Specificare gli utenti autorizzati alla visualizzazione delle bozze

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È possibile controllare quali gruppi di utenti autorizzati a leggere bozze di elementi e file. Le bozze sono le versioni secondarie di file o le voci di elenco o i file che non sono ancora approvati. Una bozza può essere un nuovo elemento o un elemento è stato modificato.

Le bozze vengono create in due casi:

  • Quando viene creata o aggiornata una versione secondaria di un file in una raccolta in cui viene tenuta traccia delle versioni principali e secondarie

  • Quando una voce di elenco o un file viene creato o aggiornato ma non ancora approvato in un elenco o una raccolta in cui è necessaria l'approvazione del contenuto

È possibile specificare i gruppi di utenti che possono visualizzare le bozze di file. Questa impostazione può essere diversa da quella relativa al gruppo di utenti che possono visualizzare gli altri elementi dell'elenco o della raccolta, ad esempio le versioni principali dei file oppure le voci di elenco o i file approvati.

Quando si tiene traccia delle versioni principali e secondarie, è possibile specificare se gli utenti devono disporre dell'autorizzazione per modificare i file prima di poter visualizzare e leggere una versione secondaria. Se si applica questa impostazione, gli utenti che dispongono dell'autorizzazione per modificare il file potranno lavorare sul file, tuttavia quelli che dispongono dell'autorizzazione di lettura non potranno visualizzare la versione secondaria. È ad esempio possibile che si desideri evitare che tutti gli utenti che dispongono di accesso alla raccolta possano visualizzare commenti o revisioni durante la modifica di un file. Se viene tenuta traccia delle versioni principali e secondarie e nessun utente ha ancora pubblicato una versione principale, il file non sarà visibile per gli utenti che non dispongono dell'autorizzazione per visualizzare elementi bozza.

Quando è necessaria l'approvazione del contenuto, è possibile specificare se i file la cui approvazione è in sospeso possono essere visualizzati da utenti che dispongono dell'autorizzazione per la lettura o dell'autorizzazione per la modifica oppure se solo dall'autore e da utenti che dispongono dell'autorizzazione per l'approvazione di elementi. Se si tiene traccia sia delle versioni principali che di quelle secondarie, l'autore dovrà pubblicare una versione principale prima di poter inviare il file per l'approvazione. Quando è necessaria l'approvazione del contenuto, gli utenti che dispongono dell'autorizzazione per la lettura ma non di quella per visualizzare elementi bozza potranno visualizzare l'ultima versione approvata o principale del file.

Ad esempio potrebbe essere necessario impedire agli utenti che non partecipano al processo di approvazione di visualizzare documenti contenenti informazioni a scopo speculativo prima di un annuncio importante, oppure l'organizzazione può richiedere che determinati file rimangano riservati. In tali casi, è consigliabile accettare le restrizioni predefinite. In altre situazioni potrebbe invece essere necessario utilizzare l'approvazione del contenuto per specificare una voce di elenco o un file ma non controllarne necessariamente l'accesso durante la revisione. È ad esempio possibile informare gli utenti che leggono un file che si tratta di una bozza soggetta a modifiche in quanto non ancora approvata, senza tuttavia impedire la lettura del file ai visitatori del sito. In tal caso, è possibile autorizzare alla visualizzazione delle bozze gli utenti che dispongono dell'autorizzazione per la lettura degli elementi dell'elenco o della raccolta.

Per specificare gli utenti autorizzati a visualizzare le bozze, è necessario disporre dell'autorizzazione per progettare un elenco o una raccolta.

La procedura seguente viene applicata solo alle raccolte che tengono traccia sia delle versioni principali che delle versioni secondarie, nonché agli elenchi e alle raccolte che richiedono l'approvazione del contenuto.

  1. Se la raccolta o l'elenco non è già aperto, fare clic sul relativo nome sulla barra di avvio veloce.

    Se il nome dell'elenco o della raccolta non viene visualizzato, fare clic su Visualizza tutto il contenuto del sito, quindi sul nome dell'elenco o della raccolta.

    1. Scegliere il menu Impostazioni menu impostazioni , fare clic su Impostazioni elenco oppure fare clic su impostazioni per il tipo di raccolta che desidera aprire.

      Ad esempio, per una raccolta documenti scegliere Impostazioni raccolta documenti.

  2. In Impostazioni generali fare clic su Impostazioni controllo versioni.

  3. In Utenti autorizzati a visualizzare elementi bozza nell'elenco o in Utenti autorizzati a visualizzare elementi bozza nell'elenco di tipo raccolta documenti della sezione Protezione elementi bozza fare clic sul gruppo di utenti per i quali attivare la visualizzazione delle bozze.

    L'opzione per gli utenti autorizzati ad approvare gli elementi è disponibile solo se la raccolta richiede l'approvazione del contenuto.

  4. Fare clic su OK.

Nota : Quando è necessaria l'approvazione del contenuto, gli utenti che dispongono dell'autorizzazione per leggere il contenuto ma non dell'autorizzazione per visualizzare elementi bozza visualizzeranno l'ultima versione approvata o l'ultima versione principale del file. Se si tiene traccia delle versioni principali e secondarie e nessun utente ha ancora pubblicato una versione principale, il file non sarà visibile per gli utenti che non dispongono dell'autorizzazione per visualizzare elementi bozza.

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