Report, semplicemente

Gli elementi di un report

Il tuo capo è soddisfatto del lavoro svolto sul database per la registrazione dei beni, ma deve presentare delle informazioni in una riunione e ne ha bisogno rapidamente. È il momento di creare report.

I report rappresentano il prodotto finale del database. Combinano i dati non elaborati contenuti nel database con informazioni sufficienti a renderli significativi e consentono di presentare i risultati in modo visivo. Se ad esempio occorre usare diagrammi o grafici, si usa un report. I report rappresentano inoltre il modo migliore per formattare, stampare e riepilogare i dati. Ad esempio, puoi raggruppare i beni per fornitore e calcolare un subtotale per ogni gruppo, oltre che il totale complessivo per tutti i gruppi.

In Access, un report è costituito da sezioni.

  1. Le sezioni di intestazione possono essere visualizzate nella parte superiore di un report oppure, nel caso delle sezioni Intestazione pagina, nella parte superiore di ogni pagina del report. Le intestazioni dei report contengono in genere titoli e immagini, come il logo aziendale. Le intestazioni di pagina contengono in genere intestazioni di colonna.

  2. Se vuoi raggruppare i dati in un report, verrà visualizzata un'intestazione di gruppo. In questa sezione verranno elencati i campi in cui è possibile raggruppare i dati. Ad esempio, se vuoi visualizzare l'addetto alla riparazione di un determinato computer, puoi raggruppare i dati per tecnico addetto alla riparazione.

  3. La sezione Dettagli rappresenta il corpo del report, i dati che devono essere visualizzati dagli utenti. Tutti i report devono includere una sezione Corpo.

  4. Le sezioni Piè di pagina possono essere visualizzate in vari punti. Ad esempio, puoi creare piè di pagina di gruppo che visualizzano somme, conteggi o medie relative a un gruppo di dati. Puoi anche creare piè di pagina che vengono visualizzati in fondo a ogni pagina del report e contengono elementi come i numeri di pagina.

Le sezioni di intestazione e piè di pagina sono facoltative. Ad esempio, se non vuoi raggruppare i dati, non saranno necessarie intestazioni di gruppo o piè di pagina. Verifica però che i report contengano informazioni sufficienti a renderli significativi e semplici da comprendere.

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