Supporto dell'adozione di Project Online con un Project Management Office (PMO)

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Altre informazioni su Project

Che cos'è un PMO?

Si supponga di voler adottare Project Online nell'azienda. Occorre decidere come usarlo, o meglio quali sono i problemi aziendali che si prevede di risolvere. Ecco alcuni esempi:

  • La dirigenza vuole migliorare la visibilità sullo stato dei progetti.

  • Occorre ottimizzare la gestione delle risorse e la relativa assegnazione ai progetti.

  • Si vuole tenere traccia facilmente del tempo dedicato dagli utenti alle loro attività.

  • Si vuole adottare un metodo per tenere traccia dei dati di progetto che sia più efficace rispetto all'uso dei fogli di calcolo di Excel.

Le organizzazioni che usano Project Online con risultati più soddisfacenti per risolvere problemi aziendali come questi adottano un insieme di standard, processi e procedure consigliate per la gestione dei progetti all'interno dell'organizzazione. La persona o il gruppo che crea e gestisce queste regole di gestione dei progetti prende spesso il nome di Project Management Office (PMO).

Di cosa si occupa un PMO?

Nelle aziende più grandi, un PMO può corrispondere a un reparto che si occupa delle problematiche di gestione progetti in tutta l'organizzazione, ad esempio governance della gestione di progetto, implementazione e formazione, esaminando le esigenze di gestione di progetti o individuando il modo migliore per creare report utili. Per le aziende di piccole o medie dimensioni, un PMO può essere composto da una sola persona o da un piccolo gruppo di persone, ma può anche crescere per tentare di risolvere gli stessi problemi delle grandi aziende. Tutti i PMO, comunque, sono accomunati da una serie di obiettivi, tra cui:

  • Favorire e promuovere l'adozione del sistema di gestione dei progetti.

  • Semplificare la gestione dei progetti per gli utenti dell'organizzazione attraverso l'automazione dei processi all'interno dello strumento.

  • Creare criteri, procedure e procedure consigliate in relazione alle funzioni di gestione dei progetti.

  • Assumere il ruolo di esperti in materia di gestione dei progetti, agendo da "centro di eccellenza" per tutto ciò che concerne la gestione dei progetti, e fornire formazione sulle procedure consigliate e gli strumenti per la gestione dei progetti.

  • Assolvere al compito affidato dalla dirigenza di effettuare e applicare modifiche sulla base dei loro consigli.

Servono altri chiarimenti? Facciamo un passo indietro e usiamo un esempio in cui ci si possa riconoscere, ad esempio come fa un capofamiglia a prendersi cura della propria famiglia:

Esigenza

PMO

Famiglia

PMO - Informazioni

Il PMO contribuisce a definire un modo efficace per fornire informazioni alle parti interessate tramite i rapporto di stato e integrità del progetto. Questo può richiedere l'esame delle esigenze di creazione di report, lo spostamento dei dati necessari nel sistema e la definizione dei flussi di lavoro per fare sì che i dati necessari per i report ricorrenti giungano nel sistema al momento opportuno.

Il capofamiglia avrà bisogno di informazioni sull'andamento:

  • Report trimestrali sugli studi dei figli.

  • Estratto conto mensile per conoscere lo stato delle proprie finanze.

  • Visite mediche annuali per stabilire lo stato di salute dei membri della famiglia.

PMO - Informazioni su chi fa cosa

Il PMO crea i processi per inserire i dati giusti nel sistema di gestione dei progetti allo scopo di fornire uno stato a livello di progetto ai project manager. Fornisce anche linee guida e procedure consigliate per la gestione delle risorse.

I membri della famiglia dovranno sapere quali compiti vengono svolti da ognuno. Ad esempio:

  • Chi preleverà i bambini a scuola oggi, chi porterà a spasso il cane di sera, chi cucinerà la cena e così via.

  • Se qualcuno non è in grado di svolgere la mansione che di solito gli compete, bisogna sapere chi è disponibile per sostituirlo.

  • È utile riportare la programmazione lavorativa o scolastica di ognuno, con la relativa disponibilità, su un calendario centrale della famiglia. In questo modo è possibile stabilire facilmente chi può occuparsi di una determinata attività.

PMO - Forum per la collaborazione

Il PMO contribuisce alla creazione di siti per la collaborazione di progetto e alla relativa personalizzazione in base alle esigenze degli utenti del sito.

I membri della famiglia avranno bisogno di un forum in cui possono collaborare, ad esempio:

  • Pubblicare eventi importanti su un calendario da parete in cucina

  • Comunicare quotidianamente a tavola

PMO - Valutare e alleviare i rischi

Il PMO è tenuto a configurare un sistema per la gestione del rischio.

I capifamiglia possono avere l'esigenza di pianificare la riduzione del rischio:

  • Definire le esigenze di assicurazione per le malattie.

  • Acquistare un abbonamento a una palestra.

  • Aumentare la somma accantonata per il fondo pensione.

PMO - Stabilire regole e processi

Il PMO esamina i processi e flussi di lavoro correnti e individua un metodo per automatizzarli mediante lo strumento di gestione progetti implementato. Uno di questi metodi potrebbe implicare l'identificazione dei fattori determinanti per la selezione dei progetti da portare avanti in base al budget (analisi del portfolio).

I capifamiglia definiranno le regole e i processi per la famiglia, ad esempio:

  • Definire gli orari di messa a letto o di sonno dei bambini.

  • Stabilire gli acquisti da fare sulla base di determinati fattori (ad esempio, decidere se comprare un'auto, aggiustare il tetto o andare in vacanza).

  • Dotare gli irrigatori di un timer automatico.

  • Scegliere un momento della settimana per fare la spesa e le commissioni.

Un PMO spinge l'azienda verso una gestione progetti più efficiente attraverso operazioni come:

  • Raccolta delle informazioni che consentono di definire i requisiti di gestione di progetto dell'organizzazione, ad esempio analizzando delle esigenze aziendali, progettando processi in grado di soddisfare quelle esigenze e quindi associando questi processi a impostazioni o flussi di lavoro in Project Online.

  • Determinazione dei dati importanti da esaminare in modo continuativo e collaborazione con l'amministratore di Project per condividere tali dati con le parti interessate, ad esempio determinando i dati necessari e il processo per inserire tali dati nel sistema per creare un rapporto settimanale sullo stato del progetto per presentare alle parti interessate un riepilogo dello stato di un progetto in corso.

  • Creazione di regole per i processi e flussi di lavoro, ad esempio definendo un flusso di lavoro in cui le idee sul progetto confluiscono in un processo di approvazione prima di diventare progetti in Project Online.

  • Migrazione dei dati esistenti dal sistema di gestione del progetto corrente a uno nuovo, ad esempio trovando il modo migliore per eseguire la migrazione delle risorse e dei dati di progetto da fogli di calcolo di Microsoft Excel a Project Online o da Project Professional nel computer di ogni persona a un ambiente Project Online centralizzato.

  • Supporto alla gestione del portfolio progetti per agevolare la definizione delle priorità dei progetti e le previsioni. La maggior parte delle aziende ha molti progetti da portare a termine, ma risorse e budget limitati per completarli tutti. È necessario trovare un modo per stabilire quali progetti è preferibile portare avanti. I PMO possono guidare il processo di selezione del programma e del progetto per fare in modo che gli investimenti futuri siano allineati agli obiettivi strategici e di crescita dell'organizzazione.

  • Gestione dei cambiamenti emotivi cui gli utenti potrebbero essere esposti durante il passaggio dall'attuale sistema di gestione dei progetti a cui sono legati, ad esempio stimolando delicatamente i project manager ad abbandonare il vecchio processo di salvataggio dei file di progetto nelle unità disco rigido e successiva condivisione, mostrando loro i vantaggi della pubblicazione in Project Online. A questo scopo, il PMO potrebbe dedicare più tempo a convincere i project manager di grado più alto, nella speranza che la loro influenza sugli altri project manager contribuisca al cambiamento.

  • Gestione dei problemi tecnici legati alla modifica offrendo valide opzioni di formazione.

Perché è necessario un PMO?

Nell'esempio della famiglia, il fatto di non tenere conto di alcune esigenze può avere pesanti conseguenze. Ad esempio, se non si esamina prontamente la pagella di un bambino si potrebbe pensare che tutto vada bene, mentre in realtà potrebbe essere necessario aumentare le ore dedicate allo studio o rivolgersi a un insegnante privato. Allo stesso modo, anche l'implementazione di Project Online senza creare un'entità che agevoli la standardizzazione e l'adozione può avere gravi conseguenze. La creazione di un PMO consentirà di aumentare le probabilità di successo dell'implementazione di Project Online. A seconda degli obiettivi, questo può tradursi in una maggiore efficienza nella gestione dei progetti (ad esempio, più progetti completati rispettando la tempistica), a cui generalmente consegue una riduzione dei costi per gestire i progetti (ad esempio, più progetti completati secondo il budget o al di sotto di esso).

Quali sono i primi passi per creare un PMO?

Il primo passo per creare un PMO probabilmente è già stato fatto nel momento in cui si è cercato questo articolo. Se si intende passare a Project Online, è più che probabile che si abbia già un'idea di come possa migliorare l'efficienza o risolvere un problema all'interno nella propria azienda. Nella creazione di un percorso per formalizzare il PMO, è opportuno prendere in considerazione quanto segue:

Definire gli obiettivi del PMO.

L'obiettivo principale il PMO agirà da per risolvere un problema specifico aziendale? È ad esempio implementare un sistema di schede attività per ottenere maggiore controllo di analisi dei costi. O potrebbe essere il progetto dati allontanare tra loro due o tre anche diverse applicazioni e si voglia consolidare i dati in un sistema singolo, che consentono di specificare più approfondito l'esecuzione dei progetti. O potrebbe essere per fornire indicazioni per la gestione progetti in corso e rispondere alle esigenze di formazione di project manager. Dopo aver stabilito perché è necessaria una del PMO, sarà più semplice definire l'ambito quali sono i requisiti di creazione e la manutenzione.

Ottenere il supporto della dirigenza

Assicurarsi di avere il sostegno di un dirigente di alto livello. Il supporto della dirigenza è fondamentale e la sua mancanza è una delle cause più comuni di fallimento di un'iniziativa PMO. Se c'è già un dirigente che conosce i vantaggi e l'importanza dell'iniziativa, si è a buon punto. Altrimenti, uno dei modi migliori per ottenere il supporto dei dirigenti consiste nel mostrare loro i vantaggi del passaggio a un sistema di gestione dei progetti come Project Online. A questo scopo è possibile mostrare loro il problema aziendale che verrà risolto. È possibile che questo sia già stato fatto in una certa misura durante la valutazione iniziale di Project Online, ma per trovare alleati nella dirigenza è molto utile mostrarne il funzionamento con i dati dell'azienda in un ambiente pilota. Sottolineare i vantaggi è fondamentale per ottenere il supporto della dirigenza.

Un forte supporto della dirigenza può essere utile per vincere la possibile riluttanza degli utenti al passaggio da un ambiente familiare a un nuovo sistema di gestione dei progetti come Project Online. Anche evidenziare e promuovere i vantaggi presso altre parti interessate influenti, ad esempio i project manager senior, può agevolare la rottura del vincolo emotivo che può legare altri utenti al sistema precedente.

Creare il team

Di seguito sono indicate le responsabilità in capo ai ruoli del PMO, a prescindere dalle dimensioni dell'azienda in cui si sta tentando di creare un PMO:

Ruolo

Descrizione

Guidare il piano di adozione di Project Online

Se si sta eseguendo l'implementazione Project Online, del piano generale deve un' persona a controllarlo. Come qualsiasi progetto, il piano di adozione deve un proprietario per garantire che le attività richieste sono personale e completate.

Individuare le esigenze di gestione progetti

La persona valuterà i requisiti di gestione progetti dell'organizzazione. Dovrà parlare con gli utenti all'interno dell'azienda e in diversi reparti per capire come vengono gestiti i progetti attualmente, quali saranno i requisiti e quali sono i miglioramenti che possono essere introdotti implementando Project Online. Questi requisiti dovranno essere espressi all'amministratore di Project in modo che possano essere implementati adeguatamente in Project Online. Questa persona deve avere buone competenze nella gestione dei progetti, ma avere anche buone doti comunicative. È tutt'altro che improbabile che i membri dell'organizzazione siano emotivamente legati al processo che si sta tentando di rimuovere, per cui la persona dovrà essere in grado di affrontare questo problema mostrando i vantaggi del nuovo sistema in termini di semplificazione delle attività.

Formazione, documentazione e supporto

Questa persona dovrà valutare il livello di competenza degli utenti e fornire le risorse di formazione necessarie per usare il prodotto in modo corretto, ad esempio creando un percorso di formazione basato sui ruoli per gli amministratori di Project, i project manager, i responsabili dei team e i membri dei team. Per i project manager e gli amministratori occorrerà un notevole impegno per raccogliere materiali di formazione specifici, mentre per i responsabili e i membri dei team possono essere più efficaci schede di riferimento rapido, documenti riepilogativi, liste di controllo o brevi esercitazioni. Occorrerà anche trovare un modo per fornire supporto interno agli utenti e per effettuare l'escalation dei problemi più complessi ai referenti appropriati.

Collegamento al reparto IT

La collaborazione con il reparto IT è essenziale per coinvolgerlo nelle fasi di iscrizione, installazione e configurazione di Project Online. Se si sta solo valutando Project Online, questo compito può essere svolto tranquillamente da una persona del reparto IT consultando la documentazione Introduzione a Project Online.

Il PMO dovrà collaborare con il reparto IT nell'ambito di queste due aree:

  • Amministrazione di Office 365: il PMO dovrà collaborare con l'amministratore di Office 365 per l'assegnazione di licenze e utenti.

  • Amministrazione di Project Online: il PMO dovrà anche collaborare con un amministratore di Project Online, ad esempio per la personalizzazione di schede attività, ampi personalizzati e risorse. La collaborazione con il PMO può anche necessaria anche per implementare processi in Project Online tramite flussi di lavoro.

Alcuni PMO in grandi aziende includono anche project manager a cui può essere affidato il ruolo di guida in specifici progetti che richiedono assistenza, che può variare dalla notifica al proprietario del progetto fino all'acquisizione effettiva della titolarità, a seconda dell'ambito del progetto.

Creare una dichiarazione di intenti per il PMO

Tutti i PMO dovrebbero avere una dichiarazione di intenti. Se è già stata determinata la necessità del PMO, risulterà molto più semplice da creare. Esaminare la dichiarazione di intenti dell'azienda e tentare di crearne una che sia allineata anche a questa. Non è necessario che sia particolarmente articolata, ma è sufficiente che includa le informazioni di base sul motivo per cui esiste il PMO e sul suo ruolo all'interno dell'organizzazione.

Creare un piano per realizzare il PMO

Dopo avere definito le attività è necessario realizzare concretamente il PMO, per cui può essere utile creare un piano di progetto generale. La creazione del PMO può essere considerata come un unico grande progetto, con specifiche attività, durate e assegnazioni. Il piano di progetto diventerà più definito man mano che si svolgono alcune attività iniziali, ad esempio la valutazione dell'ambiente. Il piano di progetto consente di dotare il PMO di un programma per tenere traccia delle attività completate, di quelle in corso e di quelle restano da eseguire per creare il PMO. Ecco un esempio delle varie attività di creazione del PMO in un piano di progetto di Project Online:

Piano di progetto PMO in Project Online

Altre informazioni sui PMO

Se non si ha ancora un PMO, crearne uno da zero può apparire un compito complesso. Anche se il PMO sarà determinato dalle esigenze e dai requisiti dell'azienda, è necessario comprendere come creare il framework per il suo avvio e la successiva evoluzione. A seconda degli obiettivi, è utile esaminare le varie metodologie adottate nel settore e nei processi PMO o individuare il modello di PMO più appropriato a cui allinearsi. Sono disponibili molti manuali, corsi di formazione e risorse online sull'argomento che possono agevolare la creazione e la gestione dei PMO.

Se si sta tentando di configurare un PMO e si ha bisogno di assistenza, si consiglia di rivolgersi a un Microsoft Certified Partner o Microsoft Consulting Services. Sono anche disponibili consulenti interni Microsoft molto esperti nella realizzazione di PMO in aziende di piccole, medie e grandi dimensioni.

Passaggi successivi

Come illustrato in questo articolo, creare un PMO è un investimento di tempo e impegno che sicuramente darà i suoi frutti. Richiederà una stretta collaborazione con il personale dell'azienda ed è indispensabile che l'iniziativa sia appoggiata da un dirigente. Richiederà anche un investimento in termini di consultazione delle varie risorse a disposizione per ottenere informazioni più approfondite sulla configurazione di un PMO. Inoltre, se si ha bisogno di assistenza, è possibile rivolgersi a un Microsoft Certified Partner e a Microsoft Consulting Services.

Se si opera in un'azienda di piccole dimensioni, la portata di tutto questo può sembrare eccessiva. È possibile che non si abbiano le risorse necessarie per assumere le persone per ognuno dei ruoli PMO indicati nella tabella “Creare il team” e che non sia neanche necessario. È però importante tenere presente che si tratta di responsabilità che dovranno essere affrontate presto o tardi e a un livello adeguato ai propri requisiti. Tenere anche presente che l'impegno richiesto varia in base alle dimensioni e agli obiettivi dell'azienda. In un'azienda di piccole dimensioni può essere sufficiente che il PMO si interfacci con alcuni project manager senior dell'azienda per valutarne le esigenze, mentre in una realtà aziendale più ampia questo processo può coinvolgere più reparti con requisiti diversi.

La realizzazione di un PMO può favorire il successo di Project Online e l'uso di Project Online può favorire il successo del PMO. Buona fortuna!

Nota : Dichiarazione di non responsabilità per la traduzione automatica: Il presente articolo è stato tradotto tramite un software di traduzione automatica e non da una persona. Microsoft offre le traduzioni automatiche per consentire a coloro che non conoscono la lingua inglese di leggere gli articoli sui prodotti, sui servizi e sulle tecnologie Microsoft. Dal momento che l'articolo è stato tradotto automaticamente, potrebbe contenere errori di sintassi, di grammatica o di utilizzo dei vocaboli.

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