Pubblicare un database su un sito di SharePoint

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Quando un database di Microsoft Office Access 2007 viene pubblicato su un sito di Windows SharePoint Services 3.0, potrà essere utilizzato da altri membri dell'organizzazione.

Contenuto dell'articolo

Panoramica

Pubblicare il database in un sito di SharePoint

Pubblicare un database in un sito di SharePoint

Panoramica

Quando un database viene pubblicato su un sito di SharePoint, è possibile condividere i dati con altri utenti del sito mentre si continua a utilizzare Access come front-end per le maschere, i report e le query del database.

Un database pubblicato può essere utilizzato in due modi diversi. I progettisti di database possono generare query, maschere e report che utilizzano i dati del sito di SharePoint. Gli utenti di database possono utilizzare Access per immettere, visualizzare e analizzare dati del sito di SharePoint.

È possibile pubblicare un database già creato oppure generarne uno nuovo da una o più tabelle collegate a elenchi o raccolte di SharePoint. Quando i dati di un elenco o di una raccolta di SharePoint vengono collegati a una tabella di Access, è possibile creare le visualizzazioni per tali elenchi o raccolte basate su maschere, query e report di Access. In questo modo è possibile generare un'applicazione di Access che tiene traccia dei dati sul sito di SharePoint.

Ad esempio, se il sito di SharePoint contiene gli elenchi di tenere traccia di problemi del servizio clienti e memorizzano informazioni relative ai dipendenti, è possibile creare un database in Access come front-end per tali elenchi. È possibile creare query di Access per analizzare i problemi e report di Access per formattare e pubblicare report scritti per una riunione di stato del team. Se gli utenti hanno accesso sul proprio computer, le query di Access e i report disponibili nel menu visualizzazione immagine del menu per l'elenco di SharePoint. Quando gli utenti di visualizzare l'elenco sul sito di SharePoint, possono individuare e aprire la query, report e altri oggetti di Access facendo clic sul menu Visualizza.

La prima volta che un database viene pubblicato su un sito di SharePoint, in Access viene reso disponibile un elenco di server Web che consente di passare facilmente alla posizione in cui si desidera pubblicare, ad esempio una raccolta documenti. Dopo la pubblicazione del database, la posizione viene memorizzata e non è pertanto necessario individuare di nuovo il server per pubblicare eventuali modifiche.

La pubblicazione di un database su un sito di SharePoint è disponibile solo per i file di database salvati in formato di Office Access 2007.

Utilizzo dei dati in un sito di SharePoint

Se si desidera creare un database basato su un elenco di SharePoint, è possibile iniziare dall'elenco di SharePoint. È possibile fare clic su Apri in Microsoft Access nel menu Azioni Immagine del menu per l'elenco di SharePoint e quindi scegliere il collegamento ai dati nel sito di SharePoint. È possibile creare maschere, report e query per i dati, nonché eventuali altri elenchi aggiunti al database.

Quando il database viene pubblicato in una raccolta sul sito di SharePoint, gli oggetti creati in Access possono essere utilizzati da altri utenti dal menu Visualizza relativo all'elenco SharePoint. Quando gli utenti aprono le visualizzazioni, gli oggetti di Access sono disponibili in sola lettura. Per aggiornare le visualizzazioni, è possibile aggiornare gli oggetti corrispondenti modificando il database pubblicato.

Agli utenti che utilizzano un database pubblicato viene richiesto di salvare una copia locale. Le modifiche vengono memorizzate in locale finché non vengono pubblicate. In questo modo le prestazioni risultano in genere più veloci ed è più facile recuperare i dati in caso di errori di rete. Quando vengono apportate modifiche ai dati o agli oggetti, è necessario ripubblicare il database per renderle disponibili ad altri utenti.

In Access sono disponibili diversi pulsanti che consentono di gestire facilmente i dati degli elenchi SharePoint, ad esempio per creare avvisi e modificare le colonne degli elenchi. Quando si utilizza Access per modificare le tabelle collegate agli elenchi SharePoint in un database pubblicato, i pulsanti sono disponibili nel gruppo Elenco SharePoint della scheda Foglio dati.

Un database pubblicato su un sito di SharePoint diventa disponibile per gli utenti con le autorizzazioni per l'utilizzo del sito. Se dispongono dell'autorizzazione per modificare gli elenchi nella posizione in cui è stato pubblicato il database, ad esempio una raccolta documenti, gli utenti possono aggiornare il database. Se dispongono dell'autorizzazione per collaborare agli elenchi sul sito di SharePoint, possono aggiungere dati al database. Se dispongono dell'autorizzazione per visualizzare gli elenchi, possono visualizzare i dati del database.

Ripubblicazione del database

Quando si pubblica un database su un sito di SharePoint e quindi si apportano modifiche ai dati, è necessario ripubblicare il database in modo da salvare le modifiche più recenti. Con la ripubblicazione, il database viene indicato come disponibile la volta successiva che si apre Access.

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Pubblicare il database su un sito di SharePoint

Quando si pubblica un database, è possibile iniziare con un database esistente o generarne uno utilizzando gli elenchi disponibili sul sito di SharePoint.

  1. Scegliere il Pulsante Microsoft Office Icona del pulsante Office , scegliere pubblica e quindi fare clic su Server Document Management.

  2. Digitare l'URL del sito di SharePoint in cui si desidera pubblicare il database.

    Se è stato utilizzato lo stesso percorso l'ultima volta che è stato aperto Access, il database verrà visualizzato nella finestra Pubblica su server Web.

    Nota : Questa opzione è disponibile solo se il database viene salvato in formato di Office Access 2007.

  3. Selezionare la raccolta, ad esempio una raccolta documenti, in cui si desidera pubblicare il database e quindi fare clic su Apri.

  4. Nella casella Nome digitare il nome del database.

  5. Fare clic su Pubblica.

Nota : Quando il database viene aperto dal sito di SharePoint, verrà richiesto di salvare una copia locale.

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Ripubblicare un database su un sito di SharePoint

Dopo aver apportato modifiche ai dati o alla struttura di un database, è necessario ripubblicarlo sul sito di SharePoint. Quando il database viene ripubblicato, in Access ne viene memorizzata la posizione e pertanto non è necessario cercarlo di nuovo.

Quando un database pubblicato in una raccolta di SharePoint viene aperto per la modifica, nella parte superiore del database verrà visualizzata una barra dei messaggi con il pulsante Pubblica su sito di SharePoint. Se la barra dei messaggi non è disponibile, ad esempio se è stata chiusa mentre si stava lavorando, è possibile utilizzare i comandi di pubblicazione accessibili tramite il pulsante Microsoft Office.

  1. Fare clic sul pulsante Pubblica su sito di SharePoint sulla barra dei messaggi.

    Nota : Se non è disponibile una barra dei messaggi con il pulsante pubblica al sito di SharePoint, scegliere il Pulsante Microsoft Office Icona del pulsante Office , scegliere pubblica e quindi fare clic su Server Document Management.

  2. Nella finestra di dialogo Pubblica su server Web confermare la raccolta visualizzata nella posizione in cui si desidera ripubblicare.

  3. Fare clic su Pubblica.

  4. Quando viene richiesto se sostituire la copia del database sul sito, fare clic su .

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Nota : Dichiarazione di non responsabilità per la traduzione automatica: Il presente articolo è stato tradotto tramite un software di traduzione automatica e non da una persona. Microsoft offre le traduzioni automatiche per consentire a coloro che non conoscono la lingua inglese di leggere gli articoli sui prodotti, sui servizi e sulle tecnologie Microsoft. Dal momento che l'articolo è stato tradotto automaticamente, potrebbe contenere errori di sintassi, di grammatica o di utilizzo dei vocaboli.

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