Raccogliere firme in un documento utilizzando un flusso di lavoro

Se un documento richiede l'apposizione di firme digitali da parte di diversi utenti in diverse posizioni, potrebbe risultare impegnativo raccogliere queste firme in modo metodico e tempestivo. Se si tenta di coordinare il processo di raccolta delle firme tramite posta elettronica, è possibile che si finisca con l'inviare più volte il documento ai diversi utenti che devono apporvi la firma. Inoltre sarà necessario registrare chi ha firmato il documento e chi deve ancora completare l'operazione.

Utilizzando un flusso di lavoro Raccolta firme in un sito di Microsoft Office SharePoint Server 2007 per gestire il processo di raccolta delle firme, è possibile coordinare la raccolta di tutte le firme necessarie in un solo passaggio. Il flusso di lavoro Raccolta firme consente di gestire e tenere traccia automaticamente di tutte le attività umane legate al processo di raccolta delle firme, fornendo inoltre una registrazione dell'intero processo dopo il completamento. È possibile avviare un flusso di lavoro per un documento direttamente da Microsoft Office Word 2007 o Microsoft Office Excel 2007. Inoltre i partecipanti al flusso di lavoro possono completare le proprie attività direttamente da Microsoft Office Outlook 2007.

Importante : L'avvio del flusso di lavoro Raccolta firme da Office Word 2007 o Office Excel 2007 è possibile solo in Microsoft Office Professional Plus 2007, Microsoft Office Enterprise 2007 e Microsoft Office Ultimate 2007 e nelle versioni autonome di Office Word 2007 e Office Excel 2007.

In questo articolo

Come utilizzare un flusso di lavoro per gestire il processo di apposizione delle firme digitali

Prima di iniziare

Avviare un flusso di lavoro Raccolta firme per un documento

Firmare un documento per completare un'attività del flusso di lavoro Raccolta firme

Come utilizzare un flusso di lavoro per gestire il processo di apposizione delle firme digitali

Office SharePoint Server 2007 estende la funzionalità di firma digitale di Office Word 2007 e Office Excel 2007 mediante il flusso di lavoro Raccolta firme che può essere utilizzato per raccogliere molte firme digitali diverse in un documento.

Funzionamento delle firme digitali

In Office Word 2007 e Office Excel 2007 è possibile inserire righe della firma nei documenti e nelle cartelle di lavoro per acquisire le firme digitali. Una riga della firma ha l'aspetto di un comune segnaposto della firma riprodotto in un documento stampato, ma funziona in modo diverso. Quando si inserisce una riga della firma in un documento di Office, l'autore del documento può specificare informazioni relative al firmatario designato, nonché istruzioni per il firmatario. Quando il firmatario designato apre una copia elettronica del documento, vengono visualizzate la riga della firma e una notifica in cui è indicato che è richiesta l'apposizione della firma. Il firmatario può fare clic sulla riga della firma per firmare digitalmente il documento. A questo scopo può scegliere di digitare la firma, selezionare un'immagine digitale della firma o apporre la firma utilizzando la funzionalità di input penna di Tablet PC. Quando il firmatario aggiunge una rappresentazione visibile della firma al documento, viene aggiunta contemporaneamente una firma digitale per autenticare l'identità del firmatario. Dopo l'apposizione di una firma digitale, il documento diventerà di sola lettura per impedire che il contenuto venga modificato.

Documento con righe della firma firmate

La capacità di acquisire firme digitali utilizzando righe della firma nei documenti di Office consente alle organizzazioni di utilizzare processi di apposizione della firma non cartacei per documenti come contratti o altri tipi di accordi. A differenza delle firme su carta, le firme digitali possono fornire una registrazione di ciò che è stato firmato e consentono di effettuare una verifica della firma in futuro. I collegamenti a ulteriori informazioni sulle firme digitali in versione 2007 di Office sono disponibili nella sezione Vedere anche.

Utilizzo di un flusso di lavoro per raccogliere firme

Se si salvano i documenti in un sito di Office SharePoint Server 2007, sarà possibile utilizzare un flusso di lavoro Raccolta firme per gestire facilmente il processo di raccolta delle firme. Per impostazione predefinita, il flusso di lavoro Raccolta firme è associato al tipo di contenuto per documenti in un sito di Office SharePoint Server 2007, pertanto è automaticamente disponibile nelle raccolte documenti.

Quando si utilizza un flusso di lavoro per gestire il processo di raccolta delle firme, tutte le attività vengono gestite dal server.

Avviare il flusso di lavoro    Quando si avvia il flusso di lavoro Raccolta firme per un documento o una cartella di lavoro di versione 2007 di Office, viene chiesto di completare un modulo di avvio del flusso di lavoro in cui saranno specificati i nomi delle persone che dovranno firmare il documento. Nel modulo vengono visualizzati automaticamente i nomi dei firmatari consigliati specificati nel documento o nella cartella di lavoro. È possibile scegliere di assegnare le attività relative alla firma nell'ordine in cui sono visualizzate le firme oppure a tutti i firmatari contemporaneamente.

Completare un'attività del flusso di lavoro    Dopo l'avvio del flusso di lavoro, le attività relative alla firma vengono assegnate dal server a ogni partecipante. Se per il server sono attivati gli avvisi tramite posta elettronica, questi saranno inviati automaticamente a ogni partecipante con l'indicazione dell'attività specifica relativa alla firma. I partecipanti possono fare clic sul pulsante Modifica attività nel messaggio di attività di Office Outlook 2007 per aprire il documento o la cartella di lavoro e completare l'attività relativa alla firma.

Visualizzare lo stato del flusso di lavoro    Durante l'esecuzione del flusso di lavoro Raccolta firme, il proprietario del flusso di lavoro, in questo caso l'autore del documento, oppure i partecipanti al flusso di lavoro possono controllare la pagina Stato flusso di lavoro per verificare quali partecipanti abbiano completato la propria attività. Dopo che tutti i partecipanti al flusso di lavoro avranno completato le relative attività, il flusso di lavoro avrà termine e il proprietario riceverà un messaggio di posta elettronica in cui è indicato che il flusso di lavoro Raccolta firme è stato completato e in cui sono specificati i nomi di tutte le persone che hanno firmato il documento, unitamente ai nomi delle persone indicate in origine come firmatari consigliati.

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Prima di iniziare

Per avviare un flusso di lavoro Raccolta firme, è sufficiente fare clic sul pulsante Microsoft Office, quindi su Flussi di lavoro e infine su Avvia.

Prima di iniziare la procedura, verificare tuttavia quanto segue:

  • Si sta utilizzando una cartella di lavoro di Office Excel 2007 o un documento di Office Word 2007.

  • Il file è stato salvato in una raccolta documenti in un sito di Office SharePoint Server 2007. Per ulteriori informazioni sul salvataggio di un file in una raccolta di SharePoint, vedere l'articolo Salvare un file in una raccolta SharePoint o in un altro percorso Web.

  • È stata inserita nel file almeno una riga della firma. Nella sezione che segue verrà illustrato come procedere.

Se nella procedura riportata di seguito alcuni pulsanti non fossero disponibili, considerare quanto segue:

  • Per avviare un flusso di lavoro Raccolta firme direttamente da un programma di versione 2007 di Office, è necessario disporre almeno dell'autorizzazione Modifica elementi per la raccolta in cui viene salvato il documento. Per l'avvio di alcuni flussi di lavoro è inoltre necessario disporre dell'autorizzazione Gestione elenchi. In altre parole sono necessarie le stesse autorizzazioni richieste quando si utilizza il browser. Verificare questo aspetto con il proprietario del sito.

  • Un proprietario del sito può rimuovere un flusso di lavoro da un elenco o una raccolta specifica. È necessario salvare il documento in un elenco o una raccolta in cui sia disponibile il flusso di lavoro Raccolta firme. Verificare questo aspetto con il proprietario del sito.

  • Un amministratore della raccolta siti può disattivare un tipo di flusso di lavoro, ad esempio Raccolta firme, per tutti i siti nella raccolta siti.

  • L'avvio del flusso di lavoro Raccolta firme da Office Excel 2007 o Office Word 2007 è possibile solo in Office Professional Plus 2007, Office Enterprise 2007 e Office Ultimate 2007 e nelle versioni autonome di Office Excel 2007 e Office Word 2007.

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Avviare un flusso di lavoro Raccolta firme per un documento

Il flusso di lavoro Raccolta firme si differenzia da altri flussi di lavoro predefiniti di un sito Office SharePoint Server 2007 in quanto deve essere avviato dall'interno del programma di versione 2007 di Office in cui verrà eseguita l'attività relativa alla firma. Non è possibile avviare questo flusso di lavoro dalla raccolta documenti nel browser.

Nota : Se si desidera che i partecipanti al flusso di lavoro ricevano tramite posta elettronica notifiche e promemoria sulle rispettive attività dopo l'avvio del flusso di lavoro, verificare con l'amministratore del server che sul sito siano state attivate le notifiche tramite posta elettronica.

  1. Aprire il documento o la cartella di lavoro in cui si desidera raccogliere le firme digitali.

    Nota : Per avviare un flusso di lavoro, è possibile aprire il documento in modalità di sola lettura o di modifica.

    Aprire un documento sul server da un programma di Office

    1. Fare clic sul pulsante Microsoft Office Pulsante Microsoft Office , quindi scegliere Apri.

    2. In Cerca in fare clic su Risorse di rete o su Siti di SharePoint personali.

    3. Fare clic sul nome del sito di SharePoint in cui si trova il file, quindi scegliere Apri.

      Suggerimento : In alternativa è possibile fare doppio clic sul nome del sito per aprirlo. È inoltre possibile fare doppio clic su una raccolta o su un file per aprirlo.

      Nota : Se il server desiderato non è visualizzato in nessuna delle categorie, digitare l'URL del server nella casella Nome file, quindi scegliere Apri.

    4. Fare clic sul nome della raccolta contenente il file, ad esempio Documenti condivisi, quindi scegliere Apri.

    5. Fare clic sul nome del file che si desidera aprire, quindi scegliere Apri.

  2. Se nel documento o nella cartella di lavoro non sono ancora presenti righe della firma per acquisire le firme digitali che si desidera raccogliere, inserirle in questa fase.

    Aggiungere una riga della firma

    1. Nel documento di Office Word 2007 o nella cartella di lavoro di Office Excel 2007 aperta posizionare il cursore nel punto del documento in cui si desidera aggiungere una riga della firma.

    2. Nel gruppo Testo della scheda Inserisci fare clic sulla freccia accanto a Riga della firma, quindi su Riga della firma di Microsoft Office.

    3. Nella finestra di dialogo Impostazioni della firma digitare le informazioni sulla persona che apporrà la firma su questa riga. Queste informazioni saranno visualizzate direttamente sotto la riga della firma nel documento. Effettuare una delle seguenti operazioni:

      • Nella casella Firmatario consigliato digitare il nome del firmatario.

      • Nella casella Titolo del firmatario consigliato digitare la posizione del firmatario nell'organizzazione, se disponibile.

      • Nella casella Indirizzo di posta elettronica del firmatario consigliato digitare l'indirizzo di posta elettronica del firmatario, se disponibile.

    4. Se si desidera fornire istruzioni al firmatario, digitarle nella casella Istruzioni per il firmatario. Queste istruzioni saranno visualizzate nella finestra di dialogo Firma utilizzata dal firmatario per apporre la firma al documento.

    5. Per consentire al firmatario di aggiungere commenti insieme alla firma, selezionare la casella di controllo Consenti al firmatario di aggiungere commenti nella finestra di dialogo Firma.

    6. Se si desidera visualizzare la data in cui è stata aggiunta la firma nella riga della firma, selezionare la casella di controllo Mostra data della firma nella riga della firma.

    7. Scegliere OK.

    8. Per aggiungere ulteriori righe della firma, ripetere i passaggi da 1 a 7.

  3. Se si aggiungono altre righe della firma, fare clic sul pulsante Microsoft Office, quindi su Salva per salvare le modifiche.

  4. Se il documento è estratto, dovrà essere archiviato prima di avviare il flusso di lavoro. Per archiviare il documento, fare clic sul pulsante Microsoft Office, scegliere Server, quindi fare clic su Archivia.

  5. Per avviare il flusso di lavoro, fare clic sul pulsante Microsoft Office, quindi su Flussi di lavoro.

    Comando Flussi di lavoro

  6. Nella finestra di dialogo Flussi di lavoro individuare il flusso di lavoro Raccolta firme, quindi fare clic su Avvia.

    Finestra di dialogo Flussi di lavoro

    Note : 

    1. Se il documento è estratto, verrà chiesto di archiviarlo, dopodiché sarà necessario provare di nuovo ad avviare il flusso di lavoro.

    2. Se nell'organizzazione è stata creata una versione personalizzata del flusso di lavoro Raccolta firme disponibile, è possibile che questo flusso di lavoro abbia un altro nome.

  7. Nella finestra di dialogo Nome flusso di lavoro digitare i nomi delle persone che dovranno firmare il documento nelle righe della firma appropriate oppure fare clic su Firmatario per selezionare i nomi delle persone o dei gruppi a cui si desidera assegnare le attività del flusso di lavoro.

  8. Se si desidera assegnare le attività relative alla firma nell'ordine in cui sono visualizzate le righe della firma nel documento, selezionare la casella di controllo Richiedi firme nell'ordine sopra indicato e non tutte contemporaneamente.

    Nota : Questa opzione è disponibile solo se nel documento è presente più di una riga della firma di Microsoft Office.

  9. Se si desidera che altre persone ricevano notifiche, non assegnazioni di attività, quando viene avviato il flusso di lavoro, digitarne i nomi sulla riga Cc oppure fare clic su Cc per selezionare persone e gruppi.

  10. Fare clic su Avvia.

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Firmare un documento per completare un'attività del flusso di lavoro Raccolta firme

In genere si riceve la notifica dell'assegnazione di un'attività per la firma di un documento tramite posta elettronica. È possibile completare l'attività direttamente dal messaggio di posta elettronica in Office Outlook 2007.

  1. Nel messaggio di posta elettronica fare clic sul pulsante Modifica attività, quindi scegliere Apri documento.

    Pulsante Modifica attività in un messaggio in Outlook

    Il pulsante Modifica attività è inoltre disponibile nella parte superiore della notifica relativa all'attività quando viene visualizzata nel riquadro di lettura.

  2. Nella barra messaggi che viene visualizzata nella parte superiore del documento attivo fare clic su Firma.

    Barra messaggi con un avviso relativo a un'attività di firma del flusso di lavoro

    Note : 

    • Se la raccolta in cui è salvato questo documento richiede l'estrazione dei documenti prima della modifica, potrebbe essere necessario fare clic su Estrai sulla barra messaggi prima di scegliere Firma.

    • Se è necessario apporre la firma in più punti del documento, fare clic su Visualizza attività flusso di lavoro sulla barra messaggi. Nella finestra di dialogo Attività flusso di lavoro selezionare un'attività, quindi scegliere Apri per apporre la firma in un punto specifico. Ripetere questo passaggio per ogni attività relativa alla firma presente nell'elenco.

  3. Per aggiungere la firma al documento, nella finestra di dialogo Firma effettuare una delle seguenti operazioni:

    • Per aggiungere una versione stampata della firma, digitare il nome nella casella accanto alla X.

    • Per selezionare un'immagine della firma, fare clic su Selezione immagine. Nella finestra di dialogo Seleziona immagine firma individuare il percorso del file di immagine della firma, selezionare il file desiderato, quindi fare clic su Seleziona.

    • Per aggiungere una firma scritta a mano, solo per gli utenti di Tablet PC, immettere la propria firma nella casella accanto alla X utilizzando la funzionalità di input penna.

  4. Nella finestra di dialogo Firma, fare clic su Firma.

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