Raccogliere dati tramite messaggi di posta elettronica

Microsoft Office Access 2007 consente di raccogliere facilmente dati da persone distribuite in qualsiasi parte del mondo, ad esempio membri del team responsabile delle vendite, partecipanti a sondaggi o contatti. Office Access 2007 utilizza Microsoft Office Outlook 2007 per consentire la generazione e l'invio di un messaggio di posta elettronica contenente un modulo per l'immissione di dati. In seguito alla compilazione e alla restituzione dei moduli da parte dei destinatari, le risposte vengono elaborate in base alle specifiche definite. Se ad esempio si sceglie l'elaborazione automatica delle risposte, il contenuto del modulo viene aggiunto alla tabella appropriata del database appena la risposta viene recapitata nella cartella Posta in arrivo. Grazie alla nuova funzionalità rappresentata dalla procedura guidata Raccolta dati tramite messaggi di posta elettronica, è possibile risparmiare una notevole quantità di tempo che sarebbe stata altrimenti dedicata all'immissione di dati per conto degli utenti.

Contenuto dell'articolo

Utilizzo della raccolta dati

Operazioni preliminari

Completamento dei passaggi della procedura guidata

Operazioni successive all'invio del messaggio di posta elettronica

Raccolta di dati tramite messaggi di posta elettronica

Utilizzo della raccolta dati

Nell'elenco seguente vengono esaminati alcuni scenari in cui può essere utilizzata questa nuova funzionalità.

  • Sondaggi    Si desidera condurre un sondaggio e compilare i risultati in Access. Si crea innanzitutto un database di Access con le tabelle necessarie per la memorizzazione dei risultati, quindi si utilizza la procedura guidata per generare un modulo contenente le domande, presentate come campi, e si inviano le domande ai partecipanti al sondaggio. Quando i partecipanti rispondono, le risposte vengono inserite direttamente nella tabella specificata del database.

  • Rapporti di stato    Indipendentemente dal fatto che si tratti dei livelli di scorte più recenti o delle informazioni aggiornate sui problemi in sospeso, è possibile mantenersi informati grazie all'invio a intervalli regolari di messaggi di posta elettronica contenenti le informazioni correnti da parte del team.

  • Gestione di eventi    Quando si organizza un evento, ad esempio una conferenza o un corso di formazione, è possibile inviare uno o più moduli come messaggio di posta elettronica per raccogliere informazioni su contatti, preferenze di viaggio e hotel e così via. Se si sceglie l'elaborazione automatica delle risposte, i partecipanti possono modificare le preferenze in qualsiasi momento senza notificarlo ed è possibile accedere ai dati più aggiornati ai fini del processo decisionale.

Per facilitare la generazione e l'invio di moduli per l'immissione di dati come messaggio di posta elettronica, è possibile utilizzare la procedura guidata Raccolta dati tramite messaggi di posta elettronica, che consente di eseguire in modo semplificato i principali passaggi del processo, specificando inoltre come si desidera che vengano elaborate le risposte quando vengono recapitate nella cartella Posta in arrivo.

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Operazioni preliminari

Se si raccolgono dati tramite messaggi di posta elettronica per la prima volta, eseguire la procedura seguente per garantire il completamento corretto del processo di raccolta dati.

  1. Verificare che sul computer siano installate le applicazioni seguenti:

    • Office Access 2007    La procedura guidata Raccolta dati tramite messaggi di posta elettronica è disponibile solo in Office Access 2007.

    • Office Outlook 2007    Per inviare i messaggi di posta elettronica è necessario che sul computer in uso sia installato e configurato Office Outlook 2007. Se Outlook è stato installato ma non ancora configurato, avviare Outlook e seguire le istruzioni della Configurazione guidata di Outlook. Per informazioni su questa procedura guidata, vedere la Guida di Outlook.

    • Microsoft Office InfoPath 2007 (facoltativo)    Quando si genera il modulo per l'immissione di dati, è possibile scegliere tra un modulo semplice in formato HTML e un modulo di più facile utilizzo generato mediante InfoPath. Se sul computer non è installato Office InfoPath 2007 o versione successiva oppure non si è certi che tutti i destinatari dispongano di Office InfoPath 2007 o versione successiva, è consigliabile scegliere il modulo HTML.

      Nota : Tenere presente che il modulo utilizzato per raccogliere dati tramite messaggi di posta elettronica non è una maschera di Access. Mediante la procedura guidata viene generato un modulo speciale, in base al formato HTML o InfoPath selezionato.

  2. Verificare che sui computer degli utenti che riceveranno il messaggio di posta elettronica siano installate le applicazioni seguenti. Senza il software elencato tra i prerequisiti non sarà possibile visualizzare o modificare il modulo.

    • Client di posta elettronica che supporta il formato HTML    In caso di invio di un modulo HTML, il destinatario deve disporre di un programma di posta elettronica dotato di supporto HTML.

    • Office Outlook 2007 e Office InfoPath 2007 (both optional)    In caso di invio di un modulo di InfoPath, il destinatario deve disporre sia di Office Outlook 2007 che di Office InfoPath 2007 per visualizzare e modificare il modulo di InfoPath.

  3. Identificare il database di destinazione, che può essere in formato mdb o accdb. Sono inoltre supportati file de e accde.

    Se non si desidera utilizzare un database esistente, è necessario crearne uno nuovo.

  4. Identificare o creare le tabelle che si desidera popolare con i dati delle risposte al messaggio. Se si raccolgono dati per tabelle esistenti, verificare che le tabelle non siano di sola lettura e di disporre delle autorizzazioni necessarie per l'aggiunta o l'aggiornamento di contenuto.

    Per ulteriori informazioni sulla creazione di tabelle, vedere l'articolo Creare tabelle in un database.

    Nota : 

    • Non è possibile utilizzare messaggi di posta elettronica per raccogliere campi dei tipi di dati seguenti:

      • Allegato

      • Contatore

      • Campi multivalore

      • OLE

    • Se con l'operazione di raccolta dati vengono popolate due o più tabelle, è necessario creare una query di selezione e utilizzarla come origine record del modulo. Verificare che nella query siano inclusi tutti i campi obbligatori delle tabelle sottostanti. Se si utilizza una query esistente, verificare che non sia di sola lettura e di disporre delle autorizzazioni necessarie per l'aggiunta o l'aggiornamento di contenuto. Per ulteriori informazioni sulla creazione di una query basata su due o più tabelle, vedere l'articolo Creare una query basata su più tabelle.

  5. Nella maggior parte dei casi, si potrà decidere se si desidera memorizzare i dati raccolti come nuovi record oppure utilizzare i dati per aggiornare record esistenti. I dati potranno essere memorizzati soltanto come nuovi record nelle situazioni seguenti:

    • Si raccolgono dati per popolare due o più tabelle.

    • La tabella sottostante non dispone di un campo chiave primaria. I valori di chiave primaria sono necessari per mappare ogni risposta a un record esistente. Se la tabella di destinazione non dispone di un campo chiave primaria, aggiungerlo oppure assegnare un campo esistente con valori univoci come chiave primaria.

    • La tabella sottostante non dispone di record. Se la tabella è vuota, viene presupposto che si desideri aggiungere record.

    • Gli indirizzi di posta elettronica dei destinatari non sono memorizzati come campo nel database. Quando si raccolgono dati per aggiornare record, non è possibile digitare manualmente gli indirizzi nel messaggio generato dalla procedura guidata. L'indirizzo deve essere incluso nella tabella di destinazione o in una tabella con una relazione con la tabella di destinazione. Se ad esempio si raccolgono dati per aggiornare la tabella Ordini, gli indirizzi devono essere memorizzati in un campo nella tabella Ordini o in una tabella correlata, ad esempio la tabella Clienti.

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Completamento dei passaggi della procedura guidata

È ora possibile eseguire la procedura guidata per impostare il processo di raccolta dati.

Contenuto della sezione

Avviare la procedura guidata

Scegliere il tipo di modulo per l'immissione di dati

Specificare l'operazione da eseguire con i dati

Selezionare i campi del modulo

Specificare come si desidera elaborare i dati

Selezionare il modo in cui si desidera specificare gli indirizzi di posta elettronica dei destinatari

Specificare il campo di indirizzi di posta elettronica

Personalizzare il messaggio di posta elettronica

Creare e inviare i messaggi di posta elettronica

Avviare la procedura guidata

  1. Aprire il database di destinazione.

  2. Per popolare una singola tabella, selezionare la tabella nel riquadro di spostamento. Per popolare due o più tabelle, selezionare la query associata a tali tabelle.

  3. Per avviare la procedura guidata, eseguire una delle operazioni seguenti:

    • Nel gruppo Raccogli e aggiorna dati tramite posta elettronica della scheda Dati esterni fare clic su Crea messaggio di posta elettronica. Icona del pulsante

    • Fare clic con il pulsante destro del mouse sulla tabella o sulla query e quindi scegliere Raccogli e aggiorna dati tramite posta elettronica.

      Se la tabella non contiene alcun campo oppure dispone soltanto di campi di tipo Contatore, Oggetto OLE, Allegato o Ricerca multivalore, in Access verrà visualizzato il messaggio La tabella o la query selezionata non include campi che supportano la raccolta dati tramite posta elettronica.

      Se la tabella contiene campi che supportano la raccolta dati, la procedura guidata verrà avviata. Nella prima pagina della procedura guidata vengono visualizzati i passaggi principali del processo. Se la tabella di destinazione supporta sia l'aggiunta sia l'aggiornamento dei dati, nella procedura guidata verranno eseguiti sei passaggi principali.

      I sei passaggi principali quando la tabella di destinazione supporta l'aggiunta e l'aggiornamento dei dati

      Se l'oggetto supporta soltanto l'aggiunta di record, verranno eseguiti cinque passaggi principali.

      I cinque passaggi principali quando la tabella di destinazione supporta solo l'aggiunta di dati

  4. Fare clic su Avanti.

    Verrà richiesto di selezionare il tipo di modulo che si desidera creare.

Scegliere il tipo di modulo per l'immissione di dati

In questo passaggio è necessario scegliere se creare un modulo HTML o un modulo di InfoPath. Come precedentemente indicato in questo articolo, per raccogliere dati tramite messaggi di posta elettronica non è possibile utilizzare una maschera di Access. È necessario utilizzare un modulo HTML o un modulo di InfoPath creato con la procedura guidata.

Scegliere il tipo di modulo per l'immissione di dati da inviare agli utenti

Se sul computer non è installato InfoPath, l'opzione Modulo Microsoft Office InfoPath non è disponibile.

Il tipo di modulo creato dipende da due fattori: la facilità di utilizzo e l'installazione del software necessario sui computer di tutti i destinatari. Un modulo di InfoPath offre una facilità di utilizzo notevolmente superiore, ma un modulo HTML prevede requisiti software minori.

Un modulo di InfoPath offre un ambiente di modifica e immissione dati migliore e consente inoltre di eseguire una convalida preliminare dei dati quando l'utente fa clic sul pulsante di invio, offrendo la possibilità di correggere i dati non corretti prima di inviare la risposta.

Per riepilogare, un modulo di InfoPath offre diversi vantaggi rispetto a un modulo HTML. Un modulo HTML, tuttavia, può essere visualizzato e modificato da qualsiasi utente che dispone di un client di posta elettronica dotato di supporto HTML.

  1. Nella procedura guidata selezionare l'opzione Modulo Microsoft Office InfoPath solo se tutti i destinatari dispongono sia di Office InfoPath 2007 che di Office Outlook 2007. In caso contrario, selezionare l'opzione Modulo HTML.

  2. Fare clic su Avanti.

    La pagina della procedura guidata successivamente visualizzata dipende dal fatto che l'oggetto di destinazione supporti o meno l'aggiornamento di dati. Se l'oggetto è una query basata su una o più tabelle, se è una tabella che non dispone di un campo chiave primaria oppure se non contiene alcun record, viene presupposto che si desideri aggiungere nuovi record e viene richiesto di selezionare i campi del modulo. In tutti gli altri casi, prima della selezione dei campi del modulo viene richiesto di specificare se si desidera eseguire l'aggiunta o l'aggiornamento di dati.

    Se viene richiesto di selezionare i campi del modulo, andare direttamente alla sezione Selezionare i campi del modulo di questo articolo.

Specificare l'operazione da eseguire con i dati

In questo passaggio specificare se si desidera aggiungere nuovi record al database o aggiungere record esistenti.

Scelta tra raccolta di nuovi dati o aggiornamento di dati esistenti

Il tipo di modulo utilizzato influisce sul numero di nuovi record che un destinatario può inviare in una singola risposta. In caso di aggiornamento di dati, il numero di record che devono essere aggiornati da un destinatario identifica il numero di moduli precompilati da includere in un messaggio. Nella tabella seguente è disponibile un riepilogo dei diversi scenari.

Tipo di modulo

Aggiunta o aggiornamento

Risultato

HTML

Aggiunta

I destinatari potranno inviare al massimo un nuovo record per risposta.

InfoPath

Aggiunta

I destinatari potranno inviare più record nuovi per risposta, facendo clic su Inserisci riga nella parte inferiore del messaggio di posta elettronica.

Nota : Dopo che sono stati specificati i campi che si desidera includere nel messaggio, viene visualizzata una pagina della procedura guidata in cui è possibile impostare diverse opzioni, ad esempio la cartella di Outlook in cui le risposte verranno elaborate e le opzioni relative alle modalità di elaborazione desiderate per tali risposte.

HTML

Aggiornamento

Ogni messaggio di posta elettronica includerà uno o più moduli precompilati, a seconda del numero di record corrispondenti a un singolo indirizzo di posta elettronica. Il destinatario potrà rivedere e aggiornare ogni modulo nel messaggio.

InfoPath

Aggiornamento

Ogni messaggio di posta elettronica includerà uno o più moduli precompilati, a seconda del numero di record corrispondenti a un singolo indirizzo di posta elettronica. Il destinatario potrà rivedere e aggiornare ogni modulo nel messaggio.

L'utente può inoltre inviare record aggiuntivi facendo clic su Inserisci riga nella parte inferiore del messaggio di posta elettronica. Più avanti in questo articolo verrà illustrato come impedire l'aggiunta di nuovi record a una richiesta di aggiornamento.

  1. Nella procedura guidata selezionare Raccogli solo nuove informazioni o Aggiorna informazioni esistenti.

    Se si desidera aggiungere nuovi record, è possibile digitare gli indirizzi di posta elettronica nella casella dell'indirizzo del messaggio di posta elettronica quando si crea il messaggio. Se invece si desidera aggiornare dati esistenti, gli indirizzi di posta elettronica dei destinatari devono essere memorizzati come campo nella tabella o query sottostante o in una tabella correlata.

  2. Fare clic su Avanti.

    Verrà richiesto di selezionare i campi che si desidera includere nel modulo.

Selezionare i campi del modulo

In questo passaggio si selezionano i campi che si desidera includere nel modulo.

Specificare i dati da raccogliere.

Non è in genere necessario includere nel modulo ogni campo esistente nella tabella o query sottostante. Esistono tuttavia due eccezioni.

  • Campi obbligatori    Se si raccolgono nuovi record, con la procedura guidata verranno automaticamente inclusi tutti i campi la cui proprietà Richiesto è impostata su . Se i campi obbligatori di qualsiasi record sono vuoti, il record non potrà essere aggiunto alla tabella in Access.

  • Tipi di campi non supportati    Nel modulo non potranno essere inclusi determinati campi. La procedura guidata non supporta i tipi di dati Contatore, Allegato e Oggetto OLE o campi di ricerca multivalore. I campi di questi tipi non vengono visualizzati nell'elenco Campi della tabella o Campi della query della procedura guidata. I campi di tipo Contatore inclusi nella tabella vengono popolati automaticamente quando vengono aggiunti nuovi record. I campi di tipo Oggetto OLE e Allegato e i campi di ricerca multivalore dovranno essere popolati in visualizzazione Foglio dati o Maschera, poiché tali valori non possono essere aggiunti mediante un processo di raccolta dei dati.

  • Campo chiave primaria    Nella tabella seguente è disponibile un riepilogo dei casi in cui è possibile includere un campo chiave primaria in un modulo.

Scopo della raccolta dati

Tipo di dati

Inclusione nel modulo

Aggiunta

Contatore

No. Il valore di chiave primaria viene generato automaticamente quando il record viene aggiunto alla tabella.

Aggiunta

Diverso da Contatore

Sì. L'utente può digitare un valore nel campo al momento dell'aggiunta di record. Se il valore specificato è già in uso, la risposta non viene elaborata.

Aggiornamento

Contatore o diverso da Contatore

No. Il valore di chiave primaria non può essere modificato nel modulo. Questo campo viene utilizzato per mappare ogni risposta a un record esistente.

  1. Nell'elenco Campi della tabella o Campi della query fare doppio clic sui campi desiderati. Per includere tutti i campi, fare clic su >>.

  2. Utilizzare i tasti di direzione per ridisporre i campi nell'elenco Campi da includere nel messaggio di posta elettronica.

  3. Per ogni campo incluso specificare un'etichetta in Proprietà campo. Fare clic su Sola lettura se si aggiornano dati e si desidera che il campo venga visualizzato all'utente, ma non si desidera che i dati vengano modificati. Il campo verrà visualizzato nel messaggio di posta elettronica con l'etichetta Il campo è di sola lettura. Questa funzionalità è particolarmente utile se l'utente aggiorna dati esistenti.

  4. Fare clic su Avanti.

    Verrà richiesto di specificare come si desidera che vengano elaborate le risposte.

Specificare come si desidera elaborare i dati

In questo passaggio viene presa una decisione estremamente importante relativamente al modo in cui si desidera che vengano elaborate le risposte. L'elaborazione può essere automatica o manuale. In questo contesto, l'elaborazione manuale non prevede l'immissione ripetitiva di dati in visualizzazione Foglio dati o Maschera, ma soltanto l'avvio manuale dell'operazione di esportazione per il trasferimento dei dati raccolti nella tabella di destinazione.

Specificare come si desidera elaborare le risposte

Elaborazione automatica

Se si sceglie l'elaborazione automatica delle risposte, quando le risposte vengono recapitate nella cassetta postale Outlook e Access interagiscono allo scopo di esportare il contenuto dei moduli di ogni risposta nelle tabelle di destinazione del database.

L'elaborazione automatica consente un risparmio significativo di tempo e risorse. Le risposte vengono esportate correttamente se al momento del relativo recapito nella cassetta postale vengono soddisfatte le condizioni seguenti:

  • Outlook deve essere già in esecuzione sul computer. Se Outlook non è in esecuzione, l'elaborazione viene avviata al successivo avvio di Outlook.

  • Sul computer deve essere installato Access.

  • Il database non deve essere protetto da password e non deve essere aperto in modalità esclusiva. Il nome e il percorso del database non devono essere stati modificati dopo l'invio del messaggio di posta elettronica.

  • I nomi delle tabelle e delle query e le proprietà dei campi inclusi nel modulo non devono essere stati modificati dopo l'invio del messaggio di posta elettronica.

  • È comunque necessario disporre delle autorizzazioni necessarie per l'aggiunta o l'aggiornamento di contenuto nelle tabelle o query sottostanti.

Se una o più di queste condizioni non vengono soddisfatte, l'elaborazione automatica avrà esito negativo. In questo caso, provare a risolvere tutti i problemi e quindi esportare manualmente le risposte con esito negativo. Qualsiasi risposta recapitata nella cartella Posta in arrivo dopo la risoluzione dei problemi verrà elaborata automaticamente.

Consentire solo l'aggiornamento dei dati

Se si aggiornano i dati e si seleziona la casella di controllo Elabora automaticamente le risposte e aggiungi i dati in, la casella di controllo Consenti solo l'aggiornamento dei dati esistenti diventa disponibile. Se non si desidera consentire all'utente di inviare nuovi record, selezionare la casella di controllo. Se si aggiungono solo nuovi dati, la casella di controllo Consenti solo l'aggiornamento dei dati esistenti non sarà disponibile.

Elaborazione manuale

Se si desidera controllare le risposte elaborate e i relativi tempi di elaborazione, deselezionare la casella di controllo Elabora automaticamente le risposte e aggiungi dati in. In questo caso, le risposte vengono recapitate nella cartella Posta in arrivo ma non vengono trasferite nel database. Per popolare il database, è necessario fare clic con il pulsante destro del mouse su ogni risposta in Outlook e quindi scegliere Esporta dati in Microsoft Access dal menu di scelta rapida.

Può inoltre essere necessario elaborare manualmente le risposte la cui elaborazione automatica ha avuto esito negativo. Dopo la risoluzione del problema che ha causato l'errore, ogni risposta esistente deve essere esportata manualmente.

Prima di avviare un'operazione di esportazione, tenere presente quanto segue:

  • Nel computer deve essere installato Office Access 2007.

  • Se il database è protetto da password, all'avvio dell'operazione di esportazione verrà richiesto di immettere la password. Il database non deve inoltre essere aperto in modalità esclusiva e il nome e il percorso del database non devono essere stati modificati dopo l'invio del messaggio di posta elettronica.

  • I nomi delle tabelle e delle query e le proprietà dei campi inclusi nel modulo non devono essere stati modificati dopo l'invio del messaggio di posta elettronica.

  • È necessario disporre delle autorizzazioni necessarie per l'aggiunta o l'aggiornamento di contenuto nelle tabelle o query sottostanti.

Specificare opzioni di elaborazione aggiuntive

  1. Nella pagina Specificare la modalità di elaborazione delle risposte della procedura guidata esaminare il nome della cartella di Outlook in cui vengono memorizzate le risposte. Se si desidera specificare una cartella diversa per le risposte alla richiesta di raccolta dati, fare clic sul nome della cartella. Nella finestra di dialogo Selezione cartella selezionare una cartella diversa oppure fare clic su Nuova per creare una nuova cartella. Fare clic su OK e quindi tornare ad Access.

  2. Fare clic su Imposta proprietà per l'elaborazione automatica delle risposte per visualizzare la finestra di dialogo Opzioni raccolta dati tramite posta elettronica.

    Finestra di dialogo Opzioni raccolta dati tramite posta elettronica

    Utilizzare questa finestra di dialogo per specificare come si desidera che vengano elaborate le risposte. Se si desidera elaborare manualmente le risposte, ignorare il passaggio successivo.

  3. Nella finestra di dialogo Opzioni raccolta dati tramite posta elettronica esaminare e, se necessario, modificare le impostazioni in uno o più dei modi seguenti e quindi fare clic su OK.

    • Ignora risposte da utenti a cui non è stato inviato il messaggio    Selezionare questa casella di controllo se si desidera elaborare automaticamente soltanto le risposte inviate dai destinatari originali del messaggio. Le risposte di altri destinatari verranno memorizzate nella cartella di destinazione, ma non verranno elaborate automaticamente.

    • Accetta più risposte da ogni destinatario     Un destinatario può inviare più risposte. Selezionare questa casella di controllo per elaborare automaticamente soltanto la prima risposta di ogni destinatario. La seconda risposta e quelle successive verranno memorizzate nella cartella di destinazione, ma non verranno elaborate automaticamente.

      Nota : Con questa impostazione viene controllato il numero delle risposte elaborate e non il numero di record in una singola risposta. In altri termini, se si invia un modulo di InfoPath un utente può inviare più record in una singola risposta e tutti i record nella risposta vengono elaborati automaticamente da Access anche se questa casella di controllo non è selezionata.

    • Consenti solo l'aggiornamento dei dati esistenti    Quando i destinatari utilizzano un modulo di InfoPath per aggiornare i dati, oltre agli aggiornamenti dei record esistenti possono essere inviati nuovi record. Selezionare questa casella di controllo se si desidera elaborare soltanto gli aggiornamenti dei record esistenti.

    • Numero di risposte da elaborare    Digitare il numero totale di risposte, di tutti i destinatari, che si desidera elaborare automaticamente. Se si desidera elaborare automaticamente tutte le risposte, immettere un valore elevato, ad esempio 5000, nella casella di testo. Le risposte ricevute dopo il raggiungimento del valore specificato verranno memorizzate nella cartella di destinazione, ma non verranno elaborate automaticamente.

    • Data e ora di interruzione    Specificare quando deve essere interrotta l'elaborazione automatica delle risposte per questo messaggio di posta elettronica. Le risposte ricevute dopo la data e l'ora specificate verranno memorizzate nella cartella di destinazione, ma non verranno elaborate automaticamente.

      Nota : Per modificare queste opzioni in un secondo momento, nella scheda Dati esterni fare clic su Gestisci risposte nel gruppo Raccolta dati. Nella finestra di dialogo Gestisci messaggi raccolta dati selezionare il messaggio per cui si desidera modificare le impostazioni e quindi fare clic su Opzioni messaggio. Le modifiche apportate nella finestra di dialogo influiscono su tutte le successive risposte ricevute per tale messaggio.

  4. Fare clic su Aggiungi e quindi su Chiudi.

    Il passaggio successivo dipende dal fatto che si esegua l'aggiunta o l'aggiornamento di dati. In caso di aggiunta di nuovi record, continuare con la sezione seguente. In caso di raccolta di dati per l'aggiornamento di record esistenti, andare alla sezione Specificare il campo di indirizzi di posta elettronica.

Selezionare il modo in cui si desidera specificare gli indirizzi di posta elettronica dei destinatari

Se si raccolgono solo nuove informazioni, è possibile specificare gli indirizzi di posta elettronica in due modi:

Scelta dei destinatari del messaggio di posta elettronica.

  • Digitare gli indirizzi singolarmente nel messaggio di posta elettronica generato dalla procedura guidata oppure selezionare gli indirizzi in una rubrica.

  • Utilizzare un campo del database corrente contenente indirizzi di posta elettronica. Il campo deve essere incluso nella tabella o query sottostante o in una tabella correlata.

Quando si raccolgono dati per aggiornare record esistenti, la finestra di dialogo non viene visualizzata poiché in questo caso gli indirizzi di posta elettronica dei destinatari devono essere disponibili come campo del database.

  1. Nella procedura guidata selezionare l'opzione desiderata.

  2. Fare clic su Avanti.

    Se si scegliere di immettere personalmente gli indirizzi di posta elettronica, andare alla sezione Personalizzare il messaggio di posta elettronica. Se si sceglie di utilizzare un campo del database, continuare con la sezione seguente.

Specificare il campo di indirizzi di posta elettronica

In questo passaggio si specifica il campo che contiene gli indirizzi di posta elettronica dei destinatari.

Scelta del campo del database contenente gli indirizzi di posta elettronica dei destinatari.

  • Se il campo è contenuto nella tabella o nella query corrente, selezionare Tabella o query corrente, selezionare il campo dall'elenco a discesa e quindi fare clic su Avanti.

  • Se il campo che contiene gli indirizzi di posta elettronica dei destinatari non è contenuto nella tabella o nella query corrente, utilizzare la procedura seguente:

    1. Selezionare Tabella associata.

    2. Nell'elenco a discesa selezionare il campo della tabella corrente che collega con join quest'ultima alla tabella che contiene gli indirizzi, in genere un campo ID.

    3. Eseguire una delle operazioni seguenti:

      • Se il campo selezionato è associato a una sola tabella, verrà visualizzato un elenco a discesa aggiuntivo. Selezionare il campo che contiene gli indirizzi di posta elettronica.

      • Se il campo selezionato è associato a più tabelle, verranno visualizzati due elenchi a discesa aggiuntivi. Nel primo elenco selezionare la tabella che contiene gli indirizzi di posta elettronica, nel secondo elenco selezionare il campo.

    4. Fare clic su Avanti.

Le tabelle associate sono quelle per le quali sono state definite relazioni reciproche. Per visualizzare o modificare le relazioni nel database:

  • Nel gruppo Mostra/Nascondi della scheda Strumenti database fare clic su Relazioni. Icona del pulsante

Per ulteriori informazioni sulle relazioni, vedere gli articoli Guida alle relazioni tra tabelle o Creare, modificare o eliminare una relazione.

Quando si sceglie di utilizzare un campo di indirizzi, non è possibile visualizzare in anteprima o personalizzare il messaggio di posta elettronica in Outlook. A tale scopo si utilizza invece la procedura guidata. Nel passaggio successivo vengono visualizzati l'oggetto e il corpo predefiniti del messaggio e viene offerta l'opportunità di personalizzarli.

Personalizzare il messaggio di posta elettronica

In questo passaggio vengono esaminati i componenti del messaggio e vengono apportate le modifiche necessarie.

Personalizzare il messaggio di posta elettronica

  1. Nei campi Oggetto messaggio e Introduzione apportare le modifiche desiderate.

  2. Se si è scelto di utilizzare gli indirizzi di posta elettronica archiviati in un campo del database, nella pagina sarà disponibile un'ulteriore opzione. In Campo per l'aggiunta degli indirizzi di posta elettronica dei destinatari:, selezionare una delle opzioni disponibili. Gli utenti riceveranno il messaggio di posta elettronica indipendentemente dall'opzione selezionata. Se si è scelto di immettere gli indirizzi di posta elettronica in Microsoft Office Outlook, questa opzione non sarà disponibile.

  3. Fare clic su Avanti.

Creare e inviare i messaggi di posta elettronica

Nella procedura guidata verrà visualizzata una pagina che informa che è possibile creare il messaggio e che indica inoltre come visualizzare lo stato del messaggio di posta elettronica utilizzando il comando Gestisci risposte.

Creare il messaggio di posta elettronica

Nella pagina possono essere visualizzati alcuni messaggi di avviso. Nella tabella seguente viene descritto ogni avviso e viene illustrato come intervenire per risolvere il problema.

Avviso

Descrizione

Risoluzione

Alcuni record non contengono un indirizzo valido nel campo di indirizzi di posta elettronica specificato. Per tali righe non verranno restituiti dati.

Il campo di indirizzi di posta elettronica selezionato contiene valori Null.

Se si desidera raccogliere dati per ogni record, uscire dalla procedura guidata e sostituire i valori Null con indirizzi di posta elettronica. Avviare quindi di nuovo la procedura guidata.

Il database è attualmente aperto in stato di blocco esclusivo. Per il corretto funzionamento dell'elaborazione automatica dei messaggi di posta elettronica, è necessario rilasciare tale blocco.

Il database è attualmente aperto in modalità esclusiva.

Se si sceglie di elaborare automaticamente le risposte, l'elaborazione ha esito negativo poiché Access non è in grado di eseguire aggiunte o aggiornamenti in un database in stato di blocco esclusivo. Chiudere e riaprire il database in modalità non esclusiva immediatamente dopo l'invio del messaggio.

I messaggi di posta elettronica potrebbero contenere dati riservati.

Si raccolgono dati per aggiornare record esistenti e il modulo che si intende inviare verrà precompilato con dati esistenti.

Se alcuni campi del modulo contengono dati riservati, tornare al passaggio della procedura guidata in cui sono stati selezionati i campi e rimuovere i campi che contengono dati riservati dal modulo.

I passaggi successivi dipendono dal fatto che gli indirizzi di posta elettronica vengano specificati personalmente oppure vengano utilizzati indirizzi memorizzati in una tabella del database.

Specifica degli indirizzi nel messaggio di posta elettronica di Outlook

In questo scenario, gli indirizzi di posta elettronica vengono immessi in Outlook ed è possibile visualizzare in anteprima e personalizzare il messaggio prima di fare clic sul pulsante Invia.

  1. Fare clic su Crea per continuare.

    Verrà visualizzato un messaggio di Outlook contenente un modulo per l'immissione di dati. Il corpo del messaggio include una breve introduzione e un modulo contenente controlli e suggerimenti. È consigliabile non apportare modifiche al corpo del messaggio. Se la struttura del modulo viene modificata, l'elaborazione della risposta potrebbe avere esito negativo.

  2. Digitare gli indirizzi di posta elettronica dei destinatari nelle caselle A, Cc o Ccn. È inoltre possibile fare clic sui pulsanti A, Cc o Ccn per selezionare gli indirizzi da una rubrica.

  3. Fare clic su Invia.

Utilizzo di un campo di indirizzi memorizzato nel database

In questo scenario, il messaggio è già stato visualizzato in anteprima e personalizzato. Viene ora filtrato il campo di indirizzi di posta elettronica in modo da selezionare gli indirizzi degli utenti a cui il messaggio verrà inviato.

  1. Fare clic su Avanti per visualizzare la pagina Invio dei messaggi di posta elettronica ai destinatari.

    Invio dei messaggi di posta elettronica ai destinatari

  2. Scegliere gli indirizzi di posta elettronica che si desidera utilizzare selezionando le caselle di controllo corrispondenti.

  3. Fare clic su Invia.

    Se alcuni valori nel campo di indirizzi non costituiscono indirizzi di posta elettronica validi, verrà visualizzata una finestra di dialogo con un elenco degli indirizzi non validi. In questa situazione, prendere nota dei messaggi nell'elenco, fare clic su Esci, verificare gli indirizzi e riprovare a inviare il messaggio. Per ulteriori informazioni sul rinvio di messaggi, vedere la sezione Rinvio di un messaggio di posta elettronica di Raccolta dati.

È stata completata la maggior parte delle operazioni previste per la raccolta di dati tramite messaggi di posta elettronica. Se è stata scelta l'elaborazione automatica delle risposte e non si verificano errori, i dati verranno trasferiti nel database di destinazione senza alcun ulteriore intervento.

Se invece si è scelta l'elaborazione manuale delle risposte o si verificano errori, è necessario intervenire. Per ulteriori informazioni sull'elaborazione manuale delle risposte, sulla risoluzione dei problemi e sulla gestione generale dei messaggi e delle risposte di Raccolta dati, vedere la sezione seguente.

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Operazioni successive all'invio del messaggio di posta elettronica

Per rispondere al messaggio di posta elettronica, ogni destinatario fa clic su Rispondi, inserisce le informazioni richieste nel modulo e quindi fa clic su Invia. In questa sezione viene illustrato come visualizzare le risposte e vengono descritte le operazioni da eseguire in caso di elaborazione non corretta di una o più risposte.

Contenuto della sezione

Visualizzazione delle risposte

Verifica dell'elaborazione automatica delle risposte e risoluzione dei relativi problemi

Elaborazione manuale delle risposte e risoluzione degli errori

Rinvio di un messaggio di posta elettronica di Raccolta dati

Nella sezione Vedere anche sono inoltre disponibili collegamenti a ulteriori informazioni sulla gestione delle risposte e sulla modifica delle opzioni per i messaggi.

Visualizzazione delle risposte

Indipendentemente dalla modalità di elaborazione delle risposte selezionata, può rivelarsi utile identificare gli utenti che hanno risposto al messaggio e aprire manualmente le risposte. Per visualizzare le risposte, eseguire le operazioni seguenti:

  1. Passare ad Outlook e quindi accedere alla cartella designata per la memorizzazione delle risposte di Raccolta dati.

    Suggerimento : Se non si ricorda il nome della cartella, nella scheda Dati esterni fare clic su Gestisci risposte nel gruppo Raccolta dati. Nella finestra di dialogo Gestisci messaggi raccolta dati è possibile individuare il nome della cartella nella colonna Cartella di Outlook della riga corrispondente al messaggio di cui si desidera visualizzare le risposte.

  2. Per aprire una risposta in Outlook, fare doppio clic su di essa. Verrà visualizzato il modulo completato dal mittente.

Le risposte a un messaggio di risposta originale non vengono elaborate da Access. Se pertanto uno o più moduli dei destinatari risultano vuoti, incompleti o non compilati correttamente, anziché utilizzare il comando Rispondi è necessario rinviare il messaggio di posta elettronica originale a tali utenti.

Analogamente, se si desidera inviare la richiesta a destinatari aggiuntivi, è necessario rinviare il messaggio originale, anziché inoltrarlo. Per ulteriori informazioni, vedere la sezione Rinvio di un messaggio di posta elettronica di Raccolta dati.

Verifica dell'elaborazione automatica delle risposte e risoluzione dei relativi problemi

Se si sceglie l'elaborazione automatica delle risposte, per garantire l'elaborazione corretta delle risposte eseguire le operazioni seguenti:

  • Per ogni risposta esaminare i valori nelle colonne Contr. completamento, Stato raccolta dati e Categorie.

    Suggerimento : Se le colonne Contr. completamento, Stato raccolta dati e Categorie non sono incluse nella visualizzazione, aggiungerle mediante Selezione campi. Fare clic con il pulsante destro del mouse sull'intestazione di colonna e quindi scegliere Selezione campi. Nella finestra di dialogo Selezione campi trascinare ogni campo a destra o a sinistra di un'intestazione di colonna esistente.

    Se nella cartella di Outlook Contr. completamento è impostato su Operazione di raccolta dati riuscita, la colonna Stato raccolta dati è vuota e nella colonna Categorie è presente un indicatore di colore verde, la risposta è stata elaborata correttamente.

  • Può inoltre rivelarsi opportuno esaminare il contenuto delle tabelle di destinazione per verificare che i dati raccolti risultino memorizzati come nuovi record o come aggiornamenti di record esistenti.

Se si ritiene che una risposta non sia stata elaborata automaticamente, verificare che siano state soddisfatte tutte le condizioni necessarie per l'elaborazione. Vedere la sezione Elaborazione automatica più indietro in questo articolo e quindi provare i suggerimenti presentati nella tabella seguente. Per la maggior parte dei suggerimenti è necessario risolvere i problemi e quindi esportare la risposta manualmente. Per informazioni sull'esportazione manuale, vedere la sezione seguente Elaborazione manuale delle risposte e risoluzione degli errori.

Problema

Causa

Risoluzione

Nella cartella di Outlook è presente una risposta non elaborata. Nella colonna Stato raccolta dati è visualizzato il messaggio Messaggio non elaborato.

Esaminare le opzioni disponibili nella finestra di dialogo Opzioni raccolta dati tramite posta elettronica. È possibile che sia selezionata l'impostazione per l'elaborazione manuale delle risposte o per il blocco dell'elaborazione automatica di determinate risposte.

Suggerimento : Per visualizzare le opzioni, nel gruppo Raccolta dati della scheda Dati esterni fare clic su Gestisci risposte. Nella finestra di dialogo che verrà visualizzata selezionare il messaggio desiderato e quindi fare clic su Opzioni messaggio.

Esportare la risposta manualmente.

Per verificare che le future risposte vengano elaborate in modo automatico, modificare le impostazioni nella finestra di dialogo delle opzioni.

Per informazioni sulla verifica e la modifica delle opzioni, vedere l'articolo Opzioni di posta elettronica per raccolta dati .

Si è inviata una risposta a un proprio messaggio, ma la risposta non viene elaborata.

Per rispondere a un proprio messaggio, è necessario seguire una procedura leggermente diversa.

Anziché compilare il modulo incluso nel messaggio ricevuto, compilare quello del messaggio inviato, salvato nella cartella Posta inviata. A tale scopo, accedere alla cartella Posta inviata e aprire il messaggio. Fare clic su Rispondi, compilare il modulo e quindi fare clic su Invia.

Una risposta non viene inserita nella cartella corretta.

Nella cartella designata vengono recapitate unicamente le risposte al messaggio originale.

Le risposte ai propri messaggi, a meno che non vengano generate utilizzando la copia del messaggio salvata nella cartella Posta inviata, e le risposte che fanno parte di un tema di discussione potrebbero non essere recapitate nella cartella designata.

È inoltre possibile che Office Access 2007 non sia installato oppure che il componente aggiuntivo necessario per elaborare le risposte non sia disponibile o sia danneggiato.

Se una risposta non viene elaborata, compilare il modulo incluso nel messaggio salvato nella cartella Posta inviata.

Se un utente ha compilato un modulo rispondendo a un messaggio di risposta, chiedere all'utente di rispondere al messaggio originale.

Se si ritiene che il componente aggiuntivo non sia disponibile o sia danneggiato, passare ad Outlook, scegliere Centro protezione dal menu Strumenti e quindi fare clic su Componenti aggiuntivi. Verificare che sia visualizzatoil componente aggiuntivo per la raccolta e la pubblicazione dei dati di Outlook di Microsoft Access. Se l'elemento non è disponibile, provare a reinstallare Access.

Nella colonna Stato raccolta dati viene visualizzata la stringa seguente:

Impossibile trovare database. Individuare il database ed esportare manualmente i dati.

Il database potrebbe essere stato spostato, rinominato o eliminato oppure potrebbe essere danneggiato.

Ripristinare il database nel percorso originale ed esportare manualmente la risposta.

Nella colonna Stato raccolta dati viene visualizzata la stringa seguente:

Impossibile aprire il database per l'esportazione dei dati. Database già in uso. Elaborare manualmente le risposte quando il database torna disponibile.

Il database è aperto in modalità esclusiva, pertanto non è possibile apportare alcuna modifica finché non verrà rimosso il blocco esclusivo del database.

Chiedere all'utente che ha aperto il database in modalità esclusiva di chiuderlo e riaprirlo in modalità normale, quindi provare a esportare la risposta manualmente.

Nella colonna Stato raccolta dati viene visualizzata la stringa seguente:

Questo database di Access è protetto da password. Esportare manualmente i dati in Microsoft Access.

Il database di destinazione è protetto da password, pertanto non consente di eseguire l'elaborazione automatica.

Esportare la risposta manualmente. Se in futuro si desidera elaborare le risposte automaticamente, rimuovere la password di protezione dal database.

Nella colonna Stato raccolta dati> viene visualizzato un messaggio che segnala l'assenza di una tabella, una query o un campo.

È possibile che la tabella o la query di destinazione sia stata rimossa o rinominata oppure che la struttura sia stata modificata in modo tale da impedire l'aggiunta dei contenuti del modulo nelle tabelle.

Creare nuovamente le tabelle e le query di destinazione oppure creare e inviare un nuovo messaggio di Raccolta dati.

Nella colonna Stato raccolta dati viene visualizzata la stringa seguente:

Impossibile elaborare il messaggio di posta elettronica. Il modulo contenuto nel messaggio è danneggiato o è stato modificato.

È possibile che il modulo del messaggio sia danneggiato oppure che sia stato modificato dal mittente o da un destinatario.

Se il modulo è stato modificato da uno dei destinatari, chiedere a quest'ultimo di rinviare il messaggio al mittente, quindi esportare la risposta manualmente.

Se il modulo del messaggio originale è danneggiato o non valido, sarà necessario creare e inviare un nuovo messaggio.

Nella colonna Stato raccolta dati viene visualizzata la stringa seguente:

Impossibile trovare le informazioni necessarie per completare l'elaborazione nel database specificato.

Le informazioni necessarie per mappare la risposta al record da aggiornare non sono disponibili.

È necessario sincronizzare con Outlook le impostazioni del messaggio. In Access, nella scheda Dati esterni del gruppo Raccolta dati fare clic su Gestisci risposte. Nella finestra di dialogo Gestisci risposte selezionare il messaggio. In Dettagli messaggio verrà visualizzata una casella di avviso. Fare clic sull'avviso per sincronizzare le impostazioni e quindi chiudere la finestra di dialogo. Tornare ad Outlook e provare a esportare la risposta manualmente.

Nella colonna Stato raccolta dati viene visualizzata la stringa seguente:

Impossibile aggiungere o aggiornare i dati, poiché si otterrebbe un valore duplicato in un campo che accetta solo valori univoci.

Se la proprietà Indicizzato di un campo è impostata su Sì (Duplicati non ammessi), il campo non può contenere valori duplicati. Se il valore assegnato al campo del modulo esiste già nel campo corrispondente della tabella, l'operazione avrà esito negativo.

Chiedere al destinatario del messaggio di inviare un'altra risposta inserendo nel campo del modulo un valore diverso.

Nella colonna Stato raccolta dati viene visualizzata la stringa seguente:

Il valore immesso non è un elemento dell'elenco di valori.

Il modulo contiene un campo obbligatorio per la ricerca di valori, ma l'utente non ha specificato alcun valore per tale campo oppure la proprietà SoloInElenco è impostata su , ma il valore specificato dall'utente non è presente nell'elenco.

Chiedere al destinatario di inviare nuovamente la risposta dopo aver compilato tutti i campi oppure compilare e salvare il modulo personalmente ed esportarlo di nuovo.

Nella colonna Stato raccolta dati viene visualizzato un messaggio che segnala che il valore specificato in un campo del modulo non è valido.

Il destinatario ha immesso dati non validi in uno o più campi.

Chiedere al destinatario di inviare nuovamente la risposta dopo aver compilato tutti i campi oppure compilare e salvare il modulo personalmente ed esportarlo di nuovo.

Nella colonna Stato raccolta dati viene visualizzata la stringa seguente:

Il messaggio contiene un modulo che è necessario compilare. Dopo la compilazione, inviare il modulo al mittente del messaggio.

Il destinatario non ha compilato il modulo.

Chiedere al destinatario di inviare un altro messaggio di risposta dopo aver compilato il modulo.

Elaborazione manuale delle risposte e risoluzione degli errori

Per elaborare manualmente una risposta, è necessario avviare l'operazione di esportazione da Outlook.

È possibile esportare una sola risposta per volta. Evitare le risposte per le quali la colonna Stato raccolta dati è impostata su Operazione di raccolta dati tramite posta elettronica riuscita. Tale stato indice che la risposta è già stata elaborata correttamente. Le risposte con colonna Stato raccolta dati impostata su Messaggio non elaborato devono essere elaborate manualmente. Se questa colonna visualizza un messaggio di errore, l'elaborazione automatica della risposta corrispondente ha avuto esito negativo ed è necessario procedere alla risoluzione dei problemi prima di eseguire l'esportazione manuale. Per informazioni sulla risoluzione dei problemi, vedere la sezione precedente Verifica dell'elaborazione automatica delle risposte e risoluzione dei relativi problemi.

  1. In Outlook fare clic con il pulsante destro del mouse sulla risposta che si desidera elaborare manualmente.

  2. Scegliere Esporta dati in Microsoft Office Access.

  3. Nella finestra di dialogo Esporta dati in Microsoft Access esaminare i dettagli della risposta e quindi fare clic su OK per esportare.

    Se l'operazione di esportazione ha esito positivo, verrà visualizzato il messaggio Esportazione dei dati nel database completata correttamente. Se l'operazione ha esito negativo, verrà visualizzato il messaggio Impossibile esportare i dati a causa di errori seguito da una descrizione dei problemi che hanno causato l'errore. Nella tabella seguente sono elencati i problemi che possono causare l'esito negativo di un'operazione di esportazione.

Problema

Causa

Risoluzione

Facendo clic con il pulsante destro del mouse su una risposta non viene visualizzato il comando Esporta dati in Microsoft Access.

Il messaggio selezionato non è una risposta di Raccolta dati valida.

Eliminare i messaggi che non costituiscono risposte di Raccolta dati dalla cartella designata.

Una risposta non viene inserita nella cartella corretta.

Nella cartella designata vengono recapitate unicamente le risposte al messaggio originale.

Le risposte ai propri messaggi, a meno che non vengano generate utilizzando la copia del messaggio salvata nella cartella Posta inviata, e le risposte che fanno parte di un tema di discussione potrebbero non essere recapitate nella cartella designata.

È inoltre possibile che Access non sia installato oppure che il componente aggiuntivo necessario per elaborare le risposte non sia disponibile o sia danneggiato.

Se una risposta non viene elaborata, compilare il modulo incluso nel messaggio salvato nella cartella Posta inviata.

Se un utente ha compilato un modulo rispondendo a un messaggio di risposta, chiedere all'utente di rispondere al messaggio originale.

Se si ritiene che il componente aggiuntivo non sia disponibile o sia danneggiato, passare ad Outlook, scegliere Centro protezione dal menu Strumenti e quindi fare clic su Componenti aggiuntivi. Verificare che sia visualizzato il Componente aggiuntivo Raccolta dati e pubblicazione di Outlook per Microsoft Access. Se l'elemento non è disponibile, provare a reinstallare Access.

Messaggio:

Impossibile trovare database. Individuare il database ed esportare manualmente i dati.

Il database potrebbe essere stato spostato, rinominato o eliminato oppure potrebbe essere danneggiato.

Ripristinare il database nel percorso originale e quindi riprovare.

Messaggio:

Database già in uso.

Il database è aperto in modalità esclusiva, pertanto non è possibile apportare alcuna modifica finché non verrà rimosso il blocco esclusivo del database.

Chiedere all'utente che ha aperto il database in modalità esclusiva di chiuderlo e riaprirlo in modalità normale, quindi provare a esportare la risposta manualmente.

Messaggio:

Tabella, query o campo mancante.

È possibile che la tabella o la query di destinazione sia stata rimossa o rinominata oppure che la struttura sia stata modificata in modo tale da impedire l'aggiunta dei contenuti del modulo nelle tabelle.

Creare le tabelle e le query di destinazione mancanti oppure creare e inviare un nuovo messaggio di Raccolta dati.

Messaggio:

Modulo danneggiato o modificato.

È possibile che il modulo del messaggio sia danneggiato oppure che sia stato modificato dal mittente o da un destinatario.

Se il modulo è stato modificato dal destinatario, chiedere a quest'ultimo di rinviare il messaggio e quindi esportare la risposta manualmente.

Se il modulo del messaggio originale è danneggiato o non valido, sarà necessario creare e inviare un nuovo messaggio.

Messaggio:

Informazioni necessarie per completare l'elaborazione non disponibili.

Le informazioni necessarie per mappare la risposta al record da aggiornare non sono disponibili.

È necessario sincronizzare con Outlook le impostazioni del messaggio. In Access, nella scheda Dati esterni del gruppo Raccolta dati fare clic su Gestisci risposte. Nella finestra di dialogo Gestisci risposte selezionare il messaggio. In Dettagli messaggio verrà visualizzata una casella di avviso. Fare clic sull'avviso per sincronizzare le impostazioni e quindi chiudere la finestra di dialogo. Tornare ad Outlook ed esportare la risposta manualmente.

Messaggio:

Impossibile aggiungere o aggiornare i dati, poiché si otterrebbe un valore duplicato in un campo che accetta solo valori univoci.

Se la proprietà Indicizzato di un campo è impostata su Sì (Duplicati non ammessi), il campo non può contenere valori duplicati. Se il valore assegnato al campo del modulo esiste già nel campo corrispondente della tabella, l'operazione avrà esito negativo.

Chiedere al destinatario del messaggio di inviare un'altra risposta inserendo nel campo del modulo un valore diverso.

Messaggio:

Il valore immesso non è un elemento dell'elenco di valori.

Il modulo contiene un campo obbligatorio che cerca valori, ma l'utente non ha specificato alcun valore per tale campo oppure la proprietà SoloInElenco è impostata su , ma il valore specificato dall'utente non è presente nell'elenco.

Chiedere al destinatario di inviare nuovamente la risposta dopo aver compilato tutti i campi oppure compilare e salvare il modulo personalmente ed esportarlo di nuovo.

Messaggio:

Valore non valido in un campo del modulo.

Il destinatario ha immesso dati non validi in uno o più campi.

Chiedere al destinatario di inviare nuovamente la risposta dopo aver compilato tutti i campi oppure compilare e salvare il modulo personalmente ed esportarlo di nuovo.

Messaggio:

Il messaggio contiene un modulo che è necessario compilare. Dopo la compilazione, inviare il modulo al mittente del messaggio.

Il destinatario non ha compilato il modulo.

Chiedere al destinatario di inviare un altro messaggio di risposta dopo aver compilato il modulo.

Provare a esportare il messaggio di risposta finché nella colonna Categorie non viene visualizzato un quadratino verde.

Rinvio di un messaggio di posta elettronica di Raccolta dati

Se si desidera inviare il messaggio a utenti aggiuntivi o il messaggio originale non è stato recapitato ad alcuni utenti a causa di errori, provare a rinviare il messaggio, anziché inoltrarlo.

  1. Nel gruppo Raccogli e aggiorna dati tramite posta elettronica della scheda Dati esterni fare clic su Gestisci risposte. Icona del pulsante

    Verrà visualizzata la finestra di dialogo Gestisci messaggi raccolta dati.

    Finestra di dialogo Gestisci messaggi raccolta dati

  2. Nella finestra di dialogo Gestisci messaggi raccolta dati fare clic sul messaggio che si desidera rinviare.

  3. Fare clic su Rinvia messaggio di posta elettronica.

    Se il pulsante Rinvia messaggio di posta elettronica è disattivato

    Questo pulsante risulta inattivo (non disponibile) se le impostazioni del messaggio devono essere sincronizzate con Outlook.

    Fare clic sulla casella di avviso in Dettagli messaggio per sincronizzare le impostazioni. Se il processo ha avuto esito positivo, verrà visualizzato il messaggio Sincronizzazione completata correttamente. Se viene visualizzato un messaggio di errore, provare a chiudere e quindi riaprire la finestra di dialogo.

  4. In Access vengono eseguiti determinati controlli, ad esempio viene verificato che tabelle e query di destinazione siano ancora disponibili e che i relativi tipi di dati non siano stati modificati. Se i controlli hanno esito positivo, nella pagina della procedura guidata verrà richiesto di specificare come si desidera che vengano elaborate le risposte. In caso contrario, verrà visualizzato un messaggio che indica che il messaggio di posta elettronica deve essere ricreato.

  5. Continuare la procedura guidata così come quando è stato inizialmente inviato il messaggio. Le impostazioni possono essere diverse dalle precedenti.

    Per inviare il messaggio di posta elettronica a utenti diversi, eseguire una delle operazioni seguenti:

    • Specificare manualmente gli indirizzi di posta elettronica. Questa opzione è disponibile solo quando si raccolgono dati per l'aggiunta di nuovi record.

    • Scegliere un campo di indirizzi di posta elettronica diverso.

    • Utilizzare lo stesso campo di indirizzi di posta elettronica, ma nell'ultimo passaggio selezionare soltanto gli indirizzi desiderati.

      Per informazioni sui passaggi della procedura guidata, vedere la sezione Specificare come si desidera elaborare i dati più indietro in questo articolo.

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