Regole della posta in arrivo in Outlook

In questo argomento viene illustrato come utilizzare le regole di Posta in arrivo per l'esecuzione automatica di azioni specifiche alla ricezione dei messaggi, in base a criteri specificati. È ad esempio possibile creare una regola per spostare automaticamente in una cartella specifica tutti i messaggi di posta inviati a un gruppo di cui si è membri.

Se si vogliono creare e gestire regole della posta in arrivo nella versione desktop di Outlook, vedere Gestione dei messaggi di posta elettronica mediante le regole.

Per gestire le regole:

  1. In un Web browser accedere a Outlook Web App con l'URL fornito dalla persona che gestisce la posta elettronica per l'organizzazione. Immettere nome utente e password e fare clic su Accedi.

  2. Nella parte superiore della pagina scegliere Outlook (o Posta). Oppure scegliere l'icona di avvio delle app Icona di avvio delle app di Office 365 > Posta.

    Opzioni di spostamento in Office 365
  3. Nella parte superiore della pagina selezionare Impostazioni Icona impostazioni > Opzioni.

  4. In Opzioni selezionare Organizza posta elettronica > Regole posta in arrivo. Oppure in Opzioni selezionare POSTA > Elaborazione automatica > Regole posta in arrivo.

Come si gestiscono le regole della posta in arrivo?

Cosa contiene la scheda Regole posta in arrivo

Come si crea una nuova regola?

Come si modifica una regola?

Come si elimina una regola?

Altre informazioni utili

Cosa contiene la scheda Regole posta in arrivo

La scheda Regole posta in arrivo contiene una panoramica di tutte le regole della posta in arrivo. Da qui è possibile visualizzare le regole esistenti, attivarle o disattivarle, crearne di nuove, modificare quelle esistenti ed eliminare quelle non più necessarie.

Elemento

Descrizione

nuovo nuovo

Consente di creare una nuova regola per la posta in arrivo.

modifica modifica

Evidenziare una regola e fare clic qui per visualizzarne i dettagli.

rimuovi elimina

Evidenziare una regola e fare clic su Elimina per eliminarla.

sposta su sposta su

Consente di spostare su nell'elenco la regola selezionata. Le regole sono elaborate dall'alto verso il basso.

sposta giù sposta giù

Consente di spostare giù nell'elenco la regola selezionata.

aggiorna aggiorna

Consente di aggiornare l'elenco delle regole.

Attiva

Utilizzare la casella di controllo accanto alla regola per attivarla (casella selezionata) o disattivarla (casella non selezionata).

Regola

Nome della regola.

Inizio pagina

Come si crea una nuova regola?

Per creare una nuova regola, nella scheda Regole posta in arrivo scegliere nuovo nuovo.

Nella finestra di una nuova regola sono presenti tre sezioni:

Sezione

Descrizione

Quando il messaggio arriva e:

Utilizzare questa casella per selezionare i criteri della regola. Utilizzare la freccia rivolta verso il basso per visualizzare e selezionare il criterio che si desidera utilizzare.

Se il criterio presenta opzioni aggiuntive, specificarle nella finestra visualizzata.

Procedere come segue:

Utilizzare questa casella per selezionare l'azione che si desidera effettuare all'arrivo di un messaggio che soddisfa il criterio selezionato.

Altre opzioni

Utilizzare Altre opzioni per:

  • Aggiungere condizioni o azioni aggiuntive a una regola.

  • Applicare eccezioni a una regola utilizzando Aggiungi eccezione.

  • Attivare o disattivare l'opzione per interrompere l'elaborazione di ulteriori regole. Per impostazione predefinita, l'opzione per interrompere l'elaborazione di altre regole è attivata. Con questa opzione attivata, quando un messaggio soddisfa i criteri di più regole, soltanto la prima di queste viene applicata. Senza questa impostazione, sono applicate tutte le regole i cui criteri sono soddisfatti da un messaggio.

    Supponiamo ad esempio, senza aver selezionato Interrompi l'elaborazione di altre regole, di avere una regola che sposta tutti i messaggi inviati a un gruppo pubblico in una determinata cartella e un'altra regola che sposta qualsiasi messaggio inviato dal manager in un'altra cartella. Per applicare soltanto la regola riguardante i messaggi inviati dal manager, spostare tale regola in una posizione superiore nell'elenco rispetto alla regola riguardante i messaggi inviati al gruppo, quindi modificare la prima regola aggiungendo l'opzione per l'interruzione dell'elaborazione di più regole. Per applicare soltanto la regola riguardante i messaggi inviati dal manager, spostare tale regola in una posizione superiore nell'elenco rispetto alla regola riguardante i messaggi inviati al gruppo, quindi modificare la prima regola aggiungendo l'opzione che impedisce l'elaborazione di più regole.

  • Applicare un nome personalizzato a una regola.

Inizio pagina

Come si modifica una regola?

È possibile modificare una regola selezionandola e scegliendo modifica Modifica. La regola viene quindi aperta, ed è possibile cambiarne le condizioni e le azioni.

Come si elimina una regola?

È possibile eliminare una regola di cui non si ha più bisogno, facendo clic su rimuovi Elimina. Se invece si desidera disattivare temporaneamente una regola, è sufficiente deselezionare la casella di controllo accanto alla regola desiderata.

Inizio pagina

Altre informazioni utili

  • Quando si crea una nuova regola in Outlook Web App, potrebbe comparire un'allerta che informa che alcune regole create in Outlook e attualmente non attive, potrebbero essere eliminate. Prima di eliminare tali regole, è possibile accedere all'account utilizzando Outlook e verificare le regole per decidere se tenerle o meno. Abilitare le regole che si desidera mantenere.

  • Le regole vengono eseguite nell'ordine in cui vengono visualizzate nella relativa finestra, dall'alto verso il basso. Per modificare l'ordine delle regole, fare clic sulla regola da spostare, quindi sulla sposta su freccia verso l'alto o sposta giù verso il basso per spostare la regola nella posizione desiderata all'interno dell'elenco.

  • Di seguito vengono riportati alcuni tipi di messaggio che non attivano le regole di Posta in arrivo:

    • Notifiche sullo stato del recapito, che includono rapporti di mancato recapito e messaggi di sistema.

    • Conferme di lettura e conferme di recapito generate da un client di posta elettronica.

    • Alcuni messaggi di risposta automatica (fuori sede).

  • Non è necessario utilizzare la scheda Regole posta in arrivo per creare una regola. Infatti, è possibile creare regole direttamente dai messaggi. Per creare una regola direttamente da un messaggio:

    • Fare clic con il pulsante destro del mouse sul messaggio nel riquadro dei messaggi, quindi scegliere Crea regola.

    • Oppure, quando si visualizza il messaggio nel riquadro di lettura, selezionare il menu esteso menu esteso e quindi Crea regola.

  • Ogni regola creata occuperà spazio in una sezione nascosta della cassetta postale. Questa sezione è limitata a 64 KB. La quantità di spazio effettiva utilizzata da una regola dipende da diversi fattori, quali la lunghezza del nome e il numero di condizioni applicate. Quando si raggiunge il limite di 64 KB, si riceve un avviso in cui è indicato che non è possibile creare ulteriori regole. In tal caso, è necessario eliminare o semplificare alcune regole esistenti per poterne creare altre. Di seguito vengono indicati alcuni modi per ridurre lo spazio utilizzato dalle regole.

    • Eliminare le regole che non sono più necessarie.

    • Abbreviare i nomi delle regole.

    • Combinare una o più regole che effettuano operazioni simili.

    • Rimuovere i criteri dalle regole.

  • Quando si crea una regola di inoltro, è possibile aggiungere più indirizzi per l'inoltro. Il numero di indirizzi per l'inoltro potrebbe essere limitato, a seconda delle impostazioni dell'account. Se il numero di indirizzi aggiunti supera il valore consentito, la regola di inoltro non funzionerà. Se si crea una regola di inoltro con più indirizzi, provarla per verificare che funzioni correttamente.

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