Rimuovere revisioni e commenti da un documento

In questo articolo

Revisioni visibili

Informazioni sulla caratteristica di revisione

Verifica della presenza di revisioni e commenti in un documento

Eliminazione di revisioni e commenti

Presenza di commenti e revisioni non inseriti dall'utente corrente

Individuazione di modifiche e commenti nascosti

Visualizzazione di revisioni e commenti per impostazione predefinita in Microsoft Office Word

Utilizzo di entrambe le opzioni

Revisioni visibili

Si supponga di ricevere un documento da un collega tramite un messaggio di posta elettronica. Poiché si desidera utilizzare questo documento come punto di partenza per creare un altro documento, lo si salva con un altro nome e vi si apportano le modifiche desiderate. È possibile non accorgersi che il collega ha lasciato commenti nel documento originale, in quanto questi non sono visibili nella copia salvata.

Il documento è pronto per essere fornito ai clienti, ma si desidera inviare la propria versione del documento, non la versione che contiene il documento originale, i commenti del collega e i propri aggiornamenti.

Oppure si supponga di aver usato la caratteristica di rilevamento delle modifiche in Word per tenere traccia delle modifiche apportate a una domanda di impiego che si desidera inviare al potenziale datore di lavoro. Chi riceve la domanda dovrà vedere solo il risultato delle modifiche, non tutto il processo di revisione precedente.

In entrambi i casi si resterebbe sorpresi nell'apprendere che i destinatari hanno avuto difficoltà nella lettura del documento perché questo include testo barrato, sottolineature e aree commenti visualizzate nel margine. In un paragrafo della lettera tre diversi punti contengono testo barrato, mentre le competenze che si desidera enfatizzare sono visualizzate come testo sottolineato. È molto probabile che la candidatura per quel lavoro non verrà valutata positivamente.

Documento con revisioni

Il testo non era nel documento quando è stato inviato. Come è stato possibile che quel contenuto venisse trovato e visualizzato in Word? Come si possono evitare questi inconvenienti?

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Informazioni sulla caratteristica di revisione

Senza rendersene conto, si è utilizzata la caratteristica Revisioni o Commenti di Word. In genere quando si attiva il rilevamento delle modifiche, le parti eliminate vengono visualizzate in aree commenti ai margini della pagina e il testo inserito è visualizzato come sottolineato. Il testo eliminato, oltre ai commenti (o "annotazioni"), può inoltre essere visualizzato all'interno del testo.

Esistono diversi modi per nascondere revisioni o commenti, ma tutte le modifiche apportate mentre era attiva la caratteristica di revisione e tutti i commenti inseriti rimarranno nel documento finché non verranno accettati o rifiutati oppure, nel caso dei commenti, eliminati.

Nota : Nascondendo le revisioni non si eliminano revisioni e commenti dal documento, ma è possibile agevolare la lettura del documento, in quanto il testo barrato, le sottolineature e le aree commenti non saranno visualizzati.

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Verifica della presenza di revisioni e commenti in un documento

In Word 2010 è disponibile una caratteristica denominata Controllo documento che consente di verificare la presenza di revisioni, commenti, testo nascosto e altre informazioni personali in un documento. Per eseguire la verifica in un documento:

  1. Aprire il documento per cui si desidera verificare la presenza di revisioni e commenti.

  2. Fare clic sulla scheda File.

  3. Fare clic su Informazioni, su Verifica documento e quindi su Controllo documento.

  4. Nella finestra di dialogo Controllo documento fare clic su Controlla.

  5. Verificare i risultati del controllo. Se viene rilevata la presenza di commenti e revisioni, verrà richiesto di fare clic sull'opzione Rimuovi tutto accanto a Commenti, revisioni, versioni e annotazioni.

  6. Fare clic su Ripeti controllo o su Chiudi.

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Eliminazione di revisioni e commenti

Per eliminare revisioni e commenti, è necessario accettare o rifiutare le modifiche ed eliminare i commenti eseguendo la procedura seguente:

  1. Nel gruppo Rilevamento modifiche della scheda Revisione fare clic sulla freccia accanto a Mostra commenti.
    Elenco di opzioni di Mostra commenti

  2. Assicurarsi che accanto a tutti gli elementi seguenti sia presente un segno di spunta:

    • Commenti

    • Input penna

    • Inserimenti ed eliminazioni

    • Formattazione

    • Revisori (scegliere Revisori e quindi assicurarsi che la voce Tutti i revisori sia selezionata).

Se accanto a un elemento non è presente un segno di spunta, fare clic sull'elemento per selezionarlo.

  1. Nel gruppo Revisioni della scheda Revisione fare clic su Successiva o su Precedente.
    Gruppo Revisioni

  2. Eseguire una delle operazioni seguenti:

    • Nel gruppo Revisioni fare clic su Accetta.

    • Nel gruppo Revisioni fare clic su Rifiuta.

    • Nel gruppo Commenti fare clic su Elimina.

  3. Ripetere i passaggi 3 e 4 finché tutte le revisioni nel documento saranno state accettate o rifiutate e tutti i commenti eliminati.

    Note : 

    • Per accettare tutte le modifiche, fare clic su Accetta e quindi su Accetta tutte le revisioni nel documento.

    • Per rifiutare tutte le modifiche, fare clic su Rifiuta e quindi su Rifiuta tutte le revisioni nel documento.

    • Per rimuovere tutti i commenti, è necessario eliminarli. Nel gruppo Commenti fare clic sulla freccia accanto a Elimina e quindi su Elimina tutti i commenti nel documento.

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Presenza di commenti e revisioni non inseriti dall'utente corrente

Può accadere che si ritenga di aver rimosso tutti i commenti e le revisioni oppure che non ci si accorga che un documento ricevuto da un altro utente contiene commenti o revisioni. È infatti possibile che questi elementi vengano memorizzati in Word senza che l'utente ne sia consapevole.

Il mittente del documento o l'utente che lo ha ricevuto potrebbe aver nascosto le revisioni o i commenti, per facilitare la lettura del testo. Tuttavia, nascondere le revisioni non corrisponde a eliminarle. Le revisioni resteranno nel documento fino a che non verranno rimosse. A seconda della versione di Word e delle impostazioni utilizzate, le revisioni o i commenti potrebbero essere visualizzati di nuovo quando il documento verrà aperto da altri.

Se non si desidera che altri utenti vedano revisioni e commenti, è necessario accettare o rifiutare tutte le revisioni ed eliminare i commenti prima di condividere il documento.

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Individuazione di modifiche e commenti nascosti

Revisioni e commenti possono essere nascosti in diversi modi che possono far ritenere all'utente che tali elementi non siano più nel documento. Ad esempio:

  • Casella Visualizza per revisione    Nella casella Visualizza per revisione del gruppo Rilevamento modifiche nella scheda Revisione è indicata la modalità di visualizzazione usata, insieme ad altre informazioni sulla visualizzazione del documento. Se si fa clic su Finale o su Mostra originale, le modifiche e i commenti vengono nascosti. Per visualizzarli, selezionare Finali: mostra commenti o su Originali: mostra commenti.
    Casella Visualizza per revisione nel gruppo Rilevamento modifiche

  • Mostra commenti    È possibile usare l'elenco Mostra commenti del gruppo Rilevamento modifiche nella scheda Revisione per nascondere commenti e revisioni. Gli elementi contrassegnati con un segno di spunta in Mostra commenti vengono visualizzati, mentre quelli senza segno di spunta vengono nascosti. Per visualizzare un elemento, ad esempio Inserimenti ed eliminazioni, sceglierlo dal menu Mostra commenti.
    Elenco di opzioni di Mostra commenti

Visualizzazione di revisioni e commenti per impostazione predefinita in Microsoft Office Word

Per impedire che vengano inavvertitamente distribuiti documenti contenenti revisioni e commenti, in Word questi elementi vengono visualizzati per impostazione predefinita. Commenti finali è l'opzione predefinita nella casella Visualizza per revisione.

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Utilizzo di entrambe le opzioni

Se si vogliono preservare le revisioni o i commenti in un documento, che si vuole condividere senza consentire ad altri di vederli, la soluzione migliore consiste nel mantenere copie distinte del documento.

Creare una copia pubblica per la distribuzione e mantenerne una privata per se stessi. Nella versione pubblica del documento accettare o rifiutare tutte le revisioni ed eliminare i commenti, come descritto in questo articolo. Nella versione privata è invece possibile lasciare revisioni e commenti inalterati.

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Vedere anche

Inserire o eliminare un commento

Visualizzare o nascondere commenti o revisioni

Rivedere, accettare, rifiutare e nascondere le revisioni

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