Scambiare (copiare, importare, esportare) dati tra Excel e Access

Importante :  Il presente articolo è stato tradotto automaticamente, vedere la dichiarazione di non responsabilità. Per visualizzare la versione inglese dell'articolo, fare clic qui.

È possibile scambiare dati tra Microsoft Office Access e Microsoft Office Excel in diversi modi.

  • Per importare dati in Excel da Access, è possibile copiarli da un foglio dati di Access e incollarli in un foglio di lavoro di Excel, connettersi a un database di Access da un foglio di lavoro di Excel oppure esportare i dati di Access in un foglio di lavoro di Excel.

  • Per importare dati in Access da Excel, è possibile copiarli da un foglio di lavoro di Excel e incollarli in un foglio dati di Access, importare un foglio di lavoro di Excel in una tabella di Access o creare un collegamento a un foglio di lavoro di Excel da una tabella di Access.

    Note : 

    • Il termine "importazione" assume due significati diversi in Excel e Access. In Excel identifica la creazione di una connessione permanente a dati che possono essere aggiornati. In Access identifica invece solo il trasferimento dei dati nell'applicazione, ma senza la creazione di una connessione dati.

    • Non è possibile salvare una cartella di lavoro di Excel come database di Access. Né in Excel né in Access è possibile creare un database di Access a partire da dati di Excel.

Per saperne di più

Usare dati di Access in Excel

Usare dati di Excel in Access

Usare dati di Access in Excel

È possibile utilizzare dati di Access in una cartella di lavoro di Excel per sfruttare le funzionalità di analisi dei dati e di creazione dei grafici, la flessibilità nella disposizione e nel layout dei dati o molte altre funzionalità non disponibili in Access.

Copiare dati di Access in Excel

In Access è possibile copiare dati da una visualizzazione di foglio dati e quindi incollarli in un foglio di lavoro di Excel.

  1. Avviare Access e quindi aprire la tabella, la query o il modulo contenente i record che si desidera copiare.

  2. Nella scheda Home fare clic su Visualizza e quindi su Visualizzazione Foglio dati.

  3. Selezionare i record che si desidera copiare.

    Per selezionare colonne specifiche, trascinare il mouse su intestazioni di colonne adiacenti.

  4. Nel gruppo Appunti della scheda Home fare clic su Copia Icona del pulsante .

    barra multifunzione di excel

    Scelta rapida da tastiera  È anche possibile premere CTRL+C.

  5. Avviare Excel e quindi aprire il foglio di lavoro in cui si desidera incollare i dati copiati.

  6. Fare clic nell'angolo superiore sinistro dell'area del foglio di lavoro in cui si desidera visualizzare il nome del primo campo.

    Per evitare che i record copiati vadano a sostituire i record esistenti, assicurarsi che il foglio di lavoro non contenga dati in basso o a destra della cella selezionata.

  7. Nel gruppo Appunti della scheda Home fare clic su Incolla Icona del pulsante .

    Tasti di scelta rapida È anche possibile premere CTRL+V.

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Esportare dati di Access in Excel

Per esportare un oggetto di database di Access, ad esempio una tabella, una query, un modulo o record selezionati in una visualizzazione di un foglio di lavoro di Excel, è possibile utilizzare l'Esportazione guidata di Access. Quando si esegue un'operazione di esportazione, è possibile salvare i dettagli per riutilizzarli in futuro. È inoltre possibile pianificare l'esecuzione automatica delle operazioni di esportazione a intervalli regolari.

Di seguito vengono descritti gli scenari comuni per l'esportazione di dati da Access in Excel:

  • Il reparto o il gruppo di lavoro utilizza Access ed Excel per la modifica dei dati. I dati vengono archiviati in database di Access, ma per analizzare i dati e distribuire i risultati dell'analisi viene utilizzato Excel. Il team esporta attualmente i dati in Excel quando necessario, ma si desidera rendere più produttivo questo processo.

  • Un utente è esperto nell'utilizzo di Access, ma il manager preferisce visualizzare i rapporti in Excel. A intervalli regolari l'utente copia i dati in Excel, ma desidera automatizzare il processo per risparmiare tempo.

Per ulteriori informazioni sull'esportazione di dati da Access in Excel, vedere la Guida di Access.

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Stabilire una connessione a dati di Access da Excel

Per trasferire dati aggiornabili di Access in Excel, è possibile creare una connessione, di solito memorizzata in un file di connessione dati (odc), al database di Access e recuperare tutti i dati da una tabella o da una query. Il vantaggio principale della connessione ai dati di Access, rispetto all'importazione, consiste nella possibilità di analizzare periodicamente i dati in Excel senza dover ripetutamente copiare o esportare i dati da Access. Dopo aver stabilito la connessione ai dati, è inoltre possibile aggiornare automaticamente le cartelle di lavoro di Excel ogni volta che il database originale di Access viene aggiornato con nuove informazioni. Ad esempio, è possibile aggiornare un resoconto di bilancio in Excel che viene distribuito mensilmente in modo che contenga i dati del mese corrente.

  1. Fare clic sulla cella in cui inserire i dati dal database di Access.

  2. Nel gruppo Carica dati esterni della scheda Dati fare clic su Da Access.

    immagine della barra multifunzione di excel

  3. Nell'elenco Cerca in individuare e fare doppio clic sul database di Access che si desidera importare.

    Nella finestra di dialogo Seleziona tabella fare clic sulla tabella o query che si desidera importare e quindi scegliere OK.

  4. Nella finestra di dialogo Importa dati eseguire le seguenti operazioni:

    • In Specificare come visualizzare i dati nella cartella di lavoro eseguire una delle seguenti operazioni:

      • Per visualizzare i dati come tabella, selezionare In una tabella.

      • Per visualizzare i dati come rapporto di tabella pivot, selezionare In un rapporto di tabella pivot.

      • Per visualizzare i dati come rapporto di grafico pivot e di tabella pivot, selezionare In un rapporto di tabella pivot e grafico pivot.

    • Facoltativamente fare clic su Proprietà per impostare le opzioni di aggiornamento, formattazione e layout da applicare ai dati importati e quindi scegliere OK.

    • In Indicare dove si desidera inserire i dati eseguire una delle operazioni seguenti:

      • Per riportare i dati nella posizione selezionata, fare clic su Foglio di lavoro esistente.

      • Per inserire i dati nell'angolo superiore sinistro del nuovo foglio, fare clic su In un nuovo foglio di lavoro.

  5. Scegliere OK.

    L'intervallo di dati esterno verrà inserito nella posizione specificata.

Per altre informazioni sulla connessione dei dati, vedere Effettuare la connessione (importare) a dati esterni.

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Utilizzare dati di Excel in Access

È possibile utilizzare dati di Excel in un database di Access per sfruttare le funzionalità di gestione dei dati, protezione o condivisione multiutente di Access. Nonostante in Access siano presenti molte funzionalità utili, di seguito ne vengono indicate due che potrebbero rivelarsi particolarmente vantaggiose per i dati di Excel:

  • Report    Se si ha dimestichezza con la progettazione di report in Access e si vogliono riepilogare e organizzare i dati di Excel in questo tipo di report, è possibile crearne uno. Ad esempio, è possibile creare report più flessibili, come report di gruppo e di riepilogo, etichette stampate e report grafici.

  • Maschere    Se si vuole usare una maschera per trovare e visualizzare dati in Excel, è possibile creare una maschera di Access, ad esempio per visualizzare i campi in un ordine diverso da quello delle colonne nel foglio di lavoro oppure visualizzare più facilmente in una schermata una riga di dati particolarmente lunga.

Per altre informazioni sull'uso di maschere e report di Access, vedere la Guida di Access.

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Copiare dati di Access in Excel

In Excel è possibile copiare dati da una visualizzazione di un foglio di lavoro e quindi incollarli in un foglio dati di Access.

Nota : Se si incollano dati copiati da più campi di un foglio di lavoro in un foglio dati, verificare che l'ordine delle colonne corrisponda all'ordine dei dati da copiare. Quando si incollano dati da più campi in un modulo di Access, i dati vengono incollati automaticamente nei campi con lo stesso nome dei campi di origine, indipendentemente dal loro ordine nel modulo. Se i dati che si desidera copiare contengono campi che non esistono nel modulo di destinazione in Access, verrà richiesto se si desidera incollare solo i campi con i nomi corrispondenti. Se non sono presenti nomi di campo corrispondenti, i campi verranno incollati in base all'ordine di tabulazione del modulo di destinazione, che potrebbe non essere quello desiderato. Se i nomi dei campi di origine sono diversi dai nomi dei campi di destinazione, è possibile incollare i dati in un foglio dati invece che in un modulo.

  1. Avviare Excel e quindi aprire il foglio di lavoro contenente i dati che si desidera copiare.

  2. Selezionare le righe da copiare.

  3. Nel gruppo Appunti della scheda Home fare clic su Copia Icona del pulsante .

    barra multifunzione di excel

    Scelta rapida da tastiera  È anche possibile premere CTRL+C.

  4. Avviare Access e aprire la tabella, la query o la maschera in cui incollare le righe.

  5. Nel gruppo Visualizzazioni della scheda Foglio dati fare clic su Visualizza e quindi su Visualizzazione Foglio dati.

    immagine della barra multifunzione di access

  6. Eseguire una delle operazioni seguenti:

    • Per sostituire i record, selezionarli e quindi nel gruppo Appunti della scheda Home fare clic su Incolla Icona del pulsante .

      immagine della barra multifunzione di access

      Tasti di scelta rapida È anche possibile premere CTRL+V.

    • Per aggiungere i dati come nuovi record, nel gruppo Appunti della scheda Home selezionare Accoda il contenuto degli Appunti dal menu Modifica.

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Importare dati di Excel in Access

Per memorizzare dati di Excel in un database di Access e quindi continuare a utilizzarli e gestirli in Access, è possibile eseguirne l'importazione. Quando i dati vengono importati in Access, vengono memorizzati in una tabella nuova o esistente senza alterare i dati in Excel. È possibile importare solo un foglio di lavoro alla volta durante un'operazione di importazione. Per importare dati da più fogli di lavoro, ripetere l'operazione di importazione per ogni foglio.

Di seguito sono riportati alcuni scenari comuni per l'importazione di dati di Excel in Access:

  • Un utente di Excel di lunga data desidera passare all'utilizzo di Access, pertanto deve spostare i dati presenti nei fogli di lavoro di Excel in uno o più nuovi database di Access.

  • Un reparto o un gruppo di lavoro utilizza Access, ma a volte riceve dati nel formato di Excel che devono essere uniti nel database di Access. Si desidera quindi importare questi fogli di lavoro di Excel nel database.

  • Si utilizza Access per gestire i propri dati, ma i rapporti settimanali del resto del team sono costituiti da cartelle di lavoro di Excel. Si desidera quindi ottimizzare il processo di importazione per assicurarsi che i dati vengano importati ogni settimana nel database a un'ora specificata.

Per ulteriori informazioni sull'importazione di dati da Excel in Access, vedere la Guida di Access.

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Stabilire una connessione a dati di Excel da Access

È possibile connettere un intervallo di dati di Excel a un database di Access come tabella. Utilizzare questo approccio quando si intende mantenere l'intervallo in Excel, ma si desidera che sia disponibile anche da Access. Questo tipo di collegamento viene creato da un database di Access e non da Excel.

Quando viene creata una connessione a un foglio di lavoro di Excel o a un intervallo denominato, in Access viene creata una nuova tabella collegata automaticamente alle celle di origine. Tutte le modifiche apportate alle celle di origine in Excel verranno quindi riflesse nella tabella collegata. Tuttavia, non è possibile modificare il contenuto della tabella corrispondente in Access. Se si desidera aggiungere, modificare o eliminare dati, è necessario apportare le modifiche nel file di origine.

Di seguito sono riportati alcuni scenari comuni per il collegamento a un foglio di lavoro di Excel da Access:

  • L'utente desidera continuare a mantenere i dati nei fogli di lavoro di Excel e allo stesso tempo essere in grado di sfruttare le funzionalità di reporting ed esecuzione di query di Access.

  • Un reparto o un gruppo di lavoro di un'organizzazione utilizza Access, ma i dati provenienti da origini esterne sono contenuti in fogli di lavoro di Excel. Il reparto o gruppo di lavoro non desidera gestire copie di dati esterni, bensì essere in grado di utilizzarli direttamente in Access.

Per ulteriori informazioni sulla connessione di dati da Access in Excel, vedere la Guida di Access.

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Nota : Dichiarazione di non responsabilità per la traduzione automatica: Il presente articolo è stato tradotto tramite un software di traduzione automatica e non da una persona. Microsoft offre le traduzioni automatiche per consentire a coloro che non conoscono la lingua inglese di leggere gli articoli sui prodotti, sui servizi e sulle tecnologie Microsoft. Dal momento che l'articolo è stato tradotto automaticamente, potrebbe contenere errori di sintassi, di grammatica o di utilizzo dei vocaboli.

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