Spostare dati da Excel ad Access

Importante :  Il presente articolo è stato tradotto automaticamente, vedere la dichiarazione di non responsabilità. Per visualizzare la versione inglese dell'articolo, fare clic qui.

Questo articolo illustra come spostare i dati da Excel ad Access e convertire i dati in tabelle relazionali per poter usare insieme Microsoft Office Excel e Access. Per riepilogare, Access è la soluzione migliore per acquisire, archiviare, eseguire query e condividere i dati, mentre Excel è consigliato per il calcolo, l'analisi e la visualizzazione dei dati.

Due articoli, Usare Access o Excel per gestire i dati e I 10 motivi principali per usare Access con Excel, spiegano quale programma è più adatto per una particolare attività e come usare insieme Excel e Access per creare una soluzione efficace.

In questo articolo

L'essenza dei database relazionali e della modellazione dati

Componenti di una tabella relazionale

Che cos'è la normalizzazione?

Le tabelle possono essere create con forme normali diverse

Relazioni e chiavi

Integrità dei dati e validità

Riepilogo

Procedura di base per passare da Excel ad Access

Passaggio 1: Importare dati da Excel ad Access

Aggiungere i dati in modo facile e automatico

Passaggio 2: Normalizzare i dati usando la Creazione guidata Analizzatore tabelle

Passaggio 3: Stabilire una connessione a dati di Access da Excel

Ottenere i dati in Access

L'essenza dei database relazionali e della modellazione dati

Molti file di dati, inclusi quelli di Excel, vengono chiamati file flat. Questi file sono spesso di grandi dimensioni e contengono dati ridondanti, colonne usate raramente e molti valori vuoti. Questi file possono essere stati ereditati da un altro sistema o da un altro utente oppure potrebbero essere il risultato dell'inserimento di colonne aggiunte per soddisfare nuove esigenze emerse nel corso del tempo. Anche se l'organizzazione dei dati in un file flat funziona per uno scopo specifico, tali dati non sono flessibili e potrebbe risultare difficile rispondere a domande impreviste sui dati.

File flat

Un'alternativa efficace a un file flat è un database relazionale. Access è un programma per database relazionali e garantisce risultati ottimali quando le tabelle sono progettate in modo efficace con relazioni conformi al modello di database relazionale.

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Componenti di una tabella relazionale

In un database relazionale ben progettato, ogni tabella è una raccolta di più righe e colonne denominate in cui sono archiviate le informazioni su un singolo oggetto, ad esempio i dipendenti. Ogni colonna della tabella ha un nome univoco e contiene informazioni sull'oggetto, ad esempio il nome e l'indirizzo di un dipendente. Le righe della tabella contengono le occorrenze dell'oggetto, ad esempio tutti i dipendenti correnti della società. Nell'intersezione di una riga e di una colonna viene archiviato un solo valore, che corrisponde a un singolo fatto, ad esempio "Seattle". Infine, è possibile riordinare righe e colonne senza modificare il significato della tabella.

tabella relazionale

1. Una tabella rappresenta un singolo oggetto: una persona, un luogo, una cosa, un evento o un concetto

2. Ogni riga è univoca e ha una chiave primaria, ad esempio un numero di badge

3. Ogni colonna ha un nome univoco, breve e significativo

4. Tutti i valori in una colonna hanno un significato e un formato simili

5. Ogni valore nella tabella, che equivale a una cella in Excel, rappresenta un singolo fatto

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Che cos'è la normalizzazione?

Purtroppo, una tabella relazionale ben progettata non può essere usata automaticamente in un database di Access. È necessario usare un metodo per analizzare i dati in un file flat e ridisporre i dati da una tabella in due o più tabelle correlate. Questo metodo è chiamato normalizzazione. In una procedura dettagliata si suddivide una tabella in due o più tabelle più piccole rimuovendo i valori ripetuti in una colonna, i dati ridondanti dalle righe e aggiungendo le chiavi primarie, ovvero un campo che identifica in modo univoco ogni record in una tabella, e le chiavi esterne, ovvero un campo contenente i valori rilevati in un campo della chiave primaria in una tabella correlata, per definire le relazioni tra le nuove tabelle.

diagramma relazionale

1. Tabella relazionale

2. Nomi delle colonne

3. Chiave primaria

4. Chiave esterna

5. Simboli e linee relazionali

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Le tabelle possono essere create con forme normali diverse

Una tabella può essere creata con una delle quattro forme normali seguenti: zero, prima, seconda e terza. Ogni forma descrive il grado di organizzazione dei dati in una tabella e può essere usata efficacemente in un database relazionale. La forma normale zero è quella meno organizzata, mentre la terza è quella con l'organizzazione più efficiente.

Forma normale zero    Un segnale che indica che una tabella ha un livello di organizzazione minimo, chiamato "forma normale zero", è la presenza di valori "non atomici" in una o più colonne, il che significa che in una singola cella sono contenuti più valori. Ad esempio, l'indirizzo di un cliente potrebbe essere formato dal nome della strada, ad esempio Vicolo Martedì 20, la città, la provincia e il CAP. Ognuno di questi elementi dell'indirizzo dovrebbe essere archiviato in colonne separate. In un altro esempio, una colonna che contiene i nomi completi, ad esempio "Loggia, Palmira" o "Isotta Pinto", dovrebbe essere suddivisa in colonne separate per il nome e il cognome. L'archiviazione dei nomi e dei cognomi in colonne separate consente di trovare e ordinare rapidamente i dati.

Un'altra caratteristica dei dati in forma normale zero riguarda la presenza di informazioni su oggetti diversi, ad esempio addetti alle vendite, prodotti, clienti e ordini. Se possibile, i dati dovrebbero essere suddivisi in tabelle separate per ogni oggetto.

Prima forma normale    Una tabella è in prima forma normale quando tutte le colonne contengono valori atomici, ma in una o più colonne sono presenti dati ridondanti, ad esempio informazioni sull'addetto alle vendite o sul cliente ripetute in ogni sezione di un ordine. Ad esempio, il nome Pinto, Isotta viene ripetuto cinque volte nel foglio di lavoro perché è associato a due ordini diversi, uno con tre prodotti e uno con due prodotti.

Seconda forma normale    Una tabella è in seconda forma normale quando i dati ridondanti sono stati rimossi, ma una o più colonne non sono basate sulla chiave primaria o contengono valori calcolati, ad esempio Prezzo * Sconto.

Terza forma normale    Una tabella è in terza forma normale quando tutte le colonne nella tabella dipendono esclusivamente dalla chiave primaria. Come illustrato nell'immagine seguente, le informazioni su prodotti e fornitori vengono archiviate in tabelle separate e vengono unite durante una ricerca nel campo ID fornitore nella tabella Fornitori.

Le tabelle in forma normale zero, prima e seconda possono presentare problemi quando si vogliono modificare i dati. Ad esempio, l'aggiornamento di valori ripetuti frequentemente è un processo che richiede molto tempo. Ogni volta che si aggiorna un valore, è necessario controllare se tutte le altre righe contengono lo stesso valore. Questo processo è dispendioso in termini di tempo ed è soggetto a errori. Inoltre, è difficile ordinare e filtrare in modo efficace le colonne che contengono valori ripetuti. Le tabelle in prima e seconda forma normale presentano grandi miglioramenti rispetto alla forma normale zero, ma possono comunque creare problemi quando si inseriscono, si aggiornano o si eliminano i dati.

Quando si esegue il processo di normalizzazione dei dati, si converte una tabella da una forma inferiore a una forma superiore finché tutte le tabelle non arrivano alla terza forma normale. La terza forma normale è ideale nella maggior parte dei casi perché:

  • I problemi relativi alle modifiche possono essere eliminati quando i dati vengono inseriti, eliminati o aggiornati.

  • È possibile mantenere l'integrità dei dati con vincoli di dati e regole di business.

  • È possibile eseguire query sui dati in vari modi per rispondere alle domande.

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Relazioni e chiavi

Un database relazionale ben definito contiene diverse tabelle, tutte in terza forma normale, ma esistono anche relazioni tra tabelle che agevolano il raggruppamento dei dati. Ad esempio, i Dipendenti appartengono ai Reparti e sono assegnati ai Progetti, i Progetti contengono Sottoattività, le Sottoattività sono di proprietà dei Dipendenti e i Reparti gestiscono i Progetti. In questo scenario, un database relazionale avrebbe quattro tabelle definite: Dipendenti, Progetti, Sottoattività e Reparti, con le seguenti relazioni di chiave definite: appartengono a, sono assegnate a, hanno, sono di proprietà di e gestiscono.

Esistono tre tipi di relazioni:

  • Uno-a-uno (1:1)    Ad esempio, ogni dipendente ha un solo ID badge e ogni ID badge fa riferimento a un solo dipendente.

  • Uno-a-molti (1:M)    Ad esempio, ogni dipendente è assegnato a un reparto, ma un reparto ha più dipendenti. Questa relazione è chiamata anche relazione padre-figlio.

  • Molti-a-molti (M:M)    Ad esempio, un dipendente può essere assegnato a più progetti e ogni progetto può avere più dipendenti assegnati. Spesso si usa una tabella speciale, denominata tabella di giunzione, per creare una relazione uno-a-molti tra le tabelle in terza forma normale, per un totale di tre tabelle che insieme formano la relazione molti-a-molti.

Una relazione viene creata tra due o più tabelle in base alle chiavi primarie ed esterne. Una chiave primaria è una colonna in una tabella i cui valori identificano in modo univoco ogni riga in una tabella, ad esempio un numero di badge o un codice di reparto. Una chiave esterna è una colonna in una tabella i cui valori sono uguali alla chiave primaria di un'altra tabella. Si può pensare a una chiave esterna come a una copia della chiave primaria di un'altra tabella relazionale. La relazione tra due tabelle viene stabilita associando i valori della chiave esterna in una tabella con i valori della chiave primaria in un'altra tabella.

Relazioni tra chiave primaria ed esterna

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Integrità dei dati e validità

Dopo aver creato un database relazionale con tutte le tabelle in terza forma normale e le corrette relazioni definite, è opportuno garantire l'integrità dei dati. Il concetto di integrità dei dati significa che è possibile esplorare le relazioni e modificare le tabelle del database in modo corretto e coerente man mano che il database viene aggiornato. Esistono due regole di base nei database relazionali che consentono di garantire l'integrità dei dati.

Regola di entità    Ogni riga di una tabella deve avere una chiave primaria che, a sua volta, deve avere un valore. Questa regola consente di identificare in modo univoco e di non perdere inavvertitamente le righe in una tabella. Inoltre, quando si inseriscono, si aggiornano o si eliminano i dati, è possibile garantire l'univocità e l'esistenza di tutte le chiavi primarie.

Regola di integrità referenziale    Questa regola controlla le regole di inserimento e di eliminazione della relazione uno-a-molti. Se una tabella ha una chiave esterna, ogni valore della chiave esterna deve essere Null (nessun valore) o deve corrispondere ai valori nella tabella relazionale in cui la chiave esterna è una chiave primaria.

Relazioni tra tabelle

Per garantire ulteriormente l'integrità dei dati in un database relazionale, usare varie regole di convalida dei dati, inclusi il tipo di dati (ad esempio, Integer), la lunghezza dei dati (ad esempio, 15 caratteri o meno), il formato dei dati (ad esempio, valuta), il valore predefinito (ad esempio, 10) e i vincoli (ad esempio, Inventory_Amt > ReOrder_Amt). Queste regole di convalida dei dati garantiscono la qualità dei dati del database e la conformità alle regole di business stabilite.

È importante notare che l'immissione di dati è una delle differenze più rilevanti tra un database di Access e una cartella di lavoro di Excel. L'immissione di dati in un foglio di lavoro di Excel è in formato libero. È possibile immettere dati quasi ovunque e annullare facilmente una modifica. Un database di Access, invece, è molto più strutturato e vincolato. Inoltre, quando si immettono i dati in una tabella, viene eseguito il commit della modifica nel database. Non è possibile annullare l'immissione di dati come in Excel, sebbene sia possibile eliminare o aggiornare i dati per correggere eventuali errori.

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Riepilogo

Dopo aver normalizzato i dati nelle tabelle relazionali con relazioni ben definite e aver definito l'integrità dei dati, è molto più facile:

  • Risparmiare spazio e migliorare le prestazioni, perché i dati ridondanti e ripetuti vengono rimossi fisicamente.

  • Aggiornare i dati in modo accurato e mantenerne l'integrità.

  • Ordinare, filtrare, creare colonne calcolate, aggregare e riepilogare i dati.

  • Eseguire query sui dati in vari modi per rispondere a domande previste e impreviste.

Per esigenze particolari, sono disponibili anche funzionalità avanzate per la progettazione di database relazionali, ad esempio chiavi composte (chiavi costituite da valori di due o più colonne), altre forme normali (quarta forma normale, ovvero una dipendenza multivalore) e la denormalizzazione. Tuttavia, per la maggior parte delle necessità legate a un database, si hanno già tutte le informazioni essenziali sulla progettazione del database necessarie per comprendere i case study descritti in questo articolo.

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Procedura di base per passare da Excel ad Access

Quando si spostano i dati da Excel ad Access sono disponibili tre passaggi di base.

Tre passaggi di base

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Passaggio 1: Importare dati da Excel ad Access

L'importazione di dati può essere eseguita in modo molto più semplice e rapido se si dedica un po' di tempo alla preparazione e alla pulizia dei dati. L'importazione di dati è simile a un trasloco in una nuova casa. Se si ripuliscono e si organizzano gli oggetti prima del trasloco, la sistemazione nella nuova casa diventa molto più semplice.

Pulire i dati prima di importarli

Prima di importare dati in Access, in Excel è utile:

  • Convertire le celle che contengono dati non atomici, ovvero più valori in una cella, in più colonne. Ad esempio, una cella in una colonna "Competenze" che contiene più valori relativi alle competenze come "Programmazione C#", "Programmazione VBA" e "Progettazione Web", deve essere suddivisa per separare le colonne in modo che ognuna contenga il valore di una sola competenza.

  • Usare il comando ANNULLA.SPAZI per rimuovere gli spazi iniziali e finali e gli spazi multipli incorporati.

  • Rimuovere i caratteri non stampabili.

  • Trovare e correggere gli errori di ortografia e di punteggiatura.

  • Rimuovere le righe o i campi duplicati.

  • Verificare che le colonne di dati non contengano formati misti, soprattutto i numeri formattati come testo o le date formattate come numeri.

Per altre informazioni, vedere gli argomenti della Guida di Excel seguenti:

Nota : Se le esigenze relative alla pulizia dei dati sono complesse o non si hanno tempo o risorse per automatizzare il processo autonomamente, è possibile usare un fornitore di terze parti. Per alter informazioni, cercare "software per la pulizia dei dati" o "qualità dei dati" con il proprio motore di ricerca preferito nel Web browser.

Scegliere il tipo di dati ottimale quando si importano i dati

Durante l'operazione di importazione in Access, è opportuno valutare bene le scelte che si fanno in modo da ricevere pochi o nessun errore di conversione che richiedono un intervento manuale. La tabella seguente riepiloga come vengono convertiti i formati di numero di Excel e i tipi di dati di Access quando si importano i dati da Excel ad Access e offre alcuni suggerimenti sui tipi di dati ottimali da scegliere nell'Importazione guidata Foglio di calcolo.

Formato di numero di Excel

Tipo di dati di Access

Commenti

Procedura consigliata

Testo

Testo, Memo

Il tipo di dati Testo di Access archivia i dati alfanumerici fino a 255 caratteri. Il tipo di dati Memo di Access archivia i dati alfanumerici fino a 65.535 caratteri.

Scegliere Memo per evitare di troncare i dati.

Numero, Percentuale, Frazione, Scientifico

Numero

Access ha un tipo di dati Numero che varia in base a una proprietà Dimensione campo, i cui valori possono essere Byte, Integer, Long Integer, Single, Double, Decimal.

Scegliere Double per evitare errori di conversione dei dati.

Data

Data

Access ed Excel usano lo stesso numero di data seriale per archiviare le date. In Access l'intervallo di date è maggiore: da -657.434 (1 gennaio 100 D.C.) a 2.958.465 (31 dicembre 9999 D.C.).

Poiché Access non riconosce il sistema data 1904, usato in Excel per Macintosh, è necessario convertire le date o in Excel o in Access per evitare confusione.

Per ulteriori informazioni, vedere modificare il sistema di data, formato o interpretazione anno a due cifre e importare o collegare dati di una cartella di lavoro di Excel

.

Scegliere Data.

Ora

Ora

Access ed Excel archiviano i valori di ora usando lo stesso tipo di dati.

Scegliere Ora, che in genere è l'impostazione predefinita.

Valuta, Contabilità

Valuta

In Access il tipo di dati Valuta archivia i dati come numeri di 8 byte con una precisione a quattro cifre decimali e viene usato per archiviare dati finanziari e impedire l'arrotondamento dei valori.

Scegliere Valuta, che in genere è l'impostazione predefinita.

Booleano

Sì/No

Access usa -1 per tutti i valori Sì e 0 per tutti i valori No, mentre Excel usa 1 per tutti i valori TRUE e 0 per tutti i valori FALSE.

Scegliere Sì/No, che converte automaticamente i valori sottostanti.

Collegamento ipertestuale

Collegamento ipertestuale

Un collegamento ipertestuale in Excel e Access contiene un URL o un indirizzo Web che è possibile selezionare e visitare.

Scegliere Collegamento ipertestuale. In caso contrario, Access potrebbe usare il tipo di dati Testo per impostazione predefinita.

Una volta inseriti i dati in Access, è possibile eliminare i dati in Excel. Non dimenticare di eseguire il backup della cartella di lavoro di Excel prima di eliminarla.

Per ulteriori informazioni, vedere l'argomento della Guida di Access, importare o collegare dati di una cartella di lavoro di Excel.

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Aggiungere i dati in modo facile e automatico

Dispongano di un utente di Excel problema comuni viene aggiunta di dati con le stesse colonne in un foglio di lavoro di grandi dimensioni. Ad esempio, si dispone di un soluzione che iniziato in Excel, ma ora si è ampliata per includere i file da molti gruppi di lavoro e reparti beni. Questi dati potrebbero essere in cartelle di lavoro e fogli di lavoro diversi o in file di testo che sono i feed di dati da altri sistemi. Esiste alcun comando interfaccia utente o un modo semplice per aggiungere dati simili in Excel.

La soluzione migliore consiste nell'usare Access, in cui è possibile importare e aggiungere dati a una tabella in modo semplice con l'Importazione guidata Foglio di calcolo. Inoltre, è possibile aggiungere una grande quantità di dati in un'unica tabella. È possibile salvare le operazioni di importazione, aggiungerle come attività programmate di Microsoft Office Outlook e persino usare le macro per automatizzare il processo.

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Passaggio 2: Normalizzare i dati usando la Creazione guidata Analizzatore tabelle

A prima vista, il processo di normalizzazione dei dati può sembrare un'operazione complessa. Per fortuna, la normalizzazione delle tabelle in Access è un processo molto più semplice grazie alla Creazione guidata Analizzatore tabelle.

Creazione guidata Analizzatore tabelle

1. Trascinare le colonne selezionate in una nuova tabella e creare automaticamente relazioni

2. Usare i pulsanti di comando per rinominare una tabella, aggiungere una chiave primaria, impostare una colonna esistente come chiave primaria e annullare l'ultima azione

È possibile usare la procedura guidata per eseguire queste operazioni:

  • Convertire una tabella in un set di tabelle più piccole e creare automaticamente una relazione tra chiave primaria e chiave esterna tra le tabelle.

  • Aggiungere una chiave primaria a un campo esistente che contiene valori univoci o creare un nuovo campo ID che usa il tipo di dati Numerazione automatica.

  • Creare automaticamente le relazioni per applicare l'integrità referenziale con gli aggiornamenti a catena. Eliminazione a catena non vengono aggiunti automaticamente per evitare che accidentalmente eliminazione dei dati, ma è possibile aggiungere facilmente le eliminazioni in un secondo momento.

  • Eseguire una ricerca nelle nuove tabelle per i dati ridondanti o duplicati, ad esempio, uno stesso cliente con due numeri di telefono diversi, e aggiornarli nel modo desiderato.

  • Eseguire il backup della tabella originale e rinominarlo aggiungendo "_OLD" alla fine del nome. Viene quindi creata una query che consente di ricostruire la tabella originale con il nome della tabella originale in modo da garantire il funzionamento di tutte le maschere o dei report esistenti basati sulla tabella originale con la nuova struttura della tabella.

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Passaggio 3: Stabilire una connessione a dati di Access da Excel

Dopo aver normalizzato i dati in Access e aver creato una query o una tabella per ricostruire i dati originali, è sufficiente eseguire la connessione da Excel ai dati di Access. A questo punto i dati in Access sono inseriti come origine dati esterna e possono essere collegati alla cartella di lavoro con una connessione dati, ovvero un contenitore di informazioni che consente di individuare, connettersi e accedere all'origine dati esterna. Le informazioni di connessione vengono archiviate nella cartella di lavoro e possono essere archiviate anche in un file di connessione, ad esempio un file ODC (Office Data Connection) o un file del nome dell'origine dati (DSN). Dopo la connessione ai dati esterni, è anche possibile aggiornare automaticamente la cartella di lavoro di Excel da Access ogni volta che vengono aggiornati i dati in Access.

Per altre informazioni, vedere Informazioni generali sulla connessione (importazione) dei dati e Scambiare (copiare, importare, esportare) dati tra Excel e Access.

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Ottenere i dati in Access

Questa sezione illustra le fasi seguenti per la normalizzazione dei dati: suddividere i valori delle colonne Addetto alle vendite e Indirizzo in parti atomiche, separare gli oggetti correlati in tabelle specifiche, copiare e incollare le tabelle da Excel ad Access, creare relazioni di chiave tra le tabelle di Access appena create e creare ed eseguire una query semplice in Access per restituire informazioni.

Dati di esempio in una forma non normalizzata

Il foglio di lavoro seguente contiene valori non atomici nelle colonne Addetto alle vendite e Indirizzo. Entrambe le colonne devono essere suddivise in due o più colonne separate. Questo foglio di lavoro contiene anche informazioni su addetti alle vendite, prodotti, clienti e ordini. Queste informazioni devono essere suddivise ulteriormente in tabelle separate in base all'oggetto.

Addetto alle vendite

ID ordine

Data ordine

ID prodotto

Qtà

Prezzo

Nome cliente

Indirizzo

Telefono

Loggia, Palmira

2348

2/3/09

J-558

4

€ 8,50

Contoso, Ltd.

Vicolo Martedì 20 Chiesina Uzzanese, PT 51013

425-555-0222

Loggia, Palmira

2348

2/3/09

B-205

2

€ 4,50

Contoso, Ltd.

Vicolo Martedì 20 Chiesina Uzzanese, PT 51013

425-555-0222

Loggia, Palmira

2348

2/3/09

D-4420

5

€ 7,25

Contoso, Ltd.

Vicolo Martedì 20 Chiesina Uzzanese, PT 51013

425-555-0222

Loggia, Palmira

2349

4/3/09

C-789

3

€ 7,00

Fourth Coffee

Piazza Mercoledì 30 Pollena Trocchia, NA 80040

425-555-0201

Loggia, Palmira

2349

4/3/09

C-795

6

€ 9,75

Fourth Coffee

Piazza Mercoledì 30 Pollena Trocchia, NA 80040

425-555-0201

Pinto, Isotta

2350

4/3/09

A-2275

2

€ 16,75

Adventure Works

Via Lunedì 10 Frattocchie, RM 00040

425-555-0185

Pinto, Isotta

2350

4/3/09

F-198

6

€ 5,25

Adventure Works

Via Lunedì 10 Frattocchie, RM 00040

425-555-0185

Pinto, Isotta

2350

4/3/09

B-205

1

€ 4,50

Adventure Works

Via Lunedì 10 Frattocchie, RM 00040

425-555-0185

Russo, Lorenzo

2351

4/3/09

C-795

6

€ 9,75

Contoso, Ltd.

Vicolo Martedì 20 Chiesina Uzzanese, PT 51013

425-555-0222

Russo, Lorenzo

2352

5/3/09

A-2275

2

€ 16,75

Adventure Works

Via Lunedì 10 Frattocchie, RM 00040

425-555-0185

Russo, Lorenzo

2352

5/3/09

D-4420

3

€ 7,25

Adventure Works

Via Lunedì 10 Frattocchie, RM 00040

425-555-0185

Mazzanti, Calimero

2353

7/3/09

A-2275

6

€ 16,75

Fourth Coffee

Piazza Mercoledì 30 Pollena Trocchia, NA 80040

425-555-0201

Mazzanti, Calimero

2353

7/3/09

C-789

5

€ 7,00

Fourth Coffee

Piazza Mercoledì 30 Pollena Trocchia, NA 80040

425-555-0201

Milanesi, Lisandro

2354

7/3/09

A-2275

3

€ 16,75

Contoso, Ltd.

Vicolo Martedì 20 Chiesina Uzzanese, PT 51013

425-555-0222

Pinto, Isotta

2355

8/3/09

D-4420

4

€ 7,25

Adventure Works

Via Lunedì 10 Frattocchie, RM 00040

425-555-0185

Pinto, Isotta

2355

8/3/09

C-795

3

€ 9,75

Adventure Works

Via Lunedì 10 Frattocchie, RM 00040

425-555-0185

Loggia, Palmira

2356

10/3/09

C-789

6

€ 7,00

Contoso, Ltd.

Vicolo Martedì 20 Chiesina Uzzanese, PT 51013

425-555-0222

Componenti più piccoli per la suddivisione delle informazioni: dati atomici

Quando si lavora sui dati di questo esempio, è possibile usare il comando Testo in colonne in Excel per separare le parti "atomiche" di una cella, ad esempio la via e il numero civico, la città, la provincia e il codice postale, in colonne distinte.

La tabella seguente illustra le nuove colonne nello stesso foglio di lavoro dopo che sono state suddivise per rendere atomici tutti i valori. Le informazioni nella colonna Addetto alle vendite sono state suddivise nelle colonne Cognome e Nome, mentre quelle nella colonna Indirizzo in Via e numero civico, Città, Provincia e CAP. Questi dati sono in "prima forma normale".

Cognome

Nome

 

Via e numero civico

Città

Provincia

CAP

Loggia

Palmira

Vicolo Martedì 20

Chiesina Uzzanese

PT

98227

Pinto

Isotta

Via Lunedì 10

Frattocchie

RM

98234

Russo

Lorenzo

Vicolo Martedì 20

Chiesina Uzzanese

PT

98227

Mazzanti

Calimero

Piazza Mercoledì 30 Pollena Trocchia

Pollena Trocchia

NA

98199

Milanesi

Lisandro

Vicolo Martedì 20

Chiesina Uzzanese

PT

98227

Suddividere i dati in oggetti organizzati in Excel

Le diverse tabelle di dati di esempio che seguono mostrano le stesse informazioni del foglio di lavoro di Excel dopo che è stato suddiviso in tabelle per addetti alle vendite, prodotti, clienti e ordini. La struttura della tabella non è finale, ma è a buon punto.

La tabella Addetti alle vendite contiene solo le informazioni relative al personale di vendita. Ogni record ha un ID univoco (ID addetto alle vendite). Il valore dell'ID addetto alle vendite viene usato nella tabella Ordini per collegare gli ordini con gli addetti alle vendite.

Addetti alle vendite

ID addetto alle vendite

Cognome

Nome

101

Loggia

Palmira

103

Pinto

Isotta

105

Russo

Lorenzo

107

Mazzanti

Calimero

109

Milanesi

Lisandro

La tabella Prodotti contiene solo informazioni sui prodotti. Ogni record ha un ID univoco (ID prodotto). Il valore dell'ID prodotto viene usato per collegare le informazioni sul prodotto alla tabella Dettagli dell'ordine.

Prodotti

ID prodotto

Prezzo

A-2275

16,75

B-205

4,50

C-789

7,00

C-795

9,75

D-4420

7,25

F-198

5,25

J-558

8,50

La tabella Clienti contiene solo informazioni sui clienti. Ogni record ha un ID univoco (ID cliente). Il valore dell'ID cliente viene usato per collegare le informazioni sul cliente alla tabella Ordini.

Clienti

ID cliente

Nome

Via e numero civico

Città

Provincia

CAP

Telefono

1001

Contoso, Ltd.

Vicolo Martedì 20

Chiesina Uzzanese

PT

98227

425-555-0222

1003

Adventure Works

Via Lunedì 10

Frattocchie

RM

98234

425-555-0185

1005

Fourth Coffee

Piazza Mercoledì 30

Pollena Trocchia

NA

98199

425-555-0201

La tabella Ordini contiene informazioni su prodotti, addetti alle vendite, clienti e prodotti. Ogni record ha un ID univoco (ID ordine). Alcune informazioni in questa tabella devono essere suddivise in una tabella aggiuntiva che contiene i dettagli dell'ordine in modo che la tabella Ordini contenga solo quattro colonne, ovvero l'ID univoco dell'ordine, la data dell'ordine, l'ID addetto alle vendite e l'ID cliente. La tabella mostrata di seguito non è ancora stata suddivisa nella tabella Dettagli dell'ordine.

Ordini

ID ordine

Data ordine

ID addetto alle vendite

ID cliente

ID prodotto

Qtà

2348

2/3/09

101

1001

J-558

4

2348

2/3/09

101

1001

B-205

2

2348

2/3/09

101

1001

D-4420

5

2349

4/3/09

101

1005

C-789

3

2349

4/3/09

101

1005

C-795

6

2350

4/3/09

103

1003

A-2275

2

2350

4/3/09

103

1003

F-198

6

2350

4/3/09

103

1003

B-205

1

2351

4/3/09

105

1001

C-795

6

2352

5/3/09

105

1003

A-2275

2

2352

5/3/09

105

1003

D-4420

3

2353

7/3/09

107

1005

A-2275

6

2353

7/3/09

107

1005

C-789

5

2354

7/3/09

109

1001

A-2275

3

2355

8/3/09

103

1003

D-4420

4

2355

8/3/09

103

1003

C-795

3

2356

10/3/09

101

1001

C-789

5

I dettagli dell'ordine, ad esempio l'ID prodotto e la quantità vengono rimossi dalla tabella Ordini e archiviati in una tabella denominata Dettagli dell'ordine. Tenere presente che esistono nove ordini, quindi è plausibile che ci siano nove record in questa tabella. La tabella Ordini ha un ID univoco, ID ordine, a cui verrà fatto riferimento dalla tabella Dettagli dell'ordine.

La struttura finale della tabella Ordini dovrebbe essere simile alla seguente:

Ordini

ID ordine

Data ordine

ID addetto alle vendite

ID cliente

2348

2/3/09

101

1001

2349

4/3/09

101

1005

2350

4/3/09

103

1003

2351

4/3/09

105

1001

2352

5/3/09

105

1003

2353

7/3/09

107

1005

2354

7/3/09

109

1001

2355

8/3/09

103

1003

2356

10/3/09

101

1001

La tabella Dettagli dell'ordine non contiene colonne che richiedono valori univoci, in altre parole, non è presente alcuna chiave primaria, perciò una o più colonne possono contenere dati "ridondanti" senza causare errori. Tuttavia, non è consentito inserire due record completamente identici nella tabella. Questa regola vale per qualsiasi tabella in un database. Questa tabella dovrebbe contenere 17 record, ognuno corrispondente a un prodotto in un singolo ordine. Ad esempio, nell'ordine 2349 tre prodotti C-789 costituiscono una delle due parti dell'intero ordine.

La tabella Dettagli dell'ordine sarà quindi simile alla seguente:

Dettagli dell'ordine

ID ordine

ID prodotto

Qtà

2348

J-558

4

2348

B-205

2

2348

D-4420

5

2349

C-789

3

2349

C-795

6

2350

A-2275

2

2350

F-198

6

2350

B-205

1

2351

C-795

6

2352

A-2275

2

2352

D-4420

3

2353

A-2275

6

2353

C-789

5

2354

A-2275

3

2355

D-4420

4

2355

C-795

3

2356

C-789

5

Copiare e incollare dati da Excel ad Access

Ora che le informazioni su addetti alle vendite, clienti, prodotti, ordini e dettagli dell'ordine sono state suddivise in oggetti separati in Excel, è possibile copiare i dati direttamente in Access, dove verranno trasformati in tabelle.

Creazione di relazioni tra le tabelle di Access ed esecuzione di una query

Dopo aver spostato i dati in Access, è possibile creare relazioni tra tabelle e quindi creare query per restituire informazioni su vari oggetti. Ad esempio, è possibile creare una query che restituisce l'ID ordine e i nomi degli addetti alle vendite per gli ordini immessi tra il 5/3/09 e l'8/3/09.

Inoltre, è possibile creare maschere e report per semplificare l'immissione di dati e l'analisi delle vendite.

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Nota : Dichiarazione di non responsabilità per la traduzione automatica: Il presente articolo è stato tradotto tramite un software di traduzione automatica e non da una persona. Microsoft offre le traduzioni automatiche per consentire a coloro che non conoscono la lingua inglese di leggere gli articoli sui prodotti, sui servizi e sulle tecnologie Microsoft. Dal momento che l'articolo è stato tradotto automaticamente, potrebbe contenere errori di sintassi, di grammatica o di utilizzo dei vocaboli.

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