Traccia dei messaggi di posta elettronica che richiedono il completamento

Traccia dei messaggi di posta elettronica che richiedono il completamento

Mediante il contrassegno dei messaggi di posta elettronica, è possibile tenere traccia delle risposte ai messaggi inviati e completare i messaggi ricevuti. In entrambi i casi, è possibile includere un messaggio di avviso.

In questo articolo

Informazioni sulla traccia di messaggi di posta elettronica per il completamento

Contrassegno di un messaggio da inviare per ricordare ai destinatari del completamento

Contrassegno di un messaggio da inviare per ricordare di controllare le risposte successivamente

Contrassegno di un messaggio da inviare per ricordare ai destinatari del completamento e di controllare le risposte successivamente

Ricerca delle risposte ai messaggi contrassegnati inviati

Interruzione della traccia di una conversione tramite posta elettronica

Contrassegno di un messaggio ricevuto

Informazioni sulla traccia di messaggi di posta elettronica per il completamento

L'aggiunta di un contrassegno ai messaggi di posta elettronica consente di migliorare la gestione della posta e di creare elementi promemoria solamente per se stessi oppure per se stessi e i destinatari del messaggio. È ad esempio possibile contrassegnare un messaggio contenente una richiesta di informazioni da ottenere entro una specifica data. Alla ricezione del messaggio, il destinatario visualizzerà un contrassegno. All'apertura del messaggio in Outlook, sulla barra delle informazioni del riquadro di lettura e nella parte superiore del messaggio verrà visualizzato un avviso.

Se il messaggio è contrassegnato per se stessi, sarà più semplice individuare la persona che ha risposto al messaggio. Nello scenario precedente viene inviato un messaggio di posta elettronica contrassegnato contenente una richiesta di informazioni da ottenere entro una data specifica. Contrassegnando inoltre il messaggio per se stessi, sarà possibile visualizzare un promemoria in cui viene indicato di verificare l'eventuale ricezione di risposte. Outlook consente inoltre di individuare automaticamente le risposte al messaggio contrassegnato originale.

I messaggi contrassegnati vengono visualizzati nella barra Da fare, in Attività e nell'Elenco attività del giorno in Calendario.

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Contrassegno di un messaggio da inviare per ricordare ai destinatari del completamento

nel caso in cui siano necessarie le risposte a un messaggio di posta elettronica che si sta per inviare, per ricordare ai destinatari di rispondere, è possibile utilizzare un contrassegno da inviare come promemoria insieme al messaggio.

Suggerimento : Utilizzare questa funzione con una certa discrezione, in quanto alcuni destinatari potrebbero non gradire l'aggiunta di promemoria a Microsoft Outlook.

  1. In un nuovo messaggio di posta elettronica, nella scheda Messaggio nel gruppo Opzioni fare clic su Completa Icona del pulsante .

  2. Fare clic su Contrassegna per destinatari.

  3. In Contrassegna per destinatari, fare clic sul tipo di contrassegno nell'elenco Contrassegno.

  4. Per impostazione predefinita, un promemoria verrà aggiunto all'attività. Se si desidera che il contrassegno non abbia un messaggio di avviso associato, deselezionare la casella di controllo Promemoria.

    Dopo aver fatto clic su OK, l'opzione scelta verrà visualizzata nella barra delle informazioni.

    Barra delle informazioni di Outlook

Nota : I messaggi di posta elettronica contrassegnati ricevuti non vengono aggiunti automaticamente alle attività, alla barra Da fare o all'elenco di attività del giorno. Se viene incluso un promemoria, il messaggio di avviso verrà attivato all'ora specificata a meno che non venga aperto l'elemento e venga disattivato il promemoria.

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Contrassegno di un messaggio da inviare per ricordare di controllare le risposte successivamente

A volte si sa che è necessaria una risposta a un messaggio di posta elettronica che si sta per inviare. Per ricordarsi di controllare la risposta del destinatario, effettuare le seguenti operazioni:

  1. In un nuovo messaggio di posta elettronica, nella scheda Messaggio nel gruppo Opzioni fare clic su Completa Icona del pulsante .

  2. Indicare quando si desidera visualizzare un promemoria relativo a questo messaggio.

    Per impostazione predefinita, sono disponibili i contrassegni per le date di inizio, le scadenze e i promemoria.

Contrassegno

Data inizio

Scadenza

Promemoria

Oggi

Data corrente

Data corrente

Un'ora prima della fine del giorno lavorativo odierno

Domani

Data corrente più un giorno

Data corrente più un giorno

Ora di inizio del giorno corrente più un giorno lavorativo

Questa settimana

Data corrente più due giorni, ma non più tardi dell'ultimo giorno lavorativo di questa settimana

Ultimo giorno lavorativo di questa settimana

Ora di inizio del giorno corrente più due giornate lavorative

Prossima settimana

Primo giorno lavorativo della prossima settimana

Ultimo giorno lavorativo della prossima settimana

Ora di inizio del primo giorno lavorativo della prossima settimana

Nessuna data

Nessuna data

Nessuna data

Data corrente

Personalizza

Data corrente

Data corrente

Data corrente

In alternativa, fare clic su Personalizzato per creare una Data inizio e una Scadenza che non è visualizzata nell'elenco. Fare clic su OK per chiudere la finestra di dialogo.

L'opzione scelta verrà visualizzata nella barra delle informazioni.

Nota : Se si desidera personalizzare ulteriormente il contrassegno specificando una data di inizio e una scadenza o modificando la visualizzazione di un avviso di promemoria, eseguire le operazioni descritte nella sezione Contrassegno di messaggi per sé o per altre persone. È sempre possibile deselezionare la casella di controllo Contrassegna per i destinatari per personalizzare i contrassegni solo per l'utente attivo.

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Contrassegno di un messaggio da inviare per ricordare ai destinatari del completamento e di controllare le risposte successivamente

Per contrassegnare simultaneamente un messaggio sia per sé stessi che per i destinatari, eseguire le operazioni seguenti:

  1. In un nuovo messaggio di posta elettronica, nella scheda Messaggio nel gruppo Opzioni fare clic su Completa Icona del pulsante .

  2. Fare clic su Contrassegna per destinatari.

    Per impostazione predefinita, le caselle di controllo Contrassegna per destinatari e Promemoria per i destinatari sono selezionate. Se si desidera che un destinatario riceva un contrassegno ma nessun promemoria, deselezionare la casella di controllo Promemoria.

  3. Selezionare la casella di controllo Contrassegna per l'utente corrente ed eventualmente la casella di controllo Promemoria.

  4. È possibile specificare una Data inizio e una Scadenza per Contrassegna per l'utente corrente.

  5. È possibile immettere il testo del contrassegno che si desidera visualizzare sia per l'utente corrente che per i destinatari; se l'elenco Contrassegno non contiene il testo desiderato, immettere un nuovo testo nella casella e premere INVIO.

  6. Se la casella di controllo Promemoria per Contrassegna per l'utente corrente o Contrassegna per i destinatari è selezionata, è possibile specificare un'ora per l'attivazione del promemoria.

  7. Fare clic su OK.

    L'opzione scelta verrà visualizzata nella barra delle informazioni.

    Barra delle informazioni di Outlook

Nota : Se si utilizza un account di posta elettronica IMAP, non è possibile modificare il testo del contrassegno o impostare le date di inizio o le scadenze.

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Ricerca delle risposte ai messaggi contrassegnati inviati

Per eseguire questa operazione è necessario salvare i messaggi di posta elettronica inviati. Per impostazione predefinita, i messaggi inviati vengono salvati nella cartella Posta inviata. Se la posizione di recapito predefinita dei messaggi, ovvero la posizione in cui confluiscono i messaggi in arrivo, è un server che esegue Microsoft Exchange, verificare di non aver spostato, né manualmente né tramite la caratteristica Archiviazione automatica, i messaggi inviati in un file delle File delle cartelle personali (.pst) nel computer locale. Non è possibile eseguire questo tipo di ricerca se i messaggi vengono salvati in un file con estensione pst.

  1. Eseguire una delle operazioni seguenti:

    • Aprire il messaggio originale nella cartella Posta inviata.

    • Aprire il messaggio contrassegnato inviato nella barra Da fare.

    • Aprire un messaggio di posta elettronica qualsiasi che rappresenta una risposta al messaggio originale, fare clic sulla barra informazioni e quindi su Apri messaggio contrassegnato originale.

  2. Fare clic sulla barra informazioni e quindi su Trova messaggi collegati.

    Verrà visualizzata la finestra di dialogo Ricerca avanzata e verrà avviata la ricerca dei messaggi di posta elettronica collegati.

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Interruzione della traccia di una conversione tramite posta elettronica

È possibile decidere di disattivare il contrassegno in qualsiasi momento.

Eseguire una delle operazioni seguenti:

  • È stato scritto un messaggio di posta elettronica ed è stato selezionato un contrassegno, ma adesso si desidera rimuovere il contrassegno    

    1. Nel gruppo Opzioni della scheda Nuovo messaggio nella bozza del messaggio fare clic su Completa Icona del pulsante .

    2. Scegliere il pulsante Cancella.

  • È stato inviato un messaggio di posta elettronica contrassegnato per l'utente corrente e per altri utenti, ma adesso di desidera rimuovere il contrassegno    

    Eseguire una delle operazioni seguenti:

    1. Eliminare il messaggio di posta elettronica contrassegnato originale dalla barra Da fare.

      In questo modo, il messaggio verrà eliminato anche dalle cartelle di posta.

    2. Fare clic con il pulsante destro del mouse sul messaggio e selezionare Segna come completato o Cancella.

      Nota : la rimozione del contrassegno interessa soltanto l'utente corrente, i destinatari del messaggio di posta elettronica infatti continueranno a visualizzare il contrassegno.

  • Viene visualizzato un promemoria e lo si desidera rimuovere    

    1. Quando viene visualizzato il promemoria, fare clic con il pulsante destro del mouse su di esso e selezionare Segna come completato o Cancella.

      Differenze tra le opzioni Segna come completato e Cancella

      Segna come completata     Il contrassegno di completamento rimane, ma ora l'elemento appare sbarrato. Se la barra Da fare o la visualizzazione Attività è configurata per visualizzare tutte le attività e gli elementi contrassegnati come da fare indipendentemente dal fatto che siano completati o meno, il messaggio verrà visualizzato fino a quando non verrà eliminato dalle cartelle di posta.

      Cancella     Il contrassegno viene rimosso dal messaggio di posta elettronica e la barra Da fare e la visualizzazione Attività non includono alcun record del messaggio.

      Se si desidera mantenere un record degli elementi completati, utilizzare Segna come completato. Dopo aver eliminato il messaggio di posta elettronica, tuttavia, l'intero elemento viene rimosso completamente da tutte le visualizzazioni di Outlook.

  • Viene ricevuta una risposta a un messaggio di posta elettronica contrassegnato e si desidera rimuovere il contrassegno    

    1. Nel riquadro di lettura o nel messaggio aperto fare clic sulla barra informazioni e quindi su Apri messaggio contrassegnato originale.

    2. Nel gruppo Verifica della scheda Messaggio fare clic su Completa Icona del pulsante .

    3. Scegliere il pulsante Cancella.

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Contrassegno di un messaggio ricevuto

È possibile contrassegnare un messaggio di posta elettronico ricevuto per ricordarsi di completare o eseguire un'azione in un secondo momento. Per contrassegnare un messaggio ricevuto, eseguire una delle operazioni seguenti:

  1. Nell'elenco di messaggi selezionare la colonna del contrassegno accanto al messaggio in modo da contrassegnarlo.

    A meno che non sia stato modificato il contrassegno predefinito, il messaggio avrà come data di inizio e come scadenza la data corrente.

  2. Nell'elenco di messaggi fare clic con il pulsante destro del mouse sulla colonna accanto al messaggio.

  3. Selezionare la scadenza dell'attività. Ad esempio, selezionando Prossima settimana si specifica una data di inizio corrispondente al lunedì successivo e la scadenza per il venerdì seguente. Fare clic su Personalizza per creare una data di inizio e una scadenza non presenti nell'elenco.

    Dopo aver fatto clic su OK, l'opzione scelta verrà visualizzata nella barra delle informazioni.

    Il messaggio contrassegnato verrà visualizzato nella barra Da fare, in Attività e nell'Elenco attività del giorno in Calendario.

    Per impostazione predefinita, sono disponibili i contrassegni per le date di inizio, le scadenze e i promemoria.

Contrassegno

Data inizio

Scadenza

Promemoria

Oggi

Data corrente

Data corrente

Un'ora prima della fine del giorno lavorativo odierno

Domani

Data corrente più un giorno

Data corrente più un giorno

Ora di inizio del giorno corrente più un giorno lavorativo

Questa settimana

Data corrente più due giorni, ma non più tardi dell'ultimo giorno lavorativo di questa settimana

Ultimo giorno lavorativo di questa settimana

Ora di inizio del giorno corrente più due giornate lavorative

Prossima settimana

Primo giorno lavorativo della prossima settimana

Ultimo giorno lavorativo della prossima settimana

Ora di inizio del primo giorno lavorativo della prossima settimana

Nessuna data

Nessuna data

Nessuna data

Data corrente

Personalizza

Data corrente

Data corrente

Data corrente

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