Trovare i record con i primi o gli ultimi valori in un gruppo o in un campo

Scelta tra una query dei primi valori e un filtro

Per determinare se creare una query dei primi valori o applicare un filtro, tenere presenti le considerazioni seguenti:

• Se si vuole restituire i record che contengono i valori più alti o più bassi in un campo e non si è in grado di identificare i primi valori campo o gli ultimi valori campo esatti (o se questi valori non sono importanti), creare una query dei primi valori.

• Se si vuole restituire tutti i record in cui il valore in un campo corrisponde o è minore o maggiore di un valore desiderato, applicare un filtro. Ad esempio, per visualizzare i prodotti i cui prezzi sono compresi tra € 50 e € 100, applicare un filtro. Questa figura mostra un filtro di esempio in visualizzazione Struttura della query e i risultati prodotti dal filtro:

  

  Per altre informazioni sulla creazione e l'uso di filtri, vedere l'articolo Applicare un filtro per visualizzare i record selezionati in un database di Access.

Regole per la creazione e l'uso di query dei primi valori

Mentre si procede, tenere presente che indipendentemente dal tipo di query (query di selezione o query di totalizzazione), è necessario usare campi che contengono dati descrittivi, come i nomi di dipendente o di prodotto, e un campo che contiene i primi valori o gli ultimi valori che si vuole trovare, ad esempio un campo di prezzo o di data. È possibile usare più campi dati e, con una query di totalizzazione, i campi dati devono in genere includere informazioni sulle categorie, ad esempio un campo Città o Paese/area geografica. È possibile omettere i dati sulle categorie quando si crea una query di totalizzazione da eseguire su tutti i record, ad esempio "mostra le prime cinque percentuali degli ordini più costosi". Inoltre, è possibile usare una query di selezione o una query di totalizzazione per trovare i primi valori o gli ultimi valori in un gruppo di record o in record suddivisi in categorie. Per altre informazioni su come fare, vedere la sezione Trovare i primi valori o gli ultimi valori per record in categorie o gruppi più avanti in questo articolo.

Creare una query dei primi valori di base

1. Nel gruppo Query della scheda Crea fare clic su Struttura query.

2. Fare clic sulla tabella da usare nella query, fare clic su Aggiungi per inserire la tabella nella griglia di struttura e quindi fare clic su Chiudi.
   -Oppure-
   Fare doppio clic sulla tabella.
   Se si usano i dati di esempio, aggiungere la tabella Dipendenti alla query.

3. Aggiungere i campi da usare nella query alla griglia di struttura. È possibile fare doppio clic su ogni campo oppure trascinare e rilasciare ogni campo in una cella vuota nella riga Campo.
   Se si usa la tabella di esempio, aggiungere i campi Nome, Cognome e Data di nascita.

4. Nel campo che contiene i primi valori o gli ultimi valori (il campo Data di nascita, se si usa la tabella di esempio) fare clic sulla riga Ordina e selezionare Crescente o Decrescente.
   Se il campo dei valori contiene numeri, come prezzi o fatturato, l'ordine Crescente restituisce i valori più bassi, mentre l'ordine Decrescente restituisce quelli più alti. Se il campo dei valori contiene date, l'ordine Decrescente restituisce la data più recente, mentre l'ordine Crescente restituisce quella meno recente.
   

   Importante: È necessario impostare la riga Ordina su Crescente o Decrescente solo per i campi che contengono i primi valori o gli ultimi valori. Se si specifica un ordinamento per un campo diverso da quello che contiene i primi valori o gli ultimi valori, ad esempio Nome prodotto invece che Prezzo, la query non restituirà i risultati desiderati.

5. Nel gruppo Imposta query della scheda Struttura fare clic sulla freccia in giù accanto a Invio (elenco Primi valori) e immettere il numero o la percentuale di record da visualizzare oppure selezionare un'opzione nell'elenco.

6. Fare clic su Esegui per eseguire la query e aprire i risultati in visualizzazione Foglio dati.

7. Salvare la query e tenerla aperta per usarla nei passaggi seguenti.

Come si può notare, questo tipo di query dei primi valori può rispondere a domande di base, ad esempio riguardo a quale sia la persona più vecchia o più giovane della società. I passaggi seguenti descrivono come usare espressioni e altri criteri per aggiungere efficacia e flessibilità alla query. I criteri indicati nel passaggio seguente restituiscono i prossimi tre compleanni dei dipendenti.

Aggiungere criteri alla query

1. In visualizzazione Struttura aprire la query creata nei passaggi precedenti.

2. Nella colonna a destra della colonna Data di nascita nella griglia di struttura della query copiare e incollare o digitare l'espressione Espr1: DatePart("m",[Data di nascita]). La funzione DatePart estrae la parte corrispondente al mese del valore nel campo Data di nascita.

3. A destra della colonna che contiene l'espressione copiare e incollare o digitare l'espressione Espr2: DatePart("d",[Data di nascita]). In questo caso, la funzione DatePart estrae la parte corrispondente al giorno del valore nel campo Data di nascita.

4. Deselezionare le caselle di controllo nella riga Mostra per ogni espressione e quindi fare clic sulla cella Ordina per ogni espressione e selezionare Crescente.

5. Facoltativamente, è possibile specificare un criterio per limitare l'ambito della query. Quando si specificano criteri, la query ordina solo i record che li soddisfano e identifica i primi valori campo e gli ultimi valori campo dall'elenco ordinato.
   Per continuare con i dati di esempio, nella riga Criteri del campo Data di nascita digitare o copiare e incollare questa espressione:

   Month([Data di nascita]) > Month(Date()) Or Month([Data di nascita])= Month(Date()) And Day([Data di nascita])>Day(Date())

   L'espressione esegue le operazioni seguenti: La parte Month([Data di nascita]) > Month(Date()) controlla la data di nascita di ogni dipendente per determinare se avviene in un mese futuro e, in questo caso, include i record nella query. La parte Month([Data di nascita])= Month(Date()) And Day([Data di nascita])>Day(Date()) dell'espressione controlla le date di nascita che avvengono nel mese corrente per determinare se ogni data avviene nella data corrente o in una successiva. Se questa condizione è vera, la funzione include questi record nei risultati della query. Per riassumere, questa espressione ignora tutti i record in cui la data di nascita avviene tra il 1° gennaio e la data in cui viene eseguita la query.

   Per altri esempi di espressioni per criteri di query, vedere l'articolo Esempi di criteri di query.

6. Nel gruppo Imposta query della scheda Struttura fare clic sulla freccia in giù accanto a Invio (elenco Primi valori) e immettere il numero o la percentuale di record da visualizzare oppure selezionare un'opzione nell'elenco.

7. Fare clic su Esegui per eseguire la query e aprire i risultati in visualizzazione Foglio dati.

Creare una query di totalizzazione

1. Nel gruppo Query della scheda Crea fare clic su Struttura query.

2. Selezionare le tabelle da usare, fare clic su Aggiungi e quindi su Chiudi dopo aver aggiunto le tabelle.
   -Oppure-
   Fare doppio clic sulle tabelle da usare e quindi fare clic su Chiudi. Ogni tabella viene visualizzata nella griglia di struttura. Se si usano le tabelle di esempio precedenti, aggiungere le tabelle Categorie e Prodotti.

3. Fare doppio clic sui campi di tabella da usare nella query.
   A questo punto, assicurarsi di aggiungere solo i campi dei gruppi e il campo valore alla query. Se si usano i dati di esempio contenuti nella tabella precedente, aggiungere il campo Nome categoria della tabella Categorie e il campo Prezzo della tabella Prodotti.

4. Facoltativamente, è possibile specificare un criterio per limitare l'ambito della query.
   Verranno ordinati solo i record che soddisfano i criteri e verranno identificati i primi valori e gli ultimi valori all'interno di questo elenco ordinato. Ad esempio, per escludere i prodotti della categoria Accessori sportivi, aggiungere questa espressione alla riga Criteri del campo Nome categoria: <>"Accessori sportivi".
   Per altri esempi di espressioni per criteri di query, vedere l'articolo Esempi di criteri di query.

5. Convertire la query in una query di totalizzazione.

   1. Nel gruppo Mostra/Nascondi della scheda Progettazione fare clic su Totali.

      Verrà visualizzata la riga Totale nella griglia di struttura.

6. Assicurarsi che la cella Totale del campo di ogni gruppo sia impostata su Raggruppa per e quindi impostare la cella Totale sul campo valore (il campo contenente i primi valori o gli ultimi valori) su Max o Min.
   Se si seleziona Max, vengono restituiti il valore più grande in un campo numerico e il valore di data o ora più recente in un campo Data/ora. Se si seleziona Min, vengono restituiti il valore più piccolo in un campo numerico e il valore di data o ora meno recente in un campo Data/ora. Se si usano i dati di esempio, impostare la cella Totale del campo Nome categoria su Raggruppa per e la cella Totale del campo Prezzo su Max o Min.

7. Nel gruppo Strumenti della scheda Struttura verificare che l'elenco Resi sia impostato su Tutti e quindi fare clic su Esegui per eseguire la query e visualizzare i risultati in visualizzazione Foglio dati.
   

   Nota: A seconda della funzione scelta nel passaggio 7, Access modifica il nome del campo valore nella query in MaxDiNomeCampoo MinDiNomeCampo. Se si usano le tabelle di esempio, Access rinomina il campo in MaxDiPrezzo o MinDiPrezzo.

8. Salvare la query e continuare con i passaggi seguenti.

La query non restituisce i nomi di prodotto o altre informazioni sui prodotti. Per visualizzare questi dati aggiuntivi, è necessario creare una seconda query che includa la query creata. I passaggi seguenti descrivono come creare questa seconda query.

Creare una seconda query per visualizzare altri dati

1. Nel gruppo Query della scheda Crea fare clic su Struttura query.

2. Fare clic sulla scheda Query e quindi fare doppio clic sulla query di totalizzazione creata nella sezione precedente.

3. Fare clic sulla scheda Tabelle e aggiungere le tabelle usate nella query di totalizzazione, insieme a qualunque tabella che contiene gli altri dati correlati che si vuole visualizzare.
   Se si usano le tabelle di esempio precedenti, aggiungere le tabelle Categorie, Prodotti e Fornitori alla nuova query.

4. Eseguire il join dei campi della query di totalizzazione ai rispettivi campi corrispondenti delle tabelle padre. A questo scopo, trascinare ogni campo della query di totalizzazione nel campo corrispondente della tabella.

   Se si usano i dati di esempio, trascinare il campo Nome categoria della query di totalizzazione nel campo Nome categoria della tabella Categorie. Trascinare quindi il campo MaxDiPrezzo della query di totalizzazione nel campo Prezzo della tabella Prodotti. I join permettono alla nuova query di selezione di riunire i dati inclusi nella query di totalizzazione e quelli inclusi nelle altre tabelle.

5. Nella finestra per la query di totalizzazione fare doppio clic sull'asterisco per aggiungere l'intera query alla griglia di struttura e quindi trascinare gli altri campi delle altre tabelle nella query.

   Se si usano le tabelle di esempio, fare doppio clic sulla query di totalizzazione creata nella sezione precedente e quindi aggiungere i campi Nome prodotto e Fornitore rispettivamente delle tabelle Prodotti e Fornitori.

6. Facoltativamente, è possibile specificare un ordinamento per una o più colonne.
   Ad esempio, per elencare le categorie in ordine alfabetico, impostare la cella Ordina della colonna Nome categoria su Crescente.

7. Nel gruppo Risultati della scheda Struttura fare clic su Esegui.

   Viene eseguita la query e i risultati vengono mostrati in visualizzazione Foglio dati.

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Creare la query di creazione tabella

1. Con la query dei primi valori aperta in visualizzazione Struttura:

   Nel gruppo Tipo di query della scheda Struttura fare clic su Creazione tabella.
   Verrà visualizzata la finestra di dialogo Creazione tabella.

2. Nella casella Nome tabella digitare un nome per la tabella in cui verranno archiviati i primi record e gli ultimi record. Ad esempio, digitare Primi record e ultimi record e quindi fare clic su OK.
   Ogni volta che si esegue la query, invece di mostrare i risultati in visualizzazione Foglio dati la query crea una tabella e sostituisce il primo valore con i dati correnti.

3. Salvare e chiudere la query.

Creare una query di accodamento

1. Aprire la query degli ultimi valori in visualizzazione Struttura.

2. Nel gruppo Tipo di query della scheda Struttura fare clic su Accodamento.

3. Nella finestra di dialogo Accodamento digitare lo stesso nome immesso nella finestra di dialogo Creazione tabella.
   Ad esempio, digitare Primi record e ultimi record e quindi fare clic su OK. Ogni volta che si esegue la query, invece di mostrare i risultati in visualizzazione Foglio dati la query aggiunge i record alla tabella Primi record e ultimi record.

4. Salvare e chiudere la query.

Eseguire le query

È ora possibile eseguire le due query.

• Nel riquadro di spostamento fare doppio clic sulla query dei primi valori e quindi su Sì nei messaggi.

• Fare doppio clic sulla query degli ultimi valori e quindi fare clic su Sì nei messaggi.

• Aprire la tabella dei primi record e degli ultimi record in visualizzazione Foglio dati.

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