Raccolte documenti di SharePoint II: Organizzare e configurare una raccolta

Panoramica

Icona di cartella Informazioni su come organizzare la raccolta documenti di SharePoint in cartelle e colonne e su come configurare la cronologia delle versioni e assegnare agli utenti le autorizzazioni per un sito di SharePoint.

Al termine di questo corso si sarà in grado di:

  • Creare cartelle per organizzare i file in una raccolta documenti di SharePoint.

  • Creare colonne per tenere traccia, ordinare e filtrare più facilmente i file in una raccolta documenti di SharePoint.

  • Configurare la cronologia delle versioni di SharePoint, esaminare le versioni precedenti e ripristinare versioni meno recenti.

  • Assegnare autorizzazioni agli utenti che desiderano accedere alla raccolta di SharePoint.

Questo corso include:

  • Una lezione per l'apprendimento autogestito.

  • Una Scheda di riferimento rapido che è possibile stampare al termine del corso.

Per questo corso è necessario essere già a conoscenza delle procedure per visualizzare, aggiungere, modificare ed eliminare file in una raccolta. Per un corso sulle nozioni di base, vedere Raccolte documenti di SharePoint I: Introduzione.

Nel sito Formazione Microsoft Office sono disponibili altri corsi.

Introduzione

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Utilizzo delle cartelle

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Utilizzo delle colonne

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Suggerimento: utilizzo combinato di cartelle e colonne

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Utilizzo della cronologia delle versioni

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Assegnazione di autorizzazioni

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Commenti e suggerimenti

Scheda di riferimento rapido

Vedere anche

Creare cartelle

Il comando Nuova cartella viene visualizzato per impostazione predefinita nelle raccolte. Il proprietario di una raccolta o un utente con autorizzazioni di progettazione per la raccolta può modificare le impostazioni avanzate dell'elenco per stabilire se visualizzare o meno il comando Nuova cartella.

  1. Passare al sito che contiene la raccolta o l'elenco per cui si desidera aggiungere la cartella.

  2. Fare clic sul nome della raccolta sulla barra di avvio veloce oppure fare clic su Azioni sito, su Visualizza tutto il contenuto del sito e quindi sul nome della raccolta nella sezione Raccolte appropriata.

  3. Nella sezione Strumenti raccolta della barra multifunzione fare clic sulla scheda Documenti e quindi fare clic su Nuova cartella nel gruppo Nuovo.

  4. Nella finestra di dialogo Nuova cartella digitare un nome di cartella nella casella Nome e fare clic su OK.

    Nota Per modificare il nome della cartella in un secondo momento, selezionarlo e nella sezione Strumenti raccolta della barra multifunzione fare clic su Modifica proprietà nella scheda Documenti del gruppo Gestisci, quindi modificare il nome della cartella nella casella Nome.

Aggiungere colonne del sito alla raccolta

  1. Se la raccolta o l'elenco non è già aperto, fare clic sul nome corrispondente sulla barra di avvio veloce. Se il nome dell'elenco o della raccolta non viene visualizzato, fare clic su Visualizza tutto il contenuto del sito e quindi sul nome dell'elenco o della raccolta.

  2. Sulla barra multifunzione fare clic sulla scheda Elenco o Raccolta. Il nome della scheda può variare a seconda del tipo di elenco o raccolta. Per un elenco di tipo calendario, ad esempio, il nome della scheda è Calendario.

  3. Nel gruppo Impostazioni fare clic su Impostazioni elenco o su Impostazioni raccolta.

    Impostazioni elenco

  4. Nella pagina Impostazioni elenco o Impostazioni raccolta fare clic su Aggiungi da colonne del sito esistenti nella sezione Colonne.

  5. Nella pagina di aggiunta delle colonne da colonne del sito selezionare Colonne del sito disponibili nella sezione Selezione colonne e quindi fare clic su Aggiungi.

    Quando si seleziona una colonna in Colonne del sito disponibili vengono visualizzati il gruppo di cui fa parte la colonna e una descrizione, se disponibili.

    Aggiunta colonne del sito

  6. Per aggiungere la colonna alla visualizzazione predefinita, visualizzata automaticamente dagli utenti del sito quando aprono per la prima volta un elenco o una raccolta, verificare che l'opzione Aggiungi alla visualizzazione predefinita sia selezionata.

    A seconda del tipo di elenco o di raccolta, nella sezione Opzioni potrebbero essere presenti ulteriori impostazioni. Selezionare le opzioni aggiuntive desiderate.

  7. Fare clic su OK.

Configurare la cronologia delle versioni

  1. Passare alla raccolta in cui si desidera abilitare questa funzionalità. Se il nome della raccolta non viene visualizzato sulla barra di avvio veloce, fare clic su Tutto il contenuto del sito e quindi selezionare il nome della raccolta.

  2. Fare clic sulla scheda Raccolta nel gruppo Strumenti raccolta sulla barra multifunzione.

  3. Fare clic su Impostazioni raccolta Pulsante Impostazioni raccolta sulla barra multifunzione per le raccolte di SharePoint Foundation.

  4. Nella pagina Impostazioni raccolta fare clic su Impostazioni controllo versioni in Impostazioni generali. Verrà visualizzata la finestra di dialogo Impostazioni controllo versioni.

  5. Nella sezione Cronologia versioni documento selezionare una delle opzioni seguenti:

    • Crea versioni principali Se si seleziona questa opzione è possibile impostare un limite per il numero di versioni principali.

    • Crea versioni principali e secondarie (bozza) Se si seleziona questa opzione è possibile impostare un limite sia per il numero di versioni principali che per il numero di versioni per cui si desidera conservare una bozza.

  6. Facoltativo: impostare un limite per il numero di versioni che si desidera conservare.

    • Selezionare la casella di controllo Numero di versioni principali da conservare se si desidera limitare il numero di versioni conservate nella raccolta. In caso contrario, non selezionare questa opzione. Immettere il numero di versioni da conservare nella casella immediatamente sotto la casella di controllo.

    • Selezionare la casella di controllo Conserva bozze per il numero seguente di versioni principali se si desidera limitare il numero di bozze da conservare. Questa opzione è disponibile solo se si seleziona l'opzione Crea versioni principali e secondarie (bozza). Immettere il numero di versioni per cui si desidera conservare le bozze nella casella immediatamente sotto la casella di controllo.

  7. Facoltativo: stabilire quali utenti devono essere autorizzati a visualizzare gli elementi bozza nella raccolta documenti. Nella sezione Sicurezza elementi bozza selezionare una delle opzioni seguenti.

    • Tutti gli utenti con autorizzazioni di lettura per gli elementi. Selezionare questa opzione per consentire l'accesso a chiunque disponga delle autorizzazioni di lettura per il sito. Questa opzione è disponibile quando si seleziona Crea versioni principali e secondarie (bozza) nella sezione Cronologia versioni documento.

    • Solo gli utenti con autorizzazioni di modifica per gli elementi. Selezionare questa opzione per limitare la visualizzazione delle bozze solo agli utenti che dispongono delle autorizzazioni di modifica. Questa opzione è disponibile quando si seleziona Crea versioni principali e secondarie (bozza) nella sezione Cronologia versioni documento.

    • Solo gli utenti autorizzati ad approvare gli elementi (e l'autore dell'elemento). Selezionare questa opzione per limitare la visualizzazione solo all'autore originale dell'elemento e a coloro che dispongono delle autorizzazioni per approvare gli elementi nella raccolta. Questa opzione è disponibile solo quando la sezione Approvazione contenuto è impostata su .

  8. Facoltativo: stabilire se si desidera impostare l'estrazione obbligatoria dei file nella raccolta. Per impostazione predefinita, l'estrazione non è obbligatoria. Se si desidera modificare questa impostazione predefinita, selezionare nella sezione Estrazione obbligatoria.

  9. Fare clic su OK per chiudere la finestra di dialogo e tornare alla pagina Impostazioni raccolta documenti.

Si applica a: SharePoint Server 2010



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