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Il rischio fa parte del paesaggio naturale di ogni progetto e rappresenta un certo livello di incertezza che deriva dal non sapere come si svolgeranno gli eventi futuri durante l'implementazione del progetto da parte del team. Per evitare che il progetto venga compromesso da un evento sfavorevole o anche da un'opportunità imprevista, è possibile sviluppare un piano di gestione dei rischi per il progetto e tenerne traccia in Project Web App tramite l'abbonamento a Project Online.
In questo argomento
Che cos'è la gestione dei rischi e com'è correlata alla gestione del progetto?
Un rischio è qualsiasi livello di incertezza che può avere un effetto avverso sul progetto. Normalmente, si pensa ai rischi in termini di eventi negativi che possono verificarsi, ad esempio un uragano che provoca il ritardo di un progetto di costruzione. Tuttavia, i rischi possono anche essere positivi e generare maggiori opportunità, ad esempio una campagna di marketing talmente riuscita che la risposta dei clienti genera un carico notevole sul sito Web della società.
Di conseguenza, la gestione dei rischi è il processo di identificazione e pianificazione dei rischi che possono influire sul progetto in termini di ambito, attività, programmazione, costi, risorse, qualità e così via. Ecco alcuni esempi:
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Il prodotto o il servizio in fase di sviluppo dipende da una nuova tecnologia non completamente testata.
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Subcontraenti e altre risorse possono non essere disponibili quando necessari.
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Le consegne da parte dei fornitori possono essere in ritardo.
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Un concorrente sconosciuto può introdurre per primo nel mercato la propria versione del prodotto o del servizio.
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La costruzione è programmata per l'inverno, quando condizioni di neve possono provocare ritardi.
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Requisiti del progetto imprecisi possono provocare variazioni in termini di ambito.
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La curva di apprendimento per gli strumenti software in uso nel progetto è molto ripida.
Procedure consigliate nella gestione dei rischi per i progetti
Questa sezione descrive dettagliatamente le tecniche che aiutano a definire il piano di gestione dei rischi per un progetto.
Identificare i rischi
Di seguito vengono descritti i modi in cui è possibile identificare insieme al team i rischi del progetto. Ricordare di considerare anche i rischi positivi, o opportunità, che possono emergere.
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Riunire il team di progetto allo scopo di identificare i rischi. Ricorrere a un moderatore e a un registratore in modo che chiunque possa esprimersi e che sia possibile acquisire tutti i rischi.
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Esaminare le fasi principali del piano di progetto con un'attenzione particolare ai rischi.
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Esaminare le lezioni apprese da progetti simili in passato, individuando gli aspetti negativi in tali progetti e determinando se possono verificarsi anche nel progetto corrente. Analizzare anche gli aspetti particolarmente riusciti, determinando se alcuni di questi imprevisti potrebbero costituire un rischio positivo per il progetto.
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Eseguire un'analisi SWOT (punti di forza, punti di debolezza, opportunità e minacce) del progetto. Questo è un altro metodo utile per determinare i rischi positivi e negativi.
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Considerare le categorie di rischio, inclusi i fattori tecnici, esterni, organizzativi e di gestione del progetto. Gli aspetti tecnici possono includere i requisiti del progetto e la complessità, nonché l'affidabilità della tecnologia usata nel progetto. I fattori esterni possono includere subcontraenti e fornitori, condizioni climatiche, esigenze del cliente, mercato e modifiche normative. I rischi organizzativi possono includere la dipendenza da altri progetti, più richieste delle stesse risorse per progetti diversi, la gara per i finanziamenti o il cambiamento delle priorità strategiche. I rischi di gestione del progetto possono includere accuratezza del lavoro e stime dei costi oppure i metodi per la raccolta di informazioni sullo stato e la verifica dei costi.
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Considerare il triangolo del progetto (ambito, tempi e denaro) insieme ad altri fattori determinanti per i rischi del progetto. Che cosa può influire su ambito e attività? Che cosa può succedere alle principali attività cardine e alla data di fine del progetto, al preventivo e alle spese del progetto, alla disponibilità e alle prestazioni delle risorse e infine alla qualità?
Assegnare punteggi ai rischi
Dopo aver acquisito tutti i rischi, è possibile assegnarvi un punteggio in termini di probabilità e impatto. Per ogni rischio, immettere un numero o una percentuale che rappresenti la probabilità del verificarsi del rischio.
Per ogni rischio immettere inoltre un numero che ne rappresenti l'importanza o l'impatto qualora si verifichi. Il fattore di calcolo può essere quello più utile per il progetto specifico, a condizione di applicarlo in modo coerente a tutti i rischi.
Moltiplicare i due numeri per ottenere il punteggio del rischio.
Classificare i rischi in ordine di priorità
Ordinare i rischi dal punteggio più alto a quello più basso per determinare i punti cui dedicare maggiore attenzione nel piano di gestione dei rischi. Ecco un esempio di elenco dei rischi che è possibile creare usando Project Web App. Notare che i rischi sono disposti in ordine dal punteggio di rischio più alto a quello più basso. Per altre informazioni, vedere Registrare e verificare i rischi in Project Online più avanti in questo argomento.
Esaminando l'elenco dei rischi classificati in ordine di priorità, è probabile che si osservino alcuni gruppi naturali:
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I rischi con i punteggi più alti richiedono una risposta pianificata.
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I rischi con punteggi moderati richiedono una decisione caso per caso riguardo all'opportunità di una risposta pianificata.
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I rischi con i punteggi minori non richiedono in genere una risposta pianificata, ma vale la pena esaminarli occasionalmente per tutta la durata del progetto per verificare se le condizioni sono cambiate, in modo da assegnarvi una priorità maggiore.
Sviluppare il piano di gestione dei rischi
Dopo aver assegnato un punteggio e una priorità a ogni rischio, è possibile iniziare a sviluppare il piano di gestione dei rischi per il progetto. Per ognuno dei rischi che dovrà essere gestito dal team, determinare le possibili risposte seguenti:
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Evitare il rischio. Se è preferibile evitare che il rischio riscontrato faccia parte del progetto, eliminarlo. Ad esempio, potrebbe essere più sensato sostituire un'attività o una risorsa che comporta un rischio inaccettabilmente elevato con un'alternativa appropriata.
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Trasferire il rischio alla responsabilità di qualcun altro, ad esempio un altro reparto o un fornitore. Altri esempi includono gli aspetti assicurativi o le garanzie. Il costo del trasferimento del rischio deve essere minore di quello in cui si incorrerebbe mantenendo la responsabilità del rischio.
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Creare un piano di emergenza per impedire il verificarsi del rischio o per attenuare o ridurre l'effetto del rischio qualora si verifichi. Questa è la parte del piano di gestione dei rischi che più probabilmente richiederà l'impegno maggiore, perché è necessario creare un piano alternativo con punti di attivazione che determinino quando attivare il piano di emergenza.
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Accettare il rischio. Per alcuni rischi ad alta priorità, è più conveniente accettarli anziché evitarli, trasferirli o attenuarli.
Notare che il piano per un singolo rischio può includere una o più di queste risposte. Ad esempio, si potrebbe fare il possibile per impedire il verificarsi del rischio, predisponendo tuttavia anche un piano per affrontarlo qualora si presenti.
Nel definire gli approcci da adottare, considerare i costi in termini di denaro, tempo e impegno. È consigliabile realizzare un giusto equilibrio tra l'avanzamento del progetto e la prevenzione, l'eliminazione o la pianificazione di rischi importanti.
Assegnare un responsabile dei rischi
Scegliere qualcun altro rispetto al project manager come responsabile della gestione dei rischi, che si occupi di prevedere i rischi per l'intera durata del progetto. Questa persona deve essere qualcuno capace di osservare il progetto con una sana dose di scetticismo riguardo alle incertezze.
Il responsabile dei rischi è anche la persona che tiene sotto controllo i punti di attivazione per i piani di emergenza, monitora i rischi con priorità minima e garantisce l'esecuzione del piano di gestione dei rischi.
Incoraggiare i membri del team a segnalare i rischi
Tutti i membri del team devono avere l'opportunità di segnalare i rischi previsti nel progetto. In Project Web App i membri del team possono immettere i rischi nelle attività e nei progetti a loro assegnati. Il canale di segnalazione dei rischi può essere anche anonimo, se si ritiene che possa generare risultati migliori.
Registrare e verificare i rischi in Project Online
In Project Web App, disponibile tramite l'abbonamento a Project Online, è possibile creare il database dei rischi per il progetto e monitorare e aggiornare continuamente il piano di gestione dei rischi. In questo sistema di verifica dei rischi, è possibile impostare la probabilità e l'importanza, assegnare la verifica a un membro del team e definirne una scadenza. I membri del team possono anche visualizzare e modificare i rischi in Project Web App.
Registrare un rischio
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In Controllo attività nella pagina Home di Project Online selezionare Progetti.
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Nella colonna Nome progetto nella pagina Centro progetti selezionare il nome del progetto per cui si vuole aggiungere o modificare un rischio.
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Nel riquadro sinistro fare clic su Rischi
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Nella pagina Rischi fare clic su nuovo elemento.
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Compilare il modulo visualizzato. I campi obbligatori sono Titolo, Probabilità e Impatto. Altri campi sono Proprietario, Assegnato a, Costi, Descrizione, Piano di attenuazione, Piano di emergenza e Condizione di attivazione. Completare tutti gli altri campi per cui si hanno informazioni. Sarà sempre possibile aggiungere altre informazioni in seguito.
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In fondo alla pagina selezionare il pulsante Salva.
Modificare le informazioni sui rischi
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In Controllo attività nella pagina Home di Project Online selezionare Progetti.
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Nella colonna Nome progetto nella pagina Centro progetti selezionare il nome del progetto per cui si vuole aggiungere o modificare un rischio.
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Nel riquadro sinistro fare clic su Rischi
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Nella pagina Rischi selezionare il nome del rischio che si vuole modificare.
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Sopra il modulo visualizzato selezionare Modifica elemento.
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Modificare o completare tutti i campi.
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Per allegare un file al record del rischio, nel gruppo Azioni della scheda Modifica selezionare Allega file. Selezionare Scegli file, passare al file e selezionarlo e quindi fare clic su Apri. Fare clic su OK.
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In fondo alla pagina selezionare il pulsante Salva.
Visualizzare l'elenco dei rischi in un progetto
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In Controllo attività nella pagina Home di Project Online selezionare Progetti.
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Nella colonna Nome progetto nella pagina Centro progetti selezionare il nome del progetto per cui si vuole aggiungere o modificare un rischio.
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Nel riquadro sinistro fare clic su Rischi
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Nella pagina Rischi esaminare i rischi immessi per il progetto corrente.
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Per disporre gli elementi in ordine crescente in base a un campo, ad esempio il campo Assegnato a, Stato o Esposizione (prodotto dei fattori Probabilità per Impatto), fare clic sull'intestazione di colonna. Per scegliere un ordine decrescente, fare clic sull'intestazione di colonna una seconda volta.
