Rimuovere un ex dipendente da Office 365

Collaboratori: Diane Faigel
Ultimo aggiornamento: 16 agosto 2017

Disconnessione immediata

Per rimuovere immediatamente un dipendente da Office 365, seguire questa procedura:

  1. Accedere a Office 365 con l'account di amministratore all'indirizzo https://portal.office.com/adminportal/home.

    Effettuare l'accesso con l'account di amministratore di Office 365.

    Accedere a Office 365 gestito da 21Vianet

  2. Nell'Interfaccia di amministrazione di Office 365 selezionare l'utente e reimpostare la password senza inviargliela.

  3. Nella pagina delle proprietà dell'utente espandere Impostazioni di OneDrive, quindi scegliere Avvia.

    Scegliere Avvia per disconnettere immediatamente l'utente.

Entro un'ora, o dopo aver fatto clic fuori dalla pagina di Office 365 che ha attualmente aperta, all'utente viene richiesto di eseguire nuovamente l'accesso. Il token di aggiornamento è valido per un'ora, quindi la sequenza temporale dipende dal tempo del token rimanente e se l'utente esce dalla pagina Web corrente.

AVVERTENZA: Se l'utente è in Outlook sul Web e fa semplicemente clic all'interno della cassetta postale, potrebbe non essere espulso immediatamente. Appena fa clic su una sezione diversa, ad esempio OneDrive, o aggiorna il browser, viene avviata la disconnessione.

Per usare PowerShell per disconnettere immediatamente un utente, vedere il cmdlet Revoke-AzureADUserAllRefreshToken.

Per altre informazioni sulla rimozione di un dipendente dalla posta elettronica, vedere Cosa occorre sapere sulla chiusura della sessione di posta elettronica di un dipendente.

Panoramica della procedura completa per rimuovere un dipendente e proteggere i dati

Una domanda che ricorre spesso è: "Cosa occorre fare per proteggere i dati quando un dipendente lascia l'organizzazione?" Questo articolo spiega come bloccare l'accesso a Office 365 e la procedura da seguire per proteggere i dati.

Ecco una rapida panoramica. Ogni passaggio è spiegato in dettaglio in questo articolo.

Passaggio

Perché eseguire questa operazione

1. Salvare il contenuto della cassetta postale dell'utente

È un'operazione utile per la persona che prenderà il posto del dipendente o in caso di controversie.

2. Inoltrare la posta elettronica dell'utente a un altro dipendente

Consente di mantenere attivo l'indirizzo di posta elettronica dell'ex dipendente, anche se si rimuove la sua licenza. La licenza può essere rimossa, ma non si elimina l'account.

Se i clienti o i partner continuano a inviare la posta elettronica all'indirizzo dell'ex dipendente, questa operazione consente di inoltrare i messaggi alla persona che ne prende il posto.

3. Cancellare i dati e bloccare il dispositivo mobile dell'utente

Rimuove i dati aziendali dal telefono o dal tablet.

3a. Cosa accade se la persona ha usato un computer personale per accedere a OneDrive e SharePoint?

Se ha usato un computer personale anziché un computer fornito dalla società per scaricare file da OneDrive e SharePoint, non esiste alcun modo per cancellare i file che vi ha archiviato.

4. Bloccare l'accesso degli utenti alla posta elettronica e ai dati di Office 365

Impedisce alla persona di accedere alla vecchia cassetta postale di Office 365 e ai dati.

Suggerimento : Quando si blocca l'accesso di un utente, il pagamento della licenza non viene interrotto. Per interromperlo, è necessario eliminare la licenza dall'abbonamento (passaggio 5).

5. Rimuovere ed eliminare la licenza di Office 365 dell'utente

Quando si rimuove una licenza, è possibile assegnarla a un'altra persona. In alternativa, è possibile eliminare la licenza in modo da interromperne il pagamento finché non si assume un'altra persona.

Quando si rimuove o si elimina una licenza, la posta elettronica, i contatti e il calendario dell'utente vengono conservati per 30 giorni, quindi eliminati definitivamente.

6. Eliminare l'account utente dell'ex dipendente

L'account viene rimosso dall'Interfaccia di amministrazione di Office 365. Consente di tenere tutto in ordine.

7. Accedere ai dati di OneDrive e della posta di un ex dipendente

È possibile spostare i documenti in un'altra posizione non associata all'account.

Per eseguire la procedura, è necessario essere membro del ruolo Amministratore globale di Office 365.

Salvare il contenuto della cassetta postale di un ex dipendente

Il contenuto della cassetta postale dell'ex dipendente può essere salvato in due modi:

  1. Aggiungere l'indirizzo di posta elettronica dell'ex dipendente alla versione di Outlook 2013 o 2016 e quindi esportare i dati in un file PST. I dati possono essere importati in un altro account di posta elettronica, se necessario. Per informazioni sulla procedura, vedere Accedere ai dati di un ex utente ed eseguirne il backup.

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  2. Inserire un blocco per controversia legale o un blocco sul posto nella cassetta postale prima di eliminare l'account utente. È una procedura molto più complessa rispetto alla prima opzione, ma fondamentale se: il piano aziendale include l'archiviazione e il blocco a fini giudiziari, è possibile che si apra una controversia e si ha un reparto IT tecnicamente solido.

    Dopo aver convertito la cassetta postale in "cassetta postale inattiva", gli amministratori, i responsabili della conformità o i responsabili della gestione dei record possono usare gli strumenti eDiscovery sul posto in Exchange Online per accedere al contenuto ed eseguire ricerche.

    Le cassette postali inattive non possono ricevere posta elettronica e non vengono visualizzate nella rubrica condivisa o in altri elenchi dell'organizzazione.

    Per informazioni su come inserire un blocco in una cassetta postale, vedere l'articolo di TechNet Gestire le cassette postali inattive in Exchange Online.

Inoltrare la posta elettronica di un ex dipendente a un altro dipendente

In questo passaggio, l'indirizzo di posta elettronica dell'ex dipendente viene assegnato a un altro dipendente o si converte la cassetta postale dell'utente in una cassetta postale condivisa creata.

Se si configura l'inoltro della posta elettronica, i nuovi messaggi di posta elettronica inviati all'ex dipendente ora vengono inviati al dipendente corrente. Se si converte la cassetta postale in una cassetta postale condivisa, saranno disponibili anche tutti i vecchi messaggi di posta elettronica. 

  1. IMPORTANTE: Se si configura l'inoltro della posta elettronica o una cassetta postale condivisa, al termine sarà possibile rimuovere la licenza dell'utente così da interromperne il pagamento, senza però eliminare l'account effettivo. L'account deve restare valido per poter ancorare l'inoltro della posta elettronica o la cassetta postale condivisa.

  2. Accedere a Office 365 sul sito https://portal.office.com/adminportal/home.

    Effettuare l'accesso con l'account di amministratore di Office 365.

    Accedere a Office 365 gestito da 21Vianet

  3. Nell'Interfaccia di amministrazione di Office 365 selezionare Utenti.

    Fare clic su Utente.

  4. Scegliere il dipendente da bloccare.

    Scegliere l'utente da bloccare

  5. Fare clic su Impostazioni di Posta. Accanto a Inoltro della posta elettronica scegliere Modifica.

    Scegliere Impostazioni di Posta, quindi Modifica.
  6. Attivare Inoltra tutta la posta elettronica inviata a questa cassetta postale. Nella casella Indirizzo di inoltro digitare l'indirizzo di posta elettronica del dipendente corrente o della cassetta postale condivisa a cui verranno inviati i messaggi.

    Aggiungere l'indirizzo di posta elettronica del dipendente corrente.

  7. Scegliere Salva.

  8. Ricordare di non eliminare l'account. È possibile rimuovere la licenza per interromperne il pagamento e per impedire all'utente di accedere a Office 365.

Cancellare i dati e bloccare il dispositivo mobile di un ex dipendente

Se l'ex dipendente aveva un telefono aziendale, è possibile usare Office 365 per cancellare i dati e bloccare il dispositivo, in modo che tutti i dati dell'organizzazione vengano rimossi dal dispositivo e quest'ultimo non possa più connettersi all'Interfaccia di amministrazione di Exchange.

  1. Accedere a Office 365 sul sito https://portal.office.com/adminportal/home.

    Effettuare l'accesso con l'account di amministratore di Office 365.

    Accedere a Office 365 gestito da 21Vianet

  2. Nel riquadro di spostamento in basso a sinistra dell'Interfaccia di amministrazione di Office 365 espandere Interfacce di amministrazione e selezionare Exchange.

    La schermata potrebbe avere un aspetto simile a una delle immagini seguenti:

    Interfacce di amministrazione di Office 365
  3. Nell'Interfaccia di amministrazione di Exchange passare a Destinatari > Cassette postali.

  4. Selezionare l'utente e quindi, in Dispositivi mobili, scegliere Visualizza dettagli.

  5. Nella pagina Dettagli dispositivo mobile, in Dispositivi mobili, selezionare il dispositivo mobile, fare clic su Cancella dati Cancella dispositivo e quindi su Blocca.

  6. Fare clic su Salva.

    Suggerimento: assicurarsi di rimuovere o disabilitare l'utente dal servizio Blackberry Enterprise locale. Occorre anche disabilitare gli eventuali dispositivi Blackberry per l'utente. Per informazioni sui passaggi specifici da eseguire per disabilitare l'utente, vedere la guida all'amministrazione di Blackberry Business Cloud Services.

Bloccare l'accesso di un ex dipendente ai dati di Office 365 dati

IMPORTANTE: Per rendere effettivo il blocco di un account possono essere necessarie fino a 24 ore. Per impedire immediatamente l'accesso di un utente, è consigliabile reimpostarne la password e avviare un evento singolo che lo disconnetta dalle sessioni di Office 365 in tutti i dispositivi. Vedere Disconnessione immediata

Per impedire a un utente di eseguire l'accesso e accedere ai dati di Office 365:

  1. Accedere a Office 365 sul sito https://portal.office.com/adminportal/home.

    Effettuare l'accesso con l'account di amministratore di Office 365.

    Accedere a Office 365 gestito da 21Vianet

  2. Nell'Interfaccia di amministrazione di Office 365 selezionare Utenti.

    Fare clic su Utente.

  3. Selezionare il dipendente da bloccare e scegliere Modifica accanto a Stato accesso nel riquadro degli utenti.

    Scegliere Modifica accanto a Stato accesso
  4. Nel riquadro Stato accesso scegliere Accesso bloccato e quindi Salva.

Bloccare l'accesso alla posta elettronica (Exchange Online) di un ex dipendente

Se la posta elettronica di Office 365 fa parte dell'abbonamento a Office 365, è necessario accedere all'Interfaccia di amministrazione di Exchange per eseguire questa procedura e impedire all'ex dipendente l'accesso alla posta elettronica.

  1. Accedere a Office 365 sul sito https://portal.office.com/adminportal/home.

    Effettuare l'accesso con l'account di amministratore di Office 365.

    Accedere a Office 365 gestito da 21Vianet

  2. Nel riquadro di spostamento in basso a sinistra dell'Interfaccia di amministrazione di Office 365 espandere Interfacce di amministrazione e selezionare Exchange.

    La schermata potrebbe avere un aspetto simile a una delle immagini seguenti:

    Interfacce di amministrazione di Office 365
  3. Nell'Interfaccia di amministrazione di Exchange passare a Destinatari > Cassette postali.

  4. Selezionare l'utente e nella relativa pagina delle proprietà, in Dispositivi mobili, selezionare Disabilita Exchange ActiveSync, Disabilita OWA per i dispositivi e rispondere per entrambi.

  5. In Connettività posta elettronica fare clic su Disabilita e rispondere .

Rimuovere ed eliminare la licenza di Office 365 di un ex dipendente

Per non continuare a pagare per una licenza dopo che un utente lascia l'organizzazione, è necessario rimuovere la relativa licenza di Office 365 ed eliminarla dall'abbonamento. Se si sceglie di non eliminare la licenza dal proprio abbonamento, è possibile assegnarla a un altro utente.

Quando si rimuove la licenza, tutti i dati dell'utente vengono conservati per 30 giorni. È possibile accedere ai dati o ripristinare l'account se l'utente ritorna. Dopo 30 giorni, tutti i dati dell'utente, tranne i documenti archiviati in SharePoint Online, vengono eliminati definitivamente da Office 365 e non possono essere recuperati.

  1. Accedere a Office 365 sul sito https://portal.office.com/adminportal/home.

    Effettuare l'accesso con l'account di amministratore di Office 365.

    Accedere a Office 365 gestito da 21Vianet

  2. Nell'Interfaccia di amministrazione di Office 365 selezionare Utenti.

    Fare clic su Utente.

  3. Selezionare il dipendente da bloccare e quindi scegliere Modifica accanto a Licenze di prodotto nel riquadro degli utenti.

    Scegliere Modifica accanto a Licenze di prodotto
  4. Nel riquadro Licenze di prodotto spostare l'indicatore della licenza sulla posizione Disattivata e quindi scegliere Assegna per rimuovere la licenza.

    Rimuovere licenze

    Dopo la rimozione, nel riquadro sarà indicato Prodotti rimossi.

Per ridurre il numero di licenze pagate finché non viene assunta un'altra persona, seguire questa procedura:

  1. Nell'Interfaccia di amministrazione di Office 365 scegliere Fatturazione > Abbonamenti.

  2. Scegliere Aggiungi/rimuovi licenze per eliminare la licenza in modo da interromperne il pagamento finché non si assume un'altra persona.

    Usare le frecce per eliminare licenze dall'abbonamento.

    Nello stesso momento in cui si aggiunge una nuova persona alla società, viene richiesto di acquistare una licenza, tutto in un solo clic.

Per altre informazioni sulla gestione delle licenze utente per Office 365 per le aziende, vedere Assegnare licenze agli utenti in Office 365 per le aziende e Rimuovere licenze dagli utenti in Office 365 per le aziende.

Eliminare l'account utente di un ex dipendente.

Dopo il salvataggio e l'accesso ai dati utente dell'ex dipendente, è possibile eliminare l'account corrispondente.

  1. Non eliminare l'account se è stato configurato l'inoltro della posta elettronica o se l'account è stato convertito in una cassetta postale condivisa. In entrambi i casi è necessario l'account per ancorare l'inoltro o la cassetta postale condivisa.

  2. Accedere a Office 365 sul sito https://portal.office.com/adminportal/home.

    Effettuare l'accesso con l'account di amministratore di Office 365.

    Accedere a Office 365 gestito da 21Vianet

  3. Nell'interfaccia di amministrazione selezionare Utenti.

    Fare clic su Utente.

  4. Selezionare il dipendente da eliminare, scegliere Elimina utente nel riquadro degli utenti e quindi scegliere Elimina > Chiudi.

    Eliminare un utente

Quando si elimina un utente, il suo account diventa inattivo per circa 30 giorni. Si ha quindi a disposizione questo periodo di tempo per ripristinare l'account prima che venga eliminato definitivamente.

L'organizzazione usa Active Directory?

Se l'organizzazione sincronizza gli account utente in Office 365 da un ambiente Active Directory locale, questi account devono essere eliminati e ripristinati nel servizio Active Directory locale. Non è possibile eliminarli o ripristinarli in Office 365.

Per istruzioni, vedere l'articolo di TechNet: Eliminare un account utente.

Se si usa Azure Active Directory, vedere il cmdlet Remove-MsolUser di PowerShell.

Cosa occorre sapere sulla chiusura delle sessione di posta elettronica di un dipendente

Informazioni su come rimuovere un dipendente dalla posta elettronica (Exchange).

Cosa è possibile fare

Come farlo

Terminare una sessione (ad esempio Outlook sul Web, Outlook, Exchange ActiveSync e così via) e forzare l'apertura di una nuova sessione

Reimpostare la password

Terminare una sessione e bloccare l'accesso a sessioni future (per tutti i protocolli)

Disabilitare l'account. Ad esempio, nell'interfaccia di amministrazione di Exchange o con PowerShell:

Set-Mailbox user@contoso.com -AccountDisabled:$true

Terminare la sessione per un particolare protocollo, ad esempio ActiveSync

Disabilitare il protocollo. Ad esempio, nell'interfaccia di amministrazione di Exchange o con PowerShell:

Set-CASMailbox user@contoso.com -ActiveSyncEnabled:$false

Le operazioni precedenti possono essere eseguite in 3 posizioni:

Se si termina la sessione qui

Quanto tempo occorre

Nell'interfaccia di amministrazione di Exchange o con PowerShell

Il ritardo massimo previsto è di 30 minuti

Nell'interfaccia di amministrazione di Azure Active Directory

Il ritardo previsto è di 60 minuti

In un ambiente locale

Il ritardo previsto è di 3 ore o più

Se si vuole ottenere una risposta rapida per la chiusura di un account, usare l'interfaccia di amministrazione di Exchange (usare PowerShell) oppure l'interfaccia di amministrazione di Azure Active Directory. In un ambiente locale, la sincronizzazione della modifica tramite DirSync può richiedere diverse ore.

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