Semplificare la visualizzazione e la stampa di un foglio dati

Quando si apre una tabella o si visualizzano i risultati di una query, in Microsoft Office Access 2007 la tabella o i risultati della query vengono mostrati in visualizzazione Foglio dati. È possibile personalizzare l'aspetto del foglio dati, ovvero il modo in cui righe e colonne vengono rappresentate in visualizzazione Foglio dati, in modo da semplificarne l'utilizzo, la visualizzazione e la stampa.

In questo articolo viene descritto come personalizzare l'aspetto di un foglio dati, ad esempio per bloccare la posizione di una colonna o modificare il colore di sfondo per righe alternate.

In questo articolo

Definizione di foglio dati

Salvare le modifiche di layout

Ridimensionare righe o colonne

Spostare una colonna

Modificare il tipo di carattere, le dimensioni, la formattazione e il colore dei caratteri

Mostrare o nascondere le colonne

Bloccare e sbloccare le colonne

Modificare lo stile della griglia e il colore di sfondo

Impostare valori predefiniti per l'aspetto di un foglio dati

Visualizzare i totali di colonna

Modificare il colore di sfondo per righe alternate

Definizione di foglio dati

Un foglio dati consente di visualizzare i campi di ogni record di una tabella, di una maschera o dei risultati di una query in un formato tabulare, ovvero sotto forma di righe e colonne, come illustrato nella figura.

Tabella dei dipendenti nella visualizzazione Foglio dati

È inoltre possibile visualizzare una maschera in visualizzazione Foglio dati utilizzando il comando Maschera divisa che determina l'apertura di una nuova scheda in cui è possibile visualizzare una maschera suddivisa orizzontalmente in due visualizzazioni, ovvero visualizzazione Layout e visualizzazione Foglio dati. Per dividere una maschera, aprire una maschera in qualsiasi visualizzazione, quindi fare clic su Maschera divisa nel gruppo Maschere della scheda Crea.

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Salvare le modifiche di layout

Quando si apportano modifiche al layout e all'aspetto di un foglio dati, è possibile che si desideri salvare tali modifiche in modo che vengano applicate alla successiva apertura del foglio dati. Quando si chiude un foglio dati dopo aver apportato modifiche al relativo layout, viene richiesto se si desidera salvare le modifiche. Se si sceglie , le modifiche verranno salvate e applicate alla successiva apertura del foglio dati. Se si sceglie No, le modifiche verranno ignorate e, alla successiva apertura, il foglio dati verrà aperto con le impostazioni di layout predefinite o con le ultime impostazioni salvate.

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Ridimensionare righe o colonne

Può succedere che non tutte le colonne vengano visualizzate sullo schermo o che determinate colonne occupino più spazio del necessario. È inoltre possibile che si desideri modificare l'altezza delle righe. Dopo aver aperto una tabella, una query o una maschera in visualizzazione Foglio dati, è possibile ridimensionare manualmente una singola colonna oppure ridimensionare una colonna in base al relativo contenuto. In un foglio dati è possibile modificare l'altezza delle righe, ma la nuova altezza verrà applicata a tutte le righe anziché a singole righe.

Ridimensionare manualmente una colonna

  • Posizionare il puntatore sul bordo destro della colonna che si desidera ridimensionare e, quando il cursore del mouse assume la forma di una freccia a due punte, trascinare fino a ottenere la dimensione desiderata per la colonna.

    Ridimensionamento di una colonna nel foglio dati

    In alternativa

  • Fare clic con il pulsante destro del mouse sull'intestazione di colonna, quindi scegliere Larghezza colonne dal menu di scelta rapida.

  • Nella finestra di dialogo Larghezza colonne immettere una larghezza di colonna oppure selezionare la casella di controllo Larghezza standard per utilizzare la larghezza predefinita, quindi scegliere OK.

Ridimensionare una colonna in base al relativo contenuto

  • Fare doppio clic sul bordo destro dell'intestazione di colonna.

    In alternativa

  • Fare clic con il pulsante destro del mouse sull'intestazione di colonna, quindi scegliere Larghezza colonne dal menu di scelta rapida.

  • Nella finestra di dialogo Larghezza colonne fare clic su Adatta.

Ridimensionare righe

Il ridimensionamento di una riga determina il ridimensionamento di tutte le righe. Non è infatti possibile ridimensionare ogni riga singolarmente.

Ridimensionamento di una riga nel foglio dati

  • Posizionare il puntatore tra due selettore di record sul lato sinistro del foglio dati e trascinare fino a ottenere la dimensione desiderata per le righe.

    In alternativa

  • Fare clic con il pulsante destro del mouse su un selettore di record, quindi scegliere Altezza righe dal menu di scelta rapida.

  • Nella finestra di dialogo Altezza righe immettere un'altezza di riga, quindi scegliere OK.

Ridimensionare le righe impostando l'altezza predefinita

  1. Fare clic con il pulsante destro del mouse su un selettore di record, quindi scegliere Altezza righe dal menu di scelta rapida.

  2. Nella finestra di dialogo Altezza righe, selezionare la casella di controllo Altezza standard, quindi scegliere OK.

Nota : Non è possibile annullare le modifiche apportate alla larghezza di una colonna o all'altezza delle righe facendo clic sul pulsante Annulla sulla barra di accesso rapido. Per annullare le modifiche, chiudere il foglio dati, quindi scegliere No quando viene richiesto se si desidera salvare le modifiche di layout apportate al foglio dati. Se si sceglie No, verranno inoltre annullate tutte le altre modifiche di layout apportate.

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Spostare una colonna

È possibile modificare l'ordine delle colonne in un foglio dati trascinando le colonne in posizioni diverse. È ad esempio possibile eseguire questa operazione per spostare una determinata colonna all'estrema sinistra e far sì che venga sempre visualizzata.

  1. Fare clic sull'intestazione di colonna per selezionare la colonna.

  2. Trascinare la colonna nella nuova posizione. Quando il cursore viene visualizzato, trascinarlo nella posizione desiderata.

    Spostamento della colonna Nome nella posizione più a sinistra

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Modificare il tipo di carattere, le dimensioni, la formattazione e il colore dei caratteri

Dopo aver aperto una tabella, una query o una maschera in visualizzazione Foglio dati, è possibile modificare il tipo di carattere o le caratteristiche del carattere, ad esempio la dimensione, la formattazione e il colore. Notare che le modifiche apportate vengono applicate all'intero foglio dati. Se si desidera che le modifiche vengano salvate e applicate automaticamente alla successiva apertura del foglio dati, scegliere quando viene richiesto se si desidera salvare le modifiche di layout alla chiusura del foglio dati.

Nella figura seguente viene illustrato il gruppo Carattere della scheda Home. È possibile utilizzare i comandi disponibili in questo gruppo per apportare modifiche alle caratteristiche dei caratteri del foglio dati.

Gruppo Carattere

  • Nel gruppo Carattere della scheda Home, effettuare una o più delle seguenti operazioni:

    • Per modificare il tipo di carattere, digitare o fare clic su un tipo di carattere nella casella Tipo di carattere.

    • Per modificare le dimensioni del carattere, digitare o fare clic su una dimensione di carattere nella casella Dimensione carattere.

    • Per modificare lo stile del carattere, fare clic sul pulsante Grassetto, Corsivo o Sottolineato oppure selezionare una combinazione qualsiasi dei tre pulsanti.

    • Per modificare il colore del carattere, fare clic sulla freccia accanto al pulsante Colore carattere e selezionare un colore della tavolozza.

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Mostrare o nascondere le colonne

Quando si utilizza la visualizzazione Foglio dati, è possibile nascondere determinate colonne in modo da rimuoverle dalla visualizzazione. È inoltre possibile eseguire l'azione contraria in modo da visualizzare le colonne nascoste. È ad esempio possibile che si desideri nascondere una colonna che contiene informazioni ritenute al momento non necessarie.

Nota : Per mostrare o nascondere le colonne in un foglio dati, è innanzitutto necessario aprire una tabella, una query o una maschera in visualizzazione Foglio dati.

Nascondere una o più colonne

  1. Selezionare la colonna o le colonne che si desidera nascondere.

    Per selezionare colonne adiacenti, tenere premuto MAIUSC mentre si fa clic sulle intestazioni di colonna aggiuntive.

    Nota : Non è possibile selezionare colonne non adiacenti: selezionare eventuali colonne aggiuntive e nasconderle separatamente.

  2. Fare clic con il pulsante destro del mouse sull'intestazione di colonna, quindi scegliere Nascondi colonne dal menu di scelta rapida.

Nascondere colonne nel foglio dati

Mostrare una o più colonne nascoste

  1. Fare clic con il pulsante destro del mouse su un'intestazione di colonna, quindi scegliere Scopri colonne.

  2. Nella finestra di dialogo Scopri colonne, selezionare le caselle di controllo relative alle colonne nascoste che si desidera visualizzare, quindi fare clic su Chiudi.

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Bloccare e sbloccare le colonne

È possibile che talvolta si desideri mantenere bloccate a sinistra determinate colonne durante lo scorrimento o lo spostamento in un'altra posizione nel foglio dati. È ad esempio possibile che si desideri mantenere bloccata una colonna in modo che venga sempre visualizzato un titolo o un numero di identificazione che consente di identificare con facilità un record. A questo scopo, è possibile bloccare in posizione una o più colonne.

Nota : Per bloccare o sbloccare le colonne di un foglio dati, è innanzitutto necessario aprire una tabella, una query o una maschera in visualizzazione Foglio dati.

Bloccare una o più colonne

  1. Selezionare la colonna o le colonne che si desidera bloccare.

    Per selezionare una colonna, fare clic sull'intestazione di colonna relativa alla colonna desiderata. Per selezionare colonne adiacenti, tenere premuto MAIUSC mentre si fa clic sulle intestazioni di colonna aggiuntive. Non è possibile selezionare colonne non adiacenti: selezionare eventuali colonne aggiuntive e bloccarle separatamente.

  2. Fare clic con il pulsante destro del mouse sull'intestazione di colonna, quindi scegliere Blocca colonne dal menu di scelta rapida.

    Nota : Le colonne bloccate vengono spostate a sinistra rispetto a tutte le altre colonne. Per riportare tali colonne nelle rispettive posizioni originali, è innanzitutto necessario sbloccarle, quindi trascinare ogni colonna nella posizione desiderata.

Sbloccare tutte le colonne

  • Fare clic con il pulsante destro del mouse su un'intestazione di colonna, quindi scegliere Sblocca tutte le colonne dal menu di scelta rapida.

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Modificare lo stile della griglia e il colore di sfondo

È possibile modificare l'aspetto di un foglio dati cambiando lo stile della griglia e il colore di sfondo. È inoltre possibile impostare il colore di sfondo in modo da alternarlo per ogni record. A questo scopo, vedere la sezione Modificare il colore di sfondo per righe alternate.

Nota : Per impostare lo stile della griglia o il colore di sfondo di un foglio dati, è innanzitutto necessario aprire una tabella, una query o una maschera in visualizzazione Foglio dati.

Impostare lo stile della griglia

  1. Nel gruppo Carattere della scheda Home, fare clic sulla freccia accanto al pulsante Griglia.

  2. Fare clic sullo stile di griglia desiderato.

    Pulsante Griglia del gruppo Carattere

Impostare il colore di sfondo

  1. Nel gruppo Carattere della scheda Home, fare clic sulla freccia accanto al pulsante Colore riempimento/sfondo.

  2. Fare clic sul colore di sfondo desiderato.

    Pulsante Colore riempimento/sfondo del gruppo Carattere

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Impostare valori predefiniti per l'aspetto di un foglio dati

È possibile personalizzare i valori predefiniti che determinano l'aspetto iniziale di un foglio dati. La personalizzazione dei valori predefiniti consente di applicare un aspetto predefinito standard a tutti i nuovi fogli dati. È possibile modificare tali impostazioni nella finestra di dialogo Opzioni di Access. Le impostazioni di layout configurate in questa finestra di dialogo si applicano a tutti i database e non solo al database corrente.

  1. Fare clic sul pulsante Microsoft Office Pulsante Microsoft Office .

  2. Fare clic su Opzioni di Access, quindi su Foglio dati.

  3. Impostare le opzioni desiderate.

  4. Scegliere OK.

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Visualizzare i totali di colonna

Talvolta può rivelarsi utile visualizzare un totale nella parte inferiore di una colonna. In Office Access 2007 è disponibile un nuovo strumento denominato Riga totali che semplifica il processo di somma di una colonna di dati. È inoltre possibile utilizzare il comando Riga totali per eseguire altri calcoli, ad esempio l'elaborazione di medie, il conteggio del numero di elementi inclusi in una colonna e l'individuazione di un valore minimo o massimo di una colonna di dati.

Riga Totale in un foglio dati

Per inserire la riga dei totali nella visualizzazione di un foglio dati, utilizzare la seguente procedura:

  1. Nel gruppo Record della scheda Home fare clic su Totali.

    Nella parte inferiore del foglio dati verrà visualizzata una nuova riga con la parola Totale nella prima colonna.

  2. Fare clic sulla cella che contiene la parola Totale.

    Notare che nella cella verrà visualizzata una freccia.

  3. Fare clic sulla freccia per selezionare una funzione di aggregazione.

    Le funzioni di aggregazione disponibili dipendono dal tipo di dati inclusi nella colonna. Ad esempio, se la colonna contiene dati di valuta, verrà visualizzato un elenco di funzioni simile a quello riportato nell'immagine precedente.

Per ulteriori informazioni sull'utilizzo di una riga dei totali, fare clic sul collegamento disponibile nella sezione Vedere anche di questo articolo.

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Modificare il colore di sfondo per righe alternate

È possibile impostare il colore di sfondo per righe alternate di un foglio dati indipendentemente dal colore di sfondo standard. L'impostazione di un colore di sfondo alternato consente di distinguere più facilmente le righe adiacenti.

Nota : Per modificare il colore di sfondo per righe alternate di un foglio dati, è innanzitutto necessario aprire una tabella, una query o una maschera in visualizzazione Foglio dati.

  1. Nel gruppo Carattere della scheda Home, fare clic sulla freccia accanto al pulsante Alterna colore riempimento/sfondo.

    Pulsante Alterna colore riempimento/sfondo del gruppo Carattere

  2. Fare clic sul colore di sfondo per righe alternate che si desidera applicare.

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