Stampa unione: Inserisci campo unione

In questo articolo

Informazioni sui campi di stampa unione

Aggiungere i campi, o segnaposto

Informazioni sui campi di stampa unione

I segnaposto, ad esempio indirizzo e formula di apertura, sono denominati campi di stampa unione. I campi di Word corrispondono alle intestazioni di colonna del file di dati selezionato.

File di dati con colonne (categorie) e righe (record)

1. Le colonne di un file di dati rappresentano categorie di informazioni. I campi aggiunti al documento principale sono segnaposto per queste categorie.

2. Le righe di un file di dati rappresentano record di informazioni. Quando si esegue una stampa unione, Word genera una copia del documento principale per ogni record.

Inserendo un campo nel documento principale, si indica che una determinata categoria di informazioni, ad esempio nome o indirizzo, dovrà essere visualizzata in una specifica posizione.

Campi inseriti in un documento di Word

Nota : Quando si inserisce un campo di stampa unione nel documento principale, il nome del campo è sempre delimitato da virgolette acute (« »), che non vengono visualizzate nei documenti uniti, ma consentono semplicemente di distinguere i campi del documento principale dal testo normale.

Quando si esegue un'unione, le informazioni della prima riga del file di dati sostituiscono i campi del documento principale per creare il primo documento unito. Le informazioni della seconda riga sostituiscono i campi per creare il secondo documento unito e così via.

Unione di informazioni dal file di dati nel documento

Aggiungere i campi, o segnaposto

  1. Nel documento principale digitare il contenuto che si vuole includere in ogni copia del documento.

    Per aggiungere un'immagine, ad esempio un logo, fare clic su Immagine nel gruppo Illustrazioni della scheda Inserisci.

  2. Fare clic nel punto in cui si desidera inserire il campo.

  3. Usare il gruppo Inserisci campi nella scheda Lettere.

    Barra multifunzione di Office 2010

  4. Aggiungere uno degli elementi seguenti:

    Blocco di indirizzi con nome, indirizzo e altre informazioni

    1. Fare clic su Blocco di indirizzi.

    2. Nella finestra di dialogo Inserisci blocco di indirizzi selezionare gli elementi dell'indirizzo da includere e i formati da applicare, quindi fare clic su OK.

    3. Se viene visualizzata la finestra di dialogo Corrispondenza campi, Word potrebbe non essere stato in grado di individuare alcune informazioni necessarie per il blocco di indirizzi. Fare clic sulla freccia accanto a (nessuna corrispondenza) e quindi selezionare dall'origine dati il campo corrispondente a quello necessario per la stampa unione.

    Formula di apertura

    1. Fare clic su Formula di apertura.

    2. Selezionare il formato della formula di apertura, che include il saluto, il formato del nome e la punteggiatura che segue.

    3. Selezionare il testo da visualizzare al posto del nome del destinatario nel caso in cui questo non venga interpretato, ad esempio se l'origine dati non contiene il nome o il cognome del destinatario ma solo un nome di società.

    4. Fare clic su OK.

    5. Se viene visualizzata la finestra di dialogo Corrispondenza campi Word potrebbe non essere stato in grado di individuare alcune informazioni necessarie per la formula di esordio. Fare clic sulla freccia accanto a (nessuna corrispondenza)e quindi selezionare dall'origine dati il campo corrispondente al campo necessario per la stampa unione.

    Singoli campi

    È possibile inserire informazioni di singoli campi, ad esempio il nome, il numero di telefono o il totale delle donazioni da un elenco di benefattori. Per aggiungere rapidamente un campo dal file di dati al documento principale, fare clic sulla freccia accanto a Inserisci campo unione e quindi sul nome del campo.

    Per usare altre opzioni per l'inserimento di singoli campi nel documento, procedere come segue:

    1. Nella scheda Lettere fare clic su Inserisci campo unione nel gruppo Inserisci campi.

    2. Nella finestra di dialogo Inserisci campo unione eseguire una delle operazioni seguenti:

      • Per selezionare campi di indirizzo che verranno automaticamente associati ai campi nell'origine dati, pur non avendo lo stesso nome, fare clic su Campi indirizzo.

      • Per selezionare campi che recuperano sempre i dati direttamente da una colonna nel file di dati, selezionare Campi database.

    3. Nella casella Campi fare clic sul campo desiderato.

    4. Fare clic su Inserisci e quindi su Chiudi.

    5. Se viene visualizzata la finestra di dialogo Corrispondenza campi , è possibile che non siano state trovate alcune informazioni necessarie per inserire il campo. Fare clic sulla freccia accanto a (nessuna corrispondenza)e quindi selezionare dall'origine dati il campo corrispondente al campo necessario per la stampa unione.

      Nota : Se si inserisce un campo dalla casella di riepilogo Campi database e in seguito si passa a un'origine dati che non include una colonna con lo stesso nome, le informazioni del campo non verranno inserite nel documento unito.

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