Raccogliere commenti e suggerimenti su un documento utilizzando un flusso di lavoro

Se abitualmente si inviano documenti di Microsoft Office System 2007 a collaboratori o altre parti cointeressate al progetto per raccoglierne i commenti e suggerimenti, è molto probabile che la gestione del processo di raccolta dei commenti e suggerimenti richieda una notevole quantità di tempo. Ad esempio, dopo avere scritto un messaggio per richiedere commenti e suggerimenti contenente il documento come allegato o un collegamento al documento, si farà probabilmente seguito con almeno un messaggio di promemoria a tutti i revisori per esortarli a guardare il documento. Se dopo la scadenza fissata non si riceve alcun commento o suggerimento, non è escluso che si decida di recarsi personalmente dai revisori per assicurarsi che abbiano effettivamente esaminato il documento. Se poi, dopo alcuni mesi, il proprio manager dovesse chiedere se uno dei colleghi coinvolti abbia fornito o meno i commenti e suggerimenti richiesti, si tenterà freneticamente di cercare la risposta della persona interessata tra i vecchi messaggi nella casella di posta elettronica in arrivo. È uno scenario familiare?

Per dedicare meno tempo alla gestione del processo di revisione dei documenti e impiegarlo in modo più produttivo sui documenti, è possibile raccogliere i commenti e suggerimenti utilizzando un flusso di lavoro in un sito di Microsoft Office SharePoint Server 2007. I flussi di lavoro consentono di ottimizzare i costi e il tempo richiesti per coordinare i comuni processi aziendali, ad esempio la revisione dei documenti, mediante funzionalità di gestione e traccia delle attività umane legate a questi processi. Poiché dal flusso di lavoro vengono assegnate attività, inviati promemoria, registrata la partecipazione e creata una registrazione dell'intero processo, è possibile concentrarsi sull'esecuzione del proprio lavoro anziché sulla gestione della logistica del processo di revisione dei documenti.

Importante : L'avvio del flusso di lavoro Raccolta commenti e suggerimenti da Microsoft Office Word 2007, Microsoft Office Excel 2007 o Microsoft Office PowerPoint 2007 è possibile solo in Microsoft Office Professional Plus 2007, Microsoft Office Enterprise 2007 e Microsoft Office Ultimate 2007 e nelle versioni autonome di Office Word 2007, Office Excel 2007 e Office PowerPoint 2007.

In questo articolo

Revisione dei documenti più semplice con i flussi di lavoro

Prima di iniziare

Avviare un flusso di lavoro Raccolta commenti e suggerimenti per un documento

Completare un'attività in un flusso di lavoro Raccolta commenti e suggerimenti

Revisione dei documenti più semplice con i flussi di lavoro

Un sito di Office SharePoint Server 2007 include alcuni flussi di lavoro predefiniti per la gestione dei processi aziendali comuni. Uno di questi flussi di lavoro predefiniti, Raccolta commenti e suggerimenti, consente di distribuire un documento o un elemento a un gruppo di persone affinché fornisca commenti e suggerimenti. Per impostazione predefinita, il flusso di lavoro Raccolta commenti e suggerimenti è associato al tipo di contenuto per documenti in un sito di Office SharePoint Server 2007, pertanto è automaticamente disponibile nelle raccolte documenti.

Quando si utilizza un flusso di lavoro per gestire il processo di revisione dei documenti, tutte le attività vengono gestite dal server.

Avviare il flusso di lavoro    Quando si avvia il flusso di lavoro Raccolta commenti e suggerimenti per un documento di versione 2007 di Office, viene chiesto di completare un modulo di avvio del flusso di lavoro in cui saranno specificati i nomi delle persone che dovranno rivedere il documento. È possibile fornire istruzioni specifiche ai revisori e indicare la data entro la quale si desidera che i partecipanti al flusso di lavoro completino la revisione.

Completare un'attività del flusso di lavoro    Dopo l'avvio del flusso di lavoro, le attività di revisione vengono assegnate dal server a tutti i partecipanti. Se per il server sono attivati gli avvisi tramite posta elettronica, questi saranno inviati automaticamente a tutti i partecipanti con istruzioni per l'attività e un collegamento al documento da rivedere. I partecipanti possono fare clic su questo collegamento per rivedere il documento e, dopo avere completato la revisione, scegliere il pulsante Modifica attività nel messaggio di posta elettronica di Microsoft Office Outlook 2007 per inviare i commenti e suggerimenti, quindi contrassegnare l'attività come completata.

Visualizzare lo stato del flusso di lavoro    Durante l'esecuzione del flusso di lavoro, il proprietario del flusso di lavoro, in questo caso l'autore del documento, oppure i partecipanti al flusso di lavoro possono controllare la pagina Stato flusso di lavoro sul sito di Office SharePoint Server 2007 per verificare quali partecipanti abbiano completato la propria attività. Il proprietario del flusso di lavoro può inoltre aggiornare le attività in corso oppure aggiungere o aggiornare i revisori. Dopo che tutti i partecipanti al flusso di lavoro avranno completato le relative attività, il flusso di lavoro avrà termine e il proprietario verrà informato automaticamente che il flusso di lavoro è stato completato. A questo punto tutti i commenti e suggerimenti dei revisori saranno consolidati dal flusso di lavoro Raccolta commenti e suggerimenti e inviati al proprietario del flusso di lavoro in un messaggio di posta elettronica.

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Prima di iniziare

Per avviare un flusso di lavoro Raccolta commenti e suggerimenti, è sufficiente fare clic sul pulsante Microsoft Office, quindi su Flussi di lavoro e infine su Avvia. È possibile avviare un flusso di lavoro per un documento direttamente dal programma di versione 2007 di Office utilizzato per crearlo.

Prima di iniziare la procedura, verificare tuttavia quanto segue:

  • Si sta utilizzando una cartella di lavoro di Office Excel 2007, una presentazione di Office PowerPoint 2007 o un documento di Office Word 2007.

  • Il file è stato salvato in una raccolta documenti in un sito di Office SharePoint Server 2007. Per ulteriori informazioni sul salvataggio di un file in una raccolta di SharePoint, vedere l'articolo Salvare un file in una raccolta SharePoint o in un altro percorso Web.

Se nella procedura riportata di seguito alcuni pulsanti non fossero disponibili, considerare quanto segue:

  • Per avviare un flusso di lavoro Raccolta commenti e suggerimenti direttamente da un programma di versione 2007 di Office, è necessario disporre almeno dell'autorizzazione Modifica elementi per la raccolta in cui viene salvato il documento. Per l'avvio di alcuni flussi di lavoro è inoltre necessario disporre dell'autorizzazione Gestione elenchi. In altre parole sono necessarie le stesse autorizzazioni richieste quando si utilizza il browser. Verificare questo aspetto con il proprietario del sito.

  • Un proprietario del sito può rimuovere un flusso di lavoro da un elenco o una raccolta specifica. È necessario salvare il documento in una raccolta in cui sia disponibile il flusso di lavoro Raccolta commenti e suggerimenti. Verificare questo aspetto con il proprietario del sito.

  • Un amministratore della raccolta siti può disattivare un tipo di flusso di lavoro, ad esempio Raccolta commenti e suggerimenti, per tutti i siti nella raccolta siti.

  • L'avvio del flusso di lavoro Raccolta commenti e suggerimenti da Office Excel 2007, Office PowerPoint 2007 o Office Word 2007 è possibile solo in Office Professional Plus 2007, Office Enterprise 2007 e Office Ultimate 2007 e nelle versioni autonome di Office Excel 2007, Office PowerPoint 2007 e Office Word 2007.

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Avviare un flusso di lavoro Raccolta commenti e suggerimenti per un documento

Prima di avviare un flusso di lavoro Raccolta commenti e suggerimenti per un documento, è necessario salvare il documento in una raccolta di SharePoint in cui sia disponibile questo flusso di lavoro. Per ulteriori informazioni, vedere la precedente sezione Prima di iniziare.

Quando si avvia il flusso di lavoro, le opzioni disponibili possono variare in base alla modalità di personalizzazione di quel flusso di lavoro nel momento in cui è stato aggiunto all'elenco, alla raccolta o al tipo di contenuto dell'elemento. Ad esempio, il flusso di lavoro Raccolta commenti e suggerimenti può essere impostato come flusso di lavoro in sequenza o in parallelo. In un flusso di lavoro in sequenza le attività sono assegnate ai partecipanti una alla volta. In un flusso di lavoro in parallelo le attività sono assegnate a tutti i partecipanti contemporaneamente. Se un flusso di lavoro Raccolta commenti e suggerimenti è stato impostato come flusso di lavoro in parallelo, quando lo si avvia verranno visualizzate le opzioni relative a questo tipo di flusso di lavoro.

Nota : Se si desidera che i partecipanti al flusso di lavoro ricevano tramite posta elettronica avvisi e promemoria sulle rispettive attività dopo l'avvio del flusso di lavoro, verificare con l'amministratore del server che sul sito siano state attivate le funzionalità di posta elettronica.

Per avviare un flusso di lavoro per un file di Office Excel 2007, Office PowerPoint 2007 o Office Word 2007, effettuare le seguenti operazioni:

  1. Aprire il file per il quale si desidera avviare un flusso di lavoro Raccolta commenti e suggerimenti.

    Nota : Per avviare un flusso di lavoro, è possibile aprire il documento in modalità di sola lettura o di modifica.

    Aprire un documento sul server da un programma di Office

    1. Fare clic sul pulsante Microsoft Office Pulsante Microsoft Office , quindi scegliere Apri.

    2. In Cerca in fare clic su Risorse di rete o su Siti di SharePoint personali.

    3. Fare clic sul nome del sito di SharePoint in cui si trova il file, quindi scegliere Apri.

      Suggerimento : In alternativa è possibile fare doppio clic sul nome del sito per aprirlo. È inoltre possibile fare doppio clic su una raccolta o su un file per aprirlo.

      Nota : Se il server desiderato non è visualizzato in nessuna delle categorie, digitare l'URL del server nella casella Nome file, quindi scegliere Apri.

    4. Fare clic sul nome della raccolta contenente il file, ad esempio Documenti condivisi, quindi scegliere Apri.

    5. Fare clic sul nome del file che si desidera aprire, quindi scegliere Apri.

  2. Fare clic sul pulsante Microsoft Office Pulsante Microsoft Office , quindi su Flussi di lavoro.

    Comando Flussi di lavoro

    Nota : Se il documento non è ancora stato salvato nella raccolta di SharePoint in cui sono disponibili i flussi di lavoro, verrà chiesto di salvarlo in questa posizione.

  3. Nella finestra di dialogo Flussi di lavoro individuare il flusso di lavoro Raccolta commenti e suggerimenti, quindi fare clic su Avvia.

    Finestra di dialogo Flussi di lavoro

    Note : 

    1. Se il documento è estratto, verrà chiesto di archiviarlo, dopodiché sarà necessario provare di nuovo ad avviare il flusso di lavoro.

    2. Se nell'organizzazione è stata creata una versione personalizzata del flusso di lavoro Raccolta commenti e suggerimenti disponibile, è possibile che questo flusso di lavoro abbia un altro nome.

  4. Nella finestra di dialogo Raccolta commenti e suggerimenti fare clic su Revisori per selezionare i nomi delle persone o dei gruppi a cui si desidera assegnare le attività del flusso di lavoro.

    Nota : Se si tratta di un flusso di lavoro in sequenza in cui le attività vengono assegnate ai partecipanti una alla volta, digitare o selezionare i nomi dei partecipanti al flusso di lavoro nell'ordine in cui si desidera assegnare le attività. È possibile determinare se un flusso di lavoro è in sequenza o in parallelo osservando le informazioni sulla data di scadenza. Se a ogni individuo è assegnato un determinato intervallo di tempo per completare un'attività, si tratta di un flusso di lavoro in sequenza e le attività sono assegnate ai partecipanti uno alla volta. Se la data di scadenza entro la quale tutti i partecipanti devono completare le attività è una sola, si tratta di un flusso di lavoro in parallelo e tutti i partecipanti ricevono le attività del flusso di lavoro contemporaneamente.

  5. Se si includono gruppi come partecipanti del flusso di lavoro, selezionare la casella di controllo Assegna una sola attività a ogni gruppo immesso (non espandere i gruppi) se si desidera assegnare una sola attività al gruppo anziché singole attività a ogni membro del gruppo. Un singolo membro del gruppo potrà quindi richiedere l'attività.

  6. Per includere un messaggio o istruzioni per un'attività specifica, digitare le informazioni desiderate nella casella di testo in Digitare un messaggio da associare alla richiesta.

  7. Per specificare quando dovrà essere completata l'attività, in Scadenza effettuare una delle seguenti operazioni:

    1. Per un flusso di lavoro in sequenza digitare un numero, quindi selezionare Giorno/i o Settimana/e come incremento di tempo.

    2. Per un flusso di lavoro in parallelo, digitare o selezionare una data in Le attività scadono il.

  8. Se si desidera che altre persone ricevano notifiche, non assegnazioni di attività, quando viene avviato il flusso di lavoro, digitarne i nomi sulla riga Cc oppure fare clic su Cc per selezionare persone e gruppi.

  9. Fare clic su Avvia.

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Completare un'attività in un flusso di lavoro Raccolta commenti e suggerimenti

In genere si riceve la notifica dell'assegnazione di un'attività per la revisione di un documento tramite posta elettronica. È possibile completare l'attività direttamente da questo messaggio di posta elettronica in Office Outlook 2007.

  1. Nel messaggio di posta elettronica fare clic sul collegamento al documento visualizzato in Per completare l'attività.

    Nota : Se si aggiungono commenti o si apportano modifiche direttamente nel documento, assicurarsi di salvare le modifiche sul server.

  2. Per contrassegnare l'attività come completata, fare clic sul pulsante Modifica attività nella parte superiore del messaggio di posta elettronica relativo all'attività.

    Pulsante Modifica attività in un messaggio in Outlook

    Nota : Il pulsante Modifica attività è inoltre disponibile nella parte superiore della notifica relativa all'attività quando viene visualizzata nel riquadro di lettura.

  3. Nel modulo di completamento dell'attività Richiesti commenti e suggerimenti effettuare una delle seguenti operazioni:

    • Per fornire commenti e suggerimenti al proprietario del flusso di lavoro, digitarli nell'apposita casella di testo, quindi fare clic su Invia commenti e suggerimenti.

    • Per riassegnare l'attività di revisione a un'altra persona, fare clic su Riassegna attività, specificare a chi si desidera assegnare l'attività, quindi fare clic su Invia.

    • Per richiedere una modifica all'elemento, fare clic su Richiedi modifica, specificare a chi si desidera assegnare la richiesta di modifica, fornire informazioni sulla modifica richiesta, quindi fare clic su Invia.

      Nota : A seconda della modalità di personalizzazione del flusso di lavoro nel momento in cui è stato aggiunto all'elenco, alla raccolta o al tipo di contenuto dell'elemento, le opzioni per riassegnare l'attività o la richiesta di modifica potrebbero non essere disponibili.

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