Selezionare e utilizzare i modelli di Access 2007

Contenuto dell'articolo

Panoramica

Passaggio 1: Selezionare un modello

Passaggio 2: Personalizzare un modello

Passaggio 3: Aggiungere dati al nuovo database

Passaggio 4: Individuare i record


Panoramica

Per consentire di iniziare subito a lavorare con un database efficiente, in Microsoft Office Access è disponibile un'ampia gamma di modelli di database progettati in modo professionale. Ogni modello consente di creare una soluzione end-to-end completa che è possibile utilizzare senza apportare modifiche oppure personalizzare in base alle proprie esigenze. Ogni modello contiene tabelle, maschere, report, query, macro e relazioni predefinite che possono essere utilizzati come base di partenza per creare un database personalizzato.

È inoltre possibile scaricare in modo semplice altri modelli di database di Access dal sito Web Microsoft Office Online facendo clic sui collegamenti all'interno di Access. Dopo aver selezionato un modello e averlo personalizzato in base alle proprie esigenze, è possibile aggiungere dati e iniziare a utilizzare i record.

Passaggio 1: Selezionare un modello

È possibile selezionare uno dei modelli che vengono installati con Access o cercare un modello in linea.

Selezionare un modello installato

  1. Nella finestra Introduzione a Microsoft Access in Categorie di modelli scegliere Modelli locali.

    Elenco dei modelli disponibili    

Modello

Funzionalità

Beni

Tenere traccia dei beni con dettagli e informazioni sui proprietari. I beni possono essere suddivisi in categorie ed è possibile registrarne condizione, data di acquisto, posizione e proprietario.

Contatti

Gestire informazioni sulle persone con cui si lavora, ad esempio clienti e partner. È possibile tenere traccia di informazioni su nome e indirizzo, numeri di telefono, indirizzi di posta elettronica e anche allegare un'immagine.

Eventi

Tenere traccia di riunioni in programma, scadenze e altri eventi importanti. Registrare un titolo, la posizione, l'ora di inizio e di fine e la descrizione e anche allegare un'immagine.

Facoltà

Gestire informazioni importanti sui membri della facoltà, ad esempio numeri di telefono, indirizzi, informazioni di contatto di emergenza e dati sull'impiego.

Problemi

Gestire una serie di problemi e tenerne traccia. È possibile assegnare i problemi, definire le priorità e seguirne lo stato dall'inizio alla fine.

Progetti di marketing

Gestire i dettagli di un progetto di marketing e pianificare e monitorare i risultati finali.

Progetti

Gestire attività e tenere traccia del preventivo per uno o più progetti.

Pipeline di vendita

Monitorare lo stato delle previsioni di vendita in un piccolo gruppo di venditori professionisti.

Studenti

Gestire informazioni sui propri studenti, tra cui contatti di emergenza, informazioni di carattere medico e sui tutori.

Attività

Tenere traccia di un gruppo di elementi di lavoro che devono essere completati da un utente o un team.

Northwind 2007

Creare un sistema per la registrazione di ordini. È necessario rimuovere i dati inclusi come esempio.

  1. Fare clic sul modello che si desidera utilizzare come punto di partenza per il database.

  2. Nella casella Nome file digitare un nome per il database.

  3. Per selezionare un percorso specifico per il nuovo database, fare clic sull'icona della cartella accanto alla casella Nome file.

    Suggerimento : Per collegare il database a un sito di Windows SharePoint Services, selezionare la casella di controllo Crea e collega il database a un sito di Windows SharePoint Services.

  4. Fare clic su Crea.

Il nuovo database è pronto per l'utilizzo e può essere personalizzato in base alle necessità.

Selezionare un modello in linea

  1. Nella finestra Introduzione a Microsoft Office Access eseguire una delle operazioni seguenti:

    • Per sfogliare tutti i modelli in linea della categoria In primo piano, in Categorie di modelli fare clic su In primo piano e quindi selezionare il modello desiderato.

    • Per selezionare un modello in linea in base a un tema, fare clic su un tema in Da Microsoft Office Online e quindi selezionare il modello desiderato.

  2. Nella casella Nome file digitare un nuovo nome per il modello e quindi fare clic sull'icona della cartella accanto alla casella di testo per selezionare un percorso specifico per il nuovo database.

  3. Fare clic su Scarica.

Suggerimento : Per collegare il database a un sito di Microsoft Windows SharePoint Services, selezionare la casella di controllo Crea e collega il database a un sito di Windows SharePoint Services.

Il nuovo database è pronto per l'utilizzo e può essere personalizzato in base alle necessità.

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Passaggio 2: Personalizzare un modello

Dopo aver selezionato il modello di database, è possibile personalizzarlo in base alle proprie esigenze. Un database creato da un modello contiene tabelle, maschere e report predefiniti che possono essere utilizzati direttamente. Quando si crea un database da un modello, vengono create le tabelle e gli altri oggetti necessari allo scopo per cui il modello è stato creato. In alcuni casi, la struttura del database nel modello è complessa e potrebbe essere necessario personalizzarne alcune parti. Se si apportano modifiche alla struttura delle tabelle presenti, è necessario fare attenzione a non invalidare le relazioni esistenti. Se si ritiene di dover apportare modifiche significative alla struttura di un modello, potrebbe essere più semplice iniziare con un database vuoto.

Se si personalizza un modello, evitare se possibile di rinominare campi o tabelle in quanto potrebbero essere utilizzati in altri oggetti del database, ad esempio maschere e report. La loro rinomina potrebbe pertanto impedire ad altri oggetti del database che fanno riferimento ad essi o si basano su di essi di funzionare come previsto. Prima di rinominare una tabella nel riquadro di spostamento o un campo in visualizzazione Foglio dati o visualizzazione Struttura, verificare che Correzione automatica nome sia attivata. Questa caratteristica consente di propagare automaticamente le modifiche dei nomi di campi, tabelle, maschere o report ad altri oggetti del database. L'impostazione Correzione automatica nome è in genere attivata per impostazione predefinita per tutti i nuovi database.

Personalizzare una maschera o un report

È possibile personalizzare una maschera o un report di un modello in diversi modi. Il formato di una maschera, ad esempio, può essere modificato aprendo la maschera in visualizzazione Layout e quindi scegliendo un nuovo formato dal gruppo Formattazione automatica nella scheda Formato. È inoltre possibile personalizzare una maschera o un report aggiungendo nuovi campi. Quando si aggiunge un campo a una maschera o un report, si crea un controllo. Per personalizzare i controlli già presenti in un modello, è possibile modificarne le proprietà.

Aggiungere un nuovo controllo a una maschera o un report

  1. Nel riquadro di spostamento fare clic con il pulsante destro del mouse sulla maschera o sul report in cui si desidera aggiungere il controllo e quindi scegliere Visualizzazione Struttura.

  2. Fare clic sulla scheda Struttura.

  3. Nel gruppo Controlli fare clic sul controllo che si desidera aggiungere e quindi scegliere Usa creazioni guidate Controllo.

    Comando Usa creazioni guidate Controllo nel gruppo Controlli

  4. Seguire i passaggi della procedura guidata per creare e personalizzare il nuovo controllo.

Per ulteriori informazioni sulla creazione di maschere e report, vedere i collegamenti nella sezione Vedere anche.

Modificare un controllo

È possibile personalizzare l'aspetto di un controllo già presente in una maschera o un report. Per modificare un formato di visualizzazione, modificare la proprietà Formato di un campo che verrà quindi ereditata automaticamente dai controlli basati su tale campo presenti in tutte le maschere e i report nuovi che verranno creati.

Impostare il formato di visualizzazione in visualizzazione Foglio dati

  1. Fare clic sul pulsante Microsoft Office  Pulsante Microsoft Office , quindi su Apri.

  2. Nella finestra di dialogo Apri aprire il database che contiene il controllo che si desidera modificare.

  3. Nel riquadro di spostamento fare doppio clic sulla tabella che contiene il campo di cui si desidera impostare il formato.

    La tabella verrà aperta in visualizzazione Foglio dati.

  4. Fare clic sul campo di cui si desidera impostare il formato di visualizzazione.

  5. Nel gruppo Tipo di dati e formattazione della scheda Foglio dati fare clic sulla freccia dell'elenco a discesa accanto a Formato, quindi selezionare un formato. Access Ribbon Image of Data Type and Formatting group

    Il campo verrà visualizzato con il nuovo formato di visualizzazione.

Impostare il formato di visualizzazione in visualizzazione Struttura

  1. Fare clic sul pulsante Microsoft Office  Pulsante Microsoft Office , quindi su Apri.

  2. Nella finestra di dialogo Apri aprire il database che contiene il controllo che si desidera modificare.

  3. Nel riquadro di spostamento fare clic con il pulsante destro del mouse sulla tabella che contiene il campo di cui si desidera modificare il formato di visualizzazione e quindi scegliere Visualizzazione Struttura.

    La tabella verrà aperta in visualizzazione Struttura.

  4. Fare clic sul campo di cui si desidera impostare il formato di visualizzazione.

  5. In Proprietà campo nella scheda Generale selezionare un formato di visualizzazione dall'elenco Formato.

  6. Per salvare le modifiche, fare clic su Salva nella barra di accesso rapido.

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Passaggio 3: Aggiungere dati al nuovo database

Dopo aver selezionato un modello ed eseguito le personalizzazioni necessarie, è possibile aggiungere dati al database importando o collegando dati esterni.

Importare dati

È possibile importare dati in diversi formati, tra cui cartelle di lavoro di Excel, elenchi di Windows SharePoint Services 3.0, rubriche di Outlook o altri database di Access.

  • Per importare dati, nel gruppo Importa della scheda Dati esterni fare clic sul comando corrispondente al tipo di file da importare.

    Pulsanti di comando nel gruppo Importa

    Note : 

    • Se non è presente l'icona relativa al tipo di dati che si desidera importare, fare clic su Altro e quindi seguire le istruzioni riportate nella finestra di dialogo Carica dati esterni.

    • Se non è presente un comando idoneo per l'importazione dei dati esterni desiderati, potrebbe essere necessario avviare il programma in cui sono stati creati i dati all'esterno di Access, utilizzarlo per salvare i dati in un formato di file comune, ad esempio un file con testo delimitato e quindi tornare ad Access e utilizzare uno dei comandi relativi ai dati esterni per importare i dati.

  • Nell'ultima finestra della procedura guidata è possibile che venga richiesto di salvare le informazioni relative ai passaggi di importazione. Questa operazione può essere utile se si prevede di importare dati dalla stessa origine dati in futuro. Selezionare la casella di controllo Salva passaggi importazione, immettere i dettagli e quindi scegliere Salva importazione. In questo modo sarà possibile ripetere la stessa importazione in qualunque momento facendo clic su Importazioni salvate nel gruppo Importa della scheda Dati esterni. Se non si desidera salvare i dettagli dell'operazione di importazione, fare clic su Chiudi.

Eseguire un collegamento ai dati

Se si esegue un collegamento a dati, i dati rimangono archiviati nella posizione originale e risultano come tabella collegata nel nuovo database. Per la maggior parte dei formati di file è possibile visualizzare e modificare i dati utilizzando Access o il programma originale con cui i dati sono stati creati, perché in entrambi i casi si lavora sugli stessi dati fisici. Se invece i dati sono archiviati in una cartella di lavoro di Excel, in Access sarà possibile solo visualizzare i dati collegati. Per modificarli sarà necessario utilizzare Excel.

    1. Fare clic sul pulsante Microsoft Office  Pulsante Microsoft Office , quindi su Apri.

    2. Nella finestra di dialogo Apri selezionare e aprire il database.

    3. Nel gruppo Importa della scheda Dati esterni fare clic sul comando relativo al tipo di file con cui si desidera creare il collegamento. Se, ad esempio, si desidera creare un collegamento a dati di una cartella di lavoro di Excel, fare clic su Excel. Se non è presente un'icona per il tipo di dati che si desidera collegare, fare clic su Altro.

      Verrà visualizzata la finestra di dialogo Carica dati esterni.

      Nota : Se non è presente un comando idoneo per il collegamento dei dati esterni desiderati, potrebbe essere necessario avviare il programma in cui sono stati creati i dati all'esterno di Access, utilizzarlo per salvare i dati in un formato di file comune, ad esempio un file con testo delimitato e quindi tornare ad Access e utilizzare uno dei comandi relativi ai dati esterni per collegare i dati.

    4. Nella finestra di dialogo Carica dai esterni fare clic su Sfoglia per individuare il file dei dati di origine oppure digitare il percorso completo del file nella casella Nome file.

    5. Fare clic sull'opzione desiderata in Specificare la modalità e il percorso di memorizzazione dei dati nel database corrente.

      Per la maggior parte dei formati di file verrà avviata una procedura guidata. In caso di collegamento a dati presenti in un database di Access, verrà invece visualizzata la finestra di dialogo Importa oggetti. Effettuare le scelte desiderate e quindi continuare al passaggio 6.

    6. Completare i passaggi della procedura guidata. Il processo esatto da seguire dipende dalle opzioni scelte.

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Passaggio 4: Individuare i record

Dopo avere importato dati nel database, è necessario individuare i record specifici in modo efficiente. A questo scopo, è possibile utilizzare la barra degli strumenti nella parte inferiore del database.

Pulsanti di spostamento

Utilizzare i pulsanti di spostamento per trovare record in una tabella o in una vista (oggetto).

Pulsante di spostamento

Per passare all'elemento seguente

1.

Primo record

2.

Record precedente

3.

Record specifico. Fare clic nella casella di testo, digitare il numero del record e quindi premere INVIO per visualizzare il record. I numeri dei record vengono conteggiati in ordine sequenziale dall'inizio della maschera o del foglio dati.

4.

Record successivo

5.

Ultimo record

6.

Nuovo record (vuoto)

7.

Filtro. Questo indicatore mostra se è stato applicato un filtro. Se non è stato applicato alcun filtro o se tutti i filtri sono stati cancellati, sul pulsante verrà visualizzato Nessun filtro.

8.

Casella di ricerca. Immettere testo nella casella Cerca. Durante la digitazione di ogni carattere il primo valore corrispondente verrà evidenziato in tempo reale. Utilizzare questa caratteristica per cercare rapidamente un record.

Ulteriori opzioni per l'individuazione di record

È possibile individuare record anche tramite uno dei metodi seguenti:

Passare a un record specifico

Cercare un record specifico

Filtrare per visualizzare solo un gruppo di record specifico

Eseguire una ricerca personalizzata mediante una query

Passare a un record specifico

Alcuni modelli contengono maschere che consentono di visualizzare un record specifico mediante un elenco a discesa Vai a. La maschera Dettagli contatto del modello Contatti e le maschere Progetti e Attività del modello Progetti di marketing, ad esempio, prevedono questa opzione. Se l'opzione è disponibile, la casella Vai a è visualizzata nella sezione superiore sinistra della maschera.

  1. Fare clic sulla freccia accanto all'elenco Vai a

    Casella Vai a

  2. Fare clic sul record che si desidera visualizzare.

Cercare un record specifico

È possibile utilizzare la scheda Trova della finestra di dialogo Trova e sostituisci per cercare record specifici. La ricerca può essere eseguita in un determinato campo oppure in un'intera tabella o vista.

Nota : È possibile utilizzare la finestra di dialogo Trova e sostituisci solo se nella tabella o nella vista sono attualmente visualizzati dati.

  1. Aprire la tabella in cui si desidera eseguire la ricerca e quindi fare clic sul campo che contiene il record che si desidera trovare.

  2. Nel gruppo Trova della scheda Home fare clic su Trova.

    Pulsante di comando Trova

  3. Nella casella Trova della finestra di dialogo Trova e sostituisci digitare i criteri di ricerca.

  4. Nell'elenco Cerca in selezionare Tutto e quindi fare clic su Trova successivo.

Per ulteriori informazioni sull'utilizzo della finestra di dialogo Trova e sostituisci, vedere i collegamenti nella sezione Vedere anche.

Filtrare per visualizzare solo un gruppo di record specifico

Per passare facilmente tra viste filtrate e non filtrate degli stessi dati, è possibile attivare e disattivare un filtro.

È possibile applicare un filtro per limitare i record visualizzati, visualizzando solo quelli che corrispondono ai criteri impostati. L'applicazione di un filtro facilita l'individuazione dei record desiderati. Per limitare rapidamente il numero di record visualizzati, ad esempio, fare clic con il pulsante destro del mouse su un campo che contiene il valore desiderato e quindi scegliere una delle opzioni di menu Uguale a, Diversa da, Contiene o Non contiene.

  • Aprire la tabella o la maschera a cui si desidera aggiungere un filtro.

  • Per assicurarsi che una tabella o una maschera non sia già filtrata, fare clic su Avanzate nel gruppo Ordina e filtra della scheda Home e quindi fare clic su Cancella tutti i filtri. Se questo comando non è disponibile, ovvero viene visualizzato in grigio, significa che non sono applicati filtri.

    Gruppo Ordina e filtra

  • Per applicare un filtro, fare clic sul campo in base al quale si desidera impostare il filtro, scegliere Filtro nel gruppo Ordina e filtra della scheda Home e selezionare un'opzione di filtro.

  • Per applicare un filtro in base a una selezione, aprire una tabella o una maschera e passare al record che contiene il valore che si desidera utilizzare come parte del filtro, quindi fare clic nel campo. Nel gruppo Ordina e filtra della scheda Home fare clic su Selezione, quindi sul filtro che si desidera applicare.

  • Per applicare un filtro basato su una selezione parziale, selezionare solo i caratteri desiderati. Nel gruppo Ordina e filtra della scheda Home fare clic su Selezione, quindi sul filtro che si desidera applicare.

Per ulteriori informazioni su come applicare un filtro, vedere i collegamenti disponibili nella sezione Vedere anche.

Eseguire una ricerca personalizzata mediante una query

Le query consentono di eseguire ricerche personalizzate, applicare filtri personalizzati e ordinare record. Possono essere salvate e riutilizzate, nonché essere utilizzate per la creazione di maschera e report. Una query può essere anche utilizzata per trovare solo i record desiderati in una tabella. Il tipo di query da creare dipende dai record che si desidera restituire e dal fatto che i risultati debbano o meno essere utilizzati per eseguire altre azioni.

  1. Nel gruppo Altro della scheda Crea fare clic su Creazione guidata Query.

    Comando Creazione guidata Query nel gruppo Altro

  2. Seguire i passaggi della Creazione guidata Query.

Per ulteriori informazioni sulla creazione di query, vedere i collegamenti disponibili nella sezione Vedere anche.

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