Raccolte documenti di SharePoint III: Utilizzo della cronologia delle versioni

Panoramica

Versioni di un file

Se la società utilizza un sito di Windows SharePoint Services 3.0 o Microsoft Office SharePoint Server 2007, è possibile che le raccolte siano configurate per archiviare le versioni precedenti. Questa impostazione offre numerosi vantaggi, che verranno descritti in questo corso.

Al termine di questo corso si sarà in grado di:

  • Verificare se nella raccolta in uso vengono archiviate le versioni precedenti.

  • Visualizzare la cronologia delle versioni di un file.

  • Ripristinare una versione precedente di un file.

  • Conoscere le differenze tra versioni principali e secondarie e i motivi per cui specificare un tipo di versione.

Questo corso include:

  • Una lezione per l'autoapprendimento.

  • Un breve test alla fine di ogni lezione. Per i test non è prevista l'assegnazione di punteggi.

  • Una scheda di riferimento rapido utilizzabile anche al termine del corso.

Prima di iniziare questo corso, è necessario essere in grado di:

  • Aggiungere e modificare file da una raccolta di SharePoint.

  • Estrarre file da una raccolta di SharePoint.

In alternativa, completare i corsi Raccolte documenti di SharePoint I e Raccolte documenti di SharePoint II.

Se la società utilizza un sito di Windows SharePoint Services 3.0    o Microsoft Office SharePoint Server 2007, è possibile che le raccolte siano configurate per archiviare le versioni precedenti. Questa impostazione offre numerosi vantaggi, che verranno descritti in questo corso.

Per ulteriori informazioni su questo corso, leggere la panoramica nella parte centrale della pagina oppure consultare il sommario. Quindi fare clic su Successiva per iniziare la prima lezione.

Contenuto aggiuntivo, se necessario

Analizzare e ripristinare le versioni

Diverse versioni di un file

Quando vengono archiviate diverse versioni di un file, è possibile farvi riferimento e anche ripristinare una versione.

A volte può capitare di lavorare a un documento per un lungo periodo di tempo, ad esempio per settimane, mesi o addirittura anni. In questo caso, un file subisce grandi modifiche. A volte il file cambia così tanto che può essere difficile riconoscere la versione originale, anche vedendola.

Può capitare, tuttavia, che si renda  necessario ripristinare la versione originale o che si voglia vedere una versione precedente del file per ricordarsi di una determinata decisione o ancora che si commetta un serio errore e sia necessario "tornare indietro nel tempo" per ripristinare una versione precedente del documento.

Queste operazioni sono possibili se per una raccolta documenti di SharePoint è attivata la gestione delle versioni.

Verifica dell'attivazione della gestione delle versioni

Scelta del comando Cronologia versioni

Il comando Cronologia versioni viene visualizzato nel menu se la raccolta è configurata per l'archiviazione delle versioni.

Per capire se nella raccolta vengono registrate le versioni, posizionare il puntatore del mouse su un file, fare clic sulla freccia rivolta verso il basso visualizzata, quindi individuare il comando Cronologia versioni.

Aspetto della cronologia

Sei versioni di un file, ognuna con numero di versione, data e ora, nome dell'autore e dimensione del file

Aspetto della cronologia di un file.

spdoclibiii13_ZA010233749.wma

Quando si fa clic su Cronologia versioni per un file, viene visualizzato un elenco di versioni, ognuna associata a un numero e a un'indicazione di data e ora. È inoltre possibile vedere da chi è stata modificata ogni versione del file. La versione corrente è quella all'inizio dell'elenco.

In questo esempio la versione corrente è la versione 6.0, modificata alle 13.33 del 15 dicembre da Giuseppe Russo. La versione successiva è la numero 5.0, modificata l'1 dicembre da Agostino Martino. Scendendo nell'elenco, è possibile vedere versioni sempre meno recenti, fino alla prima versione, creata da Adriana il 10 marzo.

Visualizzazione di versioni meno recenti

[Untitled] Scelta del comando Cronologia versioni

Animazione che mostra come visualizzare le versioni meno recenti.

Per aprire una versione precedente di un file a cui fare riferimento, fare clic su data e ora della versione. Tenere presente che le versioni precedenti vengono aperte in modalità di sola lettura e non possono essere modificate. Fare clic su Riproduci per visualizzare un'animazione che mostra come analizzare la cronologia delle versioni del documento relativo alla strategia di marketing illustrato.

Situazioni in cui vengono create versioni

Situazioni in cui vengono create le versioni di un file

Tre esempi di situazioni in cui vengono create le versioni di un file.

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Le versioni vengono create in molteplici occasioni. Le più importanti sono le seguenti:

1. Quando si aggiunge per la prima volta il file alla raccolta.

2. Quando si modifica, si salva, quindi si chiude un file.

3. Quando si estrae, si modifica, quindi si archivia un file.

Acquisizione di diverse versioni del lavoro

Tre versioni di un file, ognuna con i relativi commenti

Versioni nella cronologia con commenti descrittivi, a cura di Ezio Alboni.

Se si desidera utilizzare commenti per descrivere il lavoro effettuato per una versione, è possibile estrarre il file, modificarlo, salvarlo, quindi archiviarlo. Al momento dell'archiviazione, è possibile aggiungere commenti per descrivere il lavoro fatto.

Questo è ciò che ha fatto Ezio Alboni con il file per tre volte. Ogni volta ha estratto il file, lo ha modificato e salvato, quindi lo ha archiviato. Al momento dell'archiviazione, ha aggiunto un commento. È possibile visualizzare tali commenti nella parte destra della figura.

Se Ezio si fosse semplicemente limitato a modificare il file, salvarlo e chiuderlo, sarebbero state comunque automaticamente create versioni diverse. Ma in tal caso, non avrebbe potuto aggiungere commenti. I commenti possono essere aggiunti solo quando si estrae e si archivia un file.

Limite al numero di versioni

Sei versioni di un file con una domanda sovrapposta: È previsto un limite?

Quando può andare indietro nel tempo la cronologia?

Nella maggior parte dei casi, non esiste un limite per il numero di versioni che è possibile archiviare in una raccolta. Coloro che gestiscono il sito possono tuttavia decidere di impostare limiti per risparmiare spazio su disco nel sito. Al raggiungimento di tale limite, le bozze meno recenti vengono eliminate per prime. Questo spesso non rappresenta un problema. Ai documenti, in genere, vengono apportati miglioramenti con il passare del tempo, pertanto le versioni meno recenti perdono importanza. Se tuttavia si desidera salvare ogni singola versione passata, chiedere alla persona che ha configurato la raccolta il numero di versioni archiviate e, se necessario, annullare l'estrazione tramite la funzionalità Annulla estrazione, qualora si stabilisca che non è necessario archiviare una determinata versione. La funzionalità Annulla estrazione è illustrata nella Scheda di riferimento rapido alla fine del corso.

Versioni principali e secondarie

Finestra di dialogo Archivia con due opzioni: Versione secondaria (bozza) e Versione principale (pubblicazione)

Un possibile bivio: secondaria o principale?

Alcune raccolte sono configurate per la registrazione di due tipi di versioni: versioni secondarie e versioni principali. Se la raccolta è configurata in questo modo, quando si archivia un file viene chiesto di scegliere il tipo di versione. Di seguito è descritto il significato di ogni versione:

  • Una versione secondaria è una versione in corso, ad esempio una versione contenente dati sulle vendite incompleti.

  • Una versione principale è una versione pronta per essere visualizzata da parte di un gruppo più ampio, ad esempio dopo che sono stati immessi i dati sulle vendite finali.

Se viene richiesto di scegliere tra le due versioni, ciò che avviene nella raccolta può variare in base al tipo di versione scelto. Se, ad esempio, si specifica una versione secondaria, il file può venire automaticamente nascosto dalla visualizzazione della raccolta di alcuni utenti, ovvero coloro che non dispongono delle autorizzazioni per analizzare il lavoro in corso. Se si specifica una versione principale, il file potrebbe venire pubblicato per essere visualizzato da un più ampio gruppo di persone. In alternativa, potrebbe venire automaticamente richiesto ad altri utenti di approvare le modifiche prima che il file venga visualizzato da altre persone. Se si desidera sapere se la raccolta è impostata in questo modo, rivolgersi alla persona che l'ha configurata.

Ripristino di una versione precedente di un file

[Untitled] Scelta del comando Cronologia versioni

Animazione che illustra come ripristinare una versione precedente.

Se la versione corrente del file non è soddisfacente, è possibile ripristinare una versione precedente. Questa operazione è particolarmente utile se si commette un grave errore nella versione corrente. Può capitare, ad esempio, di eliminare tutte le diapositive di una presentazione di PowerPoint e archiviare accidentalmente il file. Fare clic su Riproduci per vedere in che modo è possibile risolvere un problema di questo tipo.

Rispondere alle domande seguenti per verificare il livello di comprensione del materiale presentato. Le risposte sono per uso personale e per il test non è prevista l'assegnazione di punteggi.

Come è possibile verificare se nella raccolta vengono archiviate le versioni?

Posizionare il puntatore del mouse sul file, fare clic sulla freccia rivolta verso il basso visualizzata e verificare se il comando Versioni secondarie e principali è disponibile.

Errato. Una raccolta può essere configurata per l'archiviazione di versioni secondarie e principali, ma questo non è indicato in questa posizione. Riprovare.

Posizionare il puntatore del mouse sul file, fare clic sulla freccia rivolta verso il basso visualizzata e verificare se il comando Cronologia versioni è disponibile.

Esatto. In questo modo è possibile verificare se nella raccolta vengono archiviate le versioni.

Posizionare il puntatore del mouse sul file, fare clic sulla freccia rivolta verso il basso visualizzata e verificare se il comando Cronologia delle versioni è disponibile.

Errato. Questo comando non esiste. Scegliere un'altra risposta.

Posizionare il puntatore del mouse sul file, fare clic sulla freccia rivolta verso il basso visualizzata e verificare se il comando Gestisci versioni è disponibile.

Errato. Nel menu non è incluso il comando Gestisci versioni. Scegliere un'altra risposta.

In che modo è possibile visualizzare una versione passata di un file?

Posizionare il puntatore del mouse sul file, fare clic sulla freccia rivolta verso il basso visualizzata, quindi scegliere Modifica in Microsoft Word. All'apertura del file, scorrere il documento per visualizzare la data di ogni versione. Fare clic su una data per visualizzare la versione in una pagina separata.

Errato. Se si modifica un file da una raccolta, non viene richiesto di scegliere le versioni. Scegliere un'altra risposta.

Posizionare il puntatore del mouse sul file, fare clic sulla freccia rivolta verso il basso visualizzata, quindi scegliere Cronologia versioni. Nella pagina successiva fare clic sulla data della prima versione presente nell'elenco. Verrà richiesto di scegliere la versione da aprire. Fare clic su una data.

Errato. La prima versione nell'elenco è la versione corrente, non una versione passata. Riprovare.

Posizionare il puntatore del mouse sul file, fare clic sulla freccia rivolta verso il basso visualizzata, quindi scegliere Cronologia versioni. Nella pagina successiva fare clic sulla data di una versione passata.

Risposta corretta.

Posizionare il puntatore del mouse sul file, fare clic sulla freccia rivolta verso il basso visualizzata, quindi scegliere Elementi cronologia. Nella pagina successiva fare clic su Gestisci copie, quindi su una data passata.

Errato. Non è possibile visualizzare una versione passata utilizzando questa procedura. Scegliere un'altra risposta.

In quale dei seguenti casi NON viene creata una versione?

Quando si seleziona Annulla estrazione.

Esatto. Il comando Annulla estrazione consente di eliminare la versione in uso.

Quando si fa clic su un file, si seleziona Estrazione e modifica, si salva il file, quindi lo si chiude.

Errato. Se si eseguono queste operazioni nella raccolta viene archiviata una versione. Scegliere un'altra risposta.

Quando si fa clic su un file, si sceglie Modifica, si salva il file, quindi lo si chiude.

Errato. Questa è una delle procedure tramite le quali viene archiviata una versione. Riprovare.

Quando si salva un file in una raccolta.

No, in questo modo viene creata una versione. Scegliere un'altra risposta.

Se si desidera utilizzare un commento per descrivere una versione e il lavoro in essa contenuto, cosa è possibile fare?

Posizionare il puntatore del mouse sul nome del file nella raccolta, fare clic sulla freccia rivolta verso il basso visualizzata, quindi scegliere Cronologia versioni. Fare clic sulla data di una versione, quindi immettere i propri commenti.

Risposta errata. L'immissione dei commenti avviene in un altro modo. Scegliere un'altra risposta.

Estrarre il file. Mentre lo si utilizza, occasionalmente digitare commenti descrittivi. Racchiudere i commenti tra parentesi in modo da non creare confusione con il contenuto del file.

Risposta errata. La procedura necessaria per associare i commenti a una versione specifica nella raccolta è più semplice. Scegliere un'altra risposta.

Estrarre il file, utilizzarlo, salvarlo, archiviarlo, quindi aggiungere il proprio commento.

Esatto. In questo modo è possibile descrivere una versione tramite un commento.

Posizionare il puntatore del mouse sul nome del file nella raccolta, fare clic sulla freccia rivolta verso il basso visualizzata, quindi scegliere Modifica proprietà. Nella pagina delle proprietà, nella sezione Commenti digitare una descrizione del lavoro svolto.

Errato. La pagina Modifica proprietà consente di effettuare numerose operazioni, tra cui la modifica del nome di un file, ma non di immettere i commenti. Scegliere un'altra risposta.

In che modo è possibile ripristinare una versione passata impostandola come versione corrente?

Posizionare il puntatore del mouse sul file nella raccolta, quindi fare clic sulla freccia rivolta verso il basso visualizzata. Nel menu visualizzato è disponibile un elenco di date da ripristinare. Scegliere una data, quindi OK.

Risposta errata. Le date non sono visualizzate in questo menu. Scegliere un'altra risposta.

Posizionare il puntatore del mouse sul file, fare clic sulla freccia rivolta verso il basso visualizzata, quindi scegliere Cronologia versioni. Posizionare il puntatore del mouse sulla data di una versione qualsiasi ad eccezione della prima nell'elenco. Fare clic sulla freccia rivolta verso il basso, quindi scegliere Ripristina dal menu.

Esatto. In questo modo è possibile ripristinare una versione passata impostandola come versione corrente.

Posizionare il puntatore del mouse sul file, fare clic sulla freccia rivolta verso il basso visualizzata, quindi scegliere Cronologia versioni. Nella pagina successiva passare il puntatore del mouse sulla prima versione nell'elenco. Fare clic sulla freccia rivolta verso il basso, quindi scegliere Ripristina dal menu.

Errato. La prima versione è la versione più recente, nonché corrente. Tale versione non può essere ripristinata. Scegliere un'altra risposta.

Posizionare il puntatore del mouse sul file, fare clic sulla freccia rivolta verso il basso visualizzata, quindi scegliere Visualizza proprietà. Nella pagina successiva fare clic su Gestisci copie per visualizzare un elenco di versioni con le relative date.

Risposta errata. Le versioni non vengono ripristinate da questa posizione. Scegliere un'altra risposta.

Vedere anche

Scheda di riferimento rapido

Vedere anche:

Visualizzare le versioni passate

  1. Posizionare il puntatore del mouse su un file, fare clic sulla freccia rivolta verso il basso visualizzata, quindi scegliere il comando Cronologia versioni.

  2. Fare clic sulla data di una versione passata.

Ripristinare una versione passata impostandola come versione corrente

  1. Posizionare il puntatore del mouse su un file, fare clic sulla freccia rivolta verso il basso visualizzata, quindi scegliere il comando Cronologia versioni.

  2. Posizionare il puntatore del mouse su una versione passata, fare clic sulla freccia rivolta verso il basso, quindi scegliere Ripristina.

Descrivere una versione specifica con commenti in Microsoft Office Word, Excel® o PowerPoint® 2007

  1. Estrarre innanzitutto il file: posizionare il puntatore sul nome del file per visualizzare una freccia rivolta verso il basso. Fare clic sulla freccia e scegliere Estrai dal menu visualizzato.

    Nota    Se si desidera utilizzare il file non in linea nel proprio computer, selezionare la casella di controllo Usa cartella bozze locali personale.

  2. Modificare quindi il file facendo clic sul relativo nome.

  3. Al termine delle modifiche, chiudere il file. Verrà richiesto di archiviarlo e di immettere commenti per descrivere il lavoro svolto.

Annullare l'estrazione

  1. Passare alla raccolta digitando il relativo URL nel browser.

  2. Posizionare il puntatore sul nome del file per visualizzare una freccia rivolta verso il basso.

  3. Fare clic sulla freccia rivolta verso il basso e scegliere Annulla estrazione dal menu visualizzato.

Si applica a: Word 2007



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