Richiedere l'approvazione di elementi di un elenco o una raccolta di siti

Richiedere l'approvazione di elementi di un elenco o una raccolta di siti

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Elenchi e raccolte spesso contenere informazioni riservate, ad esempio previsto iniziative di risorse umane o campagne di marketing. Può essere importante avere solo "ufficiale" versioni di elementi o file visualizzabili dagli utenti. A questo scopo è possibile richiedere l'approvazione di un elemento o un file prima che il contenuto sia visibile alla maggior parte degli utenti del sito. Per richiedere l'approvazione, l'organizzazione applicare un livello di qualità e sicurezza significativo al contenuto di elenchi e raccolte.

Per saperne di più

  1. Passare alla raccolta per cui si desidera che richiedono l'approvazione.

  2. Fare clic su Impostazioni Impostazioni: aggiornare il profilo, installare il software e connetterlo al cloud , Impostazioni raccolta.

    Se queste voci di menu non sono visibili, fare clic su Raccolta sulla barra multifunzione e quindi fare clic su

    Impostazioni raccolta nel gruppo Impostazioni.

  3. In Impostazioni generali fare clic su Impostazioni controllo versioni per aprire la pagina Impostazioni controllo versioni.

    Finestra di dialogo Impostazioni raccolta con Controllo delle versioni selezionato.
  4. Nella sezione Approvazione contenuto selezionare in risposta alla richiedono l'approvazione del contenuto per gli elementi inviati? Nella sezione Cronologia versioni documento specificare se si desidera che SharePoint per creare versioni quando si modifica un file. È anche possibile scegliere di limitare il numero di versioni che vengono mantenute.

  5. Nella sezione Sicurezza elementi bozza specificare quali utenti saranno autorizzati a visualizzare gli elementi bozza nella raccolta documenti.

    Finestra di dialogo con le opzioni per il controllo delle versioni

    Suggerimento:  Se si richiede l'approvazione del contenuto per un elenco o una raccolta che contiene già elementi, tutti gli elementi della raccolta verranno contrassegnati come approvati.

  6. È possibile scegliere una delle opzioni seguenti:

    • Utenti autorizzati a leggere gli elementi dell'elenco

    • Solo utenti autorizzati a modificare gli elementi dell'elenco

    • Solo gli utenti autorizzati ad approvare gli elementi dell'elenco e l'autore dell'elemento

  7. Fare clic su OK.

  1. Passare all'elenco per cui si desidera che richiedono l'approvazione.

  2. Sulla barra multifunzione fare clic sulla scheda Elenco.

  3. Fare clic su Impostazioni elenco.

  4. In Impostazioni generali fare clic su Impostazioni controllo versioni per aprire la pagina Impostazioni controllo versioni.

  5. Nella sezione Approvazione contenuto selezionare in risposta alla richiedono l'approvazione del contenuto per gli elementi inviati? Nella sezione Cronologia versioni elemento specificare se si desidera che SharePoint per creare versioni quando un elemento viene modificato. È anche possibile scegliere di limitare il numero di versioni che vengono mantenute.

  6. Nella sezione Sicurezza elementi bozza specificare quali utenti saranno autorizzati a visualizzare gli elementi bozza nell'elenco.

    Suggerimento:  Se si richiede l'approvazione del contenuto per un elenco o una raccolta che contiene già elementi, tutti gli elementi della raccolta verranno contrassegnati come approvati.

  7. È possibile scegliere una delle opzioni seguenti:

    • Utenti autorizzati a leggere gli elementi dell'elenco

    • Solo utenti autorizzati a modificare gli elementi dell'elenco

    • Solo gli utenti autorizzati ad approvare gli elementi dell'elenco e l'autore dell'elemento

  8. Fare clic su OK.

Se un utente invia un elemento a un elenco o raccolta che richiede l'approvazione, è sospeso stato fino a un utente (chi ha almeno livello di autorizzazione Gestione elenchi) approva. Mentre è in attesa di approvazione, rimane in stato in sospeso.

In genere, gli elementi con stato In sospeso sono visibili solo per l'autore e per gli utenti che dispongono delle autorizzazioni per la gestione di elenchi e raccolte. Dopo il cambiamento dello stato da In sospeso ad Approvato, gli elementi o i file diventeranno visibili per chiunque disponga delle autorizzazioni di visualizzazione per l'elenco o la raccolta. Gli articoli rifiutati rimangono invece nella raccolta fino a quando non vengono eliminati dall'autore o da un utente con le necessarie autorizzazioni. A tutti gli elementi o file già esistenti nell'elenco o nella raccolta viene assegnato automaticamente lo stato Approvato.

Importante:  Se le impostazioni di sicurezza per la raccolta di un sito sono configurate in modo da consentire la lettura degli elementi a chiunque, tutti gli utenti con autorizzazioni di Lettura per il sito potranno vedere tutti gli elementi nell'elenco o nella raccolta, indipendentemente dal fatto che lo stato sia Approvato.

Solo gli utenti con le autorizzazioni Controllo completo o Progettazione possono modificare le impostazioni di elenchi o raccolte.

Per approvare un documento che è stato caricato o aggiunto a una raccolta che richiede l'approvazione, procedere come segue:

  1. Fare clic sui puntini di sospensione (. ) accanto all'elemento che si desidera approvare.

  2. Fare clic su Avanzate.

  3. Fare clic su Approva/Rifiuta. Se non è disponibile Approva/Rifiuta, fare clic su Avanzate e quindi fare clic su Approva/Rifiuta. Se l'opzione non è visibile, controllo delle versioni non è abilitato o non si dispone delle autorizzazioni per l'approvazione di un documento.

  4. Fare clic su approvato o rifiutato in stato di approvazione. Facoltativamente è possibile aggiungere commenti nella sezione commento.

  5. Fare clic su OK.

Per saperne di più

Gli elementi o i file inviati a un elenco o una raccolta in cui è obbligatoria l'approvazione del contenuto rimangono nello stato In sospeso fino a quando non vengono approvati da qualcuno con le autorizzazioni necessarie. Nel periodo di attesa dell'approvazione, lo stato rimane In sospeso.

In genere, gli elementi o i file con stato In sospeso sono visibili solo per l'autore e per gli utenti che dispongono delle autorizzazioni per la gestione di elenchi e raccolte. Dopo il cambiamento dello stato da In sospeso ad Approvato, gli elementi o i file diventeranno visibili per chiunque disponga delle autorizzazioni di visualizzazione per l'elenco o la raccolta. Gli articoli rifiutati rimangono invece nella raccolta fino a quando non vengono eliminati dall'autore o da un utente con le necessarie autorizzazioni. A tutti gli elementi o file già esistenti nell'elenco o nella raccolta viene assegnato automaticamente lo stato Approvato.

Importante:  Se le impostazioni di sicurezza per la raccolta di un sito sono configurate in modo da consentire la lettura degli elementi a chiunque, tutti gli utenti con autorizzazioni di Lettura per il sito potranno vedere tutti gli elementi nell'elenco o nella raccolta, indipendentemente dal fatto che lo stato sia o meno Approvato.

Solo gli utenti con le autorizzazioni Controllo completo o Progettazione possono modificare le impostazioni di elenchi o raccolte.

Per impostare l'approvazione obbligatoria di elementi o file

  1. Se la raccolta o l'elenco del sito non è già aperto, fare clic sul relativo nome sulla barra di avvio veloce.

  2. Fare clic sulla scheda Raccolta nel gruppo Strumenti raccolta o nel gruppo Strumenti elenco sulla barra multifunzione.

  3. Nel caso di una raccolta fare clic su Impostazioni raccolta. Per modificare un elenco fare clic su Impostazioni elenco. In questo esempio, verrà aperta la pagina Impostazioni raccolta.

    Pagina Impostazioni raccolta in cui è visualizzato il collegamento Impostazioni controllo versioni

  4. In Impostazioni generali fare clic su Impostazioni controllo versioni. Verrà visualizzata la pagina Impostazioni controllo versioni.

    Pagina Impostazioni controllo versioni in cui sono visualizzate le opzioni per l'approvazione

  5. Nella sezione Approvazione contenuto fare clic su in Approvazione del contenuto necessaria per gli elementi inviati.

  6. Nella sezione Sicurezza elementi bozza specificare quali utenti saranno autorizzati a visualizzare gli elementi bozza nella raccolta documenti. In questo esempio è selezionata l'opzione Solo gli utenti autorizzati ad approvare gli elementi (e l'autore dell'elemento).

  7. Fare clic su OK.

    Nella figura di esempio seguente sono visualizzati gli elementi approvati in una raccolta dopo l'impostazione dell'opzione Approvazione del contenuto necessaria per gli elementi inviati su . Questi file erano già presenti nella raccolta e sono stati pertanto approvati automaticamente.

    Raccolta di SharePoint dopo l'impostazione dell'approvazione obbligatoria degli elementi. Lo stato dei file già esistenti nella raccolta è Approvato.

È possibile che l'organizzazione decida che l'approvazione obbligatoria di ogni elemento o file in una raccolta o un elenco specifico sia scomoda o superflua. Questo requisito, infatti, non solo richiede tempo per la persona incaricata di concedere o negare l'approvazione, ma complica anche la collaborazione su un file o un elemento da parte di più utenti. Se si stabilisce che l'organizzazione non ha più la necessità di approvare tutti gli elementi o i file, è possibile disattivare questo requisito.

Per disattivare l'approvazione obbligatoria di elementi o file in un elenco o una raccolta

  1. Se la raccolta o l'elenco del sito non è già aperto, fare clic sul relativo nome sulla barra di avvio veloce.

  2. Fare clic sulla scheda Raccolta nel gruppo Strumenti raccolta o sulla scheda Elenco nel gruppo Strumenti elenco sulla barra multifunzione.

  3. Nel caso di una raccolta fare clic su Impostazioni raccolta. Per modificare un elenco fare clic su Impostazioni elenco. In questo esempio, verrà aperta la pagina Impostazioni raccolta.

    Pagina Impostazioni raccolta in cui è visualizzato il collegamento Impostazioni controllo versioni

  4. In Impostazioni generali fare clic su Impostazioni controllo versioni. Verrà visualizzata la pagina Impostazioni controllo versioni.

  5. Nella sezione Approvazione contenuto fare clic su No in Approvazione del contenuto necessaria per gli elementi inviati. Verrà visualizzato un messaggio di avviso.

    Messaggio di avviso visualizzato quando si seleziona No nella sezione Approvazione contenuto della finestra di dialogo Impostazioni controllo versioni

  6. Fare clic su OK per chiudere il messaggio.

  7. Fare clic su OK per chiudere la finestra di dialogo Impostazioni controllo versioni. Quando si ritorna all'elenco o alla raccolta, la colonna Stato approvazione non sarà più disponibile nella pagina. Tutti gli utenti autorizzati a visualizzare il contenuto dell'elenco o della raccolta potranno visualizzare tutti gli elementi o i file presenti.

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