Stampa unione con buste

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Per inviare messaggi di posta elettronica in massa a destinatari inclusi in una lista di distribuzione, è possibile usare la stampa unione per creare un batch di buste con indirizzi. Ogni busta conterrà un indirizzo della lista di distribuzione. È anche possibile creare e stampare le buste senza usare la stampa unione.

Note : 

Tre file del processo di stampa unione, che è costituito da un documento oltre a una lista di distribuzione che produce serie di lettere o messaggi di posta elettronica, buste o etichette.

La creazione e la stampa delle buste mediante il processo di stampa unione coinvolge questi documenti:

  • Documento principale
    Contiene testo ed elementi grafici (ad esempio un logo o un'immagine) identici per ogni versione della busta unita. L'indirizzo del mittente sulla busta è un esempio di contenuto identico.

  • Lista di distribuzione
    Contiene gli indirizzi da stampare sulle buste.

Combinando questi due documenti mediante la procedura seguente si otterranno le buste con indirizzi.

Passaggio 1: Configurare la lista di distribuzione

La lista di distribuzione rappresenta l'origine dati. Può trattarsi di un foglio di lavoro di Excel, di una directory di contatti di Outlook, di un database di Access o di un elenco indirizzi di Office. Contiene i record usati da Word per recuperare le informazioni in base a cui creare gli indirizzi da stampare sulle buste.

Suggerimenti

  • Se non si ha una lista di distribuzione, è possibile crearne una durante la stampa unione. Prima di iniziare il processo di stampa unione, raccogliere tutti gli elenchi indirizzi e aggiungerli all'origine dati.

  • Se si usa un foglio di calcolo di Excel, verificare che la colonna dei codici postali sia formattata come testo in modo da non perdere gli zeri. Per altre informazioni, vedere Formattare numeri, date e altri valori per la stampa unione in Excel.

  • Se si vogliono usare i contatti di Outlook, assicurarsi che Outlook sia il programma di posta elettronica predefinito.

Passaggio 2: Testare il layout della busta

Un passaggio preliminare del processo di stampa unione consiste nel configurare la busta per l'unione. È sempre buona norma eseguire un piccolo batch di test di buste prima di eseguire una vera stampa unione.

Nota : Se si ha già familiarità con la stampa di buste nel proprio sistema, è possibile procedere con il passaggio 3.

  1. In Word scegliere File > Nuovo > Documento vuoto.

  2. Nel gruppo Crea della scheda Lettere fare clic su Buste.

    Stampare buste

  3. Nella casella Indirizzo destinatario digitare un indirizzo di esempio per testare l'aspetto di una busta dopo la stampa.

    Casella Indirizzo destinatario per la busta

    Nota : L'indirizzo di esempio non comparirà nella stampa unione.

  4. Nella casella Indirizzo mittente digitare il proprio indirizzo.

    Casella Indirizzo mittente

  5. Scegliere Opzioni > Opzioni busta ed eseguire le operazioni seguenti:

    • Nell'elenco a discesa Formato busta scegliere le dimensioni che corrispondono alla busta oppure scegliere Dimensioni personalizzate.

      scheda opzioni busta per l'impostazione del formato della busta e del tipo di carattere dell'indirizzo

      Nota : Se si sceglie Dimensioni personalizzate, immettere le dimensioni della busta nelle caselle Larghezza e Altezza. Al termine, fare clic su OK.

    • In Indirizzo destinatario e Indirizzo mittente scegliere un tipo di carattere e selezionare l'offset rispetto ai margini sinistro e superiore per ogni indirizzo.

      Nota : Modificare le opzioni in base all'anteprima del layout della busta.

  6. Nella scheda Opzioni di stampa verificare che sia selezionato il Tipo di alimentazione per la stampante corretto, caricare la busta come indicato nell'immagine e quindi scegliere OK.

    Nota : La stampante invia a Word informazioni sulla modalità di caricamento della busta nella stampante, visualizzate in Tipo di alimentazione per la stampante.

    Diagramma delle opzioni per l'inserimento delle buste nella stampante

  7. Scegliere Stampa e quindi per salvare l'indirizzo del mittente come indirizzo predefinito.

    Nota : Se la busta viene stampata correttamente, si è pronti per passare alla sezione successiva del processo di stampa unione. Se la busta non è stata stampata come previsto, tornare al passaggio 5 e modificare le opzioni di layout della busta e dialimentazione in base alle necessità.

Passaggio 3: Avviare la stampa unione

  1. Nel gruppo Inizia stampa unione della scheda Lettere selezionare Inizia stampa unione > Buste.

    Menu Inizia stampa unione

  2. Nella finestra di dialogo Opzioni busta configurare la busta selezionando le opzioni come nel Passaggio 2: Testare il layout della busta, quindi scegliere OK.

    Nota : Word crea un documento di dimensioni corrispondenti a quelle della busta e mostra il punto in cui l'indirizzo del mittente comparirà su di essa.

  3. Se si vuole aggiungere alla busta un indirizzo del mittente o un logo, è il momento giusto per farlo.

  4. Scegliere File > Salva e aggiungere un nome file.

Passaggio 4: Collegare la lista di distribuzione al documento principale

È il momento di aprire l'origine dati per la lista di distribuzione.

  1. Nel gruppo Inizia stampa unione della scheda Lettere fare clic su Seleziona destinatari e selezionare un'opzione.

    Comando Crea un nuovo elenco

  2. Eseguire una delle operazioni seguenti:

    • Se non si ha una lista di distribuzione, scegliere Crea un nuovo elenco e crearne una.

      oppure

    • Se la lista di distribuzione è inclusa in un foglio di calcolo di Excel, un database di Access o un altro tipo di file di dati, scegliere Usa un elenco esistente. Quindi, passare all'elenco e scegliere Apri.

      oppure

    • Se si usano i contatti di Outlook, fare clic su Scegli da contatti di Outlook.

  3. Scegliere File > Salva.

Modificare la lista di distribuzione

Se le buste da stampare devono essere inviate a tutti i contatti dell'elenco, procedere al Passaggio 5: Aggiungere il blocco di indirizzi alla busta. Se si vogliono stampare buste solo per alcune persone, ad esempio quelle che abitano nel raggio di 20 chilometri da dove si terrà l'evento, usare un filtro per restringere l'elenco, ad esempio un codice postale. Per altre informazioni dettagliate sul filtro dei dati, vedere Ordinare e filtrare i dati per una stampa unione.

Suggerimento : Può essere utile usare la caratteristica di filtro per escludere i contatti per cui non è presente un indirizzo postale. In questo modo si eviterà di sprecare buste che non è possibile spedire.

Per scegliere nell'elenco singole persone per cui si vogliono creare buste, eseguire le operazioni seguenti:

  1. Scegliere Modifica elenco destinatari.

    Screenshot della scheda Lettere di Word, con il comando Modifica elenco destinatari evidenziato.

  2. Selezionare i nomi delle persone a cui si vuole inviare la corrispondenza.

    Selezionare le righe selezionando la casella di controllo

    È anche possibile ordinare o filtrare l'elenco per trovare più facilmente nomi e indirizzi.

Passaggio 5: Aggiungere il blocco di indirizzi alla busta

Il blocco di indirizzi è un campo di stampa unione. Noto anche come segnaposto, il campo di stampa unione viene usato per contrassegnare la posizione in cui si vogliono aggiungere gli indirizzi sulla busta.

Nota : Spesso è più facile allineare correttamente il blocco di indirizzi se si attiva la visualizzazione dei segni di paragrafo (¶). A questo scopo, fare clic sul pulsante Mostra/Nascondi ¶ nella scheda Home della barra multifunzione o premere CTRL+MAIUSC+8.

  1. Posizionare il cursore nel punto in cui si vuole inserire il blocco di indirizzi. Se la visualizzazione dei segni di paragrafo è attivata, fare clic appena dopo il segno di paragrafo (¶) inserito da Word al centro della busta.

  2. Nel gruppo Inserisci campi della scheda Lettere scegliere Blocco di indirizzi.

    Campo unione Inserisci blocco di indirizzi

  3. Nella finestra di dialogo Inserisci blocco di indirizzi scegliere un formato per il nome del destinatario visualizzato sulla busta.

    Opzioni di Blocco di indirizzi

    Nota : In Anteprima scegliere il pulsante Precedente Pulsante Record successivo per i risultati in anteprima della stampa unione o Successivo Pulsante Record precedente per i risultati in anteprima della stampa unione per spostarsi tra i record nell'origine dati e verificare il modo in cui un indirizzo comparirà sulla busta.

  4. Scegliere OK.

  5. Scegliere File > Salva per salvare il documento di stampa unione prima di procedere.

Verificare i nomi dei campi unione

Assicurarsi che Word inserisca i nomi e indirizzi della lista di distribuzione nei punti giusti della busta.

  1. Nel gruppo Inserisci campi della scheda Lettere scegliere Corrispondenza campi.

  2. Nella colonna a sinistra della finestra Corrispondenza campi sono elencati i nomi di campo usati da Word in un blocco di indirizzi. La colonna a destra consente di associare i campi nell'origine dati ai nomi di campo. Verificare che i nomi dei campi visualizzati sul lato sinistro corrispondano ai nomi delle intestazioni di colonna per i record nella lista di distribuzione in modo che Word possa inserire i dati corretti nella posizione corretta della busta.

    Finestra di dialogo Corrispondenza campi
  3. Eseguire una delle operazioni seguenti:

    • Se i nomi campo corrispondono alle intestazioni di colonna usate per i record nell'origine dati della lista di distribuzione, non fare nulla.

      oppure

    • Se in un nome campo che dovrebbe corrispondere un'intestazione di colonna nell'origine dati compare (nessuna corrispondenza), fare clic sulla freccia del menu a discesa e scegliere il nome campo nell'origine dati della lista di distribuzione. Ripetere tutte le volte necessarie.

  4. Scegliere OK.

Passaggio 6: Visualizzare in anteprima e stampare le buste

Eseguire un controllo finale prima di stampare le buste.

  1. Scegliere Anteprima risultati e quindi fare clic sul pulsante Record successivo Pulsante Record successivo per i risultati in anteprima della stampa unione o Record precedente Pulsante Record precedente per i risultati in anteprima della stampa unione per verificare che i nomi e gli indirizzi su tutte le buste siano corretti.

    Screenshot della scheda Lettere di Word, con il gruppo Anteprima risultati.

    Suggerimento :  Per passare all'inizio dell'elenco, scegliere il pulsante Primo record Pulsante Primo record per i risultati in anteprima della stampa unione . Per passare alla fine dell'elenco, scegliere il pulsante Ultimo record Pulsante Ultimo record per i risultati in anteprima della stampa unione .

  2. Scegliere Finalizza e unisci > Stampa documenti.

    Screenshot della scheda Lettere di Word, con il comando Finalizza e unisci e le relative opzioni.

Passaggio 7: Salvare il documento di stampa unione delle buste

Quando viene salvato, il documento di stampa unione delle buste resta connesso alla lista di distribuzione in modo che sia possibile usarlo per i successivi invii di posta in blocco.

Per riutilizzare un documento di stampa unione delle buste

  • Aprire il documento di stampa unione per le buste e scegliere quando Word chiede se mantenere la connessione.

Per cambiare gli indirizzi in un documento di stampa unione delle buste

  • Aprire il documento di stampa unione per le buste e scegliere Modifica elenco destinatari per ordinare, filtrare e scegliere indirizzi specifici.

Vedere anche

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Suggerimenti per migliorare Word

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