cella di intestazione vuota e quindi digitare il secondo nome. È anche possibile premere TAB o fare doppio clic nella nuova cella. Ripetere questo passaggio fino a immettere tutti i nomi dei campi.

  4. Immettere i dati nella tabella di esempio.

    Mentre si immettono i dati, Access imposta automaticamente il relativo tipo per ogni campo. Se non si è esperti di database relazionali, è consigliabile impostare un tipo di dati specifico, ad esempio Numero, Testo o Data/ora per ogni campo delle tabelle. L'impostazione dei tipi di dati consente di immettere i dati in modo accurato e di evitare errori, ad esempio usare un numero di telefono in un calcolo. Per queste tabelle di esempio, si consiglia di consentire ad Access di impostare il tipo di dati.

  5. Dopo aver immesso tutti i dati, fare clic su Salva

    Scelta rapida da tastiera: premere MAIUSC+F12.

    Verrà visualizzata la finestra di dialogo Salva con nome.

  6. Nella casella Nome tabella digitare il nome della tabella di esempio e quindi fare clic su OK.

    Usare i nome di ogni tabella di esempio perché nelle query delle sezioni illustrative vengono usati questi nomi.

  7. Ripetere questi passaggi fino a creare ogni tabella di esempio elencata all'inizio di questa sezione.

Copiare la tabella in un foglio di calcolo

  1. Avviare il foglio di calcolo e creare un nuovo file vuoto. Se si usa Excel, viene creata per impostazione predefinita una nuova cartella di lavoro vuota.

  2. Copiare la tabella di esempio fornita nella sezione precedente e incollarla nel primo foglio di lavoro, a partire dalla prima cella.

  3. Fare clic con il pulsante destro del mouse sulla scheda del foglio, fare clic su Rinomina e assegnare il nome Dipendenti al foglio di lavoro.

  4. Salvare il file del foglio di calcolo in un percorso facilmente accessibile e continuare con i passaggi seguenti.

Importare la tabella in Access

  1. In un database nuovo o esistente:

    Nella scheda Dati esterni fare clic su Excel nel gruppo Importa.

    -oppure-

    Fare clic su Altro e quindi selezionare un foglio di calcolo nell'elenco.

    Viene visualizzata la finestra di dialogo Recupera dati esterni - Foglio di calcolo di Nome programma.

  2. Fare clic su Sfoglia, aprire il foglio di calcolo creato nei passaggi precedenti e quindi fare clic su OK.

    Viene avviata l'Importazione guidata Foglio di calcolo.

  3. Per impostazione predefinita, la procedura guidata seleziona il primo foglio di lavoro della cartella di lavoro (Dipendenti, se sono stati seguiti i passaggi della sezione precedente) e i dati del foglio di lavoro vengono visualizzati nella sezione inferiore della schermata. Fare clic su Avanti.

  4. Fare clic su Intestazioni di colonna nella prima riga, quindi su Avanti.

  5. Facoltativamente, usare le caselle di testo e gli elenchi in Opzioni per i campi per cambiare i nomi dei campi e i tipi di dati oppure per omettere alcuni campi dall'operazione di importazione. In alternativa, fare clic su Avanti.

    Se si usa la tabella di esempio precedente, non è necessario apportare modifiche a questo punto.

  6. Lasciare selezionata l'opzione Chiave primaria aggiunta automaticamente e fare clic su Avanti.

  7. Per impostazione predefinita, Access applica il nome del foglio di lavoro alla nuova tabella. Accettare il nome o immetterne un altro e quindi fare clic su Fine.

Nota : Se un foglio di calcolo non è disponibile, è possibile copiare i dati di esempio in un editor di testo, ad esempio Blocco note. Per altre informazioni sull'importazione di dati di testo, vedere l'articolo Importare o collegare dati in un file di testo.

Creare una query dei primi valori di base

  1. Nel gruppo Altro della scheda Crea fare clic su Struttura query.

    Viene visualizzata la finestra di dialogo Mostra tabella.

  2. Nella finestra di dialogo fare clic sulla tabella da usare nella query, fare clic su Aggiungi per inserire la tabella nella sezione superiore della finestra di progettazione e quindi fare clic su Chiudi.

    -oppure-

    Doppio clic sulla tabella e scegliere Chiudi.

    Se si usano i dati di esempio, aggiungere la tabella Dipendenti alla query.

  3. Aggiungere i campi da usare nella query alla griglia di struttura. È possibile fare doppio clic su ogni campo oppure trascinare e rilasciare ogni campo in una cella vuota nella riga Campo.

    Se si usa la tabella di esempio, aggiungere i campi Nome, Cognome e Data di nascita.

  4. Nel campo che contiene i valori superiori o inferiori, ovvero il campo Data di nascita se si usa la tabella di esempio, fare clic sulla riga Ordina e selezionare Crescente o Decrescente.

    L'ordinamento decrescente restituisce la data più recente, mentre l'ordinamento crescente restituisce la data meno recente.

    Importante : È necessario impostare un valore nella riga Ordina solo per i campi che contengono le date. Se si specifica l'ordinamento per un altro campo, la query non restituisce i risultati desiderati.

  5. Nel gruppo Strumenti della scheda Struttura fare clic sulla freccia in giù accanto a Tutte (elenco Primi valori) e immettere il numero di record da visualizzare oppure selezionare un'opzione nell'elenco.

  6. Fare clic su Esegui Icona del pulsante per eseguire la query e aprire i risultati in visualizzazione Foglio dati.

  7. Salvare la query e tenerla aperta per usarla nei passaggi seguenti.

Come si può notare, questo tipo di query dei primi valori può rispondere a domande di base, ad esempio riguardo a quale sia la persona più vecchia o più giovane della società. I passaggi seguenti descrivono come usare espressioni e altri criteri per aggiungere efficacia e flessibilità alla query. I criteri indicati nel passaggio seguente restituiscono i prossimi tre compleanni dei dipendenti.

Aggiungere criteri alla query

Nota : Questi passaggi presuppongono l'uso della query descritta nella sezione precedente.

  1. Passare la query creata nei passaggi precedenti a visualizzazione Struttura.

  2. Nella colonna a destra della colonna Data di nascita nella griglia di struttura della query copiare e incollare o digitare l'espressione: Expr1: DatePart("m",[Data di nascita]). Quindi, fare clic su Esegui.

    La funzione DatePart estrae la parte corrispondente al mese del campo Data di nascita.

  3. Passare in visualizzazione Struttura.

  4. A destra della prima espressione, incollare o digitare questa espressione: Expr2: DatePart("d",[Data di nascita]). Quindi, fare clic su Esegui.

    In questo caso, la funzione DatePart estrae la parte corrispondente alla data del campo Data di nascita.

  5. Passare in visualizzazione Struttura.

  6. Deselezionare le caselle di controllo nella riga Mostra per entrambe le espressioni appena immesse, quindi fare clic sulla riga Ordina per ogni espressione e selezionare Crescente.

  7. Fare clic su Esegui.

  8. Facoltativamente, è possibile specificare un criterio per limitare l'ambito della query. Quando si specificano i criteri, la query ordina solo i record che li soddisfano e identifica i primi o gli ultimi valori del campo all'interno dell'elenco ordinato.

    Per continuare con i dati di esempio, passare in visualizzazione Struttura. Quindi, nella riga Criteri della colonna Data di nascita digitare l'espressione seguente:

    Month([Data di nascita]) > Month(Date()) Or Month([Data di nascita])= Month(Date()) And Day([Data di nascita])>Day(Date())

    L'espressione esegue queste operazioni: La parte Month([Data di nascita]) > Month(Date()) controlla la data di nascita di ogni dipendente per determinare se ricade in un mese futuro e, in questo caso, include i record nella query. La parte Month([Data di nascita])= Month(Date()) And Day([Data di nascita])>Day(Date()) dell'espressione controlla le date di nascita che ricadono nel mese corrente per determinare se il compleanno ricade nella data corrente o in una successiva. Se questa condizione è vera, la funzione include questi record nella query. Per riepilogare: Questa espressione ignora i record in cui il compleanno è compreso tra il 1 gennaio e la data in cui si esegue la query.

    Per vedere altri esempi di espressioni dei criteri di query, vedere l'articolo Esempi di criteri di query.

  9. Nel gruppo Strumenti della scheda Struttura fare clic sulla freccia in giù accanto a Tutte (elenco Primi valori) e immettere il numero di record da visualizzare oppure selezionare un'opzione nell'elenco.

    Per visualizzare i tre compleanni successivi, digitare 3.

  10. Fare clic su Esegui Icona del pulsante per eseguire la query e aprire i risultati in visualizzazione Foglio dati.

Se vengono visualizzati più record rispetto a quanto specificato

Se i dati contengono più record che condividono un valore di data, la query dei primi valori potrebbe restituire più dati rispetto a quanto specificato. Ad esempio, è possibile progettare una query dei primi valori per recuperare tre record di dipendenti, ma in realtà vengono restituiti quattro record perché "Dellucci" e "Romani" hanno la stessa data di nascita, come mostrato nella tabella seguente.

Cognome

DataDiNascita

Udinese

26/9/1968

Mazzanti

2/10/1970

Romani

15/10/1965

Dellucci

15/10/1969

Se vengono visualizzati meno record rispetto a quanto specificato

Si supponga di progettare una query per restituire i cinque primi valori e gli ultimi cinque valori in un campo, ma in realtà la query restituisce solo tre record. Come regola, è possibile risolvere questo tipo di problema aprendo la query in visualizzazione Struttura ed esaminando la riga Criteri delle colonne nella griglia di struttura.

Per altre informazioni sui criteri, vedere l'articolo Esempi di criteri di query.

Se si vengono visualizzati record duplicati

Se una query dei primi valori restituisce duplicati, le tabelle sottostanti contengono record duplicati oppure i record appaiono come duplicati perché la query non include i campi che permettono di distinguere i record. Ad esempio, la tabella seguente mostra i risultati di una query che restituisce i cinque ordini spediti più di recente, insieme al nome del venditore che ha gestito la transazione.

Data di spedizione

Venditore

12/11/2004

Lo Duca

12/11/2004

Siciliani

12/10/2004

Piazza

12/10/2004

Piazza

12/10/2004

Lo Duca

Il terzo e il quarto record sembrano essere duplicati, ma è possibile che il venditore Piazza abbia gestito due ordini diversi spediti nello stesso giorno.

A seconda dei requisiti, è possibile procedere in due modi diversi per evitare di restituire record duplicati. È possibile modificare la struttura della query per aggiungere campi che aiuteranno a distinguere i record, ad esempio i campi ID ordine e ID cliente. In alternativa, per visualizzare solo uno dei record duplicati, è possibile mostrare solo i record distinti impostando la proprietà Valori univoci della query su . Per impostare questa proprietà, fare clic con il pulsante destro del mouse sull'area vuota nella parte superiore della finestra di progettazione query in visualizzazione Struttura della query, quindi fare clic su Proprietà nel menu di scelta rapida. Nella finestra delle proprietà della query trovare la proprietà Valori univoci e impostarla su .

Per altre informazioni su come gestire record duplicati, vedere l'articolo Trovare, nascondere o eliminare dati duplicati.

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Trovare le date più recenti o meno recenti per i record in categorie o gruppi

Una query di totalizzazione viene usata per trovare le date più recenti o meno recenti per i record che rientrano in gruppi o categorie. Una query di totalizzazione è una query di selezione che usa funzioni di aggregazione, ad esempio Min, Max, Somma, Prima e Ultima per calcolare i valori per un determinato campo.

La procedura descritta in questa sezione riguarda un'attività di gestione degli eventi, in cui l'utente si occupa di allestimento, illuminazione, catering e tutti gli altri aspetti correlati. Inoltre, gli eventi gestiti rientrano in diverse categorie, ad esempio lancio di prodotti, manifestazioni e concerti. I passaggi di questa sezione spiegano come rispondere a una domanda frequente: Quando si tiene l'evento successivo, in base alla categoria? In altre parole, quando è previsto il prossimo lancio di un prodotto, il prossimo concerto e così via.

Durante la procedura tenere presente quanto segue: per impostazione predefinita, il tipo di query di totalizzazione che si crea qui può includere solo il campo che contiene i dati del gruppo o della categoria e il campo che contiene le date. Non è possibile includere altri campi che descrivono gli elementi di una categoria, ad esempio i nomi del cliente o del fornitore. Tuttavia, è possibile creare una seconda query che combina la query di totalizzazione con i campi che contengono dati descrittivi. Più avanti in questa sezione viene descritto come eseguire questa attività.

Nei passaggi di questa sezione si presuppone l'uso delle tre tabelle seguenti:

Tabella Tipo di evento    

ID tipo

Tipo di evento

1

Lancio del prodotto

2

Funzione aziendale

3

Funzione privata

4

Raccolta fondi

5

Fiera

6

Lezione

7

Concerto

8

Mostra

9

Manifestazioni

Tabella Clienti    

ID cliente

Società

Contatto

1

Contoso, Ltd. Graphic

Carmelo Barese

2

Tailspin Toys

Raffaella Pagnotto

3

Fabrikam

Filippa Bruno

4

Wingtip Toys

Mattia Trentini

5

A. Datum

Francesca Lombo

6

Adventure Works

Cataldo Capon

7

Design Institute

Sofia Mancini

8

School of Fine Art

Irma Palermo

Tabella Eventi    

EventID

Tipo di evento

Cliente

Data evento

Prezzo

1

Lancio del prodotto

Contoso, Ltd.

14/4/2003

€ 10.000

2

Funzione aziendale

Tailspin Toys

21/4/2003

€ 8.000

3

Fiera

Tailspin Toys

1/5/2003

€ 25.000

4

Mostra

Graphic Design Institute

13/5/2003

€ 4.500

5

Fiera

Contoso, Ltd.

14/5/2003

€ 55.000

6

Concerto

School of Fine Art

23/5/2003

€ 12.000

7

Lancio del prodotto

A. Datum

1/6/2003

€ 15.000

8

Lancio del prodotto

Wingtip Toys

18/6/2003

€ 21.000

9

Raccolta fondi

Adventure Works

22/6/2003

€ 1.300

10

Lezione

Graphic Design Institute

25/6/2003

€ 2.450

11

Lezione

Contoso, Ltd.

4/7/2003

€ 3.800

12

Manifestazioni

Graphic Design Institute

4/7/2003

€ 5.500

Nota : La procedura descritta in questa sezione presuppone che le tabelle Clienti e Tipo di evento corrispondano al lato "uno" di una relazione uno-a-molti con la tabella Eventi. In questo caso, la tabella Eventi condivide i campi ID cliente e ID tipo. Le query di totalizzazione descritte nelle sezioni successive non funzionano senza queste relazioni.

Come si aggiungono questi dati a un database?

Per aggiungere queste tabelle di esempio a un database, è possibile seguire i passaggi della sezione precedente, Trovare record con valori superiori o inferiori, ma con alcune eccezioni:

  • Quando si copiano le tabelle Tipi di evento e Clienti in Excel, non copiare le colonne ID tipo e ID cliente. Access aggiunge automaticamente i valori della chiave primaria quando si importano i fogli di lavoro, il che consente di risparmiare tempo.

  • Dopo aver importato le tabelle, è necessario aprire la tabella Eventi in visualizzazione Struttura e convertire le colonne Tipo di evento e Cliente in campi di ricerca. Per questa operazione, scegliere la colonna Tipo di dati per ogni campo e quindi fare clic su Ricerca guidata.

    Durante la creazione dei campi di ricerca, Access sostituisce i valori di testo nelle colonne Tipo di evento e Cliente con i valori numerici delle tabelle di origine.

    Per altre informazioni sulla creazione e l'uso dei campi di ricerca, vedere gli articoli Usare un elenco per memorizzare più valori e Introduzione ai campi multivalore. Entrambi gli articoli spiegano come creare un tipo di campo di ricerca che consente di selezionare più valori per un campo specifico e come creare gli elenchi di ricerca.

Creare una query di totalizzazione

  1. Nel gruppo Altro della scheda Crea fare clic su Struttura query.

    Viene visualizzata la finestra di dialogo Mostra tabella.

  2. Nella finestra di dialogo selezionare le tabelle da usare, fare clic su Aggiungi, quindi fare clic su Chiudi dopo aver aggiunto le tabelle.

    -oppure-

    Fare doppio clic sulle tabelle da usare e quindi fare clic su Chiudi. Ogni tabella viene visualizzata nella sezione superiore della finestra di progettazione query.

    Se si usano le tabelle di esempio precedenti, aggiungere le tabelle Eventi e Tipi di evento.

  3. Fare doppio clic sui campi della tabella da usare nella query. Assicurarsi di aggiungere solo i campi di gruppo o categoria e il campo valore alla query in questa fase.

    Se si usano i dati di esempio elencati nelle tre tabelle precedenti, aggiungere il campo Tipo di evento dalla tabella Tipo di evento oppure il campo Data evento dalla tabella Eventi.

  4. Facoltativamente, è possibile specificare un criterio per limitare l'ambito della query. Solo i record che soddisfano i criteri vengono ordinati e i valori del campo superiori e inferiori vengono identificati all'interno di questo elenco ordinato.

    Ad esempio, per restituire eventi nella categoria Funzione privata, digitare l'espressione seguente nella riga Criteri della colonna Tipo di evento: <> "Funzione privata".

    Per vedere altri esempi di espressioni dei criteri di query, vedere l'articolo Esempi di criteri di query.

  5. Per convertire la query in una query di totalizzazione, procedere come segue:

    Nel gruppo Mostra/Nascondi della scheda Progettazione fare clic su Totali.

    Viene visualizzata la riga totali nella griglia di struttura.

  6. Verificare che la riga totali di ogni campo di gruppo o categoria sia impostata su Raggruppa per, quindi impostare la riga totali del campo valore (il campo con valori superiori o inferiori) su Max o Min.

    Max restituisce il valore più grande in un campo numerico e il valore di data o ora più recente in un campo Data/ora. Min restituisce il valore più piccolo in un campo numerico e il valore di data o ora meno recente in un campo Data/ora.

  7. Nel gruppo Strumenti della scheda Struttura fare clic sulla freccia in giù accanto a Tutte (elenco Primi valori) e immettere il numero di record da visualizzare oppure selezionare un'opzione nell'elenco.

    In questo caso, selezionare Tutte, quindi fare clic su Esegui per visualizzare i risultati in visualizzazione Foglio dati.

    Nota : A seconda della funzione scelta nel passaggio 6, Access modifica il nome del campo valore nella query in MaxDiNomeCampo o MinDiNomeCampo. Se si usano le tabelle di esempio, Access rinomina il campo in MaxDiData evento o MinDiData evento.

  8. Salvare la query e continuare con i passaggi seguenti.

I risultati della query non visualizzano i nomi di prodotto o altre informazioni sui prodotti. Per visualizzare questi dati aggiuntivi, è necessario creare una seconda query che includa la query creata. I passaggi seguenti spiegano come farlo.

Creare una seconda query per aggiungere altri dati

  1. Nel gruppo Altro della scheda Crea fare clic su Struttura query.

  2. Nella finestra di dialogo Mostra tabella fare clic sulla scheda Query e quindi fare doppio clic sulla query di totalizzazione creata nella sezione precedente.

  3. Fare clic sulla scheda Tabella e aggiungere le tabelle usate nella query di totalizzazione e tutte le tabelle che contengono gli altri dati correlati. Se si usano le tre tabelle di esempio precedenti, aggiungere le tabelle Tipo di evento, Eventi e Clienti alla nuova query.

  4. Eseguire il join dei campi della query di totalizzazione ai rispettivi campi corrispondenti delle tabelle padre. A questo scopo, trascinare ogni campo della query di totalizzazione nel campo corrispondente della tabella.

    Se si usano i dati di esempio delle tre tabelle, trascinare la colonna Tipo evento della query di totalizzazione nel campo Tipo di evento della tabella Tipo di evento. Trascinare quindi la colonna MaxDiData evento della query di totalizzazione nel campo Data evento della tabella Eventi. La creazione di questi join consente alla nuova query di selezione di riunire i dati inclusi nella query di totalizzazione e quelli inclusi nelle altre tabelle.

  5. Aggiungere altri campi descrittivi da altre tabelle nella query.

    Se si usano i dati di esempio delle tre tabelle, è possibile aggiungere i campi Società e Contatti dalla tabella Clienti.

  6. Facoltativamente, specificare un ordinamento per una o più colonne. Per elencare le categorie in ordine alfabetico, ad esempio, impostare la riga Ordina della colonna Tipo di evento su Crescente.

  7. Nel gruppo Risultati della scheda Struttura fare clic su Esegui.

    I risultati della query vengono visualizzati in visualizzazione Foglio dati.

Suggerimento    Se non si vuole che l'intestazione della colonna Prezzo appaia come MaxDiPrezzo o MinDiPrezzo, aprire la query in visualizzazione Struttura e, nella colonna Prezzo nella griglia, digitare Prezzo: MaxDiPrezzo o Prezzo: MinDiPrezzo. Prezzo viene visualizzato come intestazione della colonna in visualizzazione Foglio dati.

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Trovare le date più recenti e meno recenti

Le query create in questo articolo possono restituire i primi o gli ultimi valori, ma non entrambi. Se si vuole includere entrambi i set di valori in un'unica visualizzazione, è necessario creare due query, una per recuperare i primi valori e un'altra per recuperare gli ultimi valori, e quindi unire e archiviare i risultati in un'unica tabella.

Il processo per trovare i primi e gli ultimi valori e per visualizzare i dati in una tabella include questi passaggi generali:

  • Creare una query dei primi valori e una query degli ultimi valori o, se è necessario raggruppare i dati, creare query di totalizzazione che usano le funzioni Min e Max.

  • Convertire la query dei primi valori o la query di totalizzazione Max in una query di creazione tabella, quindi creare una nuova tabella.

  • Convertire la query degli ultimi valori o la query di totalizzazione Min in una query di accodamento e aggiungere i record alla tabella dei primi valori.

    I passaggi di queste sezioni descrivono come eseguire questa operazione.

    Creare le query

    1. Creare le query dei primi valori e degli ultimi valori.

      Per i passaggi necessari per creare queste query, vedere la sezione precedente Trovare la data più recente o meno recente. Se è necessario raggruppare i record per categoria, vedere la sezione precedente Trovare le date più recenti o meno recenti per i record in categorie o gruppi.

      Se si usano le tabelle di esempio dell'ultima sezione, usare solo i dati nella tabella Eventi. Usare i campi Tipo di evento, Cliente e Data evento della tabella Eventi in entrambe le query.

    2. Salvare tutte le query con un nome significativo, ad esempio Valore superiore e Valore inferiore, e lasciarle aperte per l'utilizzo nei passaggi successivi.

Creare la query di creazione tabella

  1. Con la query dei primi valori aperta in visualizzazione Struttura:

    Nel gruppo Tipo di query della scheda Progettazione fare clic su Creazione tabella.

    Verrà visualizzata la finestra di dialogo Creazione tabella.

  2. Nella casella Nome tabella digitare un nome per la tabella in cui verranno archiviati i primi e gli ultimi record. Ad esempio, digitare Primi e ultimi record, quindi fare clic su OK.

    Ogni volta che si esegue la query, invece di mostrare i risultati in visualizzazione Foglio dati la query crea una tabella e sostituisce il primo valore con i dati correnti.

  3. Salvare e chiudere la query.

Creare una query di accodamento

  1. Con la query degli ultimi valori in visualizzazione Struttura:

    Nel gruppo Tipo di query della scheda Struttura fare clic su Accodamento.

  2. Viene visualizzata la finestra di dialogo Accodamento.

  3. Digitare lo stesso nome immesso nella finestra di dialogo Creazione tabella.

    Ad esempio, digitare Record superiori e inferiori, quindi fare clic su OK. Ogni volta che si esegue la query, invece di mostrare i risultati in visualizzazione Foglio dati la query aggiunge i record alla tabella Primi e ultimi record.

  4. Salvare e chiudere la query.

Eseguire le query

  • È ora possibile eseguire le due query. Nel riquadro di spostamento fare doppio clic sulla query dei primi valori e fare clic su quando viene richiesto. Quindi, fare doppio clic sulla query degli ultimi valori e fare clic su quando viene richiesto.

  • Aprire la tabella Primi e ultimi record in visualizzazione Foglio dati.

Importante : Se si eseguono query di creazione tabella o di accodamento e sembra non accada niente, verificare se la barra di stato di Access visualizza il messaggio seguente:

Azione o evento bloccato dalla modalità di disattivazione.

Se viene visualizzato questo messaggio, procedere come segue:

  • Se non è già visibile, visualizzare la barra dei messaggi. Per farlo, nel gruppo Mostra/Nascondi della scheda Strumenti database fare clic su Barra messaggi.

  • Sulla barra dei messaggi fare clic su Opzioni.

    Viene visualizzata la finestra di dialogo Opzioni di sicurezza di Microsoft Office.

  • Selezionare Attiva il contenutoe quindi fare clic su OK.

  • Eseguire nuovamente la query.

Per altre informazioni sulla modalità di disattivazione e la sicurezza di Access, vedere l'articolo Proteggere un database di Access 2007.

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