Suggerimenti per attività pubblicitarie tramite posta elettronica

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Le attività pubblicitarie eseguite tramite posta elettronica sono caratterizzate da numerosi vantaggi.

  • Convenienza economica

  • Rapidità di invio e di ricezione

  • Interattività

  • Diffusione del messaggio a più clienti contemporaneamente

  • Possibilità di inviare direttamente il messaggio al cliente senza attenderne la visita

  • Possibilità di tenere traccia in modo semplice di diversi aspetti, ad esempio di indirizzi di posta elettronica non corretti (mediante opzioni di ritorno al cliente), di risposte positive e negative, del numero di accessi alle pagine Web (eseguiti mediante un collegamento incorporato nel messaggio di posta elettronica) e degli incrementi delle vendite.

Le attività pubblicitarie eseguite tramite posta elettronica consentono di stabilire un programma di comunicazione pianificato su base regolare che contribuisce a rafforzare il proprio marchio e la propria azienda.

Un approccio di questo tipo, tuttavia, può presentare anche una serie di svantaggi. Poiché il numero di messaggi di posta elettronica ricevuti è spesso molto elevato, i clienti potrebbero filtrare i messaggi provenienti da un'azienda specifica ed eliminarli senza nemmeno leggerli o ritenere erroneamente che tali messaggi siano messaggi di posta indesiderata, soprattutto se il numero di quelli non pertinenti è eccessivo. Nel peggiore dei casi, i clienti potrebbero decidere che il messaggio proveniente da un'azienda specifica è un messaggio di posta indesiderata se il contenuto non corrisponde alle informazioni da ricevere previste. In questo caso potrebbero ricavare un'impressione negativa dell'azienda e rimuovere il proprio nominativo dal relativo elenco di indirizzi.

In sintesi, le attività pubblicitarie tramite posta elettronica eseguite in modo opportuno consentono di rafforzare le interazioni positive tra i clienti e l'azienda che le intraprende.

Contenuto dell'articolo

Componenti di marketing tramite posta elettronica efficaci

Creazione di protezione dei clienti

Componenti di attività pubblicitarie tramite posta elettronica efficaci

Di seguito vengono indicati gli elementi necessari per garantire l'efficacia delle attività pubblicitarie tramite posta elettronica

  • Conformità alle norme

  • Contenuto pertinente e conciso

  • Definizione chiara dell'azione da eseguire

  • Personalizzazione del messaggio

  • Coerenza

  • Cura nella formattazione del messaggio

  • Verifica del messaggio prima dell'invio

La presenza di nominativi adatti nell'elenco di destinatari, la definizione delle aspettative dei clienti e il rispetto delle promesse relative ai servizi offerti costituiscono i fattori essenziali delle attività pubblicitarie eseguite tramite posta elettronica e in altre forme.

Conformità alle norme

Il CAN-SPAM Act del 2003 (Controlling the Assault of Non-Solicited Pornography and Marketing Act) stabilisce i requisiti da rispettare per coloro che inviano messaggi di posta elettronica di tipo commerciale e le penalità per gli spammer e le società i cui prodotti sono pubblicizzati nel messaggio di posta indesiderata nel caso in cui infrangano la legge e riconosce ai destinatari il diritto di chiedere ai mittenti di interrompere l'invio di posta indesiderata.

La legge si riferisce ai messaggi di posta elettronica il cui scopo principale è quello di pubblicizzare o promuovere un prodotto o un servizio commerciale, incluso il contenuto in un sito Web. Un "messaggio transazionale o relazionale", ovvero un messaggio di posta elettronica che semplifica una transazione concordata o costituisce un aggiornamento di una relazione commerciale esistente, non può contenere informazioni false o ingannevoli. Negli altri casi, non è contemplato dalla maggior parte delle disposizioni stabilite dal CAN-SPAM Act. Per ulteriori informazioni, fare clic su un collegamento nella sezione Vedere anche.

Contenuto pertinente e conciso

È importante tenere presente che i clienti, sia potenziali che acquisiti, sono disposti a impiegare il proprio tempo e dimostrano interesse solo nella lettura di un messaggio pertinente alle proprie esigenze purché l'argomento essenziale venga presentato rapidamente. Maggiore è la capacità di realizzare ogni messaggio di posta elettronica finalizzato agli interessi specifici dei destinatari, maggiore sarà la probabilità di apertura, lettura e risposta ai messaggi da parte dei clienti. Le caratteristiche della stampa unione elettronica in Microsoft Office Publisher 2007 consentono di specificare il contenuto in modo efficace in base agli interessi di ciascun destinatario.

Di seguito vengono indicati i tipi di contenuto più efficaci ai fini di attività pubblicitarie tramite posta elettronica:

  • Offerte speciali settimanali, sconti e altre offerte promozionali

  • Inviti a eventi e seminari

  • Aggiornamenti delle informazioni sui prodotti

  • Notiziari informativi

Affinché siano ottimali, i messaggi relativi ad attività pubblicitarie tramite posta elettronica devono includere gli elementi seguenti. In base al CAN-SPAM Act, la maggior parte di tali elementi è obbligatoria.

  • Riga dell'oggetto chiara e concisa.    Sebbene si desideri che i destinatari aprano il messaggio di posta elettronica, non ingannare l'utente né utilizzare espedienti, ma offrire solo un vantaggio o un servizio che sarà possibile realizzare realmente. In base al CAN-SPAM Act la riga dell'oggetto deve riflettere esattamente il contenuto del messaggio.

    È opportuno che la riga dell'oggetto non superi i 50 caratteri in modo che non venga troncata nella cartella della posta in arrivo del destinatario. A meno che non si rivolga una domanda, inoltre, evitare l'utilizzo di punteggiatura per non sprecare spazio. È consigliabile, soprattutto, evitare l'utilizzo di punti esclamativi, che costituiscono un indizio che il messaggio è di natura prettamente promozionale.

  • Notifica che il messaggio di posta elettronica è un annuncio pubblicitario o una richiesta.    In base al CAN-SPAM Act è necessario che questa informazione sia esposta in evidenza e con chiarezza e che per i destinatari sia disponibile un metodo per rimuovere i propri nominativi dall'elenco di indirizzi, ovvero che sia disponibile un'opzione per il rifiuto esplicito.

  • Indirizzo del mittente valido.    In base al CAN-SPAM Act è necessario che nel messaggio sia specificato un indirizzo fisico. È inoltre opportuno indicare un numero di telefono in modo che i destinatari siano in grado di contattare l'azienda mittente.

  • Opzione di rifiuto esplicito.    In base al CAN-SPAM Act è necessario indicare un indirizzo di posta elettronica del mittente o un altro modulo di risposta basato sul Web che consenta ai destinatari di richiedere l'interruzione dell'invio di messaggi di posta elettronica all'indirizzo specifico. È necessario che la richiesta di rifiuto esplicito venga rispettata entro 10 giorni lavorativi dalla ricezione e per almeno 30 giorni dopo che il messaggio di posta elettronica è stato inviato. Non è inoltre consentito favorire l'invio di posta elettronica da parte di terzi all'indirizzo di coloro che hanno inviato una richiesta di rifiuto esplicito.

Definizione chiara dell'azione da eseguire

È opportuno chiarire nel primo paragrafo l'azione che i destinatari possono eseguire, in modo che non sia necessario scorrere tutto il messaggio per individuarla. Indicare nuovamente l'azione alla fine del messaggio nel caso in cui il destinatario decida di leggere tutto il messaggio prima di eseguirla.

Di seguito vengono indicate alcune opzioni relative all'azione da eseguire:

  • Selezione di un collegamento per ottenere ulteriori informazioni

  • Registrazione per ricevere un'offerta speciale

  • Visita di una pagina Web per qualificarsi (è importante che la pagina sia pertinente per l'offerta specifica)

  • Possibilità di scaricare un notiziario, un gioco, uno screen saver, un tagliando o un white paper

  • Telefonata

Personalizzazione del messaggio

È importante mantenere un tono comunicativo nella scrittura del messaggio in modo che il destinatario abbia l'impressione che provenga da un interlocutore reale e non da un'istituzione. Le persone ritengono infatti che le relazioni migliori si instaurino con altre persone e non con società.

È inoltre opportuno personalizzare il messaggio, aggiungendo ad esempio informazioni correlate agli interessi dei clienti verso l'azienda. Il titolare di un ristorante, ad esempio, potrebbe includere una pubblicazione relativa ai vini o ricette come parte delle comunicazioni regolari con i clienti. Quando i clienti assaggiano i vini e le ricette consigliati, il ristorante dimostra la sua esperienza e rafforza il rapporto con i clienti. Informazione, opinioni argomentate, posizioni ferme o senso dell'umorismo contribuiscono a rendere l'azienda più comunicativa. Prima di attuare questo stile di comunicazione, è necessario tuttavia considerare i potenziali rischi e assicurarsi di conoscere bene i destinatari e il modo in cui potrebbero reagire.

Coerenza

Quando si invia una serie di messaggi di posta elettronica, è importante mantenere la coerenza nelle modalità, nel layout e nella tempistica di invio. Questo elemento consente infatti ai clienti di percepire l'affidabilità, l'organizzazione e la solidità dell'azienda.

È opportuno inviare una serie di messaggi di posta elettronica con cadenza regolare. Se i messaggi sono diretti ad altre aziende o ai relativi dipendenti, inviarli in modo che sia possibile leggerli durante la settimana lavorativa, evitando di inviarli nel periodo di tempo tra le 12.00 del venerdì e le 12.00 del lunedì mattina. Se i messaggi sono indirizzati a utenti nelle proprie abitazioni, inviarli in modo che sia possibile leggerli nei giorni non lavorativi.

Se l'invio di messaggi pubblicitari non è abbastanza frequente,i clienti potrebbero non ricordare l'azienda. È quindi opportuno iniziare l'invio di messaggi pubblicitari mediante posta elettronica settimanalmente e valutare successivamente i risultati, tenendo presente che è preferibile mantenere una frequenza di invio maggiore rispetto a una minore.

Cura nella formattazione dei messaggi

Se si crea un messaggio di posta elettronica a partire da una pubblicazione stampata, il messaggio potrebbe risultare di dimensioni troppo elevate, costringendo il destinatario a scorrere orizzontalmente la pagina per leggerlo. Maggiore è la lunghezza del messaggio, inoltre, minore è la probabilità che i destinatari siano in grado di leggerlo complessivamente. Anche se sceglie una pubblicazione specifica per messaggi di posta elettronica, è opportuno visualizzare il messaggio in anteprima in modo da verificarne il layout e le dimensioni e da apportare le modifiche necessarie al testo, la grafica e al layout prima di inviarlo.

Come è possibile modificare le dimensioni della pagina?

  1. Scegliere Imposta pagina dal menu File.

  2. Eseguire una delle operazioni seguenti:

    • In Posta elettronica fare clic su un formato di pagina standard oppure fare clic su Crea dimensioni pagina personalizzate.

    • In Pagina modificare le misure relative alle opzioni Larghezza e Altezza.

Alcuni tipi di carattere utilizzati in una pubblicazione stampata potrebbero non essere leggibili in linea. Utilizzare un tipo di carattere Web o una combinazione di tipi di carattere che è progettata per facilitare la lettura dello schermo, in particolare per gli utenti che hanno schermi di dimensioni e risoluzioni diverse. Per un elenco dei tipi di carattere Web e combinazioni di tipi di carattere in Microsoft Office Publisher, vedere applicare una combinazione di tipi di carattere.

È inoltre opportuno tenere presente la capacità relativa alla gestione della posta elettronica dei destinatari. Se la rete utilizzata è una rete aziendale oppure a banda larga, la quantità di tempo necessaria per scaricare file caratterizzati da una grafica pesante non è elevata. Poiché per un messaggio di posta elettronica con un'elevata quantità di grafica e di formattazione dei colori è necessario un file di dimensioni elevate, il tempo necessario agli utenti con connessioni lente per scaricarlo o aprirlo è alto. In questo caso i destinatari potrebbero decidere che il tempo di attesa elevato per l'apertura del messaggio non è accettabile.

Verifica del messaggio prima dell'invio

Prima di inviare messaggi di posta a un elenco di destinatari di dimensioni elevate, assicurarsi di verificarli e di verificarne il contenuto nonché i meccanismi impostati per tenerne traccia e quelli di risposta, inclusi i collegamenti ipertestuali nel corpo del messaggio. Visualizzare innanzitutto il messaggio in anteprima. Poiché alcuni problemi potrebbero non essere riscontrabili nell'anteprima del browser, è opportuno inviare il messaggio a se stessi per verificare le dimensioni del file e la formattazione finale. È inoltre opportuno chiedere ad altre persone di verificare il messaggio e di dare un riscontro. Le informazioni maggiori relative agli elementi tralasciati si ottengono osservando altre persone, possibilmente imparziali, mentre aprono, leggono e rispondono al messaggio.

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Creazione di un rapporto di fiducia con il cliente

La base fondamentale di un programma pubblicitario tramite posta elettronica è un elenco di clienti, acquisiti e potenziali, che dimostrino sufficiente interesse in offerte, in un'azienda o in un settore specifico da desiderare di ricevere messaggi di posta elettronica relativi.

Quando si chiede a clienti e clienti potenziali se desiderano ricevere messaggi dall'azienda specifica, si chiede l'instaurazione di un rapporto di fiducia. È necessario pertanto agire in modo da guadagnare e mantenere la fiducia dei clienti, definendo le loro aspettative e comunicando con chiarezza, in modo da realizzare un rapporto proficuo e continuo nel tempo.

Consenso o rifiuto esplicito

I messaggi di posta elettronica vengono ricevuti su richiesta o senza che siano stati richiesti esplicitamente.

  • Messaggi non richiesti - Opzione di rifiuto esplicito    A meno che un messaggio di posta elettronica non provenga da una persona conosciuta, in genere i messaggi non richiesti vengono considerati come posta indesiderata ed è necessario disporre di un metodo per richiedere la rimozione da un elenco di indirizzi o per rifiutare esplicitamente l'invio di successivi messaggi pubblicitari. Un messaggio di posta elettronica con opzione di rifiuto esplicito è un messaggio non richiesto che fornisce ai destinatari una modalità per eliminare il proprio nominativo da un elenco di indirizzi al fine di non ricevere messaggi pubblicitari successivi.

    Un messaggio di posta elettronica con opzione di rifiuto esplicito è spesso, ma non sempre, un messaggio non gradito. Un esempio di messaggio di questo tipo che può invece risultare gradito è l'invito a un evento in programma pertinente per i partecipanti di un seminario precedente. L'evento potrebbe costituire una buona opportunità e di conseguenza potrebbero essere interessati a parteciparvi. Tuttavia, è disponibile un'altro tipo di messaggio che è possibile inviare.

  • Messaggi richiesti - Opzione di consenso esplicito    Anziché inviare messaggi non richiesti ai partecipanti dell'ultimo seminario, una soluzione migliore potrebbe essere costituita dalla richiesta dell'indirizzo di posta elettronica ai partecipanti durante il seminario stesso in modo che sia possibile inviare loro un avviso in occasione di eventi in programma. Coloro che scelgono di ricevere l'avviso esprimono il loro consenso esplicitamente e garantiscono l'autorizzazione a inviare il tipo specifico di informazioni che desiderano ricevere. Questo elenco di sottoscrittori prequalificati assicura che i messaggi non verranno sprecati verso clienti non interessati e costituisce un'ottima opportunità per la continuazione del rapporto.

Linee guida relative all'opzione di consenso esplicito

Per stabilire un rapporto con i clienti acquisiti e quelli potenziali, è necessario evitare sorprese non gradevoli.

Definire in modo chiaro le aspettative in ogni passaggio del processo che i clienti devono eseguire per esprimere il consenso esplicito. Tale processo potrebbe costituire la parte più importante delle attività pubblicitarie tramite posta elettronica. Seguire le linee guida seguenti per infondere nei clienti la fiducia nell'onestà dell'azienda.

  • Offrire numerosi modi per eseguire la sottoscrizione.    Richiedere un indirizzo di posta elettronica in ogni punto di contatto, accettazione clienti, cassa, sito Web, catalogo, notiziario, telefonate. In ogni pagina del proprio sito Web, ad esempio, inserire un breve modulo di sottoscrizione, un collegamento a una pagina di sottoscrizione o grafica attraente che incoraggi i visitatori a eseguire la sottoscrizione.

  • Definire in modo chiaro le finalità per cui sono necessarie le informazioni personali dei clienti.    Per guadagnare la fedeltà dei clienti, è necessario instaurare un rapporto di fiducia che deve essere avviato in questa fase iniziale. Garantire ai clienti che il proprio elenco di indirizzi non verrà né venduto né condiviso e rispettare questa promessa. Rendere disponibile l'informativa sulla privacy dell'azienda, in forma stampata o sul sito Web, in modo che sia possibile visualizzarla nel punto in cui i clienti eseguono la sottoscrizione e facilitare le richieste di chiarificazione o l'invio di domande.

  • Esporre i vantaggi derivanti dalla sottoscrizione.    Offrire ai clienti una buon motivo per eseguire la sottoscrizione, ad esempio i vantaggi che ne possono trarre, eventuali informazioni sulle vendite, sconti al momento del primo acquisto, offerte speciali, aggiornamenti sui nuovi prodotti o su quelli in fase di lancio o suggerimenti per l'utilizzo dei prodotti.

  • Offrire incentivi.    Offrire ai sottoscrittori un tagliando o uno sconto al momento del primo acquisto o renderli partecipi del progetto di un nuovo prodotto.

  • Consentire ai sottoscrittori di stabilire l'intervallo di ricezione dei messaggi di posta elettronica.    Se non è possibile stabilire la frequenza di invio, chiedere ai sottoscrittori di indicarne una e rispettare le indicazioni ricevute.

  • Chiedere ai sottoscrittori di immettere due volte l'indirizzo di posta elettronica.    Poiché gli errori di digitazione sono comuni, verificare che confermino l'indirizzo di posta elettronica immesso.

  • Invitare i sottoscrittori a confermare due volte la registrazione con opzione di consenso esplicito.    Se si ritiene che le persone abbiano aggiunto il proprio nominativo inavvertitamente all'elenco di indirizzi o che abbiano inviato un nome diverso dal proprio, chiedere di confermare la registrazione. In questo modo sarà possibile distinguere tra le persone poco interessate e quelle il cui interesse a ricevere i messaggi è effettivo, nonché evitare di inviare messaggi non richiesti, in modo da preservare la reputazione dell'azienda.

  • Ringraziare le persone che hanno eseguito la sottoscrizione.    Porgere immediatamente i ringraziamenti e descrivere il servizio oggetto della sottoscrizione e la frequenza di ricezione. Chiarire inoltre le modalità per rimuovere il nominativo dall'elenco di indirizzi.

  • Facilitare l'annullamento della sottoscrizione.    Consentire ai sottoscrittori di utilizzare il modulo di sottoscrizione per rimuovere il proprio nominativo dall'elenco.

  • Ricordare alle persone che hanno eseguito la sottoscrizione.    In ogni messaggio inviato, includere un'intestazione con i ringraziamenti per la sottoscrizione eseguita.

  • Tenere traccia di ogni sottoscrittore.    Indipendentemente dalle modalità di registrazione, ad esempio un sistema di gestione clienti, un database, un foglio di calcolo o un elenco stampato, mantenere le informazioni relative alla sottoscrizione con quelle relative al cliente. Nel caso in cui i sottoscrittori non ricordino di avere eseguito la sottoscrizione e lamentino la ricezione di messaggi non richiesti, sarà possibile menzionare la data e le modalità di sottoscrizione, ad esempio in forma scritta, mediante un modulo Web o un messaggio di posta elettronica. In questo caso, potrebbe essere opportuno proporre loro di rimuovere il proprio nominativo dall'elenco di sottoscrittori.

  • Essere tempestivi nelle risposte    Rispondere alle richieste e ai reclami in modo rapido come quando si evade un ordine. Tenere presente l'importanza di instaurare un rapporto di fiducia per guadagnare la fedeltà del cliente.

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Nota : Dichiarazione di non responsabilità per la traduzione automatica: Il presente articolo è stato tradotto tramite un software di traduzione automatica e non da una persona. Microsoft offre le traduzioni automatiche per consentire a coloro che non conoscono la lingua inglese di leggere gli articoli sui prodotti, sui servizi e sulle tecnologie Microsoft. Dal momento che l'articolo è stato tradotto automaticamente, potrebbe contenere errori di sintassi, di grammatica o di utilizzo dei vocaboli.

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