Spostare documenti e file nel sito di SharePoint Online

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Quando si configura SharePoint Online per Microsoft Office 365, sarà probabilmente necessario aggiungere al sito del team documenti e file.

Nota   Per un articolo su come impostare OneDrive for Business e i siti del Team è possibile utilizzarli insieme, vedere impostare la condivisione e archiviazione dei file di Office 365.

In questo articolo

Prima di iniziare

Creare cartelle, raccolte e siti secondari

Caricare documenti, immagini e file

Considerare la creazione di elenchi SharePoint per contatti, calendari e fogli di calcolo

Considerare soluzioni di SharePoint per le comuni esigenze aziendali

Aiutare gli utenti del sito a trovare i contenuti

Prima di iniziare

Prima di iniziare a spostare file, verificare la quantità di spazio di archiviazione disponibile per SharePoint Online in Office 365. In genere, il limite dello spazio di archiviazione per una raccolta siti di SharePoint Online è di 10 GB, più 500 MB per ogni utente finale con licenza. Ciò significa che per 250 utenti la quantità massima di spazio di archiviazione è di 135 GB, più 25 GB per ogni utente in OneDrive for Business. È anche possibile acquistare più spazio di archiviazione per Office 365, se necessario. Per altre informazioni sui limiti dello spazio di archiviazione per SharePoint Online, vedere SharePoint Online: limiti del software.

Suggerimento   È importante ricordare che in Office 365, limiti di archiviazione per SharePoint Online (il sito del Team) differiscono dai limiti di archiviazione per Exchange Online (per gli account di posta elettronica). Per ulteriori informazioni sui limiti di archiviazione delle cassette postali, vedere destinatari, nelle descrizioni del servizio Office 365 per Exchange Online.

Il passaggio successivo consiste nell'analizzare il contenuto attualmente disponibile, includi documenti, immagini, moduli e così via.

Suggerimento    In Esplora file cercare i file esistenti per dimensioni e per data. Questa operazione può consentire di identificare rapidamente i file usati di recente o molto grandi.

Considerare la quantità di contenuti usati regolarmente e se si vuole archiviarli tutti in Office 365. Così come quando ci si trasferisce in una casa più piccola, l'obiettivo è decidere cosa potrà contenere il nuovo sito. Ad esempio se l'organizzazione attualmente usa più spazio di archiviazione rispetto al limite di Office 365 per SharePoint Online, sarà necessario prendere decisioni come le seguenti:

  • Quali file si vogliono spostare

  • Se si vuole acquistare più spazio di archiviazione

  • Se pianificare spazio in vista della crescita del sito (che sicuramente crescerà)

Se l'organizzazione è di grandi dimensioni o complessi, si consiglia di invitare un esperto per assistere gli utenti. È possibile trovare assistenza attendibile in Microsoft Pinpoint. Pinpoint è un modo semplice e rapido per le aziende in tutto il mondo per trovare gli esperti Microsoft certificati e servizi professionali

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Creare cartelle, raccolte e siti secondari

Dopo aver identificato il contenuto da spostare, è il momento di stabilire in che modo organizzarlo. È consigliabile iniziare a caricare i file nella raccolta Documenti del sito del team. È consigliabile organizzare il contenuto, in particolare se si prevede che il numero finale di file sarà elevato. Man mano che il volume di contenuto aumenta, sarà possibile creare altre raccolte di documenti, di moduli e di immagini per archiviare il contenuto corrispondente. È inoltre possibile creare siti secondari per tipi diversi di documenti o progetti.

Per informazioni sul modo di pianificare una struttura per organizzare il contenuto del sito, vedere uno degli articoli seguenti:

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Caricare documenti, immagini e file

Per caricare i file, ad esempio documenti di Word, file PDF o fotografie in formato JPG, in una raccolta o in una cartella in una raccolta.

Nota   La dimensione massima per un singolo file che può essere caricato in una raccolta SharePoint Online attualmente è di 2GB. Inoltre, è possibile caricare solo un massimo di 100 file alla volta.

Il modo migliore per eseguire questa operazione dipende dal numero di file. Passare innanzitutto alla raccolta di destinazione, quindi usare questa tabella per scegliere il metodo:

Numero di file

Metodo di caricamento

Singolo documento

Selezionare Nuovo documento > CARICA FILE ESISTENTE, quindi individuare il file nel computer.

Molti documenti e cartelle

Fare clic sul pulsante Apri con Esplora risorse nella scheda Raccolta della barra multifunzione, quindi trascinare i file usando Esplora file.

Per altre informazioni, vedere Caricare, creare o eliminare file in una raccolta.

Nota    Non tutti i tipi di file possono essere caricati in una raccolta. Per un elenco di tipi, vedere l'articolo Tipi di file che non è possibile aggiungere a un elenco o a una raccolta.

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Considerare la creazione di elenchi SharePoint per contatti, calendari e fogli di calcolo

In tutte le aziende sono presenti dati in svariati formati, ad esempio calendari, attività e fogli di calcolo. I dati di questo tipo possono essere spostati o convertiti in un elenco all'interno del sito. Ad esempio, è possibile convertire l'elenco di contatti aziendali in un elenco Contatti. Spesso è anche possibile convertire calendari in un Calendario di SharePoint, che è un tipo di elenco speciale.

Se l'organizzazione usa attualmente fogli di calcolo di Microsoft Office Excel per tenere traccia delle informazioni, è possibile caricare tali fogli di calcolo direttamente in una raccolta documenti in SharePoint Online. In alternativa, è possibile importare un foglio di calcolo come elenco SharePoint. Poiché un elenco può essere aggiornato contemporaneamente da molte persone, gli elenchi SharePoint incoraggiano la collaborazione. È possibile creare visualizzazioni diverse per esporre esattamente le informazioni desiderate.

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Considerare soluzioni di SharePoint per le comuni esigenze aziendali

Un altro modo per spostare contenuto consiste nell'usare una soluzione di SharePoint per gestire meglio un'attività esistente. Ad esempio, la maggior parte delle organizzazioni desidera acquisire e condividere le informazioni quotidiane delle persone che vi lavorano. Un wiki nel sito può essere un'ottima soluzione per questo tipo di condivisione.

Questa tabella descrive le funzionalità di SharePoint che possono facilitare la gestione dei processi aziendali.

Processo aziendale

Descrizione

Condividere annunci importati con un blog del team

I blog possono rappresentare un'utile strumento per comunicare informazioni ai colleghi. Se si desidera un forum per la condivisione di informazioni, potrebbe essere utile configurare un blog.

Usare un wiki per condividere le informazioni del team e collaborare

I wiki sono siti speciali all'interno dei quali una community di utenti crea e gestisce in collaborazione informazioni. I wiki possono rappresentare un ottimo strumento per acquisire e condividere informazioni sui processi oppure informazioni di riferimento generali importanti per il lavoro.

Spostare la pianificazione delle risorse in calendari di gruppo di SharePoint

Un calendario di gruppo è un ottimo modo per pianificare risorse comuni, ad esempio sale riunioni, apparecchiature audiovisive e così via. Poiché un calendario di gruppo si basa su un sito di SharePoint Online, tutti i membri del team possono visualizzarlo facilmente in SharePoint o in Outlook.

Convertire programmi di database in un'app di Access

È possibile usare Microsoft Access 2013 per progettare e pubblicare un database e creare un'app di Access per usare il database nel sito del team.

Automatizzare processi aziendali tramite flussi di lavoro

I flussi di lavoro consentono di automatizzare le attività principali di un processo aziendale e tenerne traccia. È possibile usare i flussi di lavoro per attività quali i processi di approvazione o la raccolta di commenti e suggerimenti.

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Aiutare gli utenti del sito a trovare i contenuti

Dopo aver spostato i documenti e i file nel sito del team, informarne gli altri utenti. È possibile mettere a disposizione vari modi per individuare contenuto all'interno del sito.

Questa tabella descrive i vari metodi che è possibile usare.

Metodo

Descrizione

Usare la ricerca per individuare il contenuto

Il modo più semplice per individuare contenuto in un sito di SharePoint Online consiste nell'usare la caratteristica di ricerca.

Configurare visualizzazioni su elenchi e raccolte per rendere il contenuto disponibile per la ricerca

È possibile selezionare gli elementi che compaiono in una visualizzazione. Ad esempio, in una visualizzazione è possibile mostrare il titolo e l'autore e in un'altra visualizzazione solo gli elementi aggiunti dopo una certa data.

Personalizzare la struttura di spostamento del sito

È possibile personalizzare la struttura di spostamento del sito del team per consentire agli utenti di trovare il contenuto.

Cercare contenuto online in modalità offline

È possibile usare OneDrive for Business o Outlook per cercare contenuto disponibile nel sito di SharePoint Online quando si è offline.

Tenere traccia degli aggiornamenti del contenuto

Per altre informazioni sui metodi che possono aiutare gli utenti del sito a trovare facilmente il contenuto, vedere l'articolo della Guida alla pianificazione Pianificare il contenuto per i siti del team .

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