Tenere traccia delle opportunità di vendita potenziali in Business Contact Manager

Importante :  Il presente articolo è stato tradotto automaticamente, vedere la dichiarazione di non responsabilità. Per visualizzare la versione inglese dell'articolo, fare clic qui.

Il record Opportunità archivia informazioni sui potenziali ordini di vendita e consente di tenere traccia delle crescenti relazioni commerciali con un cliente attuale o potenziale.

Questo articolo descrive come usare i record Opportunità per registrare informazioni dettagliate sui prodotti o sui servizi che interessano i clienti o le interazioni con i clienti.

Per saperne di più

Creare un record Opportunità

Aprire un modulo Opportunità

Completare il modulo Opportunità

Personalizzare gli elenchi nel modulo Opportunità

Personalizzare le fasi di vendita e le attività di vendita

Eliminare fasi di vendita e attività di vendita

Modificare un record Opportunità

Cambiare l'account o il contatto commerciale collegato a un record Opportunità

Collegare elementi della cronologia comunicazioni a un record Opportunità

Assegnare un'opportunità a un collega

Segnare un'opportunità come chiusa

Tenere traccia delle attività necessarie per chiudere o vincere un'opportunità

Creare un record Opportunità

Ogni record Opportunità che si crea deve essere collegato a un record account o contatto commerciale. È possibile aggiungere elementi della cronologia comunicazioni, come note commerciali, attività, appuntamenti, note telefonate e file, a un record Opportunità per tenere traccia delle interazioni con i clienti. Questi elementi della cronologia vengono anche aggiunti alla cronologia dell'account o contatto commerciale collegato.

Se si vogliono personalizzare le fasi di vendita e le attività incluse, vedere Personalizzare le fasi di vendita e le attività di vendita. Se si vuole personalizzare il modulo Opportunità aggiungendo o rimuovendo campi, vedere Creare e personalizzare tipi di record ed elenchi.

Inizio pagina

Aprire un modulo Opportunità

  1. Nel riquadro di spostamento fare clic su Vendite in Business Contact Manager.

  2. Per aprire un nuovo modulo Opportunità vuoti, fare clic su Nuova opportunità sulla barra multifunzione.

  3. Per aprire un record Opportunità esistente, fare doppio clic su di esso nella scheda Opportunità.

Inizio pagina

Completare il modulo Opportunità

  1. Digitare o selezionare le informazioni da registrare nel modulo Opportunità.

    Il modulo include le pagine seguenti:

    Generale. Questa pagina contiene informazioni generali sull'opportunità, oltre allo stato, l'origine e le condizioni finanziarie.

    Informazioni sull'opportunità.

    • Titolo opportunità (obbligatorio). Digitare un nome per l'opportunità.

    • Assegnata a. Fare clic sul nome della persona che terrà traccia e chiuderà l'opportunità.

      L'elenco Assegnata a contiene solo in nomi dei dipendenti con cui è stato condiviso il database Business Contact Manager o a cui è stato concesso l'accesso. Per informazioni su come aggiungere nomi e condividere il database, vedere Condividere i dati di Business Contact Manager con altri utenti.

    • Tipo. Fare clic sul tipo di potenziale ordine di vendita per il record.

    Account o contatto commerciale collegato

    • Collega a (obbligatorio). Fare clic sul pulsante Collega a per selezionare un account o un contatto commerciale da collegare a questa opportunità. Per altre informazioni su come completare la finestra di dialogo, vedere Selezionare un record di Business Contact Manager da collegare.

      Nota : Un'opportunità può essere collegata a un solo tipo di record Account o Contatto commerciale.

    Informazioni sulle vendite.

    • Probabilità. Digitare una percentuale che rappresenta la probabilità con cui l'opportunità si svilupperà in una vendita. La percentuale di probabilità viene usata per calcolare i Ricavi previsti in base al totale dei prodotti e dei servizi elencati nella sezione Prodotti e servizi.

    • Ricavi previsti. I ricavi previsti vengono calcolati automaticamente usando la percentuale di probabilità e il totale dei prodotti e servizi elencati nella sezione Prodotti e servizi.

    • Data chiusura. Fare clic sulla data in cui si prevede una vendita.

    • Condizioni pagamento. Fare clic sulla modalità di pagamento che verrà usata dal cliente per i prodotti o i servizi.

    • Data scadenza. Fare clic sulla data di scadenza dell'offerta.

    • Data consegna. Fare clic sula data di consegna indicata sull'offerta per il cliente.

    Prodotti e servizi.

    Aggiungere i prodotti/servizi a cui il cliente è interessato.

    Eseguire una delle operazioni seguenti:

    • Aggiungi . Per aggiungere un nuovo prodotto o servizio, fare clic su Aggiungi.

      Nella finestra di dialogo Aggiungi prodotto o servizio digitare o selezionare le informazioni necessarie. Per altre informazioni sul completamento del modulo Aggiungi prodotto o servizio, vedere Gestire prodotti e servizi in Business Contact Manager.

    • Modifica. Per cambiare un elemento, selezionarlo e quindi fare clic su Modifica.

    • Rimuovi. Per eliminare un elemento dall'elenco, selezionarlo e quindi fare clic su Rimuovi.

    Informazioni sull'origine.

    • Origine. Fare clic sull'origine dell'opportunità, ad esempio il tipo di attività di marketing che ha generato il nome del cliente o l'opportunità.

    • Autore segnalazione. Fare clic per selezionare il nome dell'account, del contatto commerciale o dell'attività di marketing che ha generato l'opportunità.

      Il nome dell'attività di marketing viene usato per tenere traccia del numero di opportunità risultanti da una specifica attività. Quando si fa clic sul nome di un'attività di marketing in questo campo, Business Contact Manager per Outlook aggiunge l'opportunità alla relativa pagina Verifica.

    • Concorrenti. Digitare il nome di eventuali concorrenti per ricordarsi di controllare i loro prezzi in modo da poter offrire un prezzo o un servizio migliore.

    Fase e attività di vendita

    • Fase di vendita. Selezionare la fase di vendita dell'opportunità in modo da tenere traccia dello stato di avanzamento.

      È possibile personalizzare questo elenco per includere informazioni sulla fase di vendita univoche per l'organizzazione. Fare clic su Modifica elenco e fare riferimento a Personalizzare fasi di vendita e attività di vendita.

      Se si seleziona la fase di vendita Chiusa acquisita o Chiusa persa, il record viene bloccato come file di sola lettura. Chiusa acquisita imposta la probabilità su 100%, mentre Chiusa persa la imposta su 0%.

    • Promemoria. Selezionare la casella di controllo Promemoria per ricevere promemoria da Outlook su questa opportunità. Fare clic sulla data e l'ora in cui si vuole ricevere il promemoria.

    Dettagli. Questa pagina contiene commenti o note sull'opportunità

    È possibile incollare commenti da altri file o aggiungerli direttamente al record. Per registrare la data e l'ora in cui è stato aggiunto un commento, fare clic su Aggiungi indicatore data e ora.

    Cronologia. La pagina Cronologia elenca tutti gli elementi della cronologia comunicazioni collegati al record Opportunità.

    È possibile creare una cronologia più dettagliata sull'opportunità facendo clic sul pulsante Nuovo e quindi collegando un elemento come una nota commerciale, una nota telefonata, un appuntamento o un'attività al record.

  2. Dopo aver compilato il modulo, fare clic su Salva e chiudi.

  3. Immettere le informazioni da registrare nel modulo Opportunità.

  4. Dopo aver immesso le informazioni sul modulo, fare clic su Salva e chiudi.

    Se si vogliono creare più record Opportunità, fare clic su Salva e nuovo per salvare le modifiche e aprire un nuovo modulo Opportunità.

Inizio pagina

Personalizzare gli elenchi nel modulo Opportunità

Business Contact Manager per Outlook usa molte condizioni commerciali standard, ma è anche possibile creare condizioni di vendita, condizioni di pagamento e altri elementi personalizzati con le informazioni specifiche per le esigenze della propria organizzazione.

Ogni elenco personalizzabile include un'opzione Modifica elenco. Selezionare questa opzione per aprire una finestra di dialogo in cui aggiungere o modificare la terminologia aziendale. Nel modulo Opportunità è possibile personalizzare gli elenchi per i campi seguenti: Tipo, Condizioni pagamento, Origine e Fasi di vendita.

Per altre informazioni dettagliate sulla personalizzazione degli elenchi, vedere Creare e personalizzare tipi di record ed elenchi.

Inizio pagina

Personalizzare le fasi di vendita e le attività di vendita

In Business Contact Manager per Outlook è possibile tenere traccia di tutte le attività che è necessario completare se si vuole convertire un cliente potenziale in un cliente effettivo. Nel modulo Cliente potenziale è disponibile un insieme predefinito di fasi e attività di vendita ed è possibile personalizzare questi dati in base alle esigenze dell'organizzazione.

Nota :  Solo il proprietario del database può personalizzare le fasi e le attività di vendita.

Il proprietario del database può cambiare il nome e l'ordine di ogni fase di vendita, nonché aggiornare il nome, l'ordine e la durata delle attività di vendita in qualsiasi fase. È anche possibile impostare promemoria per le attività di vendita.

  1. Aprire la finestra di dialogo Modifica fasi e attività di vendita eseguendo una delle operazioni seguenti:

  2. Nella scheda Home della barra multifunzione, nel gruppo Personalizza, fare clic su Fase di vendita.

  3. Fare clic sulla scheda File. Nella scheda Business Contact Manager fare clic su Personalizza e quindi su Modifica fasi e attività di vendita.

  4. Per aggiungere una nuova fase al processo, fare clic su Aggiungi fase di vendita, digitare un nome per la nuova fase e quindi fare clic su OK. Usare i pulsanti con le frecce per spostare la fase di vendita verso l'alto o verso il basso nell'elenco.

  5. Per aggiungere un passaggio a una fase di vendita, fare clic su Aggiungi attività di vendita, digitare un nome per l'attività e quindi fare clic sul tempo necessario per completare questa attività. Fare clic su OK per chiudere la finestra di dialogo Aggiungi attività di vendita e quindi usare i pulsanti con le frecce per spostare l'attività vero l'alto o verso il basso nell'elenco.

    Finestra di dialogo Modifica attività di vendita davanti alle finestre di dialogo Modifica fasi di vendita e Attività di vendita

  6. Per modificare una fase o un'attività di vendita nell'elenco, fare clic sulla voce e quindi su Modifica. Aggiornare le informazioni nella finestra di dialogo che viene visualizzata e quindi fare clic su OK.

Non è possibile modificare le fasi di vendita Chiusa acquisita e Chiusa persa.

  1. Per riordinare l'elenco, fare clic su una fase o un'attività di vendita e quindi usare i pulsanti con le frecce per spostarla verso l'alto o verso il basso. Se si sposta una fase di vendita, vengono spostate anche tutte le attività associate.

  2. Un segno di spunta indica la fase di vendita predefinita per tutti i record Opportunità. Per impostare una fase di vendita predefinita diversa, fare clic su quella da usare e quindi su Imposta come predefinita. Per rimuovere l'impostazione predefinita, fare clic sulla fase di vendita e quindi su Cancella impostazioni predefinite.

  3. Selezionare la casella di controllo per creare promemoria per ogni attività di vendita che ha una durata specificata. I promemoria verranno visualizzati nel modulo Opportunità.

Inizio pagina

Eliminare fasi di vendita e attività di vendita

La rimozione di una fase o un'attività di vendita da Business Contact Manager per Outlook potrebbe influire sulle informazioni dei record Opportunità correnti.

L'eliminazione di un'attività di vendita rimuoverà l'attività dall'elenco e dai record in cui è inclusa. I record Opportunità che includono l'attività eliminata non verranno più visualizzati, neanche se l'attività era stata segnata come completata.

L'eliminazione di una fase di vendita rimuoverà la fase dall'elenco e creerà una voce vuota in ogni record in cui era usata. Ad esempio, un record Opportunità incluso nella fase di vendita eliminata, quando viene riaperto visualizzerà un campo Fase di vendita vuoto. Quando si elimina una fase di vendita è possibile scegliere di sostituirla con un'altra fase di vendita oppure con un campo vuoto. Se si sceglie un'altra fase di vendita, è possibile aggiungere le attività della prima fase a quella sostitutiva. In caso contrario, le attività verranno eliminate dalla fase di vendita.

  1. Aprire la finestra di dialogo Modifica fasi e attività di vendita eseguendo una delle operazioni seguenti:

  2. Nella scheda Home della barra multifunzione, nel gruppo Personalizza, fare clic su Fase di vendita.

  3. Fare clic sulla scheda File. Nella scheda Business Contact Manager fare clic su Personalizza e quindi su Modifica fasi e attività di vendita.

  4. Per eliminare un'attività di vendita, selezionarla nell'elenco e quindi fare clic su Elimina.

  5. Per eliminare una fase di vendita, selezionarla nell'elenco e quindi fare clic su Elimina. Nella finestra di dialogo Elimina elemento selezionare un'altra fase dell'attività di vendita per sostituire quella eliminata oppure lasciare vuoto il campo Sostituisci con.

  6. Se si seleziona una fase di vendita sostitutiva, è poi possibile selezionare la casella di controllo per spostare tutte le attività di vendita della fase eliminata in quella sostitutiva. Le attività verranno aggiunte all'inizio dell'elenco di attività esistente oppure è possibile usare i pulsanti con le frecce per riordinarle.

Inizio pagina

Modificare un record Opportunità

  1. Nel riquadro di spostamento fare clic su Vendite in Business Contact Manager.

  2. Nella scheda Opportunità dell'area di lavoro fare doppio clic sul record Opportunità da aprire.

    È possibile visualizzare le informazioni di un record senza aprirlo usando l'area di lavoro Vendite. In qualsiasi scheda fare clic sul record a cui si è interessati. I dettagli sul record vengono visualizzati nel riquadro di lettura. Per altre informazioni sull'uso dell'area di lavoro Vendite, vedere Gestire le aree di lavoro di Business Contact Manager.

  3. In un record aperto è possibile eseguire una delle operazioni seguenti:

    • Modificare le informazioni. Immettere le nuove informazioni e apportare le modifiche necessarie. Al termine, fare clic su Salva e chiudi.

    • Stampare il record.

      Dov'è il comando per la stampa?

      Fare clic sulla scheda File. Fare clic sulla scheda Stampa e quindi sulle opzioni da usare.

    • Inviare un messaggio di posta elettronica all'account o al contatto commerciale collegato. Nel gruppo Comunicazione fare clic su Posta elettronica.

    • Configurare un appuntamento con l'account o con il contatto commerciale. Nel gruppo Comunicazione fare clic su Convocazione riunione.

    • Categorizzare il record. Nel gruppo Categorie fare clic su Categorizza e quindi sulla categoria a cui aggiungere il record. Per informazioni sulla categorizzazione dei record, vedere Usare i record di Business Contact Manager.

    • Eliminare il record. Fare clic su Elimina.

Inizio pagina

Cambiare l'account o il contatto commerciale collegato a un record Opportunità

  1. Nel riquadro di spostamento fare clic su Vendite in Business Contact Manager.

  2. Nella scheda Opportunità fare doppio clic sul record Opportunità che si vuole cambiare.

  3. In Account o contatto commerciale collegato fare clic su Collega a.

  4. Nella finestra di dialogo Collega ad account o contatto commerciale, nell'elenco Tipo di elemento, fare clic sul tipo di record, ad esempio Account o Tutti i tipi di contatti commerciali.

  5. Nell'elenco fare clic sul record da collegare. Oppure, per cercare un record, digitare un nome nella casella di ricerca.

    Per aggiungere un nuovo record, fare clic sul pulsante Nuovo e quindi completare il modulo.

  6. Fare clic su Collega a per aggiungere l'account o il contatto commerciale e quindi fare clic su OK per tornare al record Opportunità.

  7. Fare clic su Salva e chiudi.

Nota : Un'opportunità può essere collegata a un solo tipo di record basato su account o contatto commerciale.

Inizio pagina

Collegare elementi della cronologia comunicazioni a un record Opportunità

Qualsiasi tipo di comunicazione correlato a un'opportunità può essere facilmente collegato al record per consentire di tenere traccia di tutti i contatti dei clienti. Se si chiama l'account o il contatto commerciale collegato al record Opportunità, creare una nota telefonata. Se si è partecipato a una riunione, digitare il numero di minuti in una nota commerciale oppure nella convocazione riunione originale di Outlook. Configurare una riunione con il cliente e quindi collegare l'appuntamento al record Opportunità.

Tutti gli elementi della cronologia comunicazioni che si creano da un record Opportunità aperto vengono automaticamente collegati al record.

Per creare un elemento della cronologia comunicazioni che verrà automaticamente collegato a un record Opportunità, completare la procedura seguente.

  1. Aprire un modulo Opportunità.

  2. Nella scheda Home della barra multifunzione fare clic su Cronologia nel gruppo Mostra.

  3. Fare clic sul pulsante Nuovo e quindi su uno degli elementi seguenti:

    • Nota commerciale

    • Nota telefonata

    • Attività

    • Messaggio di posta

    • Appuntamento

    • File

    Non è possibile creare un nuovo file, ma è possibile selezionarne uno nel computer da collegare al record Opportunità.

  4. Completare il modulo per il nuovo elemento e quindi fare clic su Salva e chiudi o su Invia, se applicabile.

Per collegare un messaggio di posta elettronica o un appuntamento esistente a un record opportunità, aprire il messaggio o l'appuntamento e quindi fare clic su Collega a record sulla barra multifunzione. Nell'elenco Tipo di elemento fare clic su Opportunità e quindi sull'opportunità a cui collegare il messaggio di posta elettronica o l'appuntamento.

Inizio pagina

Assegnare un'opportunità a un collega

Business Contact Manager per Outlook archivia i dati commerciali in un database. È possibile assegnare un record Opportunità a qualsiasi persona con cui è stato condiviso il database.

  1. Aprire il record Opportunità da assegnare. È anche possibile selezionare più record.

Come si selezionano più record?

Per selezionare record adiacenti, tenere premuto MAIUSC e quindi fare clic sul primo e sull'ultimo record del gruppo che si desidera aggiungere. Per selezionare record non adiacenti, tenere premuto CTRL e quindi fare clic sui singoli record. Per selezionare tutti i record contemporaneamente, fare clic su uno di essi e quindi premere CTRL+A.

  1. Nel gruppo Azioni della barra multifunzione fare clic su Assegna a e quindi sul nome della persona a cui assegnare l'opportunità.

Inizio pagina

Segnare un'opportunità come chiusa

  1. Aprire il record Opportunità da segnare come chiuso.

  2. Nella scheda Opportunità fare doppio clic sul record Opportunità da chiudere.

  3. In Attività di vendita, nell'elenco Fase di vendita, fare clic su Chiusa acquisita per chiudere un'opportunità che ha generato una vendita oppure su Chiusa persa per chiuderne una che non l'ha generata.

  4. Facoltativamente, nella casella Data chiusura fare clic sulla data di chiusura effettiva dell'opportunità.

  5. Fare clic su Salva e chiudi.

    Per informazioni su come elencare contemporaneamente diverse opportunità come chiuse, vedere Modificare contemporaneamente più record di Business Contact Manager.

Inizio pagina

Tenere traccia delle attività necessarie per chiudere o vincere un'opportunità

Oltre a creare le attività da completare per chiudere una vendita, è possibile creare un progetto commerciale che contiene distinte attività per i prodotti o i servizi che si forniscono una volta acquisita un'opportunità. È possibile assegnare il progetto commerciale completo a un collega e assegnare le singole attività di un progetto a diversi colleghi. Il record Progetto commerciale deve essere collegato a un account o un contatto commerciale.

Per creare un progetto commerciale da un record Opportunità, completare la procedura seguente.

  1. Aprire il record Opportunità da usare.

  2. Nel gruppo Progetto commerciale della barra multifunzione fare clic su Crea progetto.

  3. Viene visualizzata la finestra di dialogo Crea progetto commerciale. Nell'elenco fare clic sul modello da usare o altrimenti su Non usare un modello.

  4. Nella casella Nome progetto usare il nome predefinito, che corrisponde a quello dell'opportunità selezionata, oppure digitarne uno diverso.

  5. La casella Collega a visualizza l'account o il contatto commerciale collegato all'opportunità selezionata. Per scegliere un record Account o Contatto commerciale diverso, fare clic su Collega a.

  6. Facoltativamente, immettere una data di inizio per il progetto e quindi fare clic su OK.

  7. Nella finestra del record Progetto commerciale che viene visualizzata digitare tutte le informazioni da aggiungere:

    • Per aggiungere account e contatti commerciali al progetto, nella sezione Account e contatti commerciali correlati fare clic su Aggiungi.

    • Per aggiungere attività, nella sezione Attività di progetto fare clic su Nuovo.

Per altre informazioni sul completamento dei moduli Progetto commerciale e Attività di progetto, veder Usare attività di progetto in Business Contact Manager.

Inizio pagina

Nota : Dichiarazione di non responsabilità per la traduzione automatica: Il presente articolo è stato tradotto tramite un software di traduzione automatica e non da una persona. Microsoft offre le traduzioni automatiche per consentire a coloro che non conoscono la lingua inglese di leggere gli articoli sui prodotti, sui servizi e sulle tecnologie Microsoft. Dal momento che l'articolo è stato tradotto automaticamente, potrebbe contenere errori di sintassi, di grammatica o di utilizzo dei vocaboli.

Amplia le tue competenze
Esplora i corsi di formazione
Ottieni in anticipo le nuove caratteristiche
Partecipa al programma Office Insider

Queste informazioni sono risultate utili?

Grazie per i tuoi commenti e suggerimenti

Grazie per il tuo feedback! Potrebbe essere utile metterti in contatto con uno dei nostri operatori del supporto di Office.

×