Stampa unione con buste

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Con stampa unione è più facile stampare buste per le persone del proprio elenco indirizzi. Si tratta di una procedura in cinque passaggi ed è possibile risparmiare tempo se si inizia con dati validi e si presta particolare attenzione ai dettagli.

Per personalizzare le lettere che si desidera inviare le buste, vedere utilizzare la stampa unione per personalizzare le lettere. Per eseguire una stampa unione elettronica, vedere Stampa unione con Word per la posta elettronica. Per creare etichette per usando la stampa unione, vedere Stampa unione per le etichette.

1. Configurare la lista di distribuzione

Per la stampa unione, è particolarmente importante controllare i dati prima di iniziare. Word recupera i dati dall'elenco e li inserisce nel documento. Migliori i dati, migliori i risultati.

Se l'elenco di indirizzi è all'interno di un foglio di calcolo di Excel, verificare che la colonna dei codici postali sia formattata come testo in modo da non perdere gli zeri. Per ulteriori informazioni, vedere Formattazione di numeri, date e altri valori per la stampa unione.

Per utilizzare i contatti di Outlook, assicurarsi che Outlook sia il programma di posta elettronica predefinito. Per ulteriori informazioni, vedere Imposta Outlook come programma predefinito per la posta elettronica, i contatti e il calendario.

Se non si ha una lista di distribuzione, è possibile crearla in Word durante la stampa unione. Prima di iniziare, è consigliabile tenere a portata di mano tutti gli elenchi di indirizzi disponibili. Dopo aver digitato una lista in Word, è possibile salvarla e usarla di nuovo per una successiva stampa unione.

2. Configurare le buste

La procedura di configurazione delle buste è lunga, ma non richiede molto tempo.

Configurare la busta e verificare il risultato sulla stampa

Prima di inviare un gruppo di buste nel modo errato alla stampante, testare le opzioni di stampa e cambiarle se necessario.

  1. Fare clic su File > Nuovo > Documento vuoto.

  2. Fare clic su Lettere > Buste.

    Stampare buste

  3. Nella casella Indirizzo destinatario digitare del testo.

    Casella Indirizzo destinatario per la busta

    Si tratta solo di un test per verificare come appariranno le buste una volta stampate. Il testo non comparirà nella stampa unione.

  4. Nella casella Indirizzo mittente digitare l'indirizzo del mittente.

    Casella Indirizzo mittente

  5. Fare clic sulla scheda Opzioni busta in Opzioni.

  6. Nella casella Formato busta fare clic sull'opzione corrispondente al formato delle buste.

    Scheda Opzioni busta per l'impostazione del formato della busta e del tipo di carattere dell'indirizzo

    Se nessuna delle opzioni corrisponde al formato della propria busta, scorrere alla fine dell'elenco, fare clic su Dimensioni personalizzate e digitare le dimensioni della busta nelle caselle Larghezza e Altezza.

  7. Fare clic su Tipo di carattere nelle sezioni Indirizzo destinatario e Indirizzo mittente per scegliere un tipo di carattere.

  8. Nelle caselle Da sinistra e Dall'alto apportare tutte le modifiche di posizione volute.

    Nell'area Anteprima viene visualizzato il layout della busta.

  9. Fare clic sulla scheda Opzioni di stampa.

    La stampante invia a Word informazioni sulla modalità di caricamento della busta nella stampante, visualizzate in Tipo di alimentazione per la stampante.

  10. Caricare la busta così come indicato in Tipo di alimentazione per la stampante.

    Diagramma delle opzioni per l'inserimento delle buste nella stampante

  11. Fare clic su OK.

  12. Fare clic su Stampa per stampare la busta.

  13. Quando viene richiesto di salvare l'indirizzo del mittente, fare clic su .

  14. Verificare che la busta sia stata stampata correttamente.

  15. In caso contrario, provare a regolare le opzioni in Tipo di alimentazione per la stampante.

Quando la busta di test viene stampata nel modo desiderato, è possibile iniziare la stampa unione.

Avviare la stampa unione

  1. Fare clic su Lettere > Inizia stampa unione > Buste.

    Menu Start di stampa unione

  2. Nella casella Opzioni busta fare clic su OK.

    Questa opzione è già stata configurata durante la stampa della busta di test.

Word crea un documento di dimensioni corrispondenti a quelle della busta.

L'indirizzo del mittente viene visualizzato in una cornice nella pagina. Per vedere la cornice dell'indirizzo del destinatario, fare clic nel punto in cui si prevede che debba comparire.

3. Collegare le buste all'elenco di indirizzi

Nella scheda Lettere fare clic su Seleziona destinatari e quindi sull'opzione che corrisponde all'elenco.

Se un elenco di indirizzi in un foglio di calcolo di Excel, un database di Access o un altro tipo di file di dati, fare clic su Usa elenco esistente. Selezionare l'elenco e fare clic su Apri.

Se si usano i contatti di Outlook, fare clic su Scegli da contatti di Outlook.

Se ancora non si dispone un elenco, scegliere Crea un nuovo elenco. Per ulteriori informazioni, vedere configurare un elenco di stampa unione con Word o Outlook.

Comando Crea un nuovo elenco

Se le buste da stampare devono essere inviate a tutti i contatti dell'elenco, procedere direttamente con il passaggio 4. Se devono essere contattate solo alcune persone della lista, ad esempio quelle che abitano nel raggio di 20 chilometri da dove si terrà l'evento, scegliere le persone da includere.

  1. Fare clic su Modifica elenco destinatari.

    Screenshot della scheda Lettere di Word, con il comando Modifica elenco destinatari evidenziato.

  2. Selezionare i nomi delle persone a cui inviare la lettera.

    Selezionare le righe selezionando la casella di controllo

    È inoltre possibile ordinare o filtrare l'elenco per trovare più facilmente nomi e indirizzi.

4. Aggiungere il blocco di indirizzi alla busta

  1. Fare clic nel punto in cui si vogliono aggiungere gli indirizzi e quindi su Blocco di indirizzi.

    Campo unione Inserisci blocco di indirizzi

  2. Scegliere come deve essere visualizzato il nome.

    Opzioni di Blocco di indirizzi

    Suggerimento :  Per assicurarsi che Word trovi i nomi e gli indirizzi nell'elenco, fare clic su Corrispondenza campi. Verificare che nell'elenco siano contenuti i campi desiderati. Se per un campo che si vuole includere è indicato Nessuna corrispondenza, fare clic sul relativo elenco a discesa e quindi sul nome che corrisponde alla colonna nell'elenco.

5. Stampare le buste

  1. Fare clic su Anteprima risultati e quindi sulle frecce per assicurarsi che nomi e indirizzi siano corretti sulle buste.

    Screenshot della scheda Lettere di Word, con il gruppo Anteprima risultati.

  2. Fare clic su Finalizza e unisci > Stampa documenti.

    Screenshot della scheda Lettere di Word, con il comando Finalizza e unisci e le relative opzioni.

Salvare la stampa unione per la volta successiva

Quando viene salvato, il documento di stampa unione delle buste resta collegato alla lista di distribuzione. Per usarlo di nuovo, aprirlo e fare clic su quando Word chiede se si vuole mantenere il collegamento. Se in seguito si vogliono cambiare gli indirizzi da includere nella stampa unione, fare clic su Modifica elenco destinatari per ordinarli, filtrarli e selezionarli. Per altre informazioni su come ordinare e filtrare una lista di distribuzione, vedere Ordinare e filtrare i dati per una stampa unione.

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