Tenere traccia delle versioni di un file in una raccolta SharePoint

Importante :  Il presente articolo è stato tradotto automaticamente, vedere la dichiarazione di non responsabilità. Per visualizzare la versione inglese dell'articolo, fare clic qui.

È possibile tenere traccia delle versioni di un file estratto da una raccolta documenti in un sito di Windows SharePoint Services 3.0 o Microsoft Office SharePoint Server 2007, se nella raccolta è attivato il controllo delle versioni.

Nota : Benché sia possibile completare la maggior parte di queste procedure dalla raccolta SharePoint, questo articolo è incentrato sulle operazioni che è possibile effettuare dal programma di Microsoft Office System 2007. Per ulteriori informazioni sull'esecuzione delle procedure dalla raccolta SharePoint, fare clic sui collegamenti disponibili nella sezione Vedere anche.

Contenuto dell'articolo

Utilizzo delle versioni principali e secondarie

Attivare il controllo delle versioni in una raccolta

Salvare un file come versione principale o secondaria

Visualizzare le proprietà di una versione precedente di un file

Visualizzare una versione precedente di un file

Ripristinare una versione precedente di un file

Utilizzo delle versioni principali e secondarie

Quando il controllo delle versioni è attivato in una raccolta SharePoint, le versioni precedenti di un file vengono archiviate nella raccolta perché sia possibile visualizzarne le informazioni e persino sostituire una versione corrente con una precedente, senza uscire dal programma di versione 2007 di Office. Tenendo traccia delle versioni del file in una raccolta SharePoint, è possibile gestire in modo migliore il contenuto mentre lo si aggiorna. Il controllo delle versioni è particolarmente utile quando diversi utenti collaborano per creare un file o se il file è sottoposto a diverse fasi di sviluppo e revisione, in quanto consente di confrontare le modifiche apportate tra le diverse versioni.

Per utilizzare le versioni di un file archiviato in una raccolta SharePoint, è innanzitutto necessario aprire il file dalla raccolta SharePoint in cui è attivato il controllo delle versioni. Dopo avere aperto il file dalla raccolta, sotto il pulsante Microsoft Office verranno visualizzate altre opzioni Server, incluse le opzioni di controllo delle versioni.

È possibile configurare una raccolta in cui è attivato il controllo delle versioni per tenere traccia solo delle versioni principali di un file oppure per tenere traccia di entrambi i tipi di versioni.

Di seguito vengono indicati i principali vantaggi ottenuti tenendo traccia delle versioni principali e secondarie:

  • Gli utenti possono determinare in modo semplice i momenti in cui vengono apportate modifiche significative a un file.

  • La raccolta può essere configurata perché le versioni secondarie siano visualizzate solo da utenti specifici, in modo da poter utilizzare una bozza impedendone la visualizzazione a tutti gli utenti della raccolta.

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Attivare il controllo delle versioni in una raccolta

Per mantenere versioni precedenti di file, è innanzitutto necessario attivare il controllo delle versioni dalla raccolta SharePoint.

Nota : Per attivare il controllo delle versioni, è necessario disporre dell'autorizzazione per la progettazione di un elenco o una raccolta.

  1. Nel sito di SharePoint aprire la raccolta in cui si desidera attivare il controllo delle versioni.

    1. Scegliere le impostazioni per il tipo di raccolta che desidera aprire il menu Impostazioni menu impostazioni .

      Ad esempio, per una raccolta documenti scegliere Impostazioni raccolta documenti.

  2. In Impostazioni generali fare clic su Impostazioni controllo versioni.

  3. In Cronologia versioni selezionare il tipo di controllo delle versioni desiderato:

    • Per tenere traccia solo delle versioni principali, fare clic su Crea versioni principali.

    • Per tenere traccia delle versioni principali e secondarie, fare clic su Crea versioni principali e secondarie (bozza).

  4. Scegliere OK.

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Salvare un file come versione principale o secondaria

La procedura seguente inizia con l'estrazione del file da una raccolta, in quanto è necessario scegliere se salvare un file come versione principale o come versione secondaria per archiviarlo in una raccolta. Se nella raccolta si tiene traccia delle versioni principali e secondarie e si apportano modifiche a un file senza estrarlo dalla raccolta, il file verrà salvato automaticamente come versione secondaria. Se prima si estrae il file, è possibile scegliere il tipo di versione in cui salvarlo, immettendo commenti sulla versione.

  1. Nella raccolta fare clic sul nome del documento per aprirlo nel programma di versione 2007 di Office.

  2. Per estrarre il file, fare clic sul pulsante Microsoft Office Icona del pulsante Office , fare clic su Server, quindi su Estrai.

    Per impostazione predefinita, i documenti di Word vengono in genere aperti in visualizzazione Schermo intero. In questo caso, è necessario fare clic su Chiudi per passare alla visualizzazione Layout di stampa prima di poter completare questa procedura.

  3. Modificare il file.

  4. Per archiviare il file, fare clic sul pulsante Microsoft Office Icona del pulsante Office , fare clic su Server, quindi su Archivia.

  5. Se viene richiesto se archiviare una versione principale o secondaria, fare clic su Versione secondaria se è stata apportata una modifica secondaria o su Versione principale se è stata apportata una modifica principale.

    • Una versione principale, simile a un file pubblicato, è visibile a chiunque disponga dell'autorizzazione necessaria per leggere il file.

    • Una versione secondaria, simile a una bozza, è visibile solo agli utenti che dispongono dell'autorizzazione necessaria per modificare il file.

      Nota : Gli utenti autorizzati a visualizzare le bozze dipendono dalle impostazioni configurate nella sezione Protezione elementi bozza in Impostazioni controllo versioni, nelle opzioni relative alle impostazioni raccolta documenti della raccolta.

  6. Aggiungere eventuali commenti sulla versione, quindi scegliere OK.

Nota : Se la raccolta è impostata per richiedere l'approvazione prima della pubblicazione di una versione, gli altri utenti della raccolta non potranno visualizzare il file fino a quando questo non viene approvato. Dopo che si seleziona la modalità desiderata per archiviare il file, potrebbe inoltre venire visualizzato un flusso di lavoro. Per ulteriori informazioni sugli utenti autorizzati a visualizzare le bozze e sui moduli di flusso di lavoro, fare clic sui collegamenti disponibili nella sezione Vedere anche.

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Visualizzare le proprietà di una versione precedente di un file

Durante la visualizzazione o la modifica di un file nel programma di versione 2007 di Office, è possibile visualizzare le proprietà (metadati) delle versioni precedenti del file. Tra le proprietà sono incluse informazioni su data e ora delle modifiche apportate e sugli utenti che hanno modificato il file. Nelle raccolte la cronologia versioni contiene inoltre commenti relativi alle modifiche creati dagli utenti che le hanno apportate.

Nota : Questa procedura si applica solo ai file inclusi in raccolte in cui è attivato il controllo delle versioni.

  1. Con il file aperto nel programma di versione 2007 di Office, fare clic sul pulsante Microsoft Office Icona del pulsante Office , fare clic su Server, quindi su Visualizza cronologia versioni.

    Nella finestra di dialogo Versioni salvate per nome file verrà visualizzato un elenco di tutte le versioni precedenti del file, insieme ad alcune informazioni, ad esempio i numeri di versione, la data e l'ora in cui è stata modificata ogni versione, l'utente che ha apportato le modifiche ed eventuali commenti inclusi.

    Per visualizzare un intero commento, nella colonna Commenti fare clic sul commento per aprire la finestra di dialogo Commenti archiviazione.

    Nota : Se la raccolta è configurata per consentire versioni principali e secondarie, nella colonna N. nella finestra di dialogo Versioni salvate per nome file viene utilizzata una numerazione che consente di identificare le versioni principali e secondarie. Le versioni principali sono designate da numeri interi, mentre quelle secondarie da numeri decimali.

È inoltre possibile visualizzare la cronologia versioni dalla raccolta. Per ulteriori informazioni, fare clic sui collegamenti disponibili nella sezione Vedere anche.

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Visualizzare una versione precedente di un file

Durante la visualizzazione o la modifica di un file nel programma di versione 2007 di Office, è possibile visualizzare una versione precedente del file senza sovrascrivere la versione corrente. Per i file con estensione aspx, è possibile visualizzare solo i dettagli sulle modifiche apportate ai file e non le effettive pagine create dai file.

Nota : Questa procedura si applica solo ai file inclusi in raccolte in cui è attivato il controllo delle versioni.

  1. Fare clic sul pulsante Microsoft Office Icona del pulsante Office , fare clic su Server, quindi su Visualizza cronologia versioni.

  2. Nella finestra di dialogo Versioni salvate per nome file fare clic sulla versione precedente che si desidera visualizzare, quindi su Apri.

È inoltre possibile visualizzare una versione precedente dalla raccolta. Per ulteriori informazioni, fare clic sui collegamenti disponibili nella sezione Vedere anche.

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Ripristinare una versione precedente di un file

Se è stato inserito un errore in una versione corrente o è necessario ripristinare parte di un file eliminato, è possibile sostituire in modo semplice la versione corrente di un file con una versione precedente durante la visualizzazione o la modifica del file nel programma di versione 2007 di Office. La versione corrente diventa quindi parte della cronologia versioni.

Nota : Questa procedura si applica solo ai file inclusi in raccolte in cui è attivato il controllo delle versioni.

  1. Fare clic sul pulsante Microsoft Office Icona del pulsante Office , fare clic su Server, quindi su Visualizza cronologia versioni.

  2. Nella finestra di dialogo Versioni salvate per nome file fare clic sulla versione precedente che si desidera ripristinare, quindi su Ripristina.

È inoltre possibile sostituire un file corrente con una versione precedente dalla raccolta. Per ulteriori informazioni, fare clic sui collegamenti disponibili nella sezione Vedere anche.

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Nota : Dichiarazione di non responsabilità per la traduzione automatica: Il presente articolo è stato tradotto tramite un software di traduzione automatica e non da una persona. Microsoft offre le traduzioni automatiche per consentire a coloro che non conoscono la lingua inglese di leggere gli articoli sui prodotti, sui servizi e sulle tecnologie Microsoft. Dal momento che l'articolo è stato tradotto automaticamente, potrebbe contenere errori di sintassi, di grammatica o di utilizzo dei vocaboli.

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