Scenari per l'utilizzo di InfoPath e InfoPath Forms Services

Importante :  Il presente articolo è stato tradotto automaticamente, vedere la dichiarazione di non responsabilità. Per visualizzare la versione inglese dell'articolo, fare clic qui.

In questo articolo vengono descritti scenari in cui le organizzazioni potrebbero utilizzare Microsoft Office InfoPath e InfoPath Forms Services per migliorare i processi aziendali come il rimborso spese e le richieste di indennizzo.

Gli scenari e le società descritti in questo articolo sono fittizi e vengono forniti ai soli fini esemplificativi. Per informazioni sull'utilizzo di InfoPath e InfoPath Forms Services in ambienti aziendali reali, è possibile fare riferimento a case study effettivi. Per ulteriori informazioni sui case study disponibili, fare clic sui collegamenti disponibili nella sezione Vedere anche.

In questo articolo

Scenario 1: Note spese

Scenario 2: Richieste di indennizzo

Scenario 3: Richieste di licenza

Scenario 4: Gestione inventario

Scenario 5: Ricerca di mercato

Scenario 1: Note spese

parte di un modulo nota spese A. Datum Corporation, un fornitore nazionale di apparecchiature informatiche e servizi IT, vende computer, hardware di rete e contratti di assistenza in ambito IT.

Molti gruppi all'interno di A. Datum Corporation, tra cui consulenti di marketing, vendite e assistenza, devono sostenere e giustificare le spese correlate alla propria attività.

I professionisti IT di A. Datum Corporation desiderano utilizzare InfoPath e InfoPath Forms Services per ottimizzare il processo di segnalazione spese all'interno della società. In particolare desiderano evitare errori di immissione dei dati ed eliminare l'esigenza per il personale amministrativo di immettere nuovamente i dati delle note spese in un altro database distinto. A. Datum Corporation desidera inoltre offrire ai dipendenti la possibilità di visualizzare in linea lo stato delle note spese.

Prima di InfoPath

Anche se in A. Datum Corporation veniva utilizzata una cartella di lavoro di Microsoft Office Excel per generare le note spese, i dipendenti continuavano a utilizzare un processo manuale per l'invio. Ad esempio, un dipendente immetteva le spese in una cartella di lavoro di Excel, quindi la stampava. Allegava alla nota stampata una lista di distribuzione, quindi inviava la nota al responsabile tramite il servizio di posta interno.

Dopo l'approvazione della nota, il responsabile spuntava il proprio nome sulla lista di distribuzione e inviata la nota al reparto contabilità tramite il servizio di posta interno. Se il responsabile del reparto contabilità approvata la nota, veniva emesso l'assegno di rimborso. Per le filiali potevano trascorrere settimane tra la data iniziale di invio della nota e la data in cui il dipendente riceveva l'assegno di rimborso.

Dopo InfoPath

Dopo il passaggio dal processo cartaceo a un processo automatizzato in cui vengono utilizzati InfoPath e InfoPath Forms Services, A. Datum Corporation ha ridotto l'investimento in termini di tempo e costi di elaborazione delle note spese dei dipendenti. Ora i dipendenti possono compilare i moduli in linea e inviarli in formato elettronico ai responsabili. Dopo l'approvazione questi ultimi possono inoltrare le note elettronicamente al reparto contabilità per l'approvazione finale e il rimborso.

I vantaggi del passaggio a un sistema basato su InfoPath includono:

  • Praticità dell'utilizzo in linea    I dipendenti che dispongono di InfoPath installato nel computer possono utilizzare l'applicazione per compilare e inviare un modulo nota spese, mentre i dipendenti che non dispongono di InfoPath possono compilare e inviare le note spese utilizzando un browser.

  • Supporto per l'utilizzo non in linea    Se i dipendenti compilano un modulo nota spese in InfoPath, possono salvare nel computer il modulo completato parzialmente, utilizzare il modulo non in linea, quindi inviarlo una volta completato sulla rete aziendale dopo essersi riconnessi. Questo aspetto è particolarmente utile per i dipendenti che accedono in maniera discontinua o limitata alle risorse di rete o a Internet, ad esempio coloro che viaggiano di frequente.

  • Maggiore accuratezza    Poiché il modello di modulo viene progettato con lo scopo di assicurare l'integrità dei dati, la quantità di voci non valide risulta inferiore. Ad esempio, i dipendenti utilizzano un elenco a discesa per scegliere da un elenco standard di categorie di spesa, anziché dover ricordare e immettere manualmente nel modulo la categoria di spesa appropriata.

  • Efficienza     I dipendenti possono visualizzare lo stato del processo di approvazione in una pagina sul sito di Microsoft Windows SharePoint Services.

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Scenario 2: Richieste di indennizzo

parte di un modulo di richiesta di indennizzo Humongous Insurance è una grande società multinazionale che vende prodotti assicurativi a proprietari di barche, auto e case. Questi prodotti vengono venduti sia a consumatori che a società.

Humongous Insurance dispone di un'ampia forza lavoro mobile composta da oltre 10.000 persone, tra cui venditori, periti, avvocati e personale IT, oltre a personale addetto alla gestione delle risorse umane e finanziario.

Humongous Insurance desidera utilizzare InfoPath InfoPath Forms Services per consentire ai clienti, agli agenti assicurativi e alle società collegate di utilizzare moduli in linea per l'elaborazione delle richieste di indennizzo.

Prima di InfoPath

Prima di utilizzare InfoPath e InfoPath Forms Services i dipendenti di Humongous Insurance utilizzavano un processo di elaborazione delle richieste di indennizzo manuale e cartaceo. Dopo il colloquio con un cliente, l'agente compilava manualmente un modulo, quindi lo inviata tramite fax a un perito. Quando esaminava le informazioni, a seconda della qualità di stampa del fax, il perito doveva spesso chiamare l'agente per avere chiarimenti.

Dopo InfoPath

Il passaggio dal processo cartaceo di gestione delle richieste di indennizzo a InfoPath e InfoPath Forms Services consente a Humongous Insurance di connettersi in linea a clienti, agenti e periti.

Ad esempio, per un cliente di Humongous Insurance ora è possibile registrare una richiesta di indennizzo via Internet compilando un modulo abilitato per i browser. Il cliente può accedere al sito Web di Humongous Insurance, definire un account, effettuare l'accesso e registrare la richiesta di indennizzo. Dopo l'invio da parte del cliente, il modulo viene inviato al perito con un messaggio di posta elettronica e una copia del messaggio viene inviata all'agente. Se sono necessarie ulteriori informazioni, il perito restituisce il modulo all'agente. Il sistema automatizzato ha ridotto i costi di elaborazione, abbreviato i tempi di elaborazione delle richieste di indennizzo e aumentato complessivamente la soddisfazione dei clienti.

I vantaggi del passaggio a un sistema basato su InfoPath includono:

  • Praticità    Oltre all'invio delle richieste di indennizzo per telefono, i clienti possono inoltrarle compilando un modulo su Internet, usufruendo dalla praticità che deriva dalla possibilità di inviare i moduli in qualsiasi momento e non solo durante le ore d'ufficio.

  • Maggiore accuratezza    Poiché il modello di modulo viene progettato con lo scopo di assicurare l'integrità dei dati, la quantità di voci non valide risulta inferiore. Ad esempio, i clienti o gli agenti utilizzano un elenco a discesa per scegliere da un elenco standard di tipi di richieste di indennizzo, anziché dover cercare e immettere manualmente nel modulo il tipo di richiesta appropriato.

  • Efficienza    L'utilizzo di un flusso di lavoro di approvazione integrato consente inoltre all'agente o al perito di visualizzare rapidamente lo stato delle altre parti coinvolte nella richiesta di indennizzo. Anche se precedentemente il personale di Humongous Insurance utilizzava un flusso di lavoro ben definito, i processi erano di tipo cartaceo, pertanto gli agenti e i periti non erano in grado di determinare velocemente lo stato della richiesta di indennizzo senza effettuare una chiamata telefonica. Ora, ad esempio, un agente può controllare la pagina relativa allo stato del flusso di lavoro sul sito di SharePoint, dove il modulo è archiviato, per verificare se il perito ha completato il processo di approvazione.

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Scenario 3: Richieste di licenza

Parte di un modulo per la richiesta di licenza L'Assessorato all'Edilizia di una grande città è un ente in cui lavora un centinaio di dipendenti.

Questo ente è responsabile dell'esame delle richieste di licenza presentate, tra l'altro, da appaltatori di impianti elettrici e dell'approvazione o del rifiuto di queste richieste.

L'Assessorato all'Edilizia desidera che gli appaltatori possano compilare le richieste di licenza utilizzando un browser, in modo da semplificare e rendere più pratico l'intero processo.

Prima di InfoPath

Prima di utilizzare InfoPath e InfoPath Forms Services l'Assessorato all'Edilizia utilizzava un processo di richiesta manuale e cartaceo che generava un'immissione di dati ridondanti. Gli appaltatori compilavano moduli cartacei presso l'ufficio dell'Assessorato, i cui dipendenti inoltravano i moduli scritti a mano a un addetto che immetteva i dati in un sistema database. Dopo l'immissione dei dati, le voci risultanti venivano confrontate con il modulo cartaceo per garantire l'accuratezza. Se venivano rilevati dati non validi o illeggibili, il modulo veniva restituito per posta all'appaltatore insieme a un secondo modulo contenente le istruzioni per correggere le voci non valide.

Dopo l'invio del modulo corretto da parte dell'appaltatore, gli aggiornamenti venivano immessi nel database e le nuove voci nel secondo modulo confrontate con il modulo originale ai fini dell'accuratezza. Una volta stabilita la validità dei dati, iniziava il processo di approvazione. Durante la fase di approvazione un ispettore approvava o rifiutava la licenza in base a vari criteri. Dopo il completamento del flusso di lavoro di approvazione l'appaltatore veniva informato della decisione per posta.

Dopo InfoPath

Il passaggio dal processo cartaceo di gestione delle richieste di licenza a un processo automatizzato basato su InfoPath e InfoPath Forms Services ha consentito all'Assessorato all'Edilizia di connettere in linea appaltatori, impiegati e ispettori.

Ad esempio, quando un appaltatore invia una richiesta di licenza sul sito Web dell'Assessorato all'Edilizia, i dati del modulo vengono inviati a un database disponibile sulla rete dell'Assessorato. Dopo l'invio della richiesta, viene visualizzata automaticamente una nuova richiesta di licenza in un sito di SharePoint dove l'agente ricevente controlla la completezza delle informazioni e appone la firma digitale al modulo di richiesta per confermare la ricezione.

I vantaggi del passaggio a un sistema basato su InfoPath includono:

  • Praticità dell'utilizzo in linea    Gli appaltatori non devono più recarsi all'ufficio dell'Assessorato per richiedere una licenza, ma possono inviare la richiesta via Internet completando un modulo abilitato per i browser tramite un browser quale Firefox, Safari o Internet Explorer.

  • Maggiore accuratezza    Poiché il modello di modulo per la richiesta di licenza viene progettato con lo scopo di assicurare l'integrità dei dati, la quantità di voci non valide risulta inferiore. Ad esempio, gli appaltatori utilizzano un elenco a discesa per scegliere da un elenco standard di categorie il tipo di licenza desiderato, anziché dover cercare e immettere manualmente nel modulo il tipo di licenza appropriato.

  • Esperienza utente migliorata    Dopo l'invio dei dati, sul sito Intranet dell'Assessorato all'Edilizia viene visualizzato automaticamente un nuovo modulo di richiesta di licenza. Quando un dipendente lo apre, può visualizzare i dati relativi alla società dell'appaltatore e i dati relativi alla richiesta di licenza.

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Scenario 4: Gestione inventario

Parte di un modulo di inventario Wide World Importers è una società internazionale con sede a Milano che importa tessuti, manufatti e prodotti di consumo con una particolare attenzione ai prodotti del Nord Africa.

Wide World Importers acquista da oltre 70 fornitori in 12 paesi. Poiché l'inventario di questi fornitori è particolarmente dinamico e stagionale, la società desidera progettare modelli di modulo di InfoPath che consentano di inviare a questi fornitori richieste di informazioni sull'inventario in modo semplice ed efficiente.

Prima di InfoPath

Prima di utilizzare InfoPath e InfoPath Forms Services, Wide World Importers utilizzava un processo di sondaggio manuale e cartaceo che generava un'immissione di dati ridondanti. Gli addetti agli acquisti inviavano i sondaggi per corriere espresso ai fornitori internazionali. I fornitori rispedivano per posta o via fax i moduli di sondaggio completati. A volte telefonavano le risposte a Wide World Importers e, in casi rari, il personale commerciale raccoglieva personalmente i risultati del sondaggio dai fornitori. In generale potevano trascorrere mesi prima che Wide World Importers ricevesse i risultati finali dei sondaggi.

Quasi tutti i sondaggi generavano l'immissione di dati ridondanti. I risultati dei sondaggi cartacei venivano immessi in un database da una segretaria presso Wide World Importers. I record di database risultanti venivano confrontati con il modulo cartaceo per garantire l'accuratezza. Se venivano rilevate informazioni non valide o illeggibili, veniva organizzato un successivo colloquio telefonico con il fornitore. Se ciò non era possibile, veniva inviata una richiesta di chiarimento per posta o via fax. Una volta ricevute le informazioni corrette, i dati venivano finalizzati da Wide World Importers.

Dopo InfoPath

Anziché inviare per posta i sondaggi a World Wide Importers, i fornitori ora possono inviarli compilando moduli abilitati per i browser su Internet. I dati immessi nei moduli dai fornitori popolano immediatamente un database di inventario. In conseguenza del passaggio a InfoPath e InfoPath Forms Services, Wide World Importers può usufruire dei seguenti vantaggi:

  • Praticità dell'utilizzo in linea    Con il sistema basato su InfoPath i fornitori possono completare i sondaggi utilizzando un browser e non devono più restituirli per posta o via fax a Wide World Importers.

  • Tempestività    Nel precedente sistema cartaceo si verificava spesso un ritardo significativo tra il momento in cui i fornitori compilavano il sondaggio e il momento in cui le risposte venivano immesse nel database di Wide Word Importers e perciò le stime di inventario erano spesso obsolete. Con un modello di modulo abilitato per i browser di InfoPath i dati immessi dai fornitori nei moduli popolano immediatamente il database di inventario.

  • Maggiore accuratezza    Poiché il modello di modulo viene progettato con lo scopo di assicurare l'integrità dei dati, la quantità di voci non valide risulta inferiore. Ad esempio, i fornitori utilizzano un elenco a discesa per scegliere da un elenco standard di categorie il tipo di prodotto desiderato, anziché dover cercare e immettere manualmente nel modulo il tipo di prodotto appropriato.

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Scenario 5: Ricerca di mercato

Parte di un modulo di ricerca di mercato Proseware, Inc. è una società di software canadese che sviluppa prodotti per il settore della stampa industriale.

Proseware, Inc. ha iniziato il ciclo di sviluppo per la prossima versione del suo prodotto portabandiera e il team di sviluppo ha deciso di utilizzare InfoPath e InfoPath Forms Services per facilitare le attività di ricerca di mercato. Durante le riunioni con i clienti il team di sviluppo prevede di utilizzare un modello di modulo per raccogliere e registrare i commenti e suggerimenti dei clienti. Lo scopo del modulo è di mantenere una registrazione di tutte le interazioni con i clienti per interpretare meglio le loro esigenze e assicurare che i dati raccolti siano facilmente individuabili e riutilizzabili.

Il modello di modulo dovrà inviare i dati direttamente a un database, in modo da consentire ai dipendenti di recuperare e analizzare i dati raccolti dalle numerose riunioni. Proseware, Inc. desidera archiviare i moduli completati in una raccolta su un sito di SharePoint.

Prima di InfoPath

Anche se i membri del team di sviluppo utilizzavano Microsoft Office Word o Microsoft Office Excel per registrare note a seguito della raccolta di commenti e suggerimenti da clienti e partner, l'analisi e la distribuzione dei dati comportava spesso un'immissione di dati ridondanti. I membri del team prendevano appunti non strutturati e le informazioni correlate erano tendenzialmente disperse all'interno e in vari documenti. Al momento di incorporare le informazioni raccolte in specifiche tecniche, i membri del team impiegavano molto tempo in ricerche nei molteplici documenti non standard per trovare i dati necessari.

Dopo InfoPath

Il passaggio a un processo di raccolta dati standard basato su InfoPath e InfoPath Forms Services consente al team di sviluppo di Proseware, Inc. di limitare l'investimento in termini di tempo e costi per la raccolta, l'analisi e la distribuzione interna dei dati.

Durante le riunioni con i clienti esistenti e potenziali, i membri del team di sviluppo utilizzano un modulo di InfoPath per raccogliere i dati sulle esigenze e le idee dei clienti. Il team utilizza una raccolta su un sito di SharePoint per archiviare e condividere i moduli. Da questa raccolta i membri del team possono compilare nuovi moduli di dati sui clienti, rivedere i dati nei moduli esistenti, esportare i dati dai moduli completati in Microsoft Office Excel 2003 o Microsoft Office Excel 2007 oppure unire i dati da più moduli in uno solo.

I vantaggi del passaggio a un sistema basato su InfoPath includono:

  • Informazioni coerenti    Il modello di modulo è progettato con lo scopo di assicurare un'organizzazione e una formalizzazione coerenti delle informazioni. I dati visualizzati negli elenchi contenuti nel modulo provengono da elenchi di SharePoint standard e da file con estensione xml. Ad esempio, le voci nell'elenco Tipo di attività vengono rilevate direttamente da uno schema XML predefinito utilizzato da tutto il personale di Proseware, Inc. per standardizzare lo scambio di dati aziendali tra i vari sistemi.

  • Integrazione con i sistemi esistenti    Quando un modulo viene inviato, viene archiviato automaticamente in una raccolta su un sito di SharePoint. I dati di ciascun modulo vengono visualizzati all'esterno del modulo in colonne nella raccolta, in modo da consentire ai membri del team di trovare e ordinare i dati dei moduli direttamente nella raccolta, senza dover aprire ogni singolo modulo.

  • Visualizzazioni multiple    Modulo cliente dati include le visualizzazioni che soddisfa esigenze diverse, incluse le visualizzazioni separate per la registrazione di informazioni sui clienti, conclusioni del team, metodologia di ricerca e altre risorse. La forma include anche una visualizzazione di stampa dedicata che riepiloga i dati da altre visualizzazioni in un formato di stampa, pratico.

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Nota : Dichiarazione di non responsabilità per la traduzione automatica: Il presente articolo è stato tradotto tramite un software di traduzione automatica e non da una persona. Microsoft offre le traduzioni automatiche per consentire a coloro che non conoscono la lingua inglese di leggere gli articoli sui prodotti, sui servizi e sulle tecnologie Microsoft. Dal momento che l'articolo è stato tradotto automaticamente, potrebbe contenere errori di sintassi, di grammatica o di utilizzo dei vocaboli.

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