Tenere traccia delle comunicazioni con i clienti in Business Contact Manager

Importante :  Il presente articolo è stato tradotto automaticamente, vedere la dichiarazione di non responsabilità. Per visualizzare la versione inglese dell'articolo, fare clic qui.

In Business Contact Manager per Outlook, le comunicazioni comprendono non solo i messaggi di posta elettronica e le note telefonate, ma anche altre informazioni come file, opportunità o progetti aziendali relativi a un cliente specifico. Questi elementi diventano parte della cronologia comunicazioni con il cliente.

In questo articolo viene descritto come creare e modificare gli elementi della cronologia comunicazioni.

Per saperne di più

Creare e collegare elementi della cronologia comunicazioni

Visualizzare e modificare elementi della cronologia comunicazioni

Eliminare un elemento della cronologia comunicazioni

Ordinare gli elementi della cronologia comunicazioni

Usare un modulo di impegno aziendale

Creare e collegare elementi della cronologia comunicazioni

Gli elementi della cronologia comunicazioni includono i messaggi di posta elettronica, gli appuntamenti e le attività di Outlook. Includono anche file, progetto commerciale record, attività di progetto, opportunità, note commerciali e note telefonate.

Tutti gli elementi della cronologia comunicazioni devono essere collegati a un record. È possibile collegare a un record elementi esistenti, come un messaggio di posta elettronica o un file. In alternativa, è possibile creare un elemento della cronologia comunicazioni all'interno di un record. L'elemento viene automaticamente collegato al record.

Gli elementi vengono elencati nella pagina Cronologia del record e nella cartella Cronologia comunicazioni.

Le opportunità e i progetti commerciali sono gli unici elementi della cronologia comunicazioni che possono contenere altri elementi della cronologia comunicazioni.

Elemento della cronologia comunicazioni

Elementi della cronologia comunicazioni ad esso collegabili

Opportunità

  • Messaggio di posta elettronica

  • Nota commerciale

  • Nota telefonata

  • File

  • Attività di Outlook

  • Appuntamento

Progetto commerciale

  • Nota commerciale

  • Nota telefonata

  • File

  • Attività di Outlook

  • Appuntamento

Pagina Cronologia comunicazione di account e contatti commerciali

Account e contatti commerciali ereditano gli elementi della cronologia comunicazioni dei record ad essi collegati.

Se un elemento della cronologia comunicazioni, ad esempio una nota telefonata, viene collegato a un altro elemento della cronologia comunicazioni, ad esempio un progetto commerciale, la nota telefonata verrà visualizzata nella pagina Cronologia del progetto commerciale e nella pagina Cronologia del record Account o Contatto commerciale a cui il progetto commerciale è collegato.

I record Account e Contatto commerciale ereditano inoltre le attività di progetto dai record Progetto commerciale.

Inizio pagina

Creare un elemento della cronologia comunicazioni

  1. Nel riquadro di spostamento, sotto Business Contact Manager, fare clic su una delle cartelle seguenti per visualizzare l'area di lavoro corrispondente:

    • Gestione contatti.

    • Vendite.

    • Gestione progetti. (Solo progetti commerciali)

      Perché la cartella Marketing non è elencata?

      Per impostazione predefinita, la cartella Marketing non contiene record Account o Contatto commerciale. Non è possibile aggiungere un elemento della cronologia comunicazioni ad alcun record Attività di marketing poiché tale record non è collegato a un record di tipo Account o Contatto commerciale.

  2. Fare clic sulla scheda contenente il record desiderato.

    Nota : Non è possibile aggiungere un elemento della cronologia comunicazioni ad alcun record Attività di progetto poiché tale record non è collegato a un record di tipo Account o Contatto commerciale.

  3. Fare doppio clic sul record a cui si desidera collegare un nuovo elemento della cronologia comunicazioni.

  4. Nel gruppo Mostra della barra multifunzione fare clic su Cronologia.

  5. Fare clic sul pulsante Nuovo e quindi sul tipo di elemento della cronologia comunicazioni che si desidera aggiungere.

    Nota : È possibile creare nuovi file in Business Contact Manager per Outlook. È possibile collegare file esistenti solo ai record. Il tipo di file che è possibile collegare includere Microsoft Excel, PowerPoint, Publisher, Word e i file di immagine. Per ulteriori informazioni, vedere collegare un file di Microsoft Excel, PowerPoint, Publisher o Word esistente a un record più avanti in questo articolo.

  6. Completare il modulo per il nuovo elemento e quindi fare clic su Salva e chiudi o inviare il messaggio di posta elettronica.

    L'elemento verrà elencato nella pagina Cronologia.

    I file nella cronologia comunicazioni vengono collegati anziché archiviati nel database di Business Contact Manager. Se si condivide il database a utenti che non hanno accesso alla rete ma hanno bisogno di accedere ai file indicati nella cronologia comunicazioni, allegare i file nella sezione Commenti anziché collegarli alla cronologia comunicazioni. Si noti che il limite di dimensione del database è di 4 GB e i file collegati aumentano la dimensione del database.

Inizio pagina

Collegare elementi della cronologia comunicazioni esistenti a record

Note commerciali, note telefonata, messaggi di posta elettronica, appuntamenti, attività e file possono essere collegati a più record.

Le opportunità possono essere collegate a un solo record Account o Contatto commerciale.

I progetti commerciali possono essere collegati a più record Account o Contatto commerciale, ma solo uno di questi può essere il record primario.

Le attività di progetto possono essere collegate a un solo record Progetto commerciale.

È possibile modificare il record a cui è collegato uno degli elementi della cronologia comunicazioni. Per altre informazioni, vedere Visualizzare e modificare elementi della cronologia comunicazioni più avanti in questo articolo.

Collegare un messaggio di posta elettronica, un appuntamento o un'attività esistente di Outlook a un record

  1. Aprire l'elemento di Outlook che si vuole collegare a un record.

  2. Sulla barra multifunzione fare clic su Collega a record nel gruppo Business.

  3. Nella finestra di dialogo Collega a record di Business Contact Manager fare clic sul tipo di record a cui si desidera collegare l'elemento nell'elenco Tipo di elemento.

  4. Nell'elenco dei record fare clic su un record.

    Se si desidera collegare l'elemento a più record, selezionare tali record.

    Come si selezionano più record?

    Per selezionare record adiacenti, tenere premuto MAIUSC e quindi fare clic sul primo e sull'ultimo record del gruppo che si desidera aggiungere. Per selezionare record non adiacenti, tenere premuto CTRL e quindi fare clic sui singoli record. Per selezionare tutti i record contemporaneamente, fare clic su uno di essi e quindi premere CTRL+A.

  5. In Record collegati fare clic su Collega a.

    I record selezionati verranno elencati nella casella Collega a.

    Per collegare un elemento di Outlook a diversi tipi di record, fare clic sul tipo di record nell'elenco Tipo di elemento e quindi fare clic sul record.

  6. Fare clic su OK.

    Per fare in modo che tutti i messaggi di posta elettronica diretti o provenienti da un record Account o Contatto commerciale siano inclusi nella cronologia comunicazioni di un record, in Outlook fare clic con il pulsante destro del mouse su un messaggio di posta elettronica che si vuole collegare al record e quindi fare clic su Collega e verifica. Per informazioni su come collegare automaticamente i messaggi di posta elettronica ai record, vedere Collegare e verificare messaggi di posta elettronica in Business Contact Manager.

Nota : Nessun indicatore segnala che un messaggio di posta elettronica, un'attività o un appuntamento è collegato a un record. Per sapere a quali record un elemento di Outlook è eventualmente collegato, è possibile fare clic sul pulsante Collega a record nell'elemento.

Inizio pagina

Collegare un file esistente di Microsoft Excel, PowerPoint, Publisher o Word a un record

  1. In Excel, PowerPoint, Publisher o Word aprire il file che si desidera collegare a un record.

  2. Fare clic sulla scheda File.

  3. Fare clic sulla scheda Business Contact Manager e quindi sul pulsante Collega a record.

  4. Nella finestra di dialogo Collega a record di Business Contact Manager fare clic sul tipo di record a cui si desidera collegare il file nell'elenco Cartella.

  5. Nell'elenco dei record fare clic su un record.

    Per collegare il file a più record, selezionare i record.

Come si selezionano più record?

Per selezionare i record che sono adiacenti, tenere premuto MAIUSC e quindi fare clic sui record nome e il cognome del gruppo a cui si desidera aggiungere. Per selezionare record non adiacenti, tenere premuto CTRL e quindi fare clic sui singoli record. Per selezionare tutti i record, fare clic su uno e quindi premere CTRL + A.

  1. In Record collegati fare clic su Collega a.

    I record selezionati verranno elencati nella casella Collega a.

  2. Fare clic su OK.

    Per altre informazioni, vedere Collegare un file a un record di Business Contact Manager.

Inizio pagina

Visualizzare e modificare elementi della cronologia comunicazioni

È possibile visualizzare e modificare gli elementi della cronologia comunicazioni nella pagina della cronologia comunicazioni di un record o nella cartella Cronologia comunicazioni. Gli elementi modificabili includono le attività, gli appuntamenti, le note commerciali e le note telefonate. Messaggi di posta elettronica non possono essere modificati.

  1. Effettuare una delle seguenti operazioni:

    Aprire un record

    1. Nel riquadro di spostamento, sotto Business Contact Manager, fare clic su una delle cartelle seguenti per visualizzare l'area di lavoro corrispondente:

      • Gestione contatti.

      • Vendite.

      • Gestione progetti. (Solo progetti commerciali)

        Perché la cartella Marketing non è elencata?

        Per impostazione predefinita, le attività di marketing non dispongono di una pagina Cronologia. Non è possibile aggiungere un elemento della cronologia comunicazioni ad alcun record Attività di marketing poiché tale record non è collegato a un record di tipo Account o Contatto commerciale.

    2. Fare clic sulla scheda contenente il record desiderato.

    3. Fare doppio clic sul record contenente gli elementi della cronologia comunicazioni che si desidera visualizzare.

    4. Nel gruppo Mostra della barra multifunzione fare clic su Cronologia.

      Verranno elencati tutti gli elementi della cronologia comunicazioni collegati al record.

Aprire la cartella Cronologia comunicazioni

  1. Nel riquadro di spostamento fare clic sul pulsante Business Contact Manager.

  2. Fare doppio clic sulla cartella Record commerciali per espanderla e quindi fare clic su Cronologia comunicazioni.

    Nota : Gli elementi della cronologia comunicazioni collegati a più record vengono visualizzati più volte nella cartella Cronologia comunicazioni. Quando si elimina una copia di un elemento della cronologia comunicazioni presente in più copie, le altre copie restano collegate ai record. I nomi dei record collegati vengono visualizzati nella colonna Collegato a della cartella Cronologia comunicazioni.

È possibile ordinare o filtrare l'elenco per visualizzare gli elementi desiderati. Fare clic sulla scheda Visualizza e quindi fare clic sulla disposizione o sul filtro desiderato. Per informazioni su come applicare un filtro più avanzato, vedere Filtrare record in Business Contact Manager.

  1. Fare doppio clic sull'elemento della cronologia comunicazioni che si desidera modificare.

  2. Apportare le modifiche desiderate e quindi salvarle.

Inizio pagina

Alcuni elementi della cronologia comunicazioni vengono elencati più volte

Un elemento collegato a più record viene elencato più volte nella pagina Cronologia e nella cartella Cronologia comunicazioni.

Nella pagina Cronologia di un record Account o Contatto commerciale un elemento può essere elencato più volte quando:

  • L'elemento è collegato al record Account e i record collegati al record Account sono anch'essi collegati all'elemento. Un record Account eredita gli elementi della cronologia comunicazioni dei record ad esso collegati.

  • L'elemento è collegato al record Contatto commerciale e un'opportunità o un progetto commerciale collegato al contatto commerciale contiene un collegamento allo stesso elemento della cronologia comunicazioni. Un record Contatto commerciale eredita la cronologia comunicazioni delle opportunità e dei progetti commerciali collegati.

Nella cartella Cronologia comunicazioni un elemento viene elencato più volte solo se è collegato a più record. Se un elemento viene elencato nella pagina Cronologia di un record Account perché è stato ereditato dal record Account, ma non è collegato direttamente al record Account, non viene elencato nella cartella Cronologia comunicazioni come collegato al record Account.

Se si modifica un elemento in un record, l'elemento cambia in tutti i record collegati.

Inizio pagina

Eliminare un elemento della cronologia comunicazioni

L'eliminazione degli elementi della cronologia comunicazioni non produce sempre lo stesso risultato.

Quando si elimina un appuntamento, una riunione, un messaggio di posta elettronica, un'attività o un file da un record, l'elemento rimane nella posizione originale. È possibile collegarlo a un altro record in qualsiasi momento. Un appuntamento, una riunione, un messaggio di posta elettronica o un'attività eliminata viene spostata nella cartella Elementi eliminati in Business Contact Manager per Outlook.

Se si elimina un appuntamento, una riunione, un messaggio di posta elettronica o un'attività dalla posizione originale, ma non in Business Contact Manager per Outlook, circa 4 KB dell'elemento rimangono in Business Contact Manager per Outlook. Se si apre un appuntamento, una riunione, un messaggio di posta elettronica, un'attività o un file che è stato eliminato dalla posizione originale, viene visualizzato in un modulo di impegno aziendale. Per informazioni, vedere Usare un modulo di impegno aziendale più avanti in questo articolo.

Quando si elimina una nota commerciale, un'opportunità o una nota telefonata da un record, se l'elemento non è collegato a un altro record, la nota commerciale, l'opportunità o la nota telefonata effettiva viene spostata nella cartella Elementi eliminati in Business Contact Manager per Outlook.

Per eliminare completamente un elemento della cronologia comunicazioni da Business Contact Manager per Outlook, è necessario eliminarlo da ogni record a cui l'elemento è collegato e svuotare la cartella Elementi eliminati.

Nota :  Solo il proprietario del database può svuotare la cartella Elementi eliminati in Business Contact Manager per Outlook.

Per altre informazioni sull'eliminazione record, vedere Eliminare record di Business Contact Manager.

  1. Nel riquadro di spostamento fare clic sul pulsante Business Contact Manager.

  2. Fare doppio clic sulla cartella Record commerciali per espanderla e quindi fare clic su Cronologia comunicazioni.

  3. Fare clic su una o più copie dell'elemento della cronologia comunicazioni che si desidera eliminare.

    Come si selezionano più record?

Per selezionare i record che sono adiacenti, tenere premuto MAIUSC e quindi fare clic sui record nome e il cognome del gruppo a cui si desidera aggiungere. Per selezionare record non adiacenti, tenere premuto CTRL e quindi fare clic sui singoli record. Per selezionare tutti i record, fare clic su uno e quindi premere CTRL + A.

  1. Fare clic con il pulsante destro del mouse sugli elementi selezionati e quindi scegliere Elimina.

    Nota : Non fare clic sul pulsante Elimina disponibile nel gruppo Azioni della barra multifunzione quando ci si trova in un record, perché altrimenti verrà eliminato l'intero record, non solo l'elemento della cronologia comunicazioni selezionato.

Nella tabella seguente vengono elencati gli elementi della cronologia comunicazioni e viene indicato se vengono salvati in Business Contact Manager per Outlook. Se l'elemento è archiviato solo in Business Contact Manager per Outlook, verrà eliminato insieme al record Account, Contatto commerciale, Opportunità o Progetto commerciale collegato.

Tipo di elemento della cronologia comunicazioni

Salvato solo in
Business Contact Manager per Outlook

Nota commerciale

Progetto commerciale

Attività di progetto

Opportunità

Nota telefonata

Messaggio di posta elettronica

No

Appuntamento

No

Attività

No

File

No

Nota :  Quando la cartella Elementi eliminati viene svuotata, tutti gli elementi presenti nella cartella vengono eliminati definitivamente. Se tuttavia l'elemento collegato a un record è presente in un'altra posizione come un file o un appuntamento, un'attività o un messaggio di posta elettronica di Outlook, può essere collegato ad altri record. Le note telefonate e le note commerciali sono un caso particolare perché non sono autonome. Devono essere collegate a record Account, Contatto commerciale, Opportunità o Progetto commerciale. Pertanto, quando i record a cui sono collegati vengono eliminati definitivamente, questi elementi non possono essere ripristinati. Per altre informazioni su come ripristinare gli elementi eliminati, vedere Ripristinare un record in Business Contact Manager.

Inizio pagina

Ordinare gli elementi della cronologia comunicazioni

È possibile ordinare gli elementi della cronologia comunicazioni in più modi.

  1. Eseguire una delle operazioni seguenti:

    Ordinare gli elementi della cronologia comunicazioni nella pagina Cronologia di un record

    1. Nel riquadro di spostamento, sotto Business Contact Manager, fare clic su una delle cartelle seguenti per visualizzare l'area di lavoro corrispondente:

      • Gestione contatti.

      • Vendite.

      • Gestione progetti. (Solo progetti commerciali)

        Perché la cartella Marketing non è elencata?

        Per impostazione predefinita, la cartella Marketing non contiene record Account o Contatto commerciale. Non è possibile aggiungere un elemento della cronologia comunicazioni ad alcun record Attività di marketing poiché tale record non è collegato a un record di tipo Account o Contatto commerciale.

    2. Fare clic sulla scheda che contiene il record desiderato.

    3. Fare doppio clic sul record contenente gli elementi della cronologia comunicazioni che si desidera visualizzare.

    4. Nel gruppo Mostra della barra multifunzione fare clic su Cronologia.

    Ordinare i record nella cartella Cronologia comunicazioni

    1. Nel riquadro di spostamento fare clic sul pulsante Business Contact Manager.

    2. Fare doppio clic sulla cartella Record commerciali per espanderla e quindi fare clic su Cronologia comunicazioni.

  2. Sulla barra multifunzione fare clic sulla scheda Visualizza.

  3. Nel gruppo Disposizione fare clic su una delle opzioni disponibili:

    1. Per tipo o Tipo

    2. Per data di creazione

    3. Per data di modifica

    4. Per autore

    5. Per entità principale

    6. Ordine inverso

    7. Espandi/Comprimi

      È inoltre possibile ordinare l'elenco facendo clic su un'intestazione di colonna.

Nota : L'ordinamento resta effettivo finché il record o la cartella Cronologia comunicazioni resta aperta. Quando si chiude il record o la cartella, l'ordinamento viene rimosso.

Inizio pagina

Usare un modulo di impegno aziendale

Se si apre un elemento della cronologia comunicazioni, ad esempio una riunione, messaggio di posta elettronica, attività o file e l'elemento non è disponibile, si apre in un modulo di attività. Elemento della cronologia comunicazioni originale potrebbe non essere disponibile perché è stato eliminato dalla posizione originale o non si è connessi al computer in cui si trova nell'elemento originale.

Il modulo Attività commerciale include alcune informazioni di base. Per i messaggi di posta elettronica include ad esempio Oggetto, Collega a e i primi 4 kilobyte (KB) del messaggio. Per un file, include il nome del file, Collega a e la posizione originale del file.

Nota : I campi contenenti informazioni recuperate dall'elemento originale non possono essere modificati.

  • Oggetto     Oggetto o titolo dell'elemento originale.

  • Collega a     Record a cui era collegato questo elemento.

  • Data scadenza     Data che nell'elemento originale è stato creato o scadenza.

  • Inviato     La data in cui è stato inviato nell'elemento originale (si applica solo a una riunione o un messaggio di posta elettronica).

  • Modificato     Data in cui le modifiche più recenti sono state salvate nell'elemento originale.

  • Note     I primi 4 kilobyte (KB) del messaggio di posta elettronica, informazioni di base sulla riunione o sull'attività o percorso originale del file.

Inizio pagina

Nota : Dichiarazione di non responsabilità per la traduzione automatica: Il presente articolo è stato tradotto tramite un software di traduzione automatica e non da una persona. Microsoft offre le traduzioni automatiche per consentire a coloro che non conoscono la lingua inglese di leggere gli articoli sui prodotti, sui servizi e sulle tecnologie Microsoft. Dal momento che l'articolo è stato tradotto automaticamente, potrebbe contenere errori di sintassi, di grammatica o di utilizzo dei vocaboli.

Condividi Facebook Facebook Twitter Twitter Posta elettronica Posta elettronica

Queste informazioni sono risultate utili?

Ottimo! Altri commenti?

Cosa possiamo migliorare?

Grazie per i tuoi commenti e suggerimenti

×