Spostare documenti e file nel sito di SharePoint Online

Spostare documenti e file nel sito di SharePoint Online

Importante :  Il presente articolo è stato tradotto automaticamente, vedere la dichiarazione di non responsabilità. Per visualizzare la versione inglese dell'articolo, fare clic qui.

Quando si configura ShLinkarePoint_Online per Office 365, è probabile che sia necessario documenti e file che si desidera aggiungere al sito del Team. Ecco alcuni modi in cui è possibile aggiungere diversi tipi di contenuto del sito.

Nota : Per un articolo su come configurare OneDrive for Business e i siti del Team in modo che è possibile usarli insieme, vedere configurare la condivisione e archiviazione dei file di Office 365.

In questo articolo

Prima di iniziare

Creare cartelle, raccolte e siti secondari

Caricare documenti, immagini e file

Considerare la creazione di elenchi di SharePoint per contatti, calendari e fogli di calcolo

Considerare soluzioni di SharePoint per le comuni esigenze aziendali

Aiutare gli utenti del sito a trovare i contenuti

Prima di iniziare

Prima di iniziare a spostare i file, verificare quanto spazio di archiviazione si dispone per SharePoint Online in Office 365. Per trovare informazioni sui limiti di archiviazione per SharePoint Online, vedere Limiti di SharePoint Online.

Suggerimento : È importante ricordare che in Office 365, limiti di archiviazione per SharePoint Online (il sito del Team) diverso dal limiti di archiviazione per Exchange Online (per l'account di posta elettronica). Per ulteriori informazioni sui limiti di archiviazione della cassetta postale, vedere destinatariin Office 365 descrizioni dei servizi per Exchange Online.

Il passaggio successivo consiste nell'analizzare il contenuto attualmente disponibile, includi documenti, immagini, moduli e così via.

Suggerimento :  In Esplora file cercare i file esistenti per dimensioni e per data. Questa operazione può consentire di identificare rapidamente i file usati di recente o molto grandi.

Considerare la quantità di contenuto è utilizzate regolarmente, e se si desidera memorizzare tutte con Office 365. Come avviene quando si passa a una casa più piccole, l'obiettivo è decidere gli elementi contenuti al nuovo sito. Ad esempio, a questo punto l'organizzazione utilizza uno spazio di archiviazione rispetto al limite di Office 365 per SharePoint Online, è necessario prendere decisioni, ad esempio seguenti:

  • Quali file si vogliono spostare

  • Se si vuole acquistare più spazio di archiviazione

  • Se pianificare spazio in vista della crescita del sito (che sicuramente crescerà)

Se l'organizzazione è grande o complessa, valutare la possibilità di invitare un esperto che faciliteranno. È possibile trovare assistenza sicure in Microsoft Pinpoint. Pinpoint è un modo semplice e rapido per le aziende che tutto il mondo per trovare esperti Microsoft certificati e servizi professionali

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Creare cartelle, raccolte e siti secondari

Dopo aver identificato il contenuto da spostare, è il momento di stabilire in che modo organizzarlo. È consigliabile iniziare a caricare i file nella raccolta Documenti del sito del team. È consigliabile organizzare il contenuto, in particolare se si prevede che il numero finale di file sarà elevato. Man mano che il volume di contenuto aumenta, sarà possibile creare altre raccolte di documenti, di moduli e di immagini per archiviare il contenuto corrispondente. È inoltre possibile creare siti secondari per tipi diversi di documenti o progetti.

Per ulteriori informazioni su come pianificare una struttura per organizzare il contenuto del sito, vedere pianificare il contenuto del sito del Team.

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Caricare documenti, immagini e file

Per caricare i file, ad esempio documenti di Word, file PDF o fotografie in formato JPG, in una raccolta o in una cartella in una raccolta.

Nota : Le dimensioni massime dei file per un singolo file che possono essere caricato in una raccolta di SharePoint Online sono attualmente 2 GB. Inoltre, è possibile caricare solo un massimo di 100 file alla volta.

Il modo migliore per eseguire questa operazione dipende dal numero di file. Passare innanzitutto alla raccolta di destinazione, quindi usare questa tabella per scegliere il metodo:

Numero di file

Metodo di caricamento

Singolo documento

Selezionare Nuovo documento > CARICA FILE ESISTENTE, quindi individuare il file nel computer.

Molti documenti e cartelle

Fare clic sul pulsante Apri con Esplora risorse nella scheda Raccolta della barra multifunzione, quindi trascinare i file usando Esplora file.

Per ulteriori informazioni, vedere caricare, creare o eliminare file in una raccolta.

Nota : Esistono alcuni tipi di file che non possono essere caricati in una raccolta. Per un elenco di questi piani, vedere l'articolo tipi di file che non è possibile aggiungere a un elenco o raccolta.

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Considerare la creazione di elenchi SharePoint per contatti, calendari e fogli di calcolo

In tutte le aziende sono presenti dati in svariati formati, ad esempio calendari, attività e fogli di calcolo. I dati di questo tipo possono essere spostati o convertiti in un elenco all'interno del sito. Ad esempio, è possibile convertire l'elenco di contatti aziendali in un elenco Contatti. Spesso è anche possibile convertire calendari in un Calendario di SharePoint, che è un tipo di elenco speciale.

Se è ora possibile utilizzare fogli di calcolo di Microsoft Excel per tenere traccia delle informazioni, è possibile caricare i fogli di calcolo direttamente in una raccolta documenti in SharePoint Online. In alternativa, è possibile importare un foglio di calcolo come elenchi SharePoint. Poiché molte persone possano aggiornare un elenco nello stesso momento, elenchi SharePoint favorire la collaborazione. È possibile creare visualizzazioni diverse degli elenchi per esporre esattamente le informazioni desiderate.

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Considerare soluzioni di SharePoint per le comuni esigenze aziendali

Un altro modo per spostare contenuto consiste nell'usare una soluzione di SharePoint per gestire meglio un'attività esistente. Ad esempio, la maggior parte delle organizzazioni desidera acquisire e condividere le informazioni quotidiane delle persone che vi lavorano. Un wiki nel sito può essere un'ottima soluzione per questo tipo di condivisione.

Questa tabella descrive le funzionalità di SharePoint che possono facilitare la gestione dei processi aziendali.

Processo aziendale

Descrizione

Condividere annunci importati con un blog del team

I blog possono rappresentare un'utile strumento per comunicare informazioni ai colleghi. Se si desidera un forum per la condivisione di informazioni, potrebbe essere utile configurare un blog.

Usare un wiki per condividere le informazioni del team e collaborare

I wiki sono siti speciali all'interno dei quali una community di utenti crea e gestisce in collaborazione informazioni. I wiki possono rappresentare un ottimo strumento per acquisire e condividere informazioni sui processi oppure informazioni di riferimento generali importanti per il lavoro.

Spostare la pianificazione delle risorse in calendari di gruppo di SharePoint

Un calendario di gruppo può essere un buon modo per pianificare le risorse comuni, ad esempio delle sale riunioni, apparecchiatura audiovisiva e così via. Perché un calendario di gruppo si trova in un sito di SharePoint Online, tutti i membri del team possibile visualizzarla con facilità in SharePoint o in Outlook.

Convertire programmi di database in un'app di Access

È possibile usare Microsoft Access 2013 per progettare e pubblicare un database e creare un'app di Access per usare il database nel sito del team.

Automatizzare processi aziendali tramite flussi di lavoro

I flussi di lavoro consentono di automatizzare le attività principali di un processo aziendale e tenerne traccia. È possibile usare i flussi di lavoro per attività quali i processi di approvazione o la raccolta di commenti e suggerimenti.

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Aiutare gli utenti del sito a trovare i contenuti

Dopo aver spostato i documenti e i file nel sito del team, informarne gli altri utenti. È possibile mettere a disposizione vari modi per individuare contenuto all'interno del sito.

Questa tabella descrive i vari metodi che è possibile usare.

Metodo

Descrizione

Usare la ricerca per individuare il contenuto

Il modo più semplice per individuare il contenuto in un sito SharePoint Online consiste nell'utilizzare la funzionalità di ricerca.

Configurare visualizzazioni su elenchi e raccolte per rendere il contenuto disponibile per la ricerca

È possibile selezionare gli elementi che compaiono in una visualizzazione. Ad esempio, in una visualizzazione è possibile mostrare il titolo e l'autore e in un'altra visualizzazione solo gli elementi aggiunti dopo una certa data.

Personalizzare la struttura di spostamento del sito

È possibile personalizzare la struttura di spostamento del sito del team per consentire agli utenti di trovare il contenuto.

Cercare contenuto online in modalità offline

È possibile utilizzare OneDrive for Business o Outlook per cercare contenuto disponibile nel sito di SharePoint Online quando si è offline

Tenere traccia degli aggiornamenti del contenuto

Per informazioni sui metodi che possono aiutare gli utenti del sito trovare facilmente il contenuto, vedere l'articolo della Guida alla pianificazione pianificare il contenuto dei siti del Team .

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Aggiornato il 31 ottobre 2016

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