Uso delle regole in Outlook Web App per Exchange Server 2013 o 2010

1. In un Web browser accedere a Outlook Web App con l'URL fornito dalla persona che gestisce la posta elettronica per l'organizzazione. Immettere nome utente e password e selezionare Accedi.

2. Nella parte superiore della pagina selezionare Impostazioni > Opzioni.

3. In Opzioni selezionare Organizza posta elettronica > Regole posta in arrivo.

La scheda Regole posta in arrivo contiene una panoramica di tutte le regole della posta in arrivo. Da qui è possibile visualizzare le regole esistenti, attivarle o disattivarle, crearne di nuove, modificare quelle esistenti ed eliminare quelle non più necessarie.

Per creare una nuova regola vuota usando la pagina Regole posta in arrivo , scegliere nuova.

Nella finestra di una nuova regola sono presenti tre sezioni:

È possibile modificare una regola selezionandola e scegliendo Modifica. La regola viene quindi aperta, ed è possibile cambiarne le condizioni e le azioni.

Se una regola non è più desiderata, è possibile selezionarla e quindi selezionare elimina per rimuoverla. Se invece si desidera disattivare temporaneamente una regola, è sufficiente deselezionare la casella di controllo accanto alla regola desiderata.

• Quando si crea una nuova regola in Outlook Web App, potrebbe essere visualizzato un avviso che indica che alcune regole create in Outlook e attualmente disabilitate verranno eliminate. Prima di eliminare queste regole, è consigliabile accedere al proprio account usando Outlook e controllare le regole per verificare se si vogliono mantenere. Attiva le regole che vuoi mantenere.

• Le regole vengono eseguite nell'ordine in cui vengono visualizzate nella relativa finestra, dall'alto verso il basso. Per modificare l'ordine delle regole, selezionare la regola da spostare e quindi selezionare la freccia verso l'alto o verso il basso per spostare la regola nella posizione desiderata nell'elenco.

• Di seguito vengono riportati alcuni tipi di messaggio che non attivano le regole di Posta in arrivo:

  • Notifiche sullo stato del recapito, che includono rapporti di mancato recapito e messaggi di sistema.

  • Conferme di lettura e conferme di recapito generate da un client di posta elettronica.

  • Alcuni messaggi di risposta automatica (fuori sede).

• Non è necessario utilizzare la scheda Regole posta in arrivo per creare una regola. Infatti, è possibile creare regole direttamente dai messaggi. Per creare una regola direttamente da un messaggio:

  • Fare clic con il pulsante destro del mouse sul messaggio nel riquadro dei messaggi, quindi scegliere Crea regola.

  • Oppure, mentre si visualizza il messaggio nel riquadro di lettura, selezionare il menu esteso e quindi scegliere Crea regola dal menu.

• Ogni regola creata occuperà spazio in una sezione nascosta della cassetta postale. Questa sezione è limitata a 64 KB. La quantità di spazio effettiva utilizzata da una regola dipende da diversi fattori, quali la lunghezza del nome e il numero di condizioni applicate. Quando si raggiunge il limite di 64 KB, si riceve un avviso in cui è indicato che non è possibile creare ulteriori regole. In tal caso, è necessario eliminare o semplificare alcune regole esistenti per poterne creare altre. Di seguito vengono indicati alcuni modi per ridurre lo spazio utilizzato dalle regole.

  • Eliminare le regole che non sono più necessarie.

  • Abbreviare i nomi delle regole.

  • Combinare una o più regole che effettuano operazioni simili.

  • Rimuovere i criteri dalle regole.

• Quando si crea una regola di inoltro, è possibile aggiungere più indirizzi per l'inoltro. Il numero di indirizzi che è possibile inoltrare potrebbe essere limitato, a seconda delle impostazioni dell'account. Se il numero di indirizzi aggiunti supera il valore consentito, la regola di inoltro non funzionerà. Se si crea una regola di inoltro con più indirizzi, provarla per verificare che funzioni correttamente.