Strumento Riunioni 2007

Lo strumento Riunioni 2007 consente di organizzare, tenere e registrare riunioni.

Per saperne di più

Creazione di una nuova riunione

Spostamento tra le riunioni

Creazione di un'agenda riunione

Gestione dei partecipanti alle riunioni

Creazione di attività

Registrazione delle minute delle riunioni

Utilizzo dei file allegati

Aggiunta di allegati

Apertura di allegati

Salvataggio di allegati

Eliminazione di allegati

Modifica delle autorizzazioni per lo strumento Riunioni

Utilizzo dei tasti di scelta rapida

Creazione di una nuova riunione

In genere, tutti i membri di un'area di lavoro ad eccezione di quelli con ruolo Ospite possono creare nuove riunioni.

  1. Nella scheda Home fare clic su Nuova riunione per avviare la Creazione guidata nuova riunione.

  2. Immettere l'oggetto e l'ora di inizio e di fine della riunione.

  3. Se lo si desidera, immettere il luogo della riunione ed eventuali altre informazioni sulla riunione.

  4. Fare clic su OK per creare la riunione.

Le informazioni immesse nel corso della Creazione guidata nuova riunione vengono visualizzate nella scheda Profilo per la riunione. Per modificare tali informazioni, fare clic su Modifica, apportare le modifiche desiderate e quindi fare clic su Salva e chiudi.

Dopo avere creato una riunione, è possibile aggiungere i partecipanti e avviare altre attività relative alla riunione, come la definizione dell'agenda.

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Spostamento tra le riunioni

  • Fare clic su Seleziona l'intervallo di date da visualizzare e selezionare il periodo di tempo che si desidera visualizzare (ad esempio, Giorno, Settimana o Mese).

  • Fare clic sulle frecce Precedente e Successiva per passare alla data della riunione precedente o successiva, a seconda dell'intervallo di date selezionato. Se ad esempio il periodo di tempo corrente è "Settimana", fare clic sulle frecce per passare alla settimana precedente o successiva.

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Creazione di un'agenda riunione

In base alle autorizzazioni predefinite, qualsiasi partecipante con ruolo Partecipante o superiore può aggiungere, modificare o spostare voci di agenda, mentre solo il creatore della riunione o i responsabili dell'area di lavoro possono eliminare voci di agenda.

Per aggiungere un argomento dell'agenda:

  1. Fare clic sulla scheda Agenda e quindi scegliere Nuovo argomento...

  2. Compilare il modulo Nuovo argomento agenda e fare clic su OK.

Per modificare una voce di agenda, selezionarla e fare clic su Modifica. Apportare le modifiche desiderate e fare clic su Salva e chiudi.

Per spostare un argomento dell'agenda nell'elenco degli argomenti, selezionarlo e fare clic su Icona Sposta su o Icona Sposta giù .

Per eliminare un argomento dell'agenda, selezionarlo e premere CANC.

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Gestione dei partecipanti alle riunioni

In base alle autorizzazioni predefinite, qualsiasi partecipante con ruolo Partecipante o superiore può modificare la scheda Partecipanti per una riunione.

  1. Fare clic sulla scheda Partecipanti e quindi scegliere Modifica, se necessario, per aprire i campi Partecipanti.

  2. Apportare le modifiche desiderate e fare clic su Salva e chiudi.

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Creazione di attività

In base alle autorizzazioni predefinite, qualsiasi partecipante con ruolo Partecipante o superiore può aggiungere, modificare o spostare attività, mentre solo il creatore della riunione o i responsabili dell'area di lavoro possono eliminare attività. Per aggiungere un'attività:

  1. Fare clic sulla scheda Azioni e quindi su Nuova attività.

  2. Compilare il modulo Nuova attività e fare clic suOK.

Per ordinare le attività, fare clic sulle intestazioni di colonna. È ad esempio possibile fare clic sull'intestazione di colonna "Priorità" per ordinare tutte le attività in base alla priorità.

Per modificare un'attività, selezionarla e fare clic su Modifica. Apportare le modifiche desiderate e fare clic su Salva e chiudi.

Per eliminare un'attività, selezionarla e premere CANC.

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Registrazione delle minute delle riunioni

In base alle autorizzazioni predefinite, qualsiasi partecipante con ruolo Partecipante o superiore può modificare le minute delle riunioni. Per modificare le minute per una riunione:

  1. Fare clic sulla scheda Minuta e quindi scegliere Modifica, se necessario, per aprire l'area di testo per la modifica.

  2. Digitare nell'area di testo. Se lo si desidera, fare clic su Inserisci voce di agenda per inserire l'agenda riunione corrente nell'area di testo.

  3. Selezionare un'opzione per salvare o eliminare le informazioni immesse.

    • Fare clic su Salva per salvare le modifiche correnti e lasciare aperta l'area di testo per la digitazione di ulteriori informazioni.

    • Fare clic su Salva e chiudi per salvare le modifiche e uscire dalla modalità di modifica Minuta.

    • Fare clic su Annulla per annullare le modifiche dall'ultima volta che è stata salvata la minuta.

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Utilizzo dei file allegati

Il profilo della riunione, gli argomenti dell'agenda e le attività possono includere file allegati. In genere, solo il creatore della riunione o i responsabili dell'area di lavoro possono aggiungere o eliminare file allegati.

Aggiunta di allegati

  1. Selezionare il profilo della riunione, un argomento dell'agenda o un'attività e fare clic su Modifica.

  2. Fare clic sul menu a discesa Allegati e quindi scegliere Aggiungi.

  3. Selezionare i file da allegare e fare clic su Apri.

  4. Salvare le modifiche.

Apertura di allegati

  1. Fare clic sul menu a discesa Allegati.

  2. Selezionare l'allegato che si desidera aprire.

    L'allegato verrà aperto nella relativa applicazione a condizione che questa sia installata nel computer. Se il computer non dispone dell'applicazione appropriata, verrà visualizzata la finestra di dialogo "Apri con" di Windows contenente ulteriori opzioni.

Salvataggio di allegati

  1. Fare clic sul menu a discesa Allegati e quindi scegliere Salva tutto.

  2. Selezionare il percorso su disco per il salvataggio degli allegati e fare clic su OK.

Eliminazione di allegati

  1. Selezionare la funzionalità della riunione (profilo, argomento dell'agenda o attività) che contiene l'allegato che si desidera eliminare e fare clic su Modifica.

  2. Fare clic sul menu a discesa Allegati e quindi scegliere Elimina.

  3. Selezionare gli allegati che si desidera eliminare.

  4. Fare clic su per confermare l'eliminazione.

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Modifica delle autorizzazioni per lo strumento Riunioni

Per visualizzare le autorizzazioni attualmente assegnate ai ruoli dei membri, fare clic sulla scheda Area di lavoro, quindi su Proprietà e infine su Autorizzazioni.

Per impostazione predefinita, tutti i membri ad eccezione di quelli con ruolo Ospite dispongono dell'autorizzazione per la creazione o la modifica di riunioni, nonché per l'eliminazione delle riunioni che hanno creato. I responsabili dispongono di tutte le autorizzazioni disponibili.

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Utilizzo dei tasti di scelta rapida

Nella tabella seguente sono elencati i tasti di scelta rapida per lo strumento Riunioni. I collegamenti disponibili dipendono dalla modalità in cui si utilizza lo strumento.

Per

Tasti di scelta rapida

Creare una nuova riunione

CTRL+N

Creare una nuova voce di agenda

CTRL+T

Creare una nuova attività

CTRL+M

Visualizzare tutte le riunioni

CTRL+L

Visualizzare solo le riunioni del giorno

CTRL+D

Visualizzare le riunioni della settimana corrente

CTRL+W

Visualizzare le riunioni del mese corrente

CTRL+O

Visualizzare le riunioni dell'anno corrente

CTRL+R

Copiare un argomento dell'agenda come collegamento

CTRL+I

Copiare un'attività come collegamento

CTRL+K

Copiare una riunione come collegamento

CTRL+E

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