Ricerca di una sala riunioni

Quando si crea una convocazione di riunione in genere è consigliabile includere il luogo della riunione o dell'evento. Per trovare una sala riunioni è possibile utilizzare la Rubrica.

Nota : Per questa funzionalità è necessario utilizzare un account di Microsoft Exchange Server 2007. La maggior parte degli account privati e personali non richiede l'utilizzo di Microsoft Exchange. Per ulteriori informazioni sugli account di Microsoft Exchange e su come determinare la versione di Exchange a cui si connette il proprio account, consultare i collegamenti nella sezione Vedere anche.

  1. Scegliere Nuovo dal menu File e quindi Convocazione riunione.

    Scelta rapida da tastiera  Per creare una nuova convocazione di riunione, premere CTRL+MAIUSC+Q.

  2. Nella casella Oggetto digitare una descrizione della riunione o dell'evento.

  3. Per aprire la Rubrica al fine di individuare le sale riunioni disponibili, fare clic sul pulsante Sale accanto alla casella Luogo. Pulsante Sale in una convocazione di riunione

    Se il pulsante Sale non è visualizzato, è possibile che:

    • L'elemento aperto sia un appuntamento anziché una convocazione di riunione.

    • L'utente abbia fatto clic sul pulsante Nuovo sulla barra degli strumenti anziché aprire una convocazione di riunione dal menu File. Per impostazione predefinita, se nel Calendario si sceglie Nuovo dal menu File verrà aperto un appuntamento.

      In entrambi i casi il pulsante Sale non viene visualizzato finché non si aggiunge almeno un'altra persona, convertendo l'appuntamento in una convocazione di riunione. Per convertire un appuntamento in una convocazione di riunione, nella scheda Appuntamento fare clic su Regole Pianificazione nel gruppo Mostra.

  4. Completare e inviare la convocazione di riunione.

    Procedura

    1. Negli elenchi Ora inizio e Ora fine selezionare l'ora di inizio e di fine della riunione. Se si tratta di un evento di tipo giornata intera, selezionare la casella di controllo Giornata intera.

      Un evento di tipo giornata intera ha una durata di 24 ore, da mezzanotte a mezzanotte.

      Nota : Per impostazione predefinita, le riunioni vengono pianificate in base all'impostazione del fuso orario corrente nel computer in uso. Se si desidera pianificare le riunioni in base a un fuso orario alternativo, nel gruppo Opzioni della scheda Riunione fare clic su Fusi orari.

    2. Digitare tutte le informazioni che si desidera condividere con i destinatari, allegare eventuali file o creare un sito Aree di lavoro riunioni.

      Per ulteriori informazioni sulle aree di lavoro riunioni, vedere Introduzione alle aree di lavoro riunioni.

    3. Nel gruppo Mostra della scheda Riunione fare clic su Regole Pianificazione.

      L'opzione Regole Pianificazione consente di individuare l'orario ottimale per la riunione.

    4. Fare clic su Aggiungi partecipanti.

    5. Nella finestra Seleziona partecipanti e risorse digitare nella casella Cerca in il nome della persona o risorsa che si desidera invitare alla riunione e quindi fare clic su Vai.

    6. Selezionare il nome nell'elenco dei risultati, fare clic su Necessari, Facoltativi o Risorse e quindi scegliere OK.

      I partecipanti necessarie facoltativivengono visualizzati nella casella A della scheda Riunione, mentre le risorsevengono visualizzate nella casella Luogo.

      In Regole Pianificazione è visualizzata una griglia dei periodi di disponibilità che mostra la disponibilità dei partecipanti. Una linea verticale verde rappresenta l'inizio della riunione. Una linea verticale rossa rappresenta la fine della riunione.

      Griglia dei periodi di disponibilità

      Nella parte superiore del riquadro Orari suggeriti è indicato l'orario ottimale per la riunione, ovvero quello in cui è disponibile la maggior parte dei partecipanti. Per selezionare uno degli orari suggeriti, fare clic su di esso nel riquadro Orari suggeriti. È inoltre possibile selezionare manualmente un orario nella griglia dei periodi di disponibilità.

      Riquadro Orari suggeriti

    7. Se si desidera impostare la riunione come ricorrente, nel gruppo Opzioni della scheda Riunione fare clic su Ricorrenza, selezionare il criterio di ricorrenza quindi fare clic su OK.

      Quando si aggiunge un criterio di ricorrenza a una convocazione di riunione, la scheda Riunione viene sostituita dalla scheda Riunione ricorrente.

    8. Nel gruppo Mostra della scheda Riunione fare clic su Appuntamento.

    9. Fare clic su Invia.

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