Quando si ordinano i dati in una tabella, una query, una maschera o un report di Access, è possibile salvare l'ordinamento con l'oggetto. Se si ordinano i dati in uno di questi oggetti e quindi si salva l'oggetto, l'ordinamento applicato al salvataggio dell'oggetto viene salvato automaticamente con l'oggetto. È possibile specificare se l'ordinamento salvato sarà applicato alla successiva apertura dell'oggetto.
Per le query e i report, è anche possibile definire un ordinamento predefinito. L'ordinamento predefinito viene applicato ai dati nella query o nel report quando non è specificato alcun altro tipo di ordinamento.
Per saperne di più
Informazioni sull'ordinamento salvato
Esistono due tipi di ordinamento salvati:
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Ultima applicazione L'ultimo ordinamento applicato è l'ordinamento applicato all'ultimo salvataggio dell'oggetto. Le tabelle, le query, le maschere e i report possono avere tutti gli ultimi ordinamenti applicati.
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Predefinito L'ordinamento predefinito è incorporato nella struttura di una query o di un report. Un ordinamento predefinito viene applicato quando non è specificato alcun altro tipo di ordinamento.
Ultimi ordinamenti applicati
Quando si salva una tabella, una query, una maschera o un report mentre i dati sono ordinati, l'ordinamento viene salvato automaticamente quando si salva l'oggetto. Questo tipo di ordinamento è detto ordinamento applicato per ultimo. Quando si crea un ordinamento, si modifica effettivamente la struttura dell'oggetto.
Se si vuole che l'ultimo ordinamento applicato venga applicato automaticamente alla successiva apertura dell'oggetto, impostare la proprietà Ordina per al caricamento dell'oggetto su Sì. Per impostare questa proprietà, eseguire i passaggi seguenti mentre l'oggetto è aperto in visualizzazione Struttura.
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Premere F4 per visualizzare la finestra delle proprietà.
Questo passaggio non è necessario se la finestra delle proprietà è già visualizzata.
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Eseguire una delle operazioni seguenti:
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Se l'oggetto è una tabella o una query, nella scheda Generale della finestra delle proprietà impostare la proprietà Ordina per al caricamento su Sì.
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Se l'oggetto è una maschera o un report, nella scheda Dati della finestra delle proprietà impostare la proprietà Ordina per al caricamento su Sì.
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Nota: È possibile impedire l'applicazione dell'ultimo ordinamento applicato impostando la proprietà Ordina per al caricamento suNo.
Ordinamento predefinito
Poiché l'ultimo ordinamento applicato può cambiare ogni volta che un utente ordina un oggetto e quindi lo salva, è consigliabile definire un ordinamento predefinito. Un ordinamento predefinito fa parte della struttura dell'oggetto e non cambia quando viene applicato un ordinamento diverso.
È possibile specificare solo un ordinamento predefinito per una query o un report. Anche se l'ordinamento predefinito non viene sovrascritto dall'ordinamento corrente o dall'ultimo applicato, viene applicato solo quando viene rimosso l'ordinamento corrente o l'ultimo applicato.
Definire l'ordinamento predefinito per una query
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Aprire la query in visualizzazione Struttura.
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Fare doppio clic sul campo da usare per l'ordinamento.
Il campo viene visualizzato nella griglia di struttura.
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Nella griglia di struttura deselezionare la casella nella riga Mostra del campo aggiunto.
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Nella riga Ordina specificare se ordinare il campo in ordine crescente (prima i valori più piccoli; Da A a Z) o in ordine decrescente (prima i valori più grandi; dalla Z alla A).
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Se si vuole ordinare in base a più campi, aggiungere altri campi di ordinamento ripetendo i passaggi da 2 a 4.
Nota: Quando si ordinano in base a più campi, i risultati vengono inizialmente ordinati in base al primo campo specificato, quindi in base al campo successivo specificato e così via. Ad esempio, se si ordinano per Cognome e quindi per Data di nascita, tutti i record con il valore Cognome dow vengono visualizzati prima dei record il cui valore Cognome è Stevens, indipendentemente dal valore di Data di nascita. I record in ogni campo Cognome vengono quindi ordinati in base al valore nel campo Data di nascita.
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Premere MAIUSC+INVIO per salvare la query.
Nota: Per rimuovere un ordinamento predefinito da una query, rimuovere i campi di ordinamento dalla griglia di struttura della query.
Definire l'ordinamento predefinito per un report
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Aprire il report in visualizzazione Report o In visualizzazione Layout.
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Nel gruppo Ordina e filtra della scheda Home fare clic su Avanzate, quindi scegliere Ordinamento/filtro avanzato nel menu di scelta rapida.
Viene visualizzata una nuova scheda documento, che contiene una griglia di struttura e una finestra in cui è possibile selezionare un campo in base al quale ordinare.
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Nella finestra fare doppio clic sul campo da usare per l'ordinamento.
Il campo viene visualizzato nella griglia di struttura.
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Nella griglia di struttura, nella riga Ordina , specificare se ordinare il campo in ordine crescente (prima i valori più piccoli; Da A a Z) o in ordine decrescente (prima i valori più grandi; dalla Z alla A).
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Se si vuole ordinare in base a più campi, aggiungere altri campi di ordinamento ripetendo i passaggi da 2 a 4.
Nota: Quando si ordinano in base a più campi, i risultati vengono inizialmente ordinati in base al primo campo specificato, quindi in base al campo successivo specificato e così via. Ad esempio, se si ordinano per Cognome e quindi per Data di nascita, tutti i record con il valore Cognome dow vengono visualizzati prima dei record il cui valore Cognome è Stevens, indipendentemente dal valore di Data di nascita. I record in ogni campo Cognome vengono quindi ordinati in base al valore nel campo Data di nascita.
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Nel gruppo Ordina e filtra della scheda Home fare clic su Attiva/disattiva filtro.
Nota: Per rimuovere un ordinamento predefinito da un report, rimuovere i campi di ordinamento dalla griglia di struttura.
