Scenari per l'utilizzo di InfoPath e InfoPath Forms Services

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In questo articolo vengono illustrati scenari in cui le organizzazioni possono utilizzare Microsoft Office InfoPath e InfoPath Forms Services per migliorare i processi aziendali, ad esempio rimborso spese o indennizzo reporting.

Gli scenari e società descritti in questo articolo sono fittizi e vengono fornite solo a titolo esemplificativo. Per informazioni su come InfoPath e InfoPath Forms Services sono stati utilizzati in ambienti reali, è possibile fare riferimento a effettivo case study. Nella sezione Vedere anche sono disponibili collegamenti a ulteriori informazioni sui case study.

In questo articolo

Scenario 1: Spese

Scenario 2: Indennizzo

Scenario 3: Applicazioni di licenza

Scenario 4: Gestione dell'inventario

Scenario 5: ricerca di mercato

Scenario 1: Spese

Parte di un modulo nota spese Editori ABC, un apparecchiature informatiche nazionale e un provider di servizi IT, vende computer, hardware di rete e contratti di servizio IT.

Molti gruppi all'interno di società di riferimento A., inclusi marketing, vendite e consulenti di supporto, ovvero è soggetta a e creare relativi al lavoro spese.

I professionisti IT presso da usare in InfoPath e InfoPath Forms Services per semplificare il processo all'interno della società di spese. In particolare, che vogliono per evitare errori di immissione di dati ed eliminare la necessità di personale amministrativo immettere nuovamente i dati dalle spese in un altro database separato. Editori anche azienda è necessario fornire i dipendenti con un modo per visualizzare lo stato delle loro spese online.

Prima di InfoPath

Sebbene risposte riferimento utilizzava una cartella di lavoro di Microsoft Office Excel per generare spese, un processo manuale dei dipendenti ancora utilizzavano per inviare note spese. Ad esempio un dipendente immesso le spese in una cartella di lavoro di Excel e quindi stampata la cartella di lavoro. Anna allegata una lista di distribuzione di carta per la stampa del report e quindi inviato del report tramite posta elettronica mezzo al suo responsabile.

Dopo l'approvazione del report, il responsabile selezionata il proprio nome nella lista di distribuzione e quindi inviato il report al reparto contabilità tramite mezzo della posta. Se il responsabile della contabilità approvata il report, sono stati emessi assegni di rimborso. Per gli uffici locali, è possono passare settimane tra il momento in cui è stato inviato il report iniziale e quando il dipendente ricevuto la sua controllo rimborso.

Dopo aver InfoPath

In seguito si passa da un processo cartaceo a un processo automatico che utilizza InfoPath e InfoPath Forms Services, risposte riferimento Corporation ha ridotto il tempo e denaro trascorsa spese dei dipendenti elaborazione report. I dipendenti possono ora compilare i moduli online e inviare elettronicamente ai rispettivi responsabili. Dopo i responsabili di approvano i report, vengono instradare loro elettronicamente al reparto contabilità per l'approvazione finale e rimborso.

I vantaggi del passaggio a un sistema di InfoPath includono:

  • Semplicità di utilizzo in linea    I dipendenti che dispongono di InfoPath installato nel computer è possono utilizzare InfoPath per compilare e inviare un modulo nota spese. I dipendenti che non hanno installato nei propri computer InfoPath possono compilare e inviare le proprie note spese tramite un Web browser.

  • Supporto tecnico non in linea    Se i dipendenti compilano un modulo nota spese in InfoPath, possono Salva i moduli parzialmente completati nel proprio computer, usare il modulo non in linea e quindi inviare il modulo completato alla rete aziendale momento della riconnessione. Questa operazione è particolarmente utile per i dipendenti che hanno accesso discontinuo o limitato alle risorse di rete o a Internet, ad esempio i dipendenti che viaggiano spesso.

  • Maggiore accuratezza    Poiché il modello di modulo è progettato per garantire l'integrità dei dati, si verificano meno le voci non valide. I dipendenti, ad esempio, usare una casella di riepilogo a discesa per scegliere da un elenco standardizzato di categorie di spesa, anziché dover ricordare e immettere manualmente una categoria di spesa nel modulo.

  • Efficienza     I dipendenti in grado di visualizzare lo stato del processo di approvazione visualizzando una pagina nel sito di Microsoft Windows SharePoint Services.

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Scenario 2: Indennizzo

Parte di un modulo di richiesta di indennizzo Assicurazione enorme è una società di grandi dimensioni, multinazionale che prodotti assicurazione barca, automobile e proprietari iniziale. Venduti agli utenti e i clienti aziendali.

Assicurazione enorme ha una grande, mobili forza lavoro più di 10.000 persone, che include le persone vendite, crediti periti, legali, il personale IT, HR personale e finanze personale.

Assicurazione enorme desidera utilizzare InfoPath e InfoPath Forms Services per consentire ai clienti, agenti e imprese correlate da utilizzare moduli in linea per elaborare i crediti di assicurazione.

Prima di InfoPath

Prima di utilizzare InfoPath e InfoPath Forms Services, dipendenti di assicurazione enorme utilizzavano un processo Richiedi manuale, su carta. Dopo aver colloqui un cliente, un agente compilare un modulo di richiesta a mano e quindi fax il modulo di richiesta di un DS. Quando il DS esaminate le informazioni, Anna spesso necessario chiamare l'agente per chiarimenti, a seconda la qualità di stampa del fax.

Dopo aver InfoPath

Passare da un processo su carta di credito a InfoPath e InfoPath Forms Services ha consentito enorme assicurazione per connettersi ai clienti, agenti e liquidatori online.

Ad esempio, è ora possibile per un cliente enorme assicurazione per la richiesta di rimborso tramite Internet da compilare un modulo abilitati per i browser. Il cliente può accedere al sito Web di assicurazione enorme stabilire il proprio account, eseguire l'accesso e la richiesta di rimborso. Dopo il cliente invia il modulo, viene inviato a DS in un messaggio di posta elettronica e una copia del messaggio di posta elettronica viene inviata all'agente. Il DS restituisce il modulo per l'agente se sono necessarie altre informazioni. Automatico di sistema ha ridurre i costi di elaborazione, abbreviato il tempo impiegato per l'elaborazione delle attestazioni e aumentare la soddisfazione del cliente globale.

I vantaggi del passaggio a un sistema di InfoPath includono:

  • Semplicità di utilizzo    Oltre a inviare sulle attestazioni tramite telefono, i clienti possono inviare sulle attestazioni compilando il modulo sul Web. In questo modo i clienti di inviare moduli in base alle esigenze, non solo durante le ore lavorative standard.

  • Maggiore accuratezza    Poiché il modello di modulo è progettato per garantire l'integrità dei dati, si verificano meno le voci non valide. Ad esempio, clienti o agenti usare una casella di riepilogo a discesa per scegliere da un elenco standard di tipi di attestazione, anziché dover cercare e immettere manualmente un tipo di attestazione nel modulo.

  • Efficienza    Inoltre, l'uso di un flusso di lavoro di approvazione integrata consente all'agente o DS visualizzare rapidamente lo stato delle altre parti lavorando la richiesta. Anche se il personale didattico enorme assicurazione utilizzato in precedenza un flusso di lavoro chiaramente definito, i processi sono stati cartaceo. Di conseguenza, agenti e liquidatori Impossibile rapidamente determinare lo stato della domanda senza effettuare una chiamata telefonica. A questo punto, un agente, ad esempio possibile controllare la pagina Stato flusso di lavoro nel sito di SharePoint in cui è memorizzato il modulo per verificare se il DS è completato il processo di approvazione.

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Scenario 3: Applicazioni di licenza

Parte di un modulo per la richiesta di licenza Controlli predefiniti di reparto è un'agenzia 100 persona del governo città per città di Alessandria.

Questo Agenzia è responsabile della revisione delle richieste di autorizzazione che sono stati inviati da appaltatori di impianti elettrici e quindi per approvazione o il rifiuto di tali richieste.

Controlli predefiniti di reparto desidera imprenditori in grado di compilare richieste di autorizzazione in un Web browser, in modo che il processo di autorizzazione è più facile e più comodo.

Prima di InfoPath

Prima di utilizzare InfoPath e InfoPath Forms Services, il reparto di controlli predefiniti utilizzato un processo manuale, su carta applicazione che ha causato l'immissione dei dati ridondanti. Imprenditori compilati moduli cartacei in office per la pubblica amministrazione. Addetti quindi inviati i moduli scritta a mano receptionist che ha immesso i dati in un sistema di database. Dopo l'immissione di dati, i movimenti risultanti sono stati confrontati con cartaceo per garantire una maggiore precisione. Se si riscontrano dati non validi o caratteri priva di significato, il modulo è stato restituito per l'appaltatore tramite posta elettronica, insieme a una seconda maschera contenente le istruzioni per la correzione le voci non valide.

Dopo l'appaltatore inviato un modulo modificato, gli aggiornamenti quindi sono state immesse nel database e le nuove voci sono state verificare l'accuratezza contro forme originale e la seconda. Dopo i dati è stati considerati validi, ha iniziato il processo di approvazione. Durante la fase di approvazione, un controllo approvato o rifiutato la richiesta di licenza in base a criteri diversi. Dopo il flusso di lavoro di approvazione è stata completata, l'appaltatore è stata notificata la decisione tramite posta elettronica.

Dopo aver InfoPath

Passaggio da un processo di autorizzazione cartaceo a un processo automatico che utilizza InfoPath e InfoPath Forms Services, reparto di controlli predefiniti in grado di connettersi imprenditori, addetti e controlli online.

Ad esempio quando un appaltatore invia un'applicazione di autorizzazione nel sito di reparto di edificio controlli Web, i dati del modulo viene inviati a un database che si trova in rete reparto di edificio controlli degli. Dopo l'applicazione è stata inviata, in un sito di SharePoint in cui l'agente di ricezione controlla le informazioni per la completezza e il modulo di richiesta di confermare conferma di una firma digitale viene visualizzata automaticamente una nuova richiesta di licenza.

I vantaggi del passaggio a un sistema di InfoPath includono:

  • Semplicità di utilizzo in linea    Imprenditori non è più necessario recarsi presso l'ufficio pubblico per richiedere un'autorizzazione. Imprenditori ora possono inviare la richiesta di licenza tramite Web da compilare un modulo abilitati per i browser in un browser, ad esempio Firefox, Safari o Internet Explorer.

  • Maggiore accuratezza    Poiché il modello di modulo di autorizzazione è progettato per garantire l'integrità dei dati, si verificano meno le voci non valide. Ad esempio imprenditori usare una casella di riepilogo a discesa per scegliere da un elenco delle categorie standard quando si seleziona il tipo di autorizzazione ricercato, l'anziché dover cercare e immettere manualmente il tipo di autorizzazione nel modulo.

  • Esperienza utente migliore    Dopo l'invio dei dati, un nuovo modulo di richiesta di licenza compare automaticamente in un sito intranet il reparto di controlli predefiniti. Quando un addetto alle si apre una maschera, ha vede i dati dell'azienda di appaltatori e consentire dati dell'applicazione nel modulo.

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Scenario 4: Gestione dell'inventario

Parte di un modulo di inventario Larghezza nel mondo è una società internazionale in base a Baltimora, pernottamento La società Importa tessuti, crittografia e accessori con particolare attenzione alle merci da Nord Africa.

Larghezza nel mondo acquista da oltre 70 fornitori presenti in 12 paesi/aree geografiche. Poiché inventario contenuta in questi fornitori è molto dinamico e stagionali, larghezza nel mondo desidera progettare modelli di modulo di InfoPath che consentono di eseguire una query semplice ed efficiente in relativi fornitori informazioni sull'inventario.

Prima di InfoPath

Prima di utilizzare InfoPath e InfoPath Forms Services, larghezza nel mondo utilizzato un processo manuale, su carta sondaggio risultanti nell'immissione di dati ridondanti. Acquirenti inviato sondaggi tramite posta globale Express garantito ai fornitori oltremare. Fornitori da posta indietro sondaggio completato dei moduli o fax loro. In alcuni casi, sono da telefono larghezza nel mondo con le relative risposte. Raramente, personale addetto alle vendite raccolti i risultati di un sondaggio fornitori di persona. In generale, mesi potrebbero passare prima larghezza nel mondo ricevuto risultati finali.

Quasi ogni sondaggio condotto alla visualizzazione immissione di dati ridondanti. Sondaggi carta sono state immesse in un database da un segretario alla larghezza nel mondo. I record del database risultante è sono confrontati con cartaceo per garantire una maggiore precisione. In caso di informazioni non valide o caratteri priva di significato, con il fornitore è stato eseguito un colloquio follow-up tramite telefono. Se non era possibile, è stata inviata una richiesta per chiarimenti tramite posta elettronica o fax. Dopo la larghezza nel mondo ricevuto informazioni corrette, i dati è stati completati.

Dopo aver InfoPath

Anziché l'invio di sondaggi a larghezza nel mondo tramite posta elettronica, i fornitori ora inviare i sondaggi attraverso la compilazione dei moduli abilitati per i browser sul Web. I dati immessi nei moduli fornitori popolati immediatamente in un database di inventario. In seguito si passa a InfoPath e InfoPath Forms Services, larghezza nel mondo ha attualmente raggiunto i seguenti vantaggi:

  • Semplicità di utilizzo in linea    Con il sistema basate su InfoPath fornitori possono completare sondaggi mediante un browser. Fornitori non più devono per posta elettronica o fax sondaggi alla larghezza nel mondo.

  • Stato di aggiornamento    Nel sistema precedente, su carta durante spesso un ritardo significativo dall'ora di fornitori compilati il sondaggio nel momento in cui le risposte sono state immesse nel database di larghezza importazione di Word. Di conseguenza, stime sull'inventario spesso sono scadute. Con un modello di modulo abilitati per i browser di InfoPath, i dati immessi nei moduli fornitori popolati immediatamente nel database di inventario.

  • Maggiore accuratezza    Poiché il modello di modulo è progettato per garantire l'integrità dei dati, si verificano meno le voci non valide. Fornitori, ad esempio, usare una casella di riepilogo a discesa per scegliere da un elenco delle categorie standard quando si seleziona un tipo di prodotto, anziché dover cercare e immettere manualmente un tipo di prodotto nel modulo.

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Scenario 5: ricerca di mercato

Parte di un modulo di ricerca di mercato Proseware Inc è una società di software in base a Canada per lo sviluppo di prodotti per il settore pubblicazione stampa.

Proseware Inc ha avviato il ciclo di sviluppo per la prossima versione del prodotto principale. Il team di sviluppo decide di usare InfoPath e InfoPath Forms Services per agevolare la ricerca di mercato attività. Durante le riunioni con i clienti, il team di sviluppo prevede di utilizzare un modello di modulo per raccogliere e registrare commenti e suggerimenti. Lo scopo del modulo è a tenere traccia di tutte le interazioni con i clienti per comprendere meglio le esigenze dei clienti e per contribuire a garantire che i dati raccolti siano facilmente individuabili e riutilizzabili.

Il modello di modulo per l'invio dati direttamente a un database, che consente ai dipendenti di recuperare e analizzare i dati raccolti da diverse riunioni. Proseware Inc desidera moduli store completato in una raccolta in un sito di SharePoint.

Prima di InfoPath

Sebbene i membri del team di sviluppo utilizzato per utilizzare Microsoft Office Word o Microsoft Office Excel per scrivere note quando sono raccolti commenti e suggerimenti dai clienti e partner, analisi e la diffusione di tali dati spesso condotto alla visualizzazione immissione di dati ridondanti. I membri del team da scrivere note a mano libera e le informazioni fosse per ottenere distribuiti all'interno e tra i documenti. Quando si desideravano incorporare le informazioni che vengono raccolte in tecniche i membri del team, sono state dedicate molto tempo la ricerca all'interno di documenti non standard per trovare informazioni necessarie.

Dopo aver InfoPath

Passare a un processo di raccolta dati standard che utilizza InfoPath e InfoPath Forms Services consentono al team di sviluppo Proseware, Inc. per ridurre tempo e denaro speso la raccolta, l'analisi e diffusione internamente dei dati.

Riunione con i clienti esistenti e potenziali, i membri del team di sviluppo ora utilizzano un modulo di InfoPath per raccogliere dati sulle esigenze dei clienti e idee. Il team utilizza una raccolta in un sito di SharePoint per archiviare e condividere i moduli. Da questa raccolta, i membri del team possono compilare i moduli di dati nuovo cliente, esaminare i dati nei moduli esistenti, esportare dati da moduli completati in Microsoft Office Excel 2003 o Microsoft Office Excel 2007 o unire i dati di più moduli in un modulo.

I vantaggi del passaggio a un sistema di InfoPath includono:

  • Informazioni coerenti    Il modello di modulo è progettato per contribuire a garantire un'organizzazione e formalizzazione coerente delle informazioni. I dati visualizzati negli elenchi nel modulo provengono da file con estensione XML ed elenchi di SharePoint standard. Ad esempio, le voci nell'elenco tipo di azienda provengono direttamente da uno Schema XML predefinito che viene utilizzata in Proseware Inc per Normalizza lo scambio di dati business tra i vari sistemi.

  • Integrazione con i sistemi esistenti    Quando si invia un modulo, viene automaticamente archiviato in una raccolta in un sito di SharePoint. Verranno visualizzati i dati all'interno di ogni maschera all'esterno del modulo, in colonne della raccolta. In questo modo facile per i membri del team trovare e ordinare i dati del modulo in una raccolta, senza dover aprire ogni singolo modulo.

  • Visualizzazioni multiple    Modulo cliente dati include le visualizzazioni che soddisfa esigenze diverse, incluse le visualizzazioni separate per la registrazione di informazioni sui clienti, conclusioni del team, metodologia di ricerca e altre risorse. La forma include anche una visualizzazione di stampa dedicata che riepiloga i dati da altre visualizzazioni in un formato di stampa, pratico.

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