Suggerimenti per gli elenchi di indirizzi

Indipendentemente dalla qualità, la corrispondenza produrrà un impatto limitato se viene inviata a destinatari errati. È possibile limitare l'elenco di indirizzi a nomi e indirizzi oppure includere ulteriori dettagli su ogni cliente, in modo da poter categorizzare i clienti in segmenti significativi ai fini delle attività aziendali.

Una spedizione più specificamente rivolta a un segmento di clientela probabilmente interessato a un offerta specifica avrà maggiori probabilità di successo. Pianificare di dedicare da un terzo a metà del tempo e del preventivo della campagna al perfezionamento dell'elenco di indirizzi, in modo da rivolgersi ai segmenti appropriati della clientela.

Contenuto dell'articolo

Utilizzo dei dati dei clienti

Creazione di un elenco di indirizzi

Combinazione di elenchi di più origini

Perfezionamento di un elenco di destinatari

Utilizzo dei dati dei clienti

Dopo aver ottenuto informazioni sui clienti attuali e potenziali, può rivelarsi estremamente utile tenere traccia degli attributi comuni. L'acquisizione di una maggiore quantità di dettagli nell'elenco di indirizzi consente di disporre di maggiori opzioni per spedizioni mirate.

Verificare tuttavia che i dati dettagliati di cui viene tenuta traccia corrispondano ai dati che verranno utilizzati. Una maggiore complessità dell'elenco di indirizzi ne rende più impegnativa la gestione.

È ad esempio possibile utilizzare i dati dei clienti in uno o più dei modi seguenti:

  • Stampare etichette per indirizzi.    Creare etichette per indirizzi, per le quali sono sufficienti le informazioni di nome e indirizzo.

  • Eseguire l'invio a clienti di una località specifica.    Filtrare l'elenco di indirizzi in base alla città o al codice postale, in modo da annunciare facilmente una promozione soltanto ai clienti residenti in un determinato luogo.

  • Aggiungere una formula di apertura personalizzata.     Personalizzare una spedizione includendo il nome o il cognome del destinatario in una formula di apertura, suddividendo il nome in campi dati di titolo, nome e cognome.

  • Rivolgersi specificamente a destinatari di una certa fascia d'età.    Notificare ai clienti prodotti o servizi appropriati alla specifica fase di vita, ad esempio per la pianificazione della pensione a vent'anni anziché a cinquanta, raccogliendo le date di nascita dei clienti sotto forma di anno di nascita (ad esempio, 1945).

    Se si desidera offrire un omaggio promozionale a tutti i clienti con compleanno nel mese corrente, è possibile raccoglierne le date di nascita sotto forma di giorno, mese e anno (ad esempio, 1 gennaio 2000).

  • Personalizzare spedizioni separate in base al sesso.    Annunciare una nuova linea di prodotti soltanto per gli uomini o soltanto per le donne includendo il sesso di ogni cliente (maschile o femminile) nell'elenco di indirizzi.

  • Utilizzare la cronologia degli acquisti.    Inviare annunci speciali soltanto ai clienti che hanno recentemente effettuato acquisti significativi oppure inviare notifiche ai clienti quando sono disponibili nuovi modelli dei marchi preferiti. A tale scopo, è necessario tenere traccia della cronologia degli acquisti dei clienti. È inoltre possibile inviare notifiche ai clienti per prodotti simili, in base alla constatazione che gli acquirenti di un determinato prodotto ne hanno acquistato anche un altro.

  • Inviare posta elettronica per risparmiare sulle spese postali.    Risparmiare sui costi di spedizione per un evento su invito inviando inviti per posta elettronica ai clienti che indicano i propri indirizzi di posta elettronica. È possibile indirizzare innanzitutto gli inviti stampati eseguendo una stampa unione e applicando un filtro per i clienti che non dispongono di indirizzi di posta elettronica, quindi creare un invito per posta elettronica eseguendo una stampa unione elettronica e applicando un filtro per i clienti con indirizzi di posta elettronica.

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Creazione di un elenco di indirizzi

Un elenco di indirizzi di base è costituito da un file di testo in cui i record dei destinatari sono suddivisi in campi comuni. Tali elenchi assumono in genere la forma di fogli di lavoro o tabelle, in cui ogni record occupa una riga apposita ed è suddiviso in colonne contenenti i singoli campi dati, come l'elenco di indirizzi di base illustrato di seguito.

Elenco di indirizzi di base nella finestra di dialogo Destinatari Stampa unione

Un elenco complesso può includere campi dati aggiuntivi, ad esempio le preferenze di dimensioni e colore per i prodotti, la cronologia degli acquisti, la data di nascita e il sesso.

Se si crea un elenco di indirizzi per la prima volta, è possibile eseguire questa operazione senza uscire da Microsoft Office Publisher.

Creazione di un elenco di indirizzi

  1. Aprire una pubblicazione.

  2. Scegliere Indirizzi e cataloghi dal menu Strumenti e quindi Crea elenco indirizzi.

  3. Prima di iniziare a digitare le informazioni per l'elenco, è possibile personalizzare i campi aggiungendo, rimuovendo, rinominando o riordinando i campi visualizzati nella finestra di dialogo Nuovo elenco indirizzi.

    Procedura

    1. Fare clic su Personalizza colonne e quindi eseguire una o più delle operazioni seguenti:

      • Per aggiungere un campo, fare clic su Aggiungi. Nella finestra di dialogo Aggiungi campo digitare un nome per il nuovo campo e quindi fare clic su OK.

      • Per rimuovere un campo, selezionare il campo in Nome campi, fare clic su Elimina e quindi su .

      • Per rinominare un campo, selezionare il campo in Nome campi e quindi fare clic su Rinomina. Nella finestra di dialogo Rinomina campo digitare un nuovo nome nella casella A e quindi fare clic su OK.

      • Per modificare l'ordine dei campi, selezionare il campo da spostare e quindi fare clic su Sposta su o Sposta giù fino a raggiungere la posizione desiderata.

    2. Ripetere questi passaggi fino a completare la modifica dell'elenco dei nomi dei campi e quindi fare clic su OK.

  4. Nella finestra di dialogo Nuovo elenco indirizzi digitare le informazioni relative alla prima voce nei campi corrispondenti (Titolo, Nome, Cognome e così via).

  5. Dopo aver immesso le informazioni relative alla prima voce, fare clic su Nuova voce oppure premere TAB.

  6. Ripetere i passaggi 3 e 4 finché non sono state aggiunte tutte le voci desiderate.

  7. Fare clic su OK.

  8. Nella casella Nome file della finestra di dialogo Salva elenco indirizzi digitare un nome per l'elenco di indirizzi.

    Per impostazione predefinita, l'elenco di indirizzi viene salvato nella cartella Origini dati utente. È preferibile mantenere l'elenco di indirizzi in tale cartella poiché rappresenta la cartella predefinita in cui Microsoft Publisher cerca le origini dati.

  9. Fare clic su Salva.

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Combinazione di elenchi di più origini

Che si disponga di elenchi di indirizzi propri o acquistati, in Publisher è possibile combinare e modificare facilmente elenchi di clienti di più origini. Si può scegliere la soluzione più appropriata in base alle specifiche esigenze assemblando l'elenco di indirizzi di Publisher da qualsiasi combinazione di altri elenchi creati nei programmi seguenti:

  • Microsoft Office Excel

  • Microsoft Office Outlook

  • Microsoft Office Outlook con Business Contact Manager

  • Microsoft Office Access

È inoltre possibile utilizzare elenchi acquistati, ad esempio elenchi di Microsoft List Builder.

Specifica dell'elenco da aggiungere

  1. Scegliere Indirizzi e cataloghi dal menu Strumenti e quindi Stampa unione per aprire il riquadro attività Stampa unione.

    Se la pubblicazione è connessa a un elenco di destinatari, verificare la connessione e quindi fare clic su Modifica elenco destinatari nel riquadro attività Stampa unione. Se la pubblicazione non è connessa a un elenco di destinatari esistente, fare clic su una delle opzioni disponibili in Creazione dell'elenco dei destinatari, fare clic su Successivo: creazione o connessione a un elenco destinatari e quindi selezionare l'elenco desiderato.

  2. Nella finestra di dialogo Destinatari Stampa unione eseguire una o più delle operazioni seguenti in Aggiunta all'elenco destinatari:

    • Fare clic su Selezionare un elenco esistente, selezionare un'origine dati nella finestra di dialogo Seleziona origine dati e quindi fare clic su Apri.

    • Fare clic su Selezionare dai contatti di Outlook e quindi su OK. Se viene richiesto di scegliere un profilo di posta, fare clic sul profilo desiderato. Selezionare una cartella o una lista di distribuzione nella finestra di dialogo Selezione contatti e quindi fare clic su OK.

    • Fare clic su Creare un nuovo elenco, aggiungere le voci desiderate nella finestra di dialogo Nuovo elenco indirizzi e quindi fare clic su OK.

Risoluzione delle discrepanze durante la combinazione di elenchi

Quando si aggiunge un elenco di indirizzi a un altro, è possibile che uno o più campi dell'elenco aggiunto non dispongano di una corrispondenza nell'elenco esistente. L'elenco di indirizzi che viene aggiunto potrebbe ad esempio includere un campo Nome società non contenuto nell'elenco originale.

In Publisher viene richiesto di correggere la mancata corrispondenza tra i campi di diversi elenchi di origine mediante la visualizzazione della finestra di dialogo Aggiunta all'elenco destinatari.

  1. Nella finestra di dialogo Aggiunta all'elenco destinatari selezionare un campo senza segno di spunta nella colonna Con corrispondenza, selezionare il campo con cui si desidera creare una corrispondenza nell'elenco Campi dell'elenco dei destinatari con campi corrispondenti e quindi fare clic su Imposta corrispondenza.

  2. Nella finestra di dialogo Corrispondenza campi verificare che in Imposta corrispondenza con il campo dell'elenco dei destinatari sia elencato il campo selezionato oppure selezionarne un altro e quindi fare clic su OK.

  3. Se è necessario aggiungere un nuovo campo all'elenco dei destinatari per creare una corrispondenza, selezionare il campo che si desidera aggiungere nel nuovo elenco, visualizzato a sinistra nella finestra di dialogo Aggiunta all'elenco destinatari, fare clic su Aggiungi e quindi su OK. I campi aggiunti vengono visualizzati in Nuovi campi da aggiungere all'elenco destinatari.

    Suggerimento : Per rimuovere un campo aggiunto, selezionarlo nella casella Nuovi campi da aggiungere all'elenco destinatari e quindi fare clic su Rimuovi.

Finestra di dialogo Aggiunta all'elenco destinatari

Impostazione delle corrispondenze tra i campi quando non richiesto da Publisher

  • Nel riquadro attività Stampa unione fare clic su Campi indirizzo in Altro e quindi su Corrispondenza campi.

Salvataggio di un collegamento a un elenco combinato

È possibile creare un collegamento all'elenco combinato utilizzabile per altre spedizioni. Ogni volta che si modifica una singola voce nell'elenco combinato, la voce modificata viene aggiornata anche nel file di origine, se disponibile per la modifica. Se non si desidera aggiornare il file di origine, esportare l'elenco dei destinatari in un nuovo file.

  1. Nel passaggio 3 Creazione di pubblicazioni unite del riquadro attività Stampa unione fare clic su Salva un collegamento all'elenco destinatari in Preparazione per il completamento dell'invio.

  2. Nella finestra di dialogo Salva file digitare un nome per l'elenco di indirizzi combinato nella casella Nome file.

    Per impostazione predefinita, l'elenco di indirizzi viene salvato nella cartella Origini dati utente. È preferibile mantenere l'elenco di indirizzi in tale percorso poiché rappresenta la cartella predefinita in cui Microsoft Publisher cerca le origini dati.

  3. Fare clic su Salva.

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Perfezionamento di un elenco di destinatari

Quando i campi dei diversi elenchi di origine corrispondono, tutti i record vengono inclusi nell'elenco esistente nella finestra di dialogo Destinatari Stampa unione, in cui è possibile filtrare, ordinare e selezionare i destinatari da includere nella stampa unione elettronica. Selezionare la casella di controllo accanto a ogni destinatario da includere e deselezionare la casella di controllo accanto a ogni destinatario da escludere.

Selezione o deselezione di tutti gli elementi

  • Selezionare o deselezionare la casella di controllo nella riga dell'intestazione.

Filtraggio degli elementi dell'elenco

Se si desidera utilizzare soltanto determinate voci dell'elenco, è possibile filtrare l'elenco in base a un campo o un criterio specifico. Dopo aver filtrato l'elenco, è possibile utilizzare le caselle di controllo per includere ed escludere i record.

  1. Fare clic sulla freccia accanto all'intestazione di colonna dell'elemento in base al quale si desidera filtrare i record.

  2. Eseguire una delle operazioni seguenti:

    • Scegliere (Vuote) per visualizzare tutti i record in cui il campo corrispondente è vuoto.

    • Scegliere (NonVuote) per visualizzare tutti i record in cui il campo corrispondente contiene informazioni.

    • Scegliere (Avanzate) per aprire la finestra di dialogo Filtra e ordina, utilizzabile per filtrare i record in base a più criteri.

      Nota : È inoltre possibile aprire la finestra di dialogo Filtra e ordina facendo clic su Filtro in Perfezionamento elenco destinatari all'interno della finestra di dialogo Destinatari Stampa unione.

  3. Suggerimento : Se l'origine dati contiene record che condividono le stesse informazioni e nella colonna sono inclusi al massimo dieci valori univoci, è possibile filtrare l'elenco in base a informazioni specifiche. Se ad esempio sono presenti più indirizzi con Australia come paese, è possibile filtrare l'elenco in base ad Australia.

  4. Nella finestra di dialogo Destinatari Stampa unione verranno visualizzati solo i record designati. Per visualizzare nuovamente tutti i record, scegliere (Tutto).

Ordinamento degli elementi dell'elenco

Se si desidera visualizzare gli elementi dell'elenco in ordine alfabetico, è possibile eseguirne l'ordinamento.

  • Nella finestra di dialogo Destinatari Stampa unione fare clic sull'intestazione di colonna dell'elemento in base al quale si desidera ordinare l'elenco.

    Se ad esempio si desidera visualizzare l'elenco in ordine alfabetico in base al cognome, fare clic sull'intestazione di colonna Cognome.

  • Per eseguire l'ordinamento utilizzando più criteri, fare clic su Ordina in Perfezionamento elenco destinatari. Nella finestra di dialogo Filtra e ordina selezionare i criteri in base ai quali si desidera ordinare l'elenco.

Individuazione di duplicati

Per evitare spedizioni duplicate, è possibile individuare ed eliminare i record dell'elenco combinato con la maggior parte dei campi (non necessariamente tutti) corrispondenti.

  1. Nella finestra di dialogo Destinatari Stampa unione fare clic su Trova duplicati.

  2. Nella finestra di dialogo Trova duplicati mantenere selezionate soltanto le voci che si desidera includere e quindi fare clic su OK.

Individuazione di uno specifico destinatario o un gruppo di destinatari con un attributo comune

Per identificare un singolo destinatario o un gruppo di destinatari con attributi comuni, ad esempio il cognome, il codice postale o il mese di nascita, è possibile eseguire una ricerca nell'elenco.

  1. Nella finestra di dialogo Destinatari Stampa unione fare clic su Trova destinatario.

  2. Nella finestra di dialogo Trova voce immettere l'attributo da trovare nella casella di testo Trova, specificare i campi in cui eseguire la ricerca e quindi fare clic su Trova successivo.

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