Stampa unione con un foglio di calcolo di Excel

Stampa unione con un foglio di calcolo di Excel

La stampa unione viene usata per creare più documenti contemporaneamente. Questi documenti hanno layout, formattazione, grafica e testo identici. Solo sezioni specifiche di ogni documento sono diverse e personalizzate. I documenti che possono essere creati da Word con la stampa unione includono etichette in blocco, lettere, buste e messaggi di posta elettronica. Il processo di stampa unione interessa tre documenti:

  • Documento principale

  • Origine dati

  • Documento unito

Per altre informazioni su come usare i dati di Excel per la stampa unione, guardare il video Stampa unione a livello avanzato, che fa parte di un corso di formazione.

Passaggio 1: Preparare i dati in Excel per la stampa unione

Il passaggio più importante nel processo di stampa unione consiste nella configurazione e nella preparazione dei dati. Si userà il foglio di calcolo di Excel come origine dati per l'elenco dei destinatari.

Ecco alcuni suggerimenti per preparare i dati per una stampa unione. Assicurarsi che:

  • I nomi di colonna nel foglio di calcolo corrispondano ai nomi dei campi che si vuole inserire nella stampa unione. Ad esempio, per rivolgersi ai lettori per nome nel documento, è necessario separare le colonne per nome e cognome.

  • Tutti i dati da unire siano presenti nel primo foglio del foglio di calcolo.

  • Le voci con percentuali, valute e codici postali siano formattate correttamente nel foglio di calcolo in modo che Word possa leggerne i valori nel modo appropriato.

  • Il foglio di calcolo di Excel da usare nella stampa unione sia archiviato nel computer locale.

  • Le modifiche o le aggiunte apportate al foglio di calcolo siano completate prima che il foglio sia connesso al documento di stampa unione in Word.

Note : 

Passaggio 2: Avviare la stampa unione

  1. In Word scegliere File > Nuovo > Documento vuoto.

  2. Nel gruppo Inizia stampa unione della scheda Lettere scegliere Inizia stampa unione e quindi scegliere il tipo di unione che si vuole eseguire.

    Screenshot della scheda Lettere di Word, con il comando Inizia stampa unione e l'elenco delle opzioni disponibili per il tipo di unione che si vuole eseguire.

  3. Fare clic su Seleziona destinatari > Usa un elenco esistente.

    Screenshot della scheda Lettere di Word, con il comando Seleziona destinatari e l'opzione Usa un elenco esistente selezionata.

  4. Passare al foglio di calcolo di Excel e scegliere Apri.

  5. Se Word lo richiede, scegliere Foglio1$ > OK.

    Nota : Il foglio di calcolo di Excel è ora connesso al documento di stampa unione creato in Word.


Modificare la lista di distribuzione

È possibile limitare le persone che ricevono le lettere.

  1. Scegliere Modifica elenco destinatari.

    Screenshot della scheda Lettere di Word, con il comando Modifica elenco destinatari evidenziato.

  2. Nella finestra di dialogo Destinatari Stampa unione deselezionare la casella di controllo accanto al nome di qualsiasi persona che non dovrà ricevere la corrispondenza.

    Selezionare le righe selezionando la casella di controllo

    Nota : È anche possibile ordinare o filtrare l'elenco per trovare più facilmente nomi e indirizzi. Per altre informazioni su come ordinare e filtrare gli elementi, vedere Ordinamento e filtro dei dati per una stampa unione.

Passaggio 3: Inserire un campo unione

È possibile inserire uno o più campi unione per spostare le informazioni dal foglio di calcolo al documento.

Per inserire un blocco di indirizzi per una busta, un'etichetta, un messaggio di posta elettronica o una lettera

  1. Nel gruppo Inserisci campi della scheda Lettere scegliere Blocco di indirizzi.

    Campo unione Inserisci blocco di indirizzi

  2. Nella finestra di dialogo Inserisci blocco di indirizzi scegliere un formato per il nome del destinatario visualizzato sulla busta.

    Opzioni di Blocco di indirizzi

  3. Scegli OK.

  4. Scegliere File > Salva.

Per inserire una formula di apertura in un messaggio di posta elettronica o una lettera

  1. Nel gruppo Inserisci campi della scheda Lettere scegliere Formula di apertura.

    Screenshot della scheda Lettere di Word, con il comando Formula di apertura evidenziato.

  2. Nella finestra di dialogo Inserisci formula di apertura eseguire le operazioni seguenti:

    • Nel formato Formula di apertura modificare il messaggio di saluto, se necessario (quello predefinito è Gentile), il formato per il nome del destinatario e il segno di punteggiatura finale (quello predefinito è la virgola).

      E

    • In Formula di apertura per nomi di destinatari non validi scegliere un'opzione nell'elenco dei messaggi di saluto.

  3. Scegli OK.

  4. Scegliere File > Salva.

Per inserire dati del foglio di calcolo in un messaggio di posta elettronica o una lettera

  1. Nel gruppo Inserisci campi della scheda Lettere scegliere Inserisci campo unione.

  2. In Campi nella finestra di dialogo Inserisci campo unione scegliere il nome del campo (nome di colonna nel foglio di calcolo) e quindi scegliere Inserisci.

  3. Ripetere il passaggio 2 in base alle esigenze e quindi scegliere Chiudi al termine.

  4. Scegliere File > Salva.

Per altre informazioni sull'aggiunta di campi del foglio di calcolo nel documento di unione, vedere Inserimento di campi di stampa unione. Per informazioni su altre opzioni per la configurazione di un messaggio di posta elettronica, vedere Stampa unione per la posta elettronica in Word.

Passaggio 4: Visualizzare in anteprima i risultati e completare la stampa unione

Dopo aver inserito i campi unione desiderati, visualizzare in anteprima i risultati per verificare che il risultato sia soddisfacente. Quindi, è possibile completare il processo di unione.

  1. Nella scheda Lettere scegliere Anteprima risultati.

    Screenshot della scheda Lettere di Word, con il gruppo Anteprima risultati.

  2. Scegliere il pulsante Avanti Pulsante Record successivo per i risultati in anteprima della stampa unione o Indietro Pulsante Record precedente per i risultati in anteprima della stampa unione per spostarsi tra i record nell'origine dati e verificare il modo in cui i record verranno visualizzati nel documento.

  3. Nel gruppo Finalizza scegliere Finalizza e unisci e quindi Stampa documenti o Invia messaggi.

    Screenshot della scheda Lettere di Word, con il comando Finalizza e unisci e le relative opzioni.

Passaggio 5: Salvare la stampa unione

Quando viene salvato, il documento di stampa unione resta connesso all'origine dati. È possibile riutilizzare il documento di stampa unione per le prossime etichette di indirizzi.

  • Aprire il documento di stampa unione e scegliere quando Word chiede se mantenere la connessione.

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