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Ogni messaggio che si riceve rappresenta un'altra attività a cui assegnare priorità. Usare Outlook per valutare le attività non appena arrivano, in modo da concentrarsi su quelle importanti e archiviare o eliminare le altre.
Semplificare il lavoro con Outlook
Si supponga di trovare un messaggio di posta elettronica che si vuole gestire in un secondo momento. Per farla risaltare, è possibile aggiungere un contrassegno di completamento. Posizionare il puntatore del mouse sul messaggio di posta elettronica nell'elenco dei messaggi e fare clic con il pulsante destro del mouse sull'icona del contrassegno. Quindi, decidere quando si vuole gestire il messaggio, ad esempio la prossima settimana. Fare di nuovo clic con il pulsante destro del mouse sul contrassegno e aggiungere un promemoria, se si vuole. È possibile modificare la modalità di ricezione del promemoria e quindi fare clic su OK. Quando sarà il momento, riceverai un messaggio di promemoria.
Per visualizzare tutti i messaggi contrassegnati insieme, fare clic sul controllo gruppo nella parte superiore dell'elenco dei messaggi e raggruppare i messaggi in base a Contrassegno: Data inizio o Contrassegno: Scadenza. Ora l'elenco dei messaggi diventa un elenco attività.
Se ti piace questa idea, ecco un modo migliore. Passare alla scheda Visualizza , fare clic su Riquadro di lettura e quindi su Disattivato per disattivarlo se serve più spazio. Fare quindi clic su Barra Da fare > Attività. Ora gli elementi attività si trovano in un elenco distinto e sono più facili da tenere traccia e gestire. Ad esempio, al termine di un elemento, fare clic sul contrassegno. Il contrassegno scompare dall'elenco e viene sostituito da un segno di spunta visualizzato a destra del messaggio nella Posta in arrivo.