Tenere traccia delle comunicazioni con i clienti in Business Contact Manager

In Business Contact Manager per Outlook, le comunicazioni comprendono non solo i messaggi di posta elettronica e le note telefonate, ma anche altre informazioni come file, opportunità o progetti aziendali relativi a un cliente specifico. Questi elementi diventano parte della cronologia comunicazioni con il cliente.

Questo articolo descrive come creare e modificare gli elementi della cronologia comunicazioni.

Per saperne di più

Creare e collegare elementi della cronologia comunicazioni

Visualizzare e modificare elementi della cronologia comunicazioni

Eliminare un elemento della cronologia comunicazioni

Ordinare gli elementi della cronologia comunicazioni

Usare un modulo di impegno aziendale

Creare e collegare elementi della cronologia comunicazioni

Gli elementi della cronologia comunicazioni includono i messaggi di posta elettronica, gli appuntamenti e le attività di Outlook. Includono anche file, progetto commerciale record, attività di progetto, opportunità, note commerciali e note telefonate.

Tutti gli elementi della cronologia comunicazioni devono essere collegati a un record. È possibile collegare gli elementi esistenti, ad esempio un messaggio di posta elettronica o un file, a un record oppure creare un elemento della cronologia comunicazioni da un record. L'elemento viene collegato automaticamente al record.

Gli elementi sono elencati nella pagina Cronologia del record e nella cartella Cronologia comunicazioni.

Solo le opportunità e i progetti commerciali sono elementi della cronologia comunicazioni che possono contenere altri elementi della cronologia comunicazioni.

Elemento della cronologia comunicazioni

Elementi della cronologia comunicazioni che possono essere collegati

Opportunità

  • Messaggio di posta elettronica

  • Nota commerciale

  • Nota telefonata

  • File

  • Attività di Outlook

  • Appuntamento

Progetto commerciale

  • Nota commerciale

  • Nota telefonata

  • File

  • Attività di Outlook

  • Appuntamento

Pagina Cronologia comunicazioni dei record Account e Contatto commerciale

I record Account e Contatto commerciale ereditano gli elementi della cronologia comunicazioni dei record a essi collegati.

Se un elemento della cronologia comunicazioni, ad esempio una nota telefonata, è collegato a un altro elemento della cronologia comunicazioni, ad esempio un progetto commerciale, la nota telefonata è elencata nella pagina Cronologia del progetto commerciale e anche nella pagina Cronologia del record Account o Contatto commerciale collegato al progetto commerciale.

I record Account e Contatto commerciale ereditano anche le attività di progetto dei record Progetto commerciale.

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Creare un elemento della cronologia comunicazioni

  1. Nel riquadro di spostamento, in Business Contact Manager, fare clic su una delle cartelle seguenti per visualizzare l'area di lavoro:

    • Gestione contatti.

    • Vendite.

    • Gestione progetti (solo progetti commerciali).

      Perché la cartella Marketing non è elencata?

      Per impostazione predefinita, la cartella Marketing non contiene i record Account o Contatto commerciale. Non è possibile aggiungere un elemento della cronologia comunicazioni a un record attività di marketing, perché tali record non sono collegati a un tipo di record Account o Contatto commerciale.

  2. Fare clic sulla scheda contenente il record desiderato.

    Nota :  Non è possibile aggiungere un elemento della cronologia comunicazioni a un record attività di progetto, perché tali record non sono collegati a un tipo di record Account o Contatto commerciale.

  3. Fare doppio clic sul record a cui si vuole collegare un nuovo elemento della cronologia comunicazioni.

  4. Nel gruppo Mostra della barra multifunzione fare clic su Cronologia.

  5. Fare clic sul pulsante Nuovo e quindi sul tipo di elemento della cronologia comunicazioni da aggiungere.

    Nota :  Non è possibile creare nuovi file in Business Contact Manager per Outlook. È possibile solo collegare file esistenti ai record. I tipi di file che è possibile collegare includono i file di Microsoft Excel, PowerPoint, Publisher, Word e i file di immagine. Per altre informazioni, vedere Collegare un file esistente di Microsoft Excel, PowerPoint, Publisher o Word a un record più avanti in questo articolo.

  6. Completare il modulo per il nuovo elemento e quindi fare clic su Salva e chiudi o inviare il messaggio di posta elettronica.

    L'elemento è elencato nella pagina Cronologia.

    I file nella cronologia comunicazioni sono collegati anziché essere memorizzati nel database di Business Contact Manager. Se si condivide il database e un utente non dispone dell'accesso alla rete e necessita di accedere ai file presenti nella cronologia comunicazioni, allegare i file nella sezione Commenti invece di collegarli alla cronologia comunicazioni. Si noti che il limite di dimensioni database è di 4 GB e che i file allegati aumentano le dimensioni del database.

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Collegare elementi della cronologia comunicazioni esistenti a record

Le note commerciali, le note telefonate, i messaggi di posta elettronica, gli appuntamenti, le attività e i file possono essere collegati a più record.

Un'opportunità può essere collegata a un solo record Account o Contatto commerciale.

I progetti commerciali possono essere collegati a più record Account o Contatto commerciale, ma solo uno degli account o contatti commerciali può essere il record principale.

Le attività di progetto possono essere collegate a un solo record Progetto commerciale.

È possibile modificare il record a cui è collegato uno degli elementi della cronologia comunicazioni. Per altre informazioni, vedere Visualizzare e modificare elementi della cronologia comunicazioni più avanti in questo articolo.

Collegare un messaggio di posta elettronica, un appuntamento o un'attività esistente di Outlook a un record

  1. Aprire l'elemento di Outlook che si vuole collegare a un record.

  2. Nel gruppo Ufficio della barra multifunzione fare clic su Collega a record.

  3. Nella finestra di dialogo Collega a record di Business Contact Manager nell'elenco Tipo elemento fare clic sul tipo di record a cui si vuole collegare l'elemento.

  4. Nell'elenco dei record fare clic su un record.

    Se si vuole collegare l'elemento a più record, selezionare i record.

    Come si selezionano più record?

    Per selezionare record adiacenti, tenere premuto MAIUSC e quindi fare clic sul primo e sull'ultimo record del gruppo che si desidera aggiungere. Per selezionare record non adiacenti, tenere premuto CTRL e quindi fare clic sui singoli record. Per selezionare tutti i record contemporaneamente, fare clic su uno di essi e quindi premere CTRL+A.

  5. In Record collegati fare clic su Collega a.

    I record selezionati vengono elencati nella casella Collega a.

    Per collegare un elemento di Outlook a diversi tipi di record, fare clic sul tipo di record nell'elenco Tipo di elemento e quindi fare clic sul record.

  6. Fare clic su OK.

    Per fare in modo che tutti i messaggi di posta elettronica diretti o provenienti da un record Account o Contatto commerciale siano inclusi nella cronologia comunicazioni di un record, in Outlook fare clic con il pulsante destro del mouse su un messaggio di posta elettronica che si vuole collegare al record e quindi fare clic su Collega e verifica. Per informazioni su come collegare automaticamente i messaggi di posta elettronica ai record, vedere Collegare e verificare messaggi di posta elettronica in Business Contact Manager.

Nota :  Non esiste alcun indicatore per segnalare un messaggio di posta elettronica, un appuntamento o un'attività collegata a un record. È possibile fare clic sul pulsante Collega a record nell'elemento di Outlook per vedere se l'elemento è collegato e i record a cui l'elemento è collegato.

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Collegare un file esistente di Microsoft Excel, PowerPoint, Publisher o Word a un record

  1. In Excel, PowerPoint, Publisher o Word aprire il file che si vuole collegare a un record.

  2. Fare clic sulla scheda File.

  3. Fare clic sulla scheda Business Contact Manager e quindi sul pulsante Collega a record.

  4. Nell'elenco Cartella della finestra di dialogo Collega a record di Business Contact Manager fare clic sul tipo di record a cui si desidera collegare il file.

  5. Nell'elenco dei record fare clic su un record.

    Se si vuole collegare il file a più record, selezionare i record.

Come si selezionano più record?

Per selezionare record adiacenti, tenere premuto MAIUSC e quindi fare clic sul primo e sull'ultimo record del gruppo che si desidera aggiungere. Per selezionare record non adiacenti, tenere premuto CTRL e quindi fare clic sui singoli record. Per selezionare tutti i record contemporaneamente, fare clic su uno di essi e quindi premere CTRL+A.

  1. In Record collegati fare clic su Collega a.

    I record selezionati vengono elencati nella casella Collega a.

  2. Fare clic su OK.

    Per altre informazioni, vedere Collegare un file a un record di Business Contact Manager.

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Visualizzare e modificare elementi della cronologia comunicazioni

È possibile visualizzare e modificare gli elementi della cronologia comunicazioni nella pagina della cronologia comunicazioni di un record o nella cartella Cronologia comunicazioni. Gli elementi modificabili includono le attività, gli appuntamenti, le note commerciali e le note telefonate. Messaggi di posta elettronica non possono essere modificati.

  1. Eseguire una delle operazioni seguenti:

    Aprire un record

    1. Nel riquadro di spostamento, in Business Contact Manager, fare clic su una delle cartelle seguenti per visualizzare l'area di lavoro:

      • Gestione contatti.

      • Vendite.

      • Gestione progetti (solo progetti commerciali).

        Perché la cartella Marketing non è elencata?

        Per impostazione predefinita, le attività di marketing non hanno una pagina Cronologia. Non è possibile aggiungere un elemento della cronologia comunicazioni a un record attività di marketing, perché tali record non sono collegati a un tipo di record Account o Contatto commerciale.

    2. Fare clic sulla scheda contenente il record desiderato.

    3. Fare doppio clic sul record con gli elementi della cronologia comunicazioni che si vuole visualizzare.

    4. Nel gruppo Mostra della barra multifunzione fare clic su Cronologia.

      Vengono elencati tutti gli elementi della cronologia comunicazioni collegati al record.

Aprire la cartella Cronologia comunicazioni

  1. Nel riquadro di spostamento fare clic sul pulsante Business Contact Manager.

  2. Fare doppio clic sulla cartella Record aziendali per espanderla, quindi fare clic su Cronologia comunicazioni.

    Nota :  Gli elementi della cronologia comunicazioni collegati a più record vengono visualizzati nella cartella Cronologia comunicazioni più volte. Quando si elimina una copia di un elemento della cronologia comunicazioni che ha diverse copie, le altre copie rimangono collegate ai record. I nomi dei record collegati vengono visualizzati nella colonna Collegato a della cartella Cronologia comunicazioni.

È possibile ordinare o filtrare l'elenco per visualizzare gli elementi desiderati. Fare clic sulla scheda Visualizza e quindi fare clic sulla disposizione o sul filtro desiderato. Per informazioni su come applicare un filtro più avanzato, vedere Filtrare record in Business Contact Manager.

  1. Fare doppio clic sull'elemento della cronologia comunicazioni che si vuole modificare.

  2. Modificare le opzioni desiderate e quindi salvare.

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Perché alcuni elementi della cronologia comunicazioni sono elencati più volte

Un elemento può essere riportato più volte nella pagina Cronologia e nella cartella Cronologia comunicazioni se l'elemento è collegato a più record.

La pagina Cronologia di un record Account o Contatto commerciale può includere più copie di un elemento se:

  • L'elemento è collegato al record Account e anche i record collegati al record Account sono collegati all'elemento. Un record Account eredita gli elementi della cronologia comunicazioni dei record a esso collegati.

  • L'elemento è collegato al record Contatto commerciale e un'opportunità o un progetto commerciale collegato al contatto commerciale contiene un collegamento allo stesso elemento della cronologia comunicazioni. Un record Contatto commerciale eredita la cronologia comunicazioni delle opportunità e dei progetti commerciali collegati.

La cartella Cronologia comunicazioni elenca un elemento più di una volta se l'elemento è collegato a più di un record. Se un elemento è presente nella pagina Cronologia di un record Account perché il record Account l'ha ereditato, ma tale elemento non è collegato direttamente al record Account, l'elemento non è elencato nella cartella Cronologia comunicazioni come collegato al record Account.

Se si modifica un elemento in un record, l'elemento verrà modificato in tutti i record collegati.

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Eliminare un elemento della cronologia comunicazioni

Non tutti gli elementi della cronologia comunicazioni eliminati si comportano allo stesso modo.

Quando si elimina un appuntamento, una riunione, un messaggio di posta elettronica, un'attività o un file da un record, l'elemento rimane nella posizione originale. È possibile collegarlo a un altro record in qualsiasi momento. Un appuntamento, una riunione, un messaggio di posta elettronica o un'attività eliminata viene spostata nella cartella Elementi eliminati in Business Contact Manager per Outlook.

Se si elimina un appuntamento, una riunione, un messaggio di posta elettronica o un'attività dalla posizione originale, ma non in Business Contact Manager per Outlook, circa 4 KB dell'elemento rimangono in Business Contact Manager per Outlook. Se si apre un appuntamento, una riunione, un messaggio di posta elettronica, un'attività o un file che è stato eliminato dalla posizione originale, viene visualizzato in un modulo di impegno aziendale. Per informazioni, vedere Usare un modulo di impegno aziendale più avanti in questo articolo.

Quando si elimina una nota commerciale, un'opportunità o una nota telefonata da un record, se l'elemento non è collegato a un altro record, la nota commerciale, l'opportunità o la nota telefonata effettiva viene spostata nella cartella Elementi eliminati in Business Contact Manager per Outlook.

Per eliminare completamente un elemento della cronologia comunicazioni da Business Contact Manager per Outlook, è necessario eliminarlo da ogni record a cui l'elemento è collegato e svuotare la cartella Elementi eliminati.

Nota :  Solo il proprietario del database può svuotare la cartella Elementi eliminati in Business Contact Manager per Outlook.

Per altre informazioni sull'eliminazione record, vedere Eliminare record di Business Contact Manager.

  1. Nel riquadro di spostamento fare clic sul pulsante Business Contact Manager.

  2. Fare doppio clic sulla cartella Record aziendali per espanderla, quindi fare clic su Cronologia comunicazioni.

  3. Fare clic su una o più copie dell'elemento della cronologia comunicazioni che si vuole eliminare.

    Come si selezionano più record?

Per selezionare record adiacenti, tenere premuto MAIUSC e quindi fare clic sul primo e sull'ultimo record del gruppo che si desidera aggiungere. Per selezionare record non adiacenti, tenere premuto CTRL e quindi fare clic sui singoli record. Per selezionare tutti i record contemporaneamente, fare clic su uno di essi e quindi premere CTRL+A.

  1. Fare clic con il pulsante destro del mouse sugli elementi selezionati e quindi scegliere Elimina.

    Nota :  In un record non fare clic sul pulsante Elimina nel gruppo Azioni della barra multifunzione perché si eliminerà l'intero record, non solo l'elemento della cronologia comunicazioni selezionato.

Nella tabella seguente vengono elencati gli elementi della cronologia comunicazioni e viene indicato se vengono salvati in Business Contact Manager per Outlook. Se l'elemento è archiviato solo in Business Contact Manager per Outlook, verrà eliminato insieme al record Account, Contatto commerciale, Opportunità o Progetto commerciale collegato.

Tipo di elemento della cronologia comunicazioni

Salvato solo in
Business Contact Manager per Outlook

Nota commerciale

Progetto commerciale

Attività di progetto

Opportunità

Nota telefonata

Messaggio di posta elettronica

No

Appuntamento

No

Attività

No

File

No

Nota :  Quando la cartella Elementi eliminati viene svuotata, tutti gli elementi presenti nella cartella vengono eliminati definitivamente. Se tuttavia l'elemento collegato a un record è presente in un'altra posizione come un file o un appuntamento, un'attività o un messaggio di posta elettronica di Outlook, può essere collegato ad altri record. Le note telefonate e le note commerciali sono un caso particolare perché non sono autonome. Devono essere collegate a record Account, Contatto commerciale, Opportunità o Progetto commerciale. Pertanto, quando i record a cui sono collegati vengono eliminati definitivamente, questi elementi non possono essere ripristinati. Per altre informazioni su come ripristinare gli elementi eliminati, vedere Ripristinare un record in Business Contact Manager.

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Ordinare gli elementi della cronologia comunicazioni

È possibile ordinare gli elementi della cronologia comunicazioni in vari modi.

  1. Eseguire una delle operazioni seguenti:

    Ordinare gli elementi della cronologia comunicazioni nella pagina Cronologia di un record

    1. Nel riquadro di spostamento, in Business Contact Manager, fare clic su una delle cartelle seguenti per visualizzare l'area di lavoro:

      • Gestione contatti.

      • Vendite.

      • Gestione progetti (solo progetti commerciali).

        Perché la cartella Marketing non è elencata?

        Per impostazione predefinita, la cartella Marketing non contiene i record Account o Contatto commerciale. Non è possibile aggiungere un elemento della cronologia comunicazioni a un record attività di marketing, perché tali record non sono collegati a un tipo di record Account o Contatto commerciale.

    2. Fare clic sulla scheda contenente il record desiderato.

    3. Fare doppio clic sul record contenente gli elementi della cronologia comunicazioni che si vuole visualizzare.

    4. Nel gruppo Mostra della barra multifunzione fare clic su Cronologia.

    Ordinare i record nella cartella Cronologia comunicazioni

    1. Nel riquadro di spostamento fare clic sul pulsante Business Contact Manager.

    2. Fare doppio clic sulla cartella Record aziendali per espanderla, quindi fare clic su Cronologia comunicazioni.

  2. Sulla barra multifunzione fare clic sulla scheda Visualizza.

  3. Nel gruppo Disposizione fare clic su una delle opzioni disponibili:

    1. Per tipo o Tipo

    2. Per data creazione

    3. Per data modifica

    4. Per autore

    5. Per collegato a

    6. Inverti ordine

    7. Espandi/Comprimi

      È anche possibile ordinare l'elenco facendo clic su un'intestazione di colonna.

Nota :  L'ordinamento viene mantenuto mentre il record o la cartella Cronologia comunicazioni è aperta. Quando si chiude il record o la cartella, l'ordinamento viene rimosso.

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Usare un modulo di impegno aziendale

Se si apre un elemento della cronologia comunicazioni, ad esempio una riunione, un messaggio di posta elettronica, un'attività o un file e l'elemento non è disponibile, verrà aperto in un modulo di impegno aziendale. L'elemento della cronologia comunicazioni originale potrebbe non essere disponibile perché è stato eliminato dalla posizione originale oppure non si è più connessi al computer in cui si trova l'elemento originale.

Il modulo di impegno aziendale include alcune informazioni di base. Ad esempio, per i messaggi di posta elettronica include Oggetto, Collega a e i primi 4 kilobyte (KB) del messaggio. Per un file, include il nome del file, Collega a e il percorso originale del file.

Nota :  I campi che contengono informazioni provenienti dall'elemento originale non possono essere modificati.

  • Oggetto     Oggetto o titolo dell'elemento originale.

  • Collega a     Record a cui era collegato questo elemento.

  • Data creazione/scadenza     Data di creazione o scadenza dell'elemento originale.

  • Inviato     Data in cui l'elemento originale è stato inviato (si applica solo a una riunione o a un messaggio di posta elettronica).

  • Modificato     Data in cui le modifiche più recenti sono state salvate nell'elemento originale.

  • Note     I primi 4 kilobyte (KB) del messaggio di posta elettronica, informazioni di base sulla riunione o sull'attività o percorso originale del file.

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