Registrazione di informazioni di supporto in un piano di progetto

Applicazione:

Microsoft Office Project 2003


All'inizio di un progetto, e per tutta la durata del relativo ciclo di vita, è possibile raccogliere in modo semplice un insieme di informazioni in diversi formati. Per includere queste informazioni di supporto direttamente in Project, è possibile allegarle ad attività, a risorse o all'intero progetto.

Tipi di informazioni che è possibile allegare

Come allegare le informazioni

Dove posizionare le informazioni

Come trovare le informazioni allegate

Tipi di informazioni che è possibile allegare

Per maggiore chiarezza, per estendere o per migliorare un piano di progetto, è possibile allegare i seguenti tipi di informazioni:

  • Note contenenti promemoria, URL o altre informazioni correlate per potervi accedere in modo semplice e rapido.

  • Documenti per la pianificazione, contratti, relazioni sullo stato, diagrammi e altri file correlati.

  • collegamento ipertestuale che rimandano a pagine Web sull'Intranet aziendale o sul WWW (World Wide Web).

  • Grafici e diagrammi di un programma per Microsoft Windows® qualsiasi che illustrano i processi e i risultati finali del progetto.

  • Il logo dell'azienda, per conferire alle relazioni un aspetto più elegante.

  • Fotografie delle risorse con i relativi nomi.

  • Organigrammi.

  • Diapositive o intere presentazioni di Microsoft Office PowerPoint 2003.

  • File audio e video.

Come allegare le informazioni

Per allegare informazioni di supporto, è possibile utilizzare i seguenti metodi principali:

  • Aggiungere una nota a un'attività, una risorsa o un'assegnazione     È possibile aggiungere informazioni relative all'elemento, come promemoria di testo, collegamenti ipertestuali o collegamenti ad altri file. Ad esempio, è possibile aggiungere una nota per indicare competenze o specializzazioni specifiche di una particolare risorsa oppure un promemoria sulla data di restituzione di un'attrezzatura noleggiata o ancora un collegamento a un file da una nota per includere la fotografia di una risorsa, allegare una presentazione per descrivere un processo o inserire altre informazioni correlate.

  • Creare un collegamento ipertestuale a informazioni di supporto     È possibile creare un collegamento ipertestuale a un file o a una cartella di un computer in rete oppure a un sito Web. Quando si fa clic sul collegamento ipertestuale, le informazioni collegate vengono visualizzate nella finestra di un browser. I collegamenti ipertestuali non aumentano la dimensione del file di progetto e rendono immediatamente disponibili gli aggiornamenti alle informazioni collegate. Se si lavora in modalità non in linea, tuttavia, potrebbe non essere possibile accedere alle informazioni alle quali il collegamento ipertestuale fa riferimento.

  • Copiare e incollare le informazioni     Questo metodo consente di copiare le informazioni da un'altra applicazione per Windows e di incollarle nel file di progetto. Le informazioni incollate diventano parte integrante del file aumentandone la dimensione. È consigliabile utilizzare questo metodo per testi brevi e per grafica che non necessita di aggiornamenti frequenti, ad esempio il logo dell'azienda inserito nell' intestazione.

  • Incorporare le informazioni     Questa operazione consente di incorporare un oggetto, ad esempio un'immagine, un intero file o parte di esso nel file di progetto mediante la tecnologia OLE. L'oggetto incorporato può essere aggiornato all'interno del programma di origine e diventa parte integrante del file di progetto aumentandone la dimensione. Inoltre, le informazioni contenute nel file di progetto non cambiano anche se il file di origine viene modificato.

  • Collegare un oggetto tramite la tecnologia OLE     Quando si crea un collegamento a un oggetto, nel file di progetto viene visualizzato l'oggetto stesso oppure un'icona e le modifiche apportate all'originale si riflettono automaticamente nel file di progetto. Poiché i dati collegati sono memorizzati nel file di origine, l'oggetto collegato non aumenta la dimensione del file di progetto.

  • Utilizzare Microsoft Windows SharePoint Services per la gestione dei documenti     Se si utilizza Microsoft Office Project Professional 2003, è possibile usufruire delle funzionalità di gestione dei documenti di Windows SharePoint Services, quindi utilizzare Microsoft Office Project Web Access 2003 per collegare i documenti alle attività e visualizzare le informazioni.

Dove posizionare le informazioni

Il tipo di informazioni e il metodo scelto per allegarle al progetto determinano le possibili posizioni in cui inserirle. È possibile ad esempio:

  • Associare note a qualsiasi attività, risorsa o assegnazione. Oltre ad allegare messaggi in formato testo alle note, è possibile includere collegamenti ipertestuali a informazioni disponibili sul Web oppure collegamenti a file memorizzati in altre posizioni.

  • Inserire un unico collegamento ipertestuale che verrà visualizzato nel campo Indicatori all'interno delle visualizzazioni elenco . È possibile inserire un numero indefinito di collegamenti ipertestuali all'interno di una nota e aggiungere ulteriori colonne di testo al progetto per inserirvi collegamenti ipertestuali.

  • Incollare oggetti all'interno di un' area grafica di Project. Oggetti incorporati o collegati: è possibile inserire oggetti in un'area grafica o in una visualizzazione ad elenco.

  • Collegare o incorporare interi file o sezioni di file in un'area grafica.

Come trovare le informazioni allegate

In una visualizzazione ad elenco gli indicatori dei collegamenti ipertestuali Indicatore di collegamento ipertestuale e gli indicatori delle note Indicatore di nota vengono visualizzati nel campo Indicatori. Se è stato utilizzato il campo Collegamento ipertestuale o un campo aggiuntivo, i collegamenti ipertestuali appariranno anche nelle visualizzazioni ad elenco. Per individuare la destinazione di un collegamento ipertestuale o per conoscere il contenuto di una nota, posizionare il puntatore del mouse sull'indicatore.

Le informazioni aggiunte alle intestazioni, ai piè di paginao alle legenda vengono stampate nelle pagine dei documenti.

È possibile visualizzare i collegamenti ipertestuali nella casella Oggetti all'interno di moduli. Per individuarli rapidamente è possibile servirsi del filtro Attività con allegati.

È inoltre possibile stampare le note durante la stampa di relazioni e di alcune visualizzazioni.

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