Rilevare le modifiche nei messaggi di posta elettronica con più utenti

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Se non è possibile collaborare con altre persone online, in Word sono disponibili strumenti che consentono di tenere traccia delle modifiche in più copie. Questo video illustra come rilevare le modifiche nei messaggi di posta elettronica con più persone. Word consente di combinare i documenti e visualizzare le modifiche introdotte da ogni utente in modo chiaro e in una posizione centralizzata.

Eseguire Controllo documento prima di condividere un documento

  • Prima di condividere la versione finale del documento, è utile eseguire Controllo documento. Questo strumento cerca revisioni e commenti, testo nascosto, nomi personali nelle proprietà e altre informazioni che si potrebbe non voler condividere con altri. Per eseguire Controllo documento, fare clic su FILE > Informazioni > Verifica documento > Controlla documento.

Altre informazioni

Rilevare le modifiche

Disattivare le revisioni

Accettare le revisioni

Creare documenti in modalità condivisa ovunque

Rimuovere revisioni e commenti

Come si gestiscono le modifiche da parte di due o più persone se non si può collaborare online?

E come si fa se un revisore non attiva il rilevamento delle modifiche?

Se non si possono vedere i cambiamenti, come si applicano i suggerimenti di un revisore o addirittura di due o più?

Ebbene, Word ti permette di combinare i documenti in modo da riuscire a vedere le modifiche apportate da ogni utente, contrassegnate chiaramente in un'unica posizione.

Ecco come funziona.

Salva prima di tutto il documento nel tuo computer. Passa quindi alla scheda Revisione, fai clic su Confronta e su Combina.

In Documento originale fai clic su Sfoglia, seleziona il documento originale e fai clic su Apri.

Quindi in Documento revisionato fai clic su Sfoglia e apri il documento del primo revisore.

Assicurati che il nome del revisore sia visibile qui.

Per impostazione predefinita, Word confronta qualsiasi elemento, ma puoi deselezionare gli elementi che non vuoi confrontare in Word.

Sempre per impostazione predefinita, Word mostra le modifiche nel documento originale,

ma puoi cambiare questa impostazione e mostrare le modifiche nel documento revisionato oppure creare un nuovo documento. Fai clic su OK.

Per impostazione predefinita, Word usa la formattazione del documento originale,

ma se preferisci puoi usare la formattazione scelta dal revisore. Fai clic su Continua con unione.

E Word copia gli elementi modificati dal documento revisionato all'originale e li visualizza come commenti,

come se il revisore avesse aggiunto le modifiche dopo avere attivato il rilevamento.

Se ora devi includere le modifiche da parte di altri revisori, potrai continuare a combinare i documenti nell'originale.

Salva prima di tutto l'originale.

Fai quindi clic su Confronta e Combina.

Aggiungi l'originale qui. Quindi, in Documento revisionato seleziona il documento del secondo revisore e fai clic su OK.

Le modifiche e i commenti di entrambi i revisori sono combinati in un documento tramite i commenti.

Per impostazione predefinita, le modifiche di ogni revisore sono visualizzate in colori diversi.

Ma i colori automatici potrebbero essere diversi nei computer dei revisori.

Quando posizioni il puntatore del mouse su una modifica, puoi anche vedere quando e da chi è stata fatta.

Assicurati che il rilevamento delle modifiche sia attivato.

Esamina quindi il documento e decidi cosa fare con i commenti e le modifiche, esattamente come nel video 2.

Se prevedi di inviare di nuovo il documento ai revisori per un'altra verifica, puoi rispondere ai commenti, se vuoi.

Fai clic su questo pulsante e digita la risposta.

Se la sovrapposizione delle modifiche ne rende difficile la lettura, prova a fare così. Fai clic su Confronta e Mostra documenti di origine.

Puoi scegliere di mostrare il documento originale, il documento revisionato o entrambi.

Nella finestra in alto puoi vedere l'originale dopo l'aggiunta del primo revisore.

E nella finestra in basso puoi vedere le modifiche del secondo revisore.

Scorri il documento nella finestra principale e tutte le finestre scorreranno allo stesso modo.

Se questo non semplifica la lettura, prova così: fai clic sulla freccia accanto a Visualizza per revisione e seleziona Nessun commento.

A volte nascondere i commenti risulta utile. E puoi sempre mostrare di nuovo i commenti facendo clic su Tutti i commenti.

Al termine, mantieni attivato il rilevamento delle modifiche.

Fai quindi clic su File e Salva con nome se vuoi salvare diverse versioni del documento.

Ad esempio, puoi assegnare a questo documento il nome Bozza 2.

I revisori possono aprire il documento e aggiungere modifiche, quindi rispondere ai tuoi commenti.

Quando ti restituiscono tutte le revisioni, segui lo stesso processo per combinare i documenti revisionati con il documento originale Bozza 2.

Quando si collabora tramite e-mail oppure online, gli strumenti di revisione possono semplificare molto il lavoro.

Nel prossimo video ti mostreremo altri modi per personalizzare il rilevamento delle modifiche.

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