Progetto per l'uso dei dati in SharePoint Server

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L'uso combinato di Office SharePoint Server 2007, Microsoft Office System 2007 e dati aziendali consente di creare la soluzione aziendale più adatta alle proprie esigenze.

Progetto per l'utilizzo dei dati in SharePoint Server

Contenuto dell'articolo

Creare una soluzione aziendale è come costruire una casa

Introduzione ai dati

Uso dei dati all'interno di Office SharePoint Server 2007

Uso dei dati delle applicazioni di Office System con Office SharePoint Server 2007

Informazioni generali su modelli e scenari

Creare una soluzione aziendale è come costruire una casa

Si supponga di voler costruire un'abitazione con rifiniture di qualità. Se si ha molto tempo e un budget elevato, si può optare per la soluzione A, ovvero acquistare un terreno non edificato e privo di servizi, rivolgersi a un architetto per il progetto e assumere un'impresa edile, che a sua volta si servirà di subappaltatori, per costruire l'abitazione da zero. Se invece il tempo e il budget a disposizione sono limitati, si può optare per la soluzione B, ovvero acquistare una casa modulare, scegliere una piantina e uno stile architettonico precostituiti e assumere un'impresa edile per costruirla rapidamente su un terreno già edificato e dotato di servizi.

Microsoft Office System e Office SharePoint Server 2007 offrono entrambe le opzioni per lo sviluppo di una soluzione aziendale di qualità. L'opzione A spesso richiede finanziamenti, codifica e sviluppo e di norma viene preferibilmente affidata ai professionisti IT. L'opzione B combina Microsoft Office System (l'architetto) e Office SharePoint Server 2007 (i moduli, il terreno edificato e i servizi),un Information Worker motivato (l'impresa edile), i modelli e lo scenario (gli stili architettonici e le piantine).

In questo articolo vengono fornite indicazioni utili per costruire una soluzione aziendale di qualità con la soluzione di tipo B. Viene presentato il quadro generale dell'uso dei dati in Office SharePoint Server 2007, con diversi collegamenti a informazioni aggiuntive che illustrano in dettaglio le molte caratteristiche citate e che possono essere utili per implementare una soluzione.

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Introduzione ai dati

I dati, e il modo in cui possono essere usati, rappresentano gli elementi di base di qualsiasi soluzione aziendale automatizzata basata su Microsoft Office System a livello aziendale, di reparto o di gruppo di lavoro.

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I tre tipi di dati

Le informazioni sono di importanza fondamentale per gestire in modo efficiente qualsiasi azienda e i dati ne rappresentano la linfa vitale. La maggior parte delle aziende investe moltissime risorse per raccogliere, archiviare, aggiornare, accedere, analizzare, creare report e gestire dati. Esistono tre formati di dati:

  • Dati strutturati    I dati di questo tipo possono essere organizzati in tabelle e facilmente aggiornati, ordinati, filtrati e sottoposti a query e generalmente vengono archiviati in database e file flat. I dati strutturati includono anche i metadati, spesso denominati "dati sui dati". I metadati conferiscono significato e impongono vincoli ai dati e comprendono intestazioni di colonna, formati e tipi di dati e regole di convalida. Ordini di acquisto, statistiche, inventari, preventivi e vendite sono alcuni esempi di dati strutturati.

  • Dati non strutturati    Questo tipo di dati è costituito da informazioni archiviate in documenti e presentazioni che non possono essere convertite automaticamente in dati strutturati. Promemoria, lettere, pubblicazioni, informative, proposte, specifiche, diapositive e curriculum vitae sono esempi di dati non strutturati.

  • Dati semistrutturati    I dati di questo tipo includono una combinazione di dati strutturati e un numero esiguo di dati non strutturati, ad esempio campi di tipo Memo e di commento, documenti allegati ed elementi grafici. Relazioni sullo stato, richieste di offerta formalizzate, valutazioni di prestazioni e cataloghi di prodotti sono esempi di dati non strutturati.

Microsoft Office System e Office SharePoint Server 2007 consentono di gestire tutti e tre i tre tipi di dati descritti, ma questo articolo è incentrato sui dati strutturati e semistrutturati.

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Creazione di connessioni ai dati

I dati strutturati e semistrutturati spesso provengono da un'origine dati esterna, ad esempio un file XML, una cartella di lavoro o un database. L'origine dati esterna è connessa all'applicazione mediante una connessione dati, ovvero un insieme di informazioni che descrivono come individuare, connettersi e accedere all'origine dati esterna.

Le informazioni di connessione possono anche essere archiviate in un file di connessione, ad esempio un file ODC (Office Data Connection). I file ODC, usati dalla maggior parte delle applicazioni di Office, usano tag HTML e XML personalizzati per archiviare le informazioni di connessione. Office InfoPath 2007 usa un analogo file di connessione dati universale (con estensione udc). I file di connessione sono particolarmente utili per la condivisione coerente delle connessioni in quanto semplificano l'individuazione delle connessioni, aumentando la sicurezza e agevolando l'amministrazione dell'origine dati. Il modo migliore per condividere i file di connessione consiste nell'inserirli in un percorso protetto e attendibile, ad esempio la raccolta connessioni dati di SharePoint, in cui un file può essere letto dalle applicazioni e dagli utenti appropriati ma può essere modificato solo da specifici utenti designati.

Connessione ai dati esterni

1. Sono disponibili diverse origini dati a cui è possibile connettersi: Microsoft SQL Server, Microsoft Office Access 2007, Office Excel 2007 e file di testo.

2. A ogni origine dati è associato un driver ODBC o un provider OLE DB.

3. Un file di connessione definisce tutte le informazioni necessarie per accedere a un'origine dati e recuperare dati.

4. Le informazioni di connessione vengono copiate da un file di connessione nell'applicazione in uso.

Microsoft Data Access Components (MDAC) 2.8, installato con Microsoft Windows, consente la connessione a un'ampia gamma di origini dati relazionali e non relazionali mediante driver ODBC (Open Database Connectivity) o provider OLE DB (Object Linking and Embedding Database). Quando si installa Microsoft Office System, nel computer vengono aggiunti altri driver ODBC e provider OLE DB. Si possono anche usare driver ODBC e provider OLE DB di altri produttori per ottenere informazioni da origini dati non Microsoft. Per informazioni sull'installazione di tali driver ODBC o provider OLE DB, consultare la documentazione relativa al database o contattare il fornitore del database.

Con Microsoft Office System è possibile creare connessioni in molte applicazioni di Office e usare la Connessione guidata dati per connettersi a nuove origini dati. Si può anche usare Office Excel 2007 per visualizzare in modo ottimale un file ODC o modificarne il contenuto.

Altre informazioni

Importare dati in Office Publisher, Visio o Word mediante la Connessione guidata dati

Panoramica della connessione (importazione) di dati

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Uso delle griglie dati per gestire i dati

Il modo più semplice per gestire i dati consiste nell'usare una griglia dati. Una griglia dati è una visualizzazione in formato tabella dei dati inclusi in righe e colonne che consente di ordinare, filtrare, sottoporre a query e modificare i dati. Le griglie dati consentono anche di ottenere il set di dati corretto per la propria soluzione aziendale da diverse origini dati. Per alcuni utenti, una griglia dati è sufficiente per gestire i dati in modo efficace. Per altri utenti, è preferibile usare metodi più semplici e immediati per gestire i dati, ad esempio moduli, report e dashboard.

Tabella dei dipendenti nella visualizzazione Foglio dati

Con Microsoft Office System e Office SharePoint Server 2007 è possibile creare e usare le griglie dati servendosi di Access Web Datasheet, dei fogli dati di Access e delle tabelle di Excel.

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Uso dei moduli per modificare i dati in modo efficace

moduli secondari multipli nidificati I dati strutturati e semistrutturati devono essere aggiornati e modificati di frequente. Per eseguire queste operazioni in modo rapido ed efficace, sono disponibili i moduli. Un modulo, stampato oppure online, è un documento o un componente di programma progettato con un formato e una struttura standard che semplifica le operazioni di raccolta, acquisizione, organizzazione e modifica dei dati. I moduli sono finestre che consentono di visualizzare i dati e di accedervi. I moduli online hanno caratteristiche molto simili a quelle dei moduli stampati e contengono istruzioni, formattazione, etichette e spazi vuoti per l'immissione di dati. I moduli online contengono anche controlli che visualizzano i dati o semplificano l'immissione o la modifica dei dati e l'esecuzione di un'azione o di una selezione, come caselle di riepilogo, pulsanti di opzione e pulsanti di comando. Un modulo dall'aspetto gradevole riduce la percentuale di errore nell'immissione dei dati e ne rende più piacevole ed efficace la gestione.

Grazie a Microsoft Office System e Office SharePoint Server 2007, è possibile creare e usare i moduli mediante le maschere di Access, i moduli di InfoPath, i moduli elenco di SharePoint, le visualizzazioni dati inserite come moduli e le web part Modulo.

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Uso dei report per presentare dati e prendere decisioni

i report offrono una panoramica dei dati I dati strutturati e semistrutturati vengono generalmente resi disponibili agli utenti sotto forma di report aziendali. Un report presenta i dati trasformati in informazioni formattate e organizzate in base a specifici requisiti aziendali. Previsioni di budget, riepiloghi vendite, elenchi telefonici, etichette postali e cataloghi di prodotti sono esempi di report. I report possono essere semplici riepiloghi costituiti da una sola pagina o una visualizzazione gerarchica di dati dettagliati. Un report può anche contenere sottoreport, può variare in base ai parametri forniti e può essere altamente interattivo per consentire agli utenti di ordinare, filtrare ed eseguire il drill-down o addirittura il drill-through dei dati.

I report costituiscono un valido aiuto per gli Information Worker che possono prendere decisioni aziendali ben fondate grazie alla possibilità di rispondere a domande, focalizzare l'attenzione su obiettivi, individuare alternative valide, preparare tattiche e strategie appropriate, stabilire conseguenze, pro e contro e valutare rischi e incognite.

È possibile classificare gli utenti dei report in base alla frequenza d'uso.

Frequenza d'uso

Esempio

Azioni del report

Uso frequente

Analisti dei dati e business analyst

Creare e personalizzare report, usare rapporti di tabella pivot OLAP (Online Analytical Processing), usare strumenti per la creazione di report, eseguire analisi statistiche e analisi dei dati servendosi di strumenti di data mining.

Uso moderato

Responsabili e altri Information Worker

Leggere report dettagliati, personalizzare i report e interagire con essi filtrando, ordinando e impostando parametri e creare report e query ad hoc.

Uso occasionale

Personale in prima linea

Leggere semplici report standard e accedere ai report mediante semplici visualizzazioni come i diagrammi di flusso.

Se si usa Microsoft Office System, Office SharePoint Server 2007 e SQL Server, è possibile creare e usare una vasta gamma di report con Access, Excel, SQL Server Reporting Services, InfoPath (mediante la funzionalità di unione dei moduli) e Office SharePoint Designer 2007 (mediante le visualizzazioni dati in sola lettura).

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Uso di dashboard e indicatori KPI per agire sui dati

La business intelligence è un insieme di processi aziendali molto diffuso nel settore progettato per raccogliere, gestire e usare i dati, per individuare schemi e significati, prendere decisioni, reagire e agire e quindi, in definitiva, per migliorare le prestazioni dell'organizzazione. Dashboard e indicatori KPI rappresentano il fulcro della business intelligence.

Uso dei dashboard

I dashboard (detti anche scorecard) costituiscono una tecnica fondamentale di business intelligence che combina creazione di report e analisi dei dati per visualizzare informazioni critiche a livello di organizzazione, reparto e gruppo.

Dashboard vendite

Esistono tre tipi di dashboard: dashboard operativi, usati per monitorare il lavoro giornaliero dei dipendenti, dashboard tattico, per l'analisi dei dati e il monitoraggio delle attività su base mensile e trimestrale, e dashboard strategici, per la gestione aziendale a lungo termine. I dati dei dashboard possono essere quantitativi, ad esempio l'ammontare degli ordini, la quota di mercato, i profitti, le richieste di supporto, i difetti di produzione o le visite alle pagine Web. Possono essere anche qualitativi, ad esempio i 10 migliori clienti, i problemi più importanti, le attività correnti in attesa di completamento e gli aggiornamenti di notizie critiche.

Uso di indicatori di prestazioni chiave (KPI)

Un elemento essenziale di un dashboard è un indicatore KPI, ovvero un segnale visivo (ad esempio frecce verso l'alto e verso il basso, segnali luminosi di interruzione e cerchi colorati) che indica lo stato di avanzamento verso il raggiungimento di un importante obiettivo aziendale. Un KPI è una misura quantificabile, ad esempio l'utile lordo mensile o il fatturato trimestrale dei dipendenti, usata per il monitoraggio delle prestazioni di un'organizzazione. Gli indicatori KPI risultano particolarmente utili a team, responsabili e attività aziendali per valutare rapidamente lo stato di avanzamento rispetto a obiettivi misurabili e per prendere decisioni sulla base di tre domande fondamentali: "Quali risultati ho raggiunto e quali devo ancora raggiungere?", "Quanto mi manca per raggiungere un obiettivo e che progressi ho fatto rispetto agli obiettivi già raggiunti?" e "Qual è il livello minimo raggiunto rispetto all'obiettivo prefissato?".

Indicatori di prestazioni delle vendite Ogni indicatore KPI riporta un obiettivo, uno stato e una tendenza. Un tipico indicatore KPI, ad esempio, è rappresentato dalle vendite mensili di reparto. La definizione di un obiettivo (o target) trimestrale per ogni reparto richiede un'attenta pianificazione. Un dashboard, o scorecard, visualizza lo stato settimanale di tale obiettivo e indica se è puntuale, in anticipo o in ritardo mediante colori o icone standard definite dalla società. Potrebbe anche essere presente un grafico con il riepilogo delle tendenze degli anni precedenti e talvolta le previsioni per l'anno successivo.

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Uso dei dati all'interno di Office SharePoint Server 2007

Office SharePoint Server 2007 favorisce la collaborazione con altri dipendenti semplificando la gestione e la condivisione di documenti, siti e aree di lavoro e supportando le comuni attività aziendali che usano i tre tipi di dati descritti precedentemente. Ecco alcuni esempi:

  • Gruppi di lavoro e reparti che devono collaborare su progetti, comunicare i propositi aziendali, misurare l'efficacia dei processi, organizzare team e attività, sviluppare e tenere traccia di pianificazioni e attività cardine, identificare i costi e produrre risultati finali.

  • Aziende che devono gestire grandi quantità di documenti, controllare processi, comunicare criteri e mantenere, etichettare e individuare record voluminosi.

Office SharePoint Server 2007 crea anche una solida infrastruttura per lo sviluppo di altre soluzioni aziendali che fanno uso di tutti e tre i tipi di dati. Per l'Information Worker, i componenti di Office SharePoint Server 2007 seguenti costituiscono gli elementi fondamentali per la creazione di una soluzione aziendale automatizzata basata su dati strutturati e semistrutturati con una quantità limitata di codice o senza codice. Questi componenti, che operano singolarmente o in combinazione, rappresentano i "moduli abitativi, i terreni edificati e i servizi" che consentono di creare rapidamente una soluzione aziendale.

Componenti dei dati strutturati in SharePoint

1. Con Microsoft Office System e Office SharePoint Server 2007, è possibile usare diversi tipi di dati esterni, inclusi i dati LOB (line-of-business), le origini dati di Office e i file flat.

2. In Office SharePoint Server 2007 sono disponibili molti componenti progettati per offrire modalità diverse di modifica dei dati esterni.

3. Questi dati esterni sono accessibili mediante un'applicazione desktop di Office o un browser, come Windows Internet Explorer.

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Elenchi di SharePoint

Un sito di SharePoint generalmente include molti elenchi predefiniti, tra cui Collegamenti, Annunci, Contatti, Gestione problemi, Sondaggi e Attività, che è possibile usare come elemento centrale di una soluzione aziendale. In molti casi, gli elenchi predefiniti sono in grado di offrire soluzioni rapide ed efficaci che non richiedono modifiche se non in minima parte. Ad esempio, è possibile usare Sondaggi, che include la diramazione condizionale e le interruzioni di pagina, per la valutazione della soddisfazione dei dipendenti e dei clienti, e Gestione problemi, che presenta le funzionalità di controllo delle versioni e archiviazione della cronologia delle versioni, per un'analisi più approfondita dei progetti del gruppo di lavoro e delle attività di lavoro comuni.

Elenco Attività di progetto

Gli elenchi sono completi e flessibili e presentano molte caratteristiche incorporate che consentono di archiviare, condividere e gestire dati strutturati e semistrutturati. È possibile:

  • Includere un numero elevato di tipi di dati, ad esempio date, immagini, formule e calcoli basati su altre colonne, campi di sola modifica (utili per accedere alle applicazioni e tenerne traccia) e campi di ricerca in cui è possibile selezionare un valore da un altro campo elenco.

  • Creare visualizzazioni elenco per organizzare, ordinare e filtrare i dati in modi diversi e specifici; modificare i metadati, ad esempio aggiungendo ed eliminando colonne o modificando le regole di convalida; usare gli elenchi in modo coerente nei siti di SharePoint mediante i tipi di contenuto, le colonne del sito e i modelli.

  • Creare elenchi personalizzati, visualizzare i dati in web part e pagine web part e importare, esportare e collegare dati di altre applicazioni, ad esempio Excel e Access.

  • Tenere traccia delle versioni e della cronologia dettagliata, richiedere l'approvazione per la modifica dei dati, utilizzare la sicurezza di cartelle e a livello di elemento, eseguire l'archiviazione e l'estrazione e ricevere automaticamente informazioni sulle modifiche mediante avvisi e feed RSS.

  • Organizzare in cartelle il contenuto disponibile in un unico elenco, per maggiore comodità e per ottenere prestazioni migliori e migliorare complessivamente le prestazioni utilizzando l'indicizzazione per creare elenchi di grandi dimensioni.

In Access Web Datasheet (precedentemente noto come visualizzazione Foglio dati) è disponibile una griglia dati per la visualizzazione e la modifica dei dati per molti tipi di elenchi. Access Web Datasheet può in alcuni casi risultare molto più comodo ed efficace rispetto alla visualizzazione elenco standard. Mostra il contenuto di un elenco o di una raccolta documenti in righe e colonne. È possibile aggiungere e modificare righe e colonne, applicare filtri e modificare l'ordine, visualizzare totali e valori calcolati e modificare i dati nelle celle della griglia in base alle proprie esigenze.

Esempio della visualizzazione Foglio dati

Nota : Access Web Datasheet richiede l'installazione di Office Access 2007 nel computer client e un browser che supporta i controlli ActiveX.

Il riquadro attività di Access Web Datasheet contiene anche diversi comandi aggiuntivi che agevolano l'interazione con Excel e Access.

Comando

Azione

Tieni traccia di questo elenco in Access

Crea una tabella collegata in Access che si collega anche alla visualizzazione Foglio dati e che può essere aggiornata (disponibile solo in Office Access 2007).

Esporta in Access

Esporta la visualizzazione in una tabella in un database.

Crea report in Access

Crea una tabella collegata in Access e genera un report.

Esegui query su elenco in Excel

Esporta i dati in Excel ed è possibile aggiornarli in Excel (il comportamento equivale a quello del comando Esporta in Excel disponibile nel menu Azioni nella visualizzazione elenco standard).

Stampa da Excel

Esporta i dati in Excel consentendo la stampa da Excel.

Crea grafico in Excel

Esporta i dati in Excel consentendo di creare grafici in Excel mediante la Creazione guidata Grafico.

Crea rapporto di tabella pivot di Excel

Esporta i dati in Excel consentendo di creare un rapporto di tabella Pivot in Excel.

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Raccolte di SharePoint

Una raccolta di SharePoint è una posizione in un sito di SharePoint in cui è possibile creare, raccogliere, aggiornare e gestire documenti con i membri del team e altri dipendenti. Ogni raccolta presenta un elenco di documenti e i metadati principali relativi a tali documenti che semplificano l'uso dei file e la collaborazione tra utenti. Ogni raccolta offre anche caratteristiche utili come l'archiviazione e l'estrazione di documenti, la creazione di sistemi di controllo e numerazione delle versioni principali e secondarie e l'uso di funzionalità avanzate relative a criteri, controllo e flusso di lavoro. In una raccolta è possibile creare e gestire documenti, immagini, presentazioni, moduli e altri tipi di file. È infine possibile usare la raccolta Documenti condivisi, personalizzare la raccolta in base alle proprie esigenze o creare altre raccolte personalizzate.

Raccolta documenti

Esistono tre tipi di raccolte, ovvero raccolte documenti, raccolte moduli e raccolte connessioni dati, in grado di gestire tutti i tipi di dati.

Raccolte documenti     È possibile usare le raccolte documenti per archiviare, gestire e accedere a un'ampia gamma di file, tra cui documenti di Office, fogli di calcolo report, moduli, database di Office Access 2007 e file di testo.

Raccolte moduli     È possibile archiviare e usare i moduli di Office InfoPath 2007 nelle raccolte moduli. Le raccolte moduli offrono una posizione centrale in cui gli utenti possono compilare e archiviare moduli basati sullo stesso modello. Si può ad esempio usare InfoPath per creare una soluzione di inventario di beni mobili che consente di archiviare il modello di modulo (con estensione xsn) e i file XML del modulo (con estensione xml) in una raccolta moduli di SharePoint.

Raccolte connessioni dati     Una raccolta connessioni dati è una speciale raccolta che è possibile definire come percorso attendibile e che semplifica l'archiviazione, la protezione, la condivisione e la gestione dei file ODC e UDC. Gli amministratori possono controllare l'accesso a tali connessioni concedendone l'uso solo agli utenti attendibili dotati dei privilegi necessari. È possibile impostare Excel Services in modo da consentire solo l'uso delle connessioni attendibili. Un amministratore potrebbe anche avere bisogno di spostare un database da un server di testing a un server di produzione oppure di aggiornare una query che accede ai dati. Usando un file ODC salvato in una raccolta connessioni dati, l'amministrazione di queste informazioni di connessione risulta notevolmente semplificata e l'utente può accedere più comodamente ai dati in quanto tutte le cartelle di lavoro usano lo stesso file di connessione e un'operazione di aggiornamento, sul computer client o server, recupera le modifiche più recenti apportate al file di connessione. È persino possibile configurare Office SharePoint Server 2007 e il computer client di un utente in modo che vengano rilevate automaticamente le modifiche al file di connessione e venga usata la versione più aggiornata di tale file. In breve, la raccolta connessioni dati semplifica notevolmente la manutenzione e la gestione delle connessioni dati.

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Web part e pagine web part

Una web part è un'unità modulare di informazioni che costituisce il blocco predefinito di base di una pagina web part. È possibile aggiungere web part ad aree web part di una pagina web part e quindi personalizzare le singole web part per creare una pagina univoca per gli utenti del sito. La pagina web part è un tipo speciale di pagina Web in cui è possibile usare le web part per consolidare i dati, ad esempio elenchi e grafici, e contenuto Web, come testo e immagini, in una visualizzazione dinamica delle informazioni basata su un'attività comune o un interesse speciale.

È possibile usare una pagina web part per presentare un'ampia varietà di informazioni strutturate e non strutturate in modo organizzato, utile e pratico. Le pagine web part contengono spesso diverse web part connesse, quindi è possibile visualizzare dinamicamente dati e contenuti per ottenere i risultati desiderati.

È ad esempio possibile creare una pagina web part chiamata Ordini clienti da usare per visualizzare informazioni cruciali. Si supponga di ricevere una chiamata da un cliente che ha una domanda da fare su un ordine, non ricorda il numero di ID dell'ordine ma ricorda la data in cui è stato effettuato. Tramite una pagina web part è possibile eseguire le operazioni seguenti.

Pagina web part Ordini clienti con diverse web part

1. Cercare un ordine in base al relativo numero ID o, in questo caso, alla data di esecuzione.

2. Visualizzare tutti gli ordini per data.

3. Selezionare l'ordine corretto, in base al nome del cliente, e cercare i relativi dettagli oltre ai dettagli del cliente.

4. Selezionare una voce dell'ordine, in questo caso la lampada, e visualizzare un'immagine del prodotto per verificare la domanda del cliente.

5. Analizzare le ultime notizie commerciali pertinenti all'ordine del cliente.

Le pagine web part consentono di:

  • Consolidare i dati da origini dati diverse e creare un report.

  • Analizzare e aggregare dati, ad esempio somme, totali o conteggi.

  • Riepilogare le informazioni KPI chiave da visualizzare all'inizio di ogni giornata.

  • Definire la priorità dei progetti o dei dati dei clienti ed evidenziarli in un dashboard per ottimizzare il processo decisionale.

  • Visualizzare una programmazione aggiornata del lavoro e informazioni sulle riunioni per pianificare rapidamente la giornata.

  • Ottenere accesso rapido a notizie aziendali, previsioni meteo locali e siti Web preferiti per un'esplorazione del Web mirata.

Ecco le web part principali che è possibile connettere e che visualizzano dati strutturati e semistrutturati.

Web part

Descrizione

Visualizzazione elenco

Visualizza i dati di elenco e i metadati della raccolta

Modulo

Visualizza i dati usando i controlli dei moduli HTM

Immagine

Visualizza immagini

Excel Web Access

Visualizza cartelle di lavoro di Excel

Visualizzatore di report

Visualizza report creati da SQL Server Report Services

Visualizzazione dati

Visualizza e modifica i dati provenienti da varie origini dati

KPI

Visualizza i simboli e i dati degli indicatori di prestazioni chiave (KPI) da un elenco di indicatori KPI

Dettagli KPI

Visualizza i dati KPI per un elemento e i simboli da un elenco di indicatori KPI

Elemento dati business

Visualizza dettagli relativi a un singolo elemento di dati business

Elenco dati business

Visualizza un riepilogo dei dati business in un elenco

Azioni per dati business

Connette le web part per configurare le azioni delle applicazioni aziendali

Elenco correlato ai dati business

Connette web part per visualizzare elementi di business correlati

Generatore elemento dati business

Crea un elemento dati business dai parametri di una stringa di query da usare nelle pagine dei profili dati business

Filtro

Filtra i dati delle web part in vari modi

Altre informazioni

Usare le web part filtro

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Catalogo dati business

Il Catalogo dati business è un componente che offre supporto predefinito per la visualizzazione dei dati da database LOB (line-of-business) quali SAP, Siebel e SQL Server Questi sistemi LOB in genere gestiscono informazioni e processi aziendali critici, ad esempio dati dei clienti, inventario, fatturazioni e cicli di vita dei prodotti. Spesso richiedono una formazione approfondita, sono difficili da usare e sono disponibili solo per pochi utenti specifici. Il Catalogo dati business mette i dati line-of-business a disposizione di un numero più elevato di persone che hanno necessità di accedere ai dati e di gestirli con modalità diverse e maggiore flessibilità. Ad esempio, un modulo di ordine di acquisto InfoPath potrebbe essere usato per visualizzare i dati dei clienti da un sistema, i dettagli di prodotto da un altro sistema e i dettagli finanziari da un terzo sistema.

Di seguito è riportato un riepilogo dei ruoli e delle attività per l'uso del Catalogo dati business.

Ruolo

Attività

Business analyst

Definisce caratteristiche e crea soluzioni predefinite

Autore di metadati

Crea e verifica i metadati

Amministratore

Importa la definizione dell'applicazione e configura l'accesso ai dati

Membro del sito

Incorpora i dati business in web part, pagine ed elenchi

Sviluppatore

Crea soluzioni di pagine web part personalizzate

Visitatore del sito

Fruisce dei dati business

Visualizzazione di dati business in una web part Elenco dati business

Dopo avere estratto i dati business dall'origine dati, è possibile usare quattro caratteristiche del Catalogo dati business:

  • Dati business negli elenchi    È possibile incorporare i dati business in una raccolta documenti o in un elenco di SharePoint esistente aggiungendo una colonna di dati business come tipo di campo. Tra gli scenari comuni sono inclusi: associazione tra documenti e record dei clienti, ad esempio offerte, contratti e presentazioni, integrazione dei dati con colonne personalizzate, ad esempio un'annotazione, e selezione dei dati da un elenco, ad esempio codici postali.

  • Azioni dei dati business    Le azioni dei dati business sono collegamenti che vengono visualizzati accanto agli oggetti business. Questo collegamenti consentono, ad esempio, di aprire pagine Web, visualizzare le interfacce utente delle applicazioni aziendali o aprire moduli InfoPath. Le azioni dei dati business vengono visualizzate come collegamenti anche nei risultati delle ricerche e negli elenchi di SharePoint. Grazie a questi collegamenti, è possibile aggiornare facilmente un elemento o visualizzare i dati correlati.

  • Web part dei dati business    Office SharePoint Server 2007 include diverse web part dei dati business in grado di visualizzare un'entità dal Catalogo dati business. Le web part dei dati business possono essere usate per personalizzare la visualizzazione dei dati business nel sito e possono essere connesse in modo che un'azione eseguita in una web part determini la modifica del contenuto di un'altra web part.

  • Dati business nei profili utente    Per ottimizzare le informazioni utente in Office SharePoint Server 2007, quando viene registrata un'applicazione nel Catalogo dati business vengono creati i profili dei dati business per impostazione predefinita.

Altre informazioni

Visualizzare i dati business in un sito di SharePoint

Catalogo dati business

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Elenchi di indicatori KPI

kpi vendite trimestrali Un elenco pronto all'uso semplifica notevolmente l'inserimento di indicatori KPI nelle soluzioni aziendali. Esistono quattro modi per usare un elenco di KPI, ognuno dei quali si riferisce a un'origine di valori KPI comune e a un sistema per incorporare tali valori in un sito di SharePoint.

  • Dati negli elenchi di SharePoint    Quando gli elenchi di SharePoint contengono elementi che è possibile contare, elementi che fanno parte di un flusso di lavoro o elementi che contengono date, è possibile usare un indicatore KPI per tenere traccia del tempo per cui attività e problemi sono rimasti aperti, del numero di problemi o attività aperti e della percentuale di completamento di un'attività. È anche possibile tenere traccia dei totali, ad esempio il tempo per cui un problema è rimasto aperto o il numero complessivo di vendite in un'area geografica.

  • Dati nelle cartelle di lavoro di Excel     È possibile impostare un indicatore KPI in una cartella di lavoro di Excel in una raccolta documenti e creare un collegamento a tale indicatore da Office SharePoint Server 2007. L'indicatore KPI viene aggiornato automaticamente quando i dati della cartella di lavoro vengono modificati. È anche possibile decidere di visualizzare la cartella di lavoro nella stessa pagina Web mediante la web part Office Excel Web Access.

  • Dati da Microsoft SQL Server 2005 Analysis Services    Office SharePoint Server 2007 può usare gli indicatori KPI di Analysis Services, un componente di Microsoft SQL Server 2005. Questi indicatori KPI vengono generalmente impostati da un amministratore di sistema o da un analista di database che registra la connessione dati con Office SharePoint Server 2007. Gli utenti dotati delle autorizzazioni appropriate potranno quindi accedere al database e collegarsi agli indicatori KPI di Analysis Services.

  • Informazioni immesse manualmente    Nei casi in cui non è configurata un'impostazione di sistema formale o in presenza di un progetto occasionale di cui tenere traccia, è possibile immettere i criteri manualmente. Questo elenco di KPI risulta utile per visualizzare informazioni trasmesse tramite posta elettronica o altri sistemi.

Flussi di lavoro

Diagramma di un flusso di lavoro Approvazione Molti processi essenziali di qualsiasi organizzazione dipendono in larga misura dalle persone. L'automazione delle interazioni tra le persone che partecipano a un processo può migliorarne l'efficacia. Questi processi sono detti anche flussi di lavoro risorse umane. In Office SharePoint Server 2007 è possibile usare i flussi di lavoro predefiniti, mentre in Office SharePoint Designer 2007 è possibile creare nuove soluzioni di flussi di lavoro basate su voci di elenco ed elementi di raccolta. In Office SharePoint Designer 2007, una Progettazione flussi di lavoro basata su regole semplifica la costruzione di flussi di lavoro con diramazione condizionale e più passaggi.

I flussi di lavoro inclusi in Office SharePoint Server 2007 offrono una stretta integrazione con le applicazioni della versione 2007 di Office. È possibile usare Office Outlook 2007 per comunicare agli utenti informazioni relative ad attività e stato. Office Access 2007 consente di modificare il flusso di lavoro associato a un elenco collegato e di creare report di flussi di lavoro per valutare con maggiore efficacia lo stato del progetto e i processi aziendali. È possibile usare i moduli personalizzati creati con Office InfoPath 2007 per interagire con gli utenti mediante altre applicazioni di Office, come Office Word 2007.

Altre informazioni

Progettare un modulo in risposta a uno stato del flusso di lavoro

Demo: Semplificare i processi aziendali con moduli e flussi di lavoro

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SQL Server Reporting Services

SQL Server Reporting Services è un servizio completo di gestione e distribuzione di report a livello aziendale che include la progettazione, la creazione, la distribuzione, la protezione e la visualizzazione di report in vari formati. Con SQL Server 2005 Service Pack 2 è possibile usare i servizi di creazione report in modalità di integrazione con SharePoint consentendo di:

  • Usare le raccolte di SharePoint per archiviare report, origini dati e modelli di report. Grazie all'archiviazione di report nelle raccolte documenti, in un report possono essere usare le caratteristiche standard di Office SharePoint Server 2007, come flusso di lavoro, controllo delle versioni e sicurezza. È anche possibile aggiungere report al Centro report.

  • Sincronizzare i report e tutte le risorse associate archiviate in Office SharePoint Server 2007 con gli stessi report archiviati ed eseguiti dal server di report.

  • Usare un'interfaccia utente coerente per la gestione e la visualizzazione dei report. Una comoda barra degli strumenti sulla web part Visualizzatore di report consente di visualizzare e modificare proprietà, gestire autorizzazioni e sottoscrizioni, apportare modifiche in Generatore report, configurare origini dati, parametri, snapshot e timeout, visualizzare le cronologie di report e versioni e pubblicare le versioni principali.

Un report di esempio

È possibile usare la web part Visualizzatore di report per visualizzare, esplorare, stampare ed esportare report in un server di report. La web part Visualizzatore di report è associata ai file di definizione di report (con estensione rdl) che vengono elaborati da un server di report. È possibile impostare le proprietà sulla web part per controllare l'aspetto della barra degli strumenti e delle aree di visualizzazione, nonché per collegare la web part a un report specifico. Il rendering dei report di una raccolta report viene eseguito mediante una web part Visualizzatore di report. È anche possibile modificare qualsiasi pagina web part per visualizzare i report usando la web part Visualizzatore di report, nonché eseguire la connessione alle web part filtro per limitare i dati visualizzati nei report.

L'integrazione di Reporting Services con SharePoint Server richiede l'installazione dei componenti seguenti: SQL Server 2005 Reporting Services, che ospita i report di Reporting Services e comunica con SharePoint Server mediante un'interfaccia Servizi Web, SQL Server 2005 Service Pack 2, che consente l'integrazione di SharePoint Server e Reporting Services sul server di report, e il componente aggiuntivo di Microsoft SQL Server 2005 Reporting Services per Microsoft SharePoint Technologies, che include la web part Visualizzatore di report e la nuova interfaccia utente di gestione dei report.

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Centro report

Un Centro report è un modello di sito che contiene una raccolta predefinita di raccolte report, raccolte connessioni dati, elenchi di SharePoint, web part, incluse web part filtro, e indicatori KPI che è possibile personalizzare e migliorare in base alle proprie esigenze. Il Centro report può essere considerato una posizione centralizzata comune, semplice e protetta e un ambiente di creazione di report in cui gli utenti possono cercare, individuare e ottenere report aggiornati, sia per query ad hoc che per snapshot periodici pianificati. Il Centro report consente di ridurre il ricorso agli allegati di posta elettronica per la distribuzione dei report e di ridurre la congestione della rete. Nel Centro report è possibile archiviare vari report, tra cui fogli di calcolo, snapshot di Access, report di SQL Report Services e file PDF.

Centro report delle vendite

Altre informazioni

Introduzione al Centro report

Uso di un sito Centro report

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Uso dei dati delle applicazioni di Office System con Office SharePoint Server 2007

Naturalmente, è possibile creare una soluzione aziendale che usa i tre tipi di dati semplicemente usando Office SharePoint Server 2007. La versione 2007 di Office, tuttavia, presenta molti punti di integrazione utili con Office SharePoint Server 2007 che semplificano le operazioni di gestione di dati strutturati e semistrutturati e che contribuiscono a realizzare una soluzione aziendale più efficace e ben progettata. Nelle mani di un valido Information Worker ("impresa edile"), le seguenti applicazioni della versione 2007 di Office agiscono come gli "architetti" di una soluzione aziendale ben progettata e soddisfacente.

Programma

Scopo

Tipo di dati

Excel (insieme alla tecnologia Excel Services)

Analizzare e visualizzare dati numerici e di altro tipo in un foglio di calcolo, creare grafici dall'aspetto professionale e gestire dati gerarchici mediante i rapporti di tabella pivot.

Strutturati

InfoPath

Raccogliere ed elaborare dati basati su XML.

Strutturati e semistrutturati

Access

Consolidare, immettere, archiviare, eseguire report e gestire dati di un database.

Strutturati e semistrutturati

SharePoint Designer

Personalizzare siti di SharePoint e pagine Web basate da dati e creare visualizzazioni dati.

Strutturati, semistrutturati e non strutturati

Word

Creare documenti professionali in modo veloce ed efficiente

Non strutturati

Visio

Visualizzare e comunicare informazioni, sistemi e processi complessi.

Non strutturati

Outlook

Comunicare tramite posta elettronica e gestire contatti, pianificazioni e attività.

Non strutturati

Publisher

Creare materiali di marketing e pubblicazioni dall'aspetto professionale.

Non strutturati

PowerPoint

Creare presentazioni dinamiche con animazione, grafica ed elementi multimediali.

Non strutturati

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Excel ed Excel Services

Excel ed Excel Services consentono di:

  • Eseguire calcoli e confronti statistici sui dati.

  • Creare e usare rapporti di tabella pivot per visualizzare dati gerarchici in un layout compatto e flessibile.

  • Evidenziare i dati servendosi di grafici dall'aspetto professionale, icone di formattazione condizionale, barre di dati e scale di colori.

  • Eseguire sofisticate operazioni di analisi di simulazione sui dati, ad esempio analisi statistiche, di dati tecnici e di regressione.

Excel fornisce i seguenti punti di integrazione con Office SharePoint Server 2007 incentrati sui dati.

Punti di integrazione incentrati sui dati di Excel

1. Eseguire un'importazione una tantum dei dati dei fogli di lavoro di Excel in un elenco di SharePoint o esportare i dati dei fogli di lavoro di Excel in un elenco di SharePoint per creare una connessione dati unidirezionali permanente.

2. Usare la connessione dati unidirezionale permanente per aggiornare i dati in un foglio di lavoro di Excel dall'elenco di SharePoint.

3. Pubblicare fogli di lavoro di Excel in Excel Services e visualizzare i dati e interagire con essi usando la web part Office Excel Web Access in una pagina web part.

4. Importare i dati in una cartella di lavoro di Excel da server OLAP, database SQL Server e Access e file flat.

Importare dati di Excel in un elenco di SharePoint

Se si vuole caricare i dati esistenti in un elenco SharePoint, è possibile importarli all'interno di questo elenco da un foglio di lavoro, un intervallo di celle, un intervallo denominato o una tabella di Excel attraverso il comando Importa nel menu Azioni di un elenco SharePoint.

Esportare i dati da un elenco SharePoint in una tabella di Excel

È possibile esportare i dati di un elenco SharePoint in una tabella di Excel, creando una connessione dati unidirezionale tra Excel e l'elenco SharePoint. Quando i dati vengono aggiornati dall'elenco SharePoint e quindi in Excel, i dati di Excel vengono sostituiti con i dati più recenti dell'elenco SharePoint, sovrascrivendo tutte le eventuali modifiche apportate. Poiché la connessione dati è unidirezionale, le modifiche apportate in Excel non vengono applicate nell'elenco sul sito di SharePoint.

Nota : Non è possibile sincronizzare i dati tra una cartella di lavoro di Office Excel 2007 e un elenco SharePoint. Questa funzionalità di Microsoft Excel 2003 è ancora disponibile quando si usa una cartella di lavoro di Excel 2003 o Visual Basic, Applications Edition (VBA). Attualmente, però, Office Access 2007 rappresenta il metodo privilegiato per sincronizzare i dati tra un'applicazione di Office e un elenco SharePoint con una connessione bidirezionale.

Esportare una tabella di Excel in un elenco SharePoint

L'esportazione dei dati di una tabella da Excel a un elenco SharePoint mediante la procedura guidata Esporta tabella in elenco SharePoint rappresenta un altro metodo per creare una connessione dati unidirezionale tra Excel e l'elenco SharePoint.

Se non è necessario che i dati della tabella del foglio di lavoro Excel vengano aggiornati con le modifiche apportate all'elenco SharePoint, è possibile esportarli anche senza una connessione all'elenco SharePoint.

Pubblicare in Excel Services

È possibile pubblicare una cartella di lavoro in Office SharePoint Server 2007 per consentire ad altri utenti di accedere ad alcuni o tutti i dati che contiene usando la web part Office Excel Web Access. Quando si pubblica una cartella di lavoro in Excel Services, viene pubblicata l'intera cartella di lavoro sul server, ma è possibile definirne le parti, ad esempio singoli fogli di lavoro, intervalli denominati o grafici, che Excel Services visualizzerà nella web part Office Excel Web Access. Limitando la visualizzazione solo a parti specifiche della cartella di lavoro e usando le autorizzazioni di Office SharePoint Server 2007 per proteggere la cartella di lavoro da accessi non autorizzati, la riservatezza dei dati della cartella di lavoro viene mantenuta e si consente al tempo stesso agli utenti autorizzati di aggiornare, ricalcolare e interagire con i dati visualizzabili. Se si impostano parametri per le celle denominate nella cartella di lavoro prima della pubblicazione, gli utenti possono anche modificare le celle e definire i valori.

I dati del foglio di lavoro visualizzato possono essere visualizzati e analizzati anche da altri utenti, che hanno la possibilità di interagire con essi attraverso alcune caratteristiche di Excel come l'ordinamento e il filtro dei dati o mediante le funzionalità di drill-down della tabella pivot. Se si impostano parametri per le celle denominate nella cartella di lavoro, gli utenti possono anche modificare le celle e definire i valori.

utilizzo di excel web access per condividere cartelle di lavoro di excel 1. La sezione superiore contiene il titolo e una barra degli strumenti con diversi menu, comandi e un elenco a discesa.

2. Nella finestra principale sono mostrati uno o più fogli di lavoro nella visualizzazione Foglio di lavoro, un elemento denominato, ad esempio un grafico o una tabella Excel nella visualizzazione Elemento denominato, e facoltativamente un'area della struttura.

3. Il riquadro attività Parametri include etichette dei parametri, caselle di testo per l'immissione dati e descrizioni comandi facoltative che forniscono altre informazioni su ogni parametro.

4. Nella sezione inferiore vengono visualizzati i messaggi di aggiornamento dati.

Nota : Non tutte le caratteristiche di Excel sono supportate da Excel Services.

Altre informazioni

Creare un elenco in base a un foglio di calcolo

Importare dati da un elenco SharePoint

Esportare una tabella di Excel in un elenco di SharePoint

Pianificare le connessioni a dati esterni per Excel Services

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InfoPath

InfoPath consente di:

  • Raccogliere regolarmente dati business, ad esempio note spese, schede orario, sondaggi e moduli di assicurazione.

  • Progettare moduli elettronici, dai più semplici ai più sofisticati, mediante controlli standard come caselle di testo e caselle di riepilogo e controlli flessibili come tabelle ripetute, gruppi di scelta, sezioni facoltative e visualizzazioni multiple.

  • Garantire la coerenza e la precisione dei dati.

  • Creare un report attraverso l'unione di più moduli in un modulo unico.

InfoPath fornisce i seguenti punti di integrazione con Office SharePoint Server 2007 incentrati sui dati.

Punti di integrazione incentrati sui dati di InfoPath

1. Pubblicare modelli di modulo da raccolte moduli come modelli e come tipi di contenuto.

2. Leggere e scrivere file XML di moduli archiviati in raccolte moduli.

3. Usando i file XML di moduli, leggere i dati da elenchi e fogli di lavoro Excel e leggere e scrivere dati da database SQL Server e Access.

4. Consentire la modifica dei dati della visualizzazione elenco in base alle proprietà del modulo.

5. Visualizzare moduli di InfoPath in un browser usando modelli di moduli compatibili con il browser.

Inviare dati a un sito di SharePoint e popolare i controlli di modulo con i dati di SharePoint

Per consentire agli utenti di inviare moduli basati sul modello di modulo in una raccolta documenti, è possibile aggiungere una connessione dati secondaria al modello di modulo che invia i dati. Dopo aver aggiunto la connessione dati per l'invio, è possibile configurare il modello di modulo per consentire agli utenti di inviare i dati del modulo alla raccolta documenti.

Pubblicare un modello di modulo in una raccolta moduli

È possibile pubblicare un modello di modulo in Office SharePoint Server 2007 e archiviare e usare i moduli di Office InfoPath 2007 in una raccolta moduli. Una raccolta moduli offre una posizione centrale in cui gli utenti possono compilare e archiviare moduli basati sullo stesso modello. Si può ad esempio usare InfoPath per creare una soluzione di inventario di beni mobili che consente di archiviare il modello di modulo (con estensione xsn) e i file XML del modulo (con estensione xml) in una raccolta moduli.

Creare e usare moduli abilitati per i browser

Quando si progetta un modello di modulo di Office InfoPath 2007, è possibile scegliere di crearne uno da aprire o compilare in un Web browser. Questo tipo di modello di modulo è definito modello di modulo compatibile con browser. Dopo aver completato la progettazione di un modello di modulo compatibile con browser, si usa la Pubblicazione guidata per pubblicarlo in un server che esegue InfoPath Forms Services.

Pubblicare un modello di modulo come un tipo di contenuto del sito

Quando si pubblica un modello di modulo come tipo di contenuto del sito, gli utenti possono assegnare più modelli di modulo a una singola raccolta documenti o assegnare il modello di modulo a più raccolte in una raccolta siti. Per raccolta siti si intende un insieme di siti Web su un server virtuale che condividono lo stesso proprietario e le stesse impostazioni di amministrazione. Ogni raccolta siti contiene un sito Web principale e può contenere uno o più siti secondari. In ogni server virtuale possono essere presenti più raccolte siti . L'uso di un tipo di contenuto del sito è la scelta ideale se si vuole riutilizzare gran parte delle informazioni o consentire la raccolta di dati provenienti da molti moduli in un'unica posizione.

Consentire agli utenti di modificare i campi tramite una visualizzazione elenco

È possibile consentire agli utenti di aggiungere o modificare i dati relativi a un campo mediante una visualizzazione elenco o la modifica delle proprietà di un modulo nella raccolta moduli. In questo modo gli utenti potranno usare un elenco SharePoint per aggiungere o aggiornare i dati di uno o più moduli senza aprire i moduli.

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Access

Access consente di:

  • Condividere i dati in un database relazionale.

  • Gestire gli aggiornamenti in modo efficiente con le funzionalità di risoluzione dei conflitti e di blocco dei record.

  • Usare molte tabelle.

  • Creare query complesse per unire le tabelle.

  • Creare maschere e report.

Access fornisce i seguenti punti di integrazione con Office SharePoint Server 2007 incentrati sui dati.

Punti di integrazione incentrati sui dati di Access

1. Eseguire un'importazione o esportazione una tantum di dati tra le visualizzazioni di Access e un elenco SharePoint.

2. Collegare i dati tra le tabelle di Access e un elenco SharePoint creando una connessione permanente bidirezionale (i dati aggiornati di un elenco sono visibili in una tabella di Access e i dati aggiornati di una tabella di Access sono visibili in un elenco).

3. Portare offline i dati dell'elenco, aggiornare in Access, riportare online, sincronizzare gli aggiornamenti e risolvere i conflitti.

4. Visualizzare e modificare i dati dell'elenco nelle visualizzazioni foglio dati, maschera e report di Access.

5. Pubblicare database di Access in Office SharePoint Server 2007.

Nuove caratteristiche di integrazione degli elenchi SharePoint in Office Access 2007

Le nuove caratteristiche di Office Access 2007 indicate di seguito consentono di integrare Office SharePoint Server 2007 in modo più facile e flessibile:

  • Mapping migliorato dei tipi di dati di SharePoint     Con il nuovo supporto per campi multivalore e allegati, Office Access 2007 ora supporta più tipi di dati nei siti di SharePoint, semplificando ulteriormente la progettazione e la creazione di applicazioni condivise.

  • Registrazione della cronologia dei campi Memo     I campi Memo sono utili per archiviare grandi quantità di informazioni. È possibile impostare una proprietà che consente a Office Access 2007 di mantenere una cronologia di tutte le modifiche di un campo Memo, da visualizzare in seguito. Questa caratteristica supporta anche il controllo delle versioni sui siti di SharePoint, in modo da poter usare anche Office Access 2007 per visualizzare le modifiche apportate all'elenco SharePoint.

  • Tabelle di ricerca     Quando si crea un collegamento a un elenco SharePoint, Office Access 2007 crea automaticamente tabelle collegate per tutti gli elenchi di ricerca, a meno che questi ultimi non siano già collegati al database. Se gli elenchi di ricerca contengono colonne che prevedono la ricerca in altri elenchi, anche questi elenchi vengono inclusi nell'operazione di collegamento in modo che l'elenco di ricerca di ogni tabella collegata abbia una tabella collegata corrispondente nel database. Access crea anche relazioni tra le tabelle collegate.

Importare ed esportare dati in un elenco SharePoint

Per inserire un elenco SharePoint in Office Access 2007 è possibile importarlo. Con l'importazione di un elenco SharePoint viene creata una copia dell'elenco in un database di Office Access 2007.

Quando si esportano dati, Office Access 2007 crea una copia della tabella o dell'oggetto database di query e archivia la copia come elenco. Ad esempio, è possibile condividere dati tra Office Access 2007 e un sito di SharePoint in modo continuativo, ma in realtà i dati sono memorizzati in Access. È necessario usare le query in un database di Office Access 2007 per generare rapporti di stato giornalieri o settimanali e quindi inserire i risultati in uno dei propri siti di SharePoint a intervalli regolari.

Collegarsi a un elenco SharePoint

L'operazione di collegamento consente di connettersi ai dati di un elenco senza importare le informazioni, in modo da creare una connessione bidirezionale per visualizzare e modificare i dati più recenti sia nell'elenco che nel database di Office Access 2007. Quando si crea un collegamento a un elenco SharePoint, Office Access 2007 crea una tabella collegata che riflette la struttura e il contenuto dell'elenco di origine. A differenza dell'importazione, viene creato un collegamento solo all'elenco, non a visualizzazioni specifiche dell'elenco. Se invece si vuole apportare modifiche strutturali, ad esempio rimuovere o modificare una colonna, è necessario aprire l'elenco nel sito di SharePoint. Non è neanche possibile aggiungere, eliminare o modificare i campi in una tabella collegata mentre si lavora in Office Access 2007.

Portare offline gli elenchi SharePoint collegati con Office Access 2007

Se si vuole portare una parte del lavoro a casa o in trasferta, è possibile portare offline i propri elenchi SharePoint collegati con un semplice clic del mouse usando Office Access 2007. Si può lavorare sui dati in Office Access 2007 e quindi sincronizzare le modifiche o riconnettersi al sito di SharePoint in un secondo momento. Si supponga ad esempio di avere bisogno di fornire un catalogo di componenti a un cliente mentre si è in viaggio Se gli elenchi SharePoint sono stati collegati a tabelle di Office Access 2007, è possibile portare offline i dati e successivamente riportarli online. Se si verifica un conflitto, ad esempio se un altro utente aggiorna lo stesso record sul server o in modalità offline, è possibile risolverlo durante la sincronizzazione.

Aprire maschere e report di Office Access 2007 da un elenco SharePoint

È possibile aprire gli elenchi in visualizzazioni complete di Office Access 2007 da un sito di SharePoint. Le maschere, i report e i fogli dati di Office Access 2007 possono apparire insieme ad altre visualizzazioni in un sito di SharePoint. Quando si sceglie una visualizzazione, Office Access 2007 avvia e apre la maschera, il report o il foglio dati richiesto, semplificando l'esecuzione di un report complesso in un sito di SharePoint senza dover prima avviare Office Access 2007 o selezionare l'oggetto appropriato

Nota : È necessario che Office Access 2007 sia installato nel computer dell'utente per creare, usare o modificare una visualizzazione di Office Access 2007 in un sito di SharePoint.

Pubblicare un database di Office Access 2007 in un sito di SharePoint

È possibile pubblicare (operazione definita anche spostamento o upsize) un database di Office Access 2007 in Office SharePoint Server 2007. Quando si pubblica un database da Office Access 2007 in un sito di SharePoint, all'interno di quest'ultimo vengono creati elenchi collegati come tabelle nel database. Quando un database viene spostato, Office Access 2007 crea una nuova applicazione front-end che include tutti e le maschere e i report precedenti e le nuove tabelle collegate appena esportate. La Migrazione guidata a sito di SharePoint consente di spostare contemporaneamente i dati da tutte le tabelle. Se necessario, il database di Office Access 2007 può quindi essere caricato nella raccolta documenti di SharePoint.

Ad esempio, è possibile usare il modello di gestione di Access che interagisce direttamente con il modello Gestione problemi in un sito di SharePoint per gestire i dati, i problemi e il flusso di lavoro dell'organizzazione. Quando si lavora su questi elenchi in un sito di SharePoint, è possibile aprire le query e i report di Office Access 2007 dal menu Visualizza per gli elenchi di SharePoint. Se si vuole visualizzare e stampare un report di problemi di Access per una riunione mensile, è possibile farlo direttamente dall'elenco SharePoint

Dopo aver creato gli elenchi SharePoint, è possibile lavorare su di essi nel sito di SharePoint o nelle tabelle collegate in Office Access 2007 e usare le caratteristiche di un sito di SharePoint per gestire i dati e aggiornare le modifiche. Un amministratore può gestire le autorizzazione per i dati e le versioni dei dati in modo da poter verificare l'autore delle modifiche o ripristinare i dati precedenti.

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SharePoint Designer

Office SharePoint Designer 2007 consente di:

  • Creare e personalizzare siti Web.

  • Progettare flussi di lavoro senza dover usare tecniche o linguaggi di codifica procedurale tradizionali.

  • Creare una visualizzazione personalizzata dei dati attivi attraverso la progettazione di una Visualizzazione dati.

  • Creare un modulo che scriva nelle origini dati inserendo una Visualizzazione dati come modulo.

Office SharePoint Designer 2007 fornisce i seguenti punti di integrazione con Office SharePoint Server 2007 incentrati sui dati.

punti di integrazione incentrati sui dati di sharepoint designer

1. Creare visualizzazioni dati mediante Office SharePoint Designer 2007.

2. Leggere, combinare e aggiornare dati da varie origini dati in una visualizzazione dati, ovvero una web part che è possibile creare solo in Office SharePoint Designer 2007.

3. Visualizzare e modificare i dati nelle visualizzazioni dati nelle pagine Web.

Visualizzazioni dati

Visualizzazione dati di esempio

Una visualizzazione dati è una visualizzazione attiva e personalizzabile di un'origine dato in formato XML (Extensible Markup Language) che mostra i dati mediante le trasformazioni XSLT (Extensible Stylesheet Language Transformations). Con una visualizzazione dati è possibile:

  • Visualizzare e modificare un'ampia gamma di origini dati, tra cui query di database, documenti XML ed elenchi e raccolte di SharePoint, nonché compilare dati da più origini per creare visualizzazioni e report flessibili e personalizzati.

  • Presentare visualizzazioni attive dei dati che è possibile filtrare, ordinare o raggruppare e generare visualizzazioni condizionali.

  • Creare pagine web part e connettere web part per creare soluzioni aziendali.

  • Creare moduli complessi personalizzati.

Altre informazioni

Introduzione alla creazione di applicazioni SharePoint

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Altre applicazioni di Office System

Sebbene le altre applicazioni di Office System non siano incentrate sui dati, esistono altri modi per incorporare dati strutturati e semistrutturati in un soluzione che usa queste altre applicazioni.

Diagrammi dati di Visio

È possibile visualizzare un diagramma di Visio in una pagina Web usando Microsoft Visio Viewer o salvando il diagramma come pagina Web. Un diagramma può facilitare la visualizzazione, l'organizzazione, la comprensione e la presentazione di dati archiviati in elenchi, cartelle di lavoro o database e in forme di Visio mediante un collegamento dati. È possibile ad esempio mostrare i dati delle vendite per un'area geografica diversa, in modo da confrontare facilmente i risultati delle vendite nelle diverse aree per l'anno in corso e l'anno precedente.

visualizzazione dello stato con contrassegni

stampa unione

diversi tipi di pubblicazioni che è possibile creare mediante la composizione catalogo È possibile usare Outlook, Publisher e Word per creare una soluzione di spedizione di massa usando la stampa unione per creare lettere personalizzate, buste, etichette e messaggi di posta elettronica destinati ai clienti. Ad esempio, è possibile archiviare un documento Word o Publisher in una raccolta SharePoint e usare l'elenco Contatti, tra le altre numerose origini dati possibili, come origine dati per l'operazione di stampa unione. È possibile anche usare un flusso di lavoro per servirsi della stampa unione nell'ambito di una campagna di marketing destinata a clienti specifici.

Riquadri informazioni documento in Word, PowerPoint ed Excel

L'esecuzione di semplici ricerche per parole chiave spesso non garantisce la precisione necessaria per soddisfare le richieste di record aziendali associati a determinati progetti, entità aziendali o account. Il riquadro informazioni documento è disponibile in queste applicazioni di versione 2007 di Office: Word, Excel e PowerPoint Il riquadro informazioni documento è un meccanismo di acquisizione dei metadati di facile configurazione che non richiede la scrittura di codice di programma. All'interno di questo riquadro vengono raccolti e recuperati metadati per fornire un contesto al documento e migliorare le capacità di ricerca in un sito di SharePoint.

riquadro informazioni documento Dato che il riquadro informazioni documento è un modulo XML, è completamente personalizzabile tramite InfoPath. Le funzionalità di connessione dati di InfoPath consentono persino di creare un riquadro informazioni documento per trasferire dati line-of-business nel modulo. Ad esempio, è possibile popolare i campi di dati dei clienti con i dati provenienti da un sistema CRM (Customer Records Management). Prima di chiudere il documento, l'utente può quindi aggiungere qualsiasi informazione importante sui documenti, ad esempio collegamenti ai documenti correlati. I metadati vengono quindi acquisiti in modo ancora più agevole e facilmente associati a un gruppo di clienti, prodotti e documenti correlati.

Altre informazioni

Introduzione alla progettazione di un riquadro informazioni documento tramite InfoPath

Progettare un riquadro informazioni documento tramite InfoPath

Visualizzare o modificare le proprietà per un documento di Office

Attività e contatti di Outlook 2007

Outlook presenta molti punti di integrazione con Office SharePoint Server 2007. È possibile inviare un messaggio di posta elettronica mediante un elenco Contatti di SharePoint, visualizzare calendari di SharePoint e Outlook 2007 affiancati, gestire feed RSS e avvisi di SharePoint, creare un'area di lavoro riunioni e usare un flusso di lavoro. È anche possibile portare offline le raccolte documenti, riportarle online in un secondo momento e sincronizzarle mediante Outlook 2007. Altri due punti di integrazione incentrati sui dati prevedono l'uso di dati strutturati.

È possibile lavorare sia con gli elenchi di attività standard che con gli elenchi di attività di progetto attraverso le attività seguenti: disconnessione e quindi riconnessione e sincronizzazione degli elenchi di attività, visualizzazione, aggiornamento e aggiunta di nuove attività al sito di SharePoint senza chiudere Outlook e creazione e assegnazione di attività a membri del team.

Elenco contatti È possibile anche archiviare, condividere e gestire contatti di SharePoint in modo più efficiente in Outlook. Dopo aver effettuato la connessione a Outlook 2007, i contatti di SharePoint presentano le stesse caratteristiche dei contatti personali di Outlook. È possibile visualizzare, modificare, stampare e persino telefonare a questi contatti mediante Microsoft Office Communicator, nonché inviare loro messaggi di posta elettronica e convocazioni di riunione, usare categorie a colori, archiviare più numeri di telefono e indirizzi di posta elettronica e includere foto dei contatti, biglietti da visita elettronici e informazioni su compleanni e anniversari. Si può anche usare una web part Contatti per visualizzare i contatti di Outlook in una pagina web part.

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Informazioni generali su modelli e scenari

Per realizzare una soluzione aziendale ottimale, Microsoft offre numerosi modelli predefiniti che consentono di creare con rapidità le soluzioni più comuni. Nelle sezioni seguenti sono presentati i modelli utili, ovvero documenti predefiniti o siti con funzionalità, stili e layout che soddisfano le esigenze più comuni, e gli scenari tipici, ovvero descrizioni di soluzioni aziendali che potrebbero essere in linea con le proprie esigenze. I modelli e gli scenari rappresentano "le piantine e gli stili architettonici precostituiti" che consentono di scegliere la struttura più adatta per la soluzione aziendale.

Questi modelli e scenari possono essere usati come punto di partenza per la personalizzazione e la creazione di soluzioni aziendali. Office SharePoint Designer 2007 consente di aggiungere o modificare visualizzazioni nei dati nel sito di SharePoint, di personalizzare la pagina master del sito di SharePoint per renderla conforme agli standard del sito e di integrare dati esterni dalle origini dati. L'integrazione o la personalizzazione della logica aziendale esistente consente di rendere più adeguati i processi e i flussi di lavoro dell'organizzazione. Usare il Catalogo dati business per integrare i dati line-of-business nella soluzione aziendale. Access, InfoPath ed Excel offrono numerosi punti di integrazione incentrati sui dati per migliorare ulteriormente i modelli e gli scenari nel modo che si preferisce. Le possibilità sono infinite.

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Modelli di sito di SharePoint

Microsoft offre modelli di sito che forniscono scenari personalizzati pronti all'uso, appositamente progettati per soddisfare le esigenze e i requisiti di processi aziendali specifici o gruppi di attività in organizzazioni di qualsiasi dimensione. Questi modelli di sito sono basati su Windows SharePoint Services 3.0 e sono compatibili con Office SharePoint Designer 2007 per rendere più semplice la personalizzazione.

Modelli finanziari e di gestione

Consiglio di amministrazione     Offre una posizione centralizzata per note, attività, problemi ed eventi del consiglio di amministrazione.

Report sulle prestazioni di business     Consente di verificare la soddisfazione del cliente attraverso sondaggi e discussioni online.

Sito di supporto alle procedure di conformità     Consente ai team e agli sponsor della direzione di gestire le procedure di implementazione della conformità specificando attività di controllo e gestione delle raccolte documenti.

Gestione delle fatture contestate     Consente ai reparti di contabilità fornitori di verificare le informazioni relative alle fatture dovute ai fornitori, incluso il valore del pagamento anticipato e i motivi del pagamento ritardato.

Rimborso e approvazione spese     Gestisce alcuni elementi del processo di approvazione delle spese, consentendo ai responsabili dell'approvazione di risparmiare tempo.

Richiesta d'offerta     Agevola la gestione del processo di creazione e rilascio delle richieste d'offerta, nonché la raccolta degli invii delle offerte e la notifica dell'accettazione.

Risorse umane

Gestione richiesta ferie e pianificazione permessi     Consente ai dipendenti di gestire le richieste dei giorni di ferie, incluso l'elenco dei giorni in cui non sono disponibili e delle persone che svolgeranno le loro mansioni durante l'assenza.

Sito delle attività del dipendente     Consente ai dipendenti di creare e iscriversi ad attività ed eventi sponsorizzati dalla società.

Vantaggi self-service per il dipendente     Consente ai dipendenti di individuare e richiedere i benefit offerti dal datore di lavoro.

Materiale didattico e pianificazione della formazione del dipendente     Consente di pianificare la formazione nonché di indicare ai dipendenti dove iscriversi e ricevere il materiale del corso.

Gestione richieste di lavoro e colloqui     Consente al team di selezione del personale di semplificare il processo di gestione delle richieste di lavoro e di candidatura alle opportunità di lavoro offerte.

IT e attività operative

Database dei bug     Consente ai team di sviluppo di raccogliere e tenere traccia delle informazioni sui bug riscontrati nel codice, inclusi i passaggi per la riproduzione, la categoria, i commenti, la priorità e la gravità.

Servizio clienti     Consente ai singoli utenti di seguire il processo di gestione delle richieste di assistenza, dall'identificazione del problema all'analisi delle cause fino alla risoluzione.

Help desk     Consente ai team di seguire il processo di gestione delle richieste di assistenza, inclusa l'identificazione della causa principale e lo stato della verifica.

Gestione inventario     Consente alle organizzazioni di verificare gli elementi associati all'inventario attraverso l'acquisizione dell'input manuale delle informazioni sull'inventario aggiornate e la notifica agli utenti quando ogni articolo raggiunge la quantità di riordino.

Area di lavoro team IT     Consente ai team di gestire lo sviluppo, la distribuzione e il supporto di progetti software attraverso l'aggiornamento di attività, problemi, attività cardine e bug del progetto.

Raccolta condivisa     Consente di gestire i beni fisici nella raccolta di un'organizzazione con la funzionalità di estrazione/archiviazione e la notifica automatizzata delle scadenze.

inventario e gestione beni     Consente ai team di gestire le richieste e la gestione dei beni fisici, ad esempio la posizione, la condizione, il produttore, il modello, il proprietario corrente e il valore stimato.

Prenotazioni sale e attrezzature      Consente ai team di gestire l'utilizzo di attrezzature e sale riunioni condivise.

Registrazione e gestione

Budget e controllo avanzamento di più progetti     Consente di controllare e definire il budget di più gruppi correlati di attività con la creazione del progetto, attività, grafici Gantt e strumenti di designazione dello stato comuni.

Gestione richieste di modifica     Consente agli utenti di gestire i rischi associati a una modifica della progettazione, inclusa la capacità di approvare o respingere la modifica in questione.

Database delle discussioni     Favorisce la collaborazione consentendo ai team di discutere online degli argomenti desiderati o attraverso le funzionalità RSS di Office Outlook 2007.

Raccolta documenti e revisioni     Consente ai team di gestire il ciclo di revisione dei documenti con una raccolta documenti di gestione delle versioni che include una discussione a tema per fornire un feedback.

Informazioni di base     Consente ai dipendenti di condividere la conoscenza all'interno della propria organizzazione.

Area di lavoro controllo avanzamento progetti     Consente ai team di piccole dimensioni di gestire le informazioni sul progetto, ad esempio i problemi, le attività e lo stato di avanzamento.

Sito attività del team     Consente ai team del progetto di archiviare documenti complementari in una posizione centrale, tenere traccia degli eventi del calendario e inviare le attività scaturite dalle riunioni del team.

Gestione schede dipendente     Consente di semplificare il processo di registrazione delle ore dedicate a più progetti attraverso le funzionalità di registrazione inizio/fine attività dei dipendenti e la segnalazione del lavoro in corso e delle ore del progetto lavorate fino a questo momento.

Vendite e marketing

Sito analisi competitivo     Consente di organizzare i risultati delle offerte dei concorrenti attraverso utili modelli di tecniche di analisi competitiva.

Gestione contatti     Consente ai team di gestire le informazioni sui contatti tra i membri del team, inclusa la sincronizzazione con Office Outlook 2007.

Verifica campagna di marketing integrata     Consente di verificare le prestazioni della campagna di marketing.

Pianificazione requisiti di prodotto e marketing     Consente di organizzare il processo di sviluppo di nuovi prodotti e di contenuti di marketing attraverso utili modelli di pianificazione e strumenti di collaborazione.

Pipeline lead vendite     Consente ai team di gestire la pipeline di vendita tenendo traccia di lead, opportunità, contatti e account.

Modelli specifici

Lega sportiva     Consente di gestire una squadra di baseball aziendale, inclusi i giocatori, il capitano, il calendario e le statistiche.

Gestione del corso     Consente agli istruttori di archiviare e organizzare il contenuto del corso, le voci del calendario e gli annunci.

Ricerca di titoli azionari     Offre una posizione centralizzata per il consolidamento della ricerca effettuata per valutare i titoli azionari.

Gestione dei casi per gli enti governativi     Consente di gestire attività, documenti e assegnazioni relative a casi di enti governativi.

Avvio e gestione di studi clinici     Consente di gestire i documenti, le attività, i problemi e le discussioni necessarie per eseguire uno studio clinico.

Gestione del processo di produzione     Consente ai team di progettisti della produzione di tenere traccia del processo di produzione lineare, nonché dei problemi che impediscono il completamento di un'attività di produzione.

Org. eventi     Consente ai team di organizzare gli eventi attraverso la registrazione in linea, le pianificazioni, le comunicazioni e il feedback.

Apertura nuovo punto vendita     Consente ai team di gestire il processo di apertura di un nuovo punto vendita, inclusi gli strumenti di gestione dei progetti e delle attività.

Altre informazioni

Introduzione alla creazione di applicazioni SharePoint

Modelli di applicazione per Windows SharePoint Services 3.0

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Flussi di lavoro di SharePoint

In Office SharePoint Server 2007 sono disponibili flussi di lavoro predefiniti che è possibile usare per automatizzare un processo aziendale destinato a situazioni di gruppi di lavoro comuni.

Flusso di lavoro Approvazione     Il flusso di lavoro Approvazione invia un documento o elemento salvato in un elenco o raccolta a un gruppo di persone per l'approvazione. Per impostazione predefinita, il flusso di lavoro Approvazione è associato al tipo di contenuto Documento e quindi è automaticamente disponibile nelle raccolte di documenti.

Flusso di lavoro Raccolta commenti e suggerimenti     Il flusso di lavoro Raccolta commenti e suggerimenti invia un documento o un elemento salvato in un elenco o in una raccolta a un gruppo di persone per raccoglierne i commenti e i suggerimenti. Per impostazione predefinita, il flusso di lavoro Raccolta commenti e suggerimenti è associato al tipo di contenuto Documento e quindi è automaticamente disponibile nelle raccolte di documenti.

Flusso di lavoro Raccolta firme     Il flusso di lavoro Raccolta firme invia un documento di Office salvato in un elenco o raccolta a un gruppo di persone per raccoglierne le firme digitali. Funziona solo con documenti di Office Word 2007 o Office Excel 2007 che contengono una o più righe della firma. Per impostazione predefinita, il flusso di lavoro Raccolta firme è associato al tipo di contenuto Documento e quindi è automaticamente disponibile nelle raccolte documenti per i documenti o le cartelle di lavoro contenenti righe della firma.

Flusso di lavoro Approvazione dell'eliminazione     Il flusso di lavoro Approvazione dell'eliminazione è progettato per supportare le esigenze di gestione dei record all'interno di un'organizzazione. Gestisce il processo di scadenza e conservazione dei documenti consentendo ai partecipanti di decidere se mantenere o eliminare i documenti o gli elementi scaduti.

Flusso di lavoro Gestione traduzioni     Il flusso di lavoro Gestione traduzioni crea e invia copie di un documento di origine in una raccolta Gestione traduzioni ai traduttori designati per la traduzione. È disponibile solo per le raccolte Gestione traduzioni.

Scenario di approvazione degli ordini di acquisto     Uno dei processi aziendali più comuni è il processo di approvazione degli ordini di acquisto che può combinare quattro flussi di lavoro predefiniti:

  • Esaminare lo stato del budget corrente (flusso di lavoro Raccolta commenti e suggerimenti)

  • Verificare l'inventario (flusso di lavoro Approvazione dell'eliminazione)

  • Ottenere l'approvazione del responsabile se è stato superato il limite di approvazione (flusso di lavoro Raccolta firme)

  • Approvare l'ordine di acquisto (flusso di lavoro Approvazione)

Scenario di invio di un messaggio di notifica    Il team usa la raccolta Documenti condivisi per collaborare sui documenti e usa la colonna Assegnato a per tenere traccia delle persone a cui sono assegnati i documenti. Per far sì che i membri del team non debbano controllare continuamente il sito del team per verificare nuove assegnazioni, è possibile creare un flusso di lavoro che invia automaticamente un messaggio di posta elettronica a tutti i membri del team quando ricevono un'assegnazione. Questa operazione può essere eseguita rapidamente attraverso la creazione di un flusso di lavoro a passaggio singolo.

Creare un'attività da un elemento di discussione    Il team usa l'elenco Discussione team per gestire i problemi di cui si deve occupare. Spesso, nel corso della discussione, emerge un problema o un elemento di lavoro che un membro del team deve seguire. Si vuole creare facilmente un elemento attività da un elemento di discussione del team. Si decide di creare un flusso di lavoro per far sì che il team possa semplicemente fare clic su un pulsante nell'elenco Discussione team per creare un'attività nell'elenco Attività. L'attività creata conterrà automaticamente informazioni tratte dall'elemento di discussione correlato e verrà assegnata automaticamente al creatore dell'elemento di discussione originale.

Inviare una nota spese per la revisione    Il team compila note mensili sotto forma di moduli progettati con Office InfoPath 2007. Tali moduli vengono compilati e archiviati in una raccolta moduli nel sito di SharePoint. Quando la nota spese supera un determinato importo, alla persona appropriata viene automaticamente inviata una notifica che indica di rivedere la nota. È possibile automatizzare velocemente questo processo attraverso un flusso di lavoro a passaggio singolo.

Altre informazioni

Usare un flusso di lavoro di approvazione

Usare un flusso di lavoro Raccolta commenti e suggerimenti

Usare un flusso di lavoro Raccolta firme

Usare un flusso di lavoro Approvazione dell'eliminazione

Usare un flusso di lavoro Gestione traduzioni

Esempio di flusso di lavoro: inviare un messaggio di notifica

Esempio di flusso di lavoro: creare un'attività da un elemento di discussione

Esempio di flusso di lavoro: inviare una nota spese per la revisione

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Modelli e scenari di Office System

Modelli di Office Online rappresenta il punto di partenza ideale per trovare modelli di Office in quanto contiene centinaia di modelli destinati a una vasta gamma di impieghi.

Anche se Excel 2007, Excel Services, Access 2007 e InfoPath 2007 possono essere usati in diversi modi per risolvere numerosi problemi, i modelli e gli scenari seguenti sono destinati alle soluzioni aziendali più comuni e possono essere adattati all'uso con SharePoint Server.

Scenari di Excel 2007

Contabilità     È possibile usare le potenti funzionalità di calcolo di Excel in molti rendiconti finanziari, ad esempio, un rendiconto del flusso di cassa, un conto profitti e perdite o un conto economico.

Definizione del budget     Con Excel è possibile creare qualsiasi tipo di budget, ad esempio il budget di un piano di marketing, di un evento o pensionistico per soddisfare esigenze di carattere personale o aziendale.

Fatturazione e vendite     Excel è utile anche per gestire dati di fatturazione e delle vendite e consente di creare con facilità i moduli desiderati, ad esempio fatture di vendita, bolle di accompagnamento o ordini d'acquisto.

Creazione di report     È possibile creare vari tipi di report in Excel che riflettono l'analisi dei dati o riepilogano i dati, ad esempio report che misurano le prestazioni del progetto, prevedono dati o presentano dati sulla varianza.

Pianificazione     Excel è un ottimo strumento per creare piani professionali o utili pianificazioni, ad esempio un piano delle lezioni settimanale, un piano di ricerca di marketing, un piano fiscale di fine anno o per pianificare il menu settimanale, feste o vacanze.

Scenari di Excel Services

Dashboard di business intelligence     Un comitato esecutivo ha accesso a diversi dashboard aziendali che fungono da tabellone di dati finanziari aggiornati per l'azienda. Per valutare costantemente le prestazioni dell'azienda, il dashboard principale riepiloga gli indicatori KPI, ad esempio gli obiettivi di vendita, gli obiettivi di profitto e i margini di profitto con cadenza mensile. Le notizie sul mercato vengono riepilogate in dashboard aggiuntivi per favorire l'analisi del rischio finanziario per i nuovi progetti e quelli correnti e per visualizzare grafici dei dati finanziari più importanti, in modo da consentire la valutazione di diversi portafogli di investimento.

Sistema informativo delle analisi di marketing     Un reparto marketing di un'azienda che vende attrezzature e abbigliamento sportivo gestisce una pagina di un portale di informazioni in cui sono riepilogati i dati demografici più importanti, come il sesso, l'età, l'area geografica, il livello di reddito e le attività preferite nel tempo libero. Molti dei dipendenti di questo reparto possono aprire le cartelle di lavoro di Excel del proprio computer ed eseguire analisi di simulazione su tutti i dati o stampare report ben formattati. Nel tempo, gli utenti possono anche aggiungere con facilità report da condividere.

Statistiche di giocatori di sport professionisti     Una società sportiva appartenente a un'importante federazione condivide le statistiche passate e presenti su tutte le prestazioni e le retribuzioni dei giocatori. Questi dati vengono usati per eseguire transazioni e negoziare i contratti salariali. Nuove analisi e nuovi report vengono creati, rivisti e condivisi dai proprietari, soprattutto durante la fase di pre-campionato.

Strumento per l'assunzione di decisioni di un punto di vendita     Una catena di vendita al dettaglio riepiloga i dati dei punti vendita più importanti con cadenza settimanale e li condivide con i fornitori, gli analisti finanziari e i responsabili di area. I report includono gli articoli correnti con un basso livello di scorta, i 20 articoli più venduti per categoria, importanti dati stagionali e il numero di transazioni per ogni negozio.

Sistema di report di gestione dei conti vendite     Un gruppo vendite accede a un gruppo di report di briefing quotidiani che acquisiscono dati chiave, ad esempio i venditori migliori, lo stato di avanzamento delle attività che consentono di raggiungere gli obiettivi di vendita mensili, programmi di vendita efficaci e canali di distribuzione che registrano prestazioni scadenti. Report aggiuntivi riepilogano le vendite in base alle variabili più importanti, come area, linea di prodotto e mese, contatti di vendita a settimana e il numero di vendite chiuse. Quando i singoli venditori visualizzano questi report, possono vedere automaticamente le rispettive cifre in quanto il sistema li identifica in base al nome utente.

Riepilogo giornaliero di un progetto tecnico     Un gruppo di ingegneri sviluppa una pagina web part in cui sono riepilogati i dati sulla programmazione del progetto più importanti come il numero di bug, lo stato delle specifiche, i diagrammi dello stato di avanzamento, le tendenze e le priorità e i collegamenti alle risorse e ai contatti più importanti. I dati provengono da diverse fonti esterne, come i database del progetto e gli elenchi di specifiche.

Modello di calcolo di analisi finanziare proprietarie     Un grande istituto finanziaria ha svolto delle ricerche e ha sviluppato un modello di determinazione dei prezzi che rappresenta una proprietà intellettuale privata. I risultati della formula devono essere condivisi con alcuni responsabili degli investimenti, ma la formula usata per calcolare il modello di determinazione dei prezzi deve essere protetta e mai rivelata pubblicamente. Il modello è estremamente complesso e il calcolo richiede molto tempo. Ogni notte, il report del modello viene calcolato e creato su un server veloce, quindi salvato in una posizione attendibile e visualizzato su una pagina web part, ma solo da coloro che dispongono delle autorizzazioni appropriate.

Modelli di Access 2007

Beni     Consente di creare un database dei beni per tenere traccia dei beni, inclusi i dettagli e i proprietari. È possibile inserire i beni in categorie e registrarne la condizione, la data di acquisizione, la posizione, il proprietario e altre informazioni.

Gestione dei contatti     È possibile gestire i contatti e gli indirizzi postali e quindi creare report in Access o unire i dati con Word per stampare lettere tipo, buste o etichette di indirizzi. Creare un database di contatti per gestire le informazioni sulle persona con cui collabora il team, ad esempio clienti e partner. È possibile tenere traccia delle informazioni su nomi e indirizzi, numeri di telefono, indirizzi e-mail e persino allegare una foto.

Gestione dell'inventario e dei beni     È possibile creare un inventario di oggetti nella propria abitazione o azienda e archiviare foto o altri documenti correlati insieme ai dati.

Controllo degli ordini     È possibile immettere informazioni su prodotti, clienti e ordini e quindi creare report in cui sono indicate le vendite per dipendente, area, periodo di tempo o altri valori.

Gestione di attività, problemi e progetti      È possibile gestire le attività per un gruppo di persone e immettere nuove attività mentre altri utenti stanno aggiornando le attività esistenti nello stesso database. Tenere traccia di un gruppo di elementi di lavoro che l'utente o il team deve completare. Creare un database dei problemi per gestire un insieme di problematiche. È possibile assegnare i problemi, definirne le priorità e seguirne gli sviluppi dall'inizio alla fine. Gestire attività e tenere sotto controllo il budget per uno o più progetti.

Progetti di marketing e pipeline di vendita     Creare un database di pipeline di vendita per tenere traccia dell'andamento delle vendite potenziali all'interno di un piccolo gruppo di professionisti addetti alle vendite. Tenere traccia dei dettagli di un progetto di marketing e pianificare e monitorare i risultati finali del progetto.

Pianificazione degli eventi     È possibile immettere informazioni sulle date, le sedi e i partecipanti agli eventi, quindi stampare i programmi e i riepiloghi degli eventi. Creare un database degli eventi quando si vuole gestire le riunioni imminenti, le scadenze e altri eventi importanti. Registrare il titolo, la sede, l'orario di inizio, l'orario di fine, la descrizione e allegare un'immagine.

Facoltà e studenti     Creare un database per tenere traccia di informazioni importanti sulla facoltà, ad esempio il numero di telefono e l'indirizzo, informazioni sui contatti di emergenza e dati sull'impiego. Creare un database degli studenti per tenere traccia delle informazioni relative agli studenti, inclusi i contatti di emergenza, informazioni di carattere medico e sui loro tutori.

Modelli e scenari di InfoPath 2007

Modello Inventario beni mobili     Consente di controllare i dettagli e la posizione dei beni aziendali, ad esempio le apparecchiature informatiche.

Modello Agenda riunione     Consente di organizzare e riepilogare una riunione aziendale. Usare questo modello di modulo per elencare l'ordine del giorno e per registrare le decisioni, le attività e i verbali delle riunioni.

Modello Rapporto di stato     Consente di tenere traccia dello stato di avanzamento e dei problemi relativi ai progetti e alle assegnazioni di un membro del team. È possibile combinare singoli rapporti di stato in un rapporto unico per consentire ai responsabili di crearne uno completo per il proprio team.

Modello Richiesta viaggio di lavoro     Consente di richiedere programmi di viaggio, ad esempio voli e sistemazioni alberghiere, per un viaggio d'affari.

Modello Nota spese    Consente di compilare un modulo di nota spese con una logica di regole aziendali di convalida dati incorporata completa, online o offline, che risulta particolarmente utile soprattutto per i dipendenti che viaggiano spesso.

Scenario di richieste di risarcimento assicurativo      Consente ai clienti, agli agenti di assicurazione e alle aziende correlate di usare moduli online per elaborare le richieste di risarcimento. Oltre che telefonicamente, i clienti possono presentare richieste di risarcimento compilando un modulo sul Web. Tramite un flusso di lavoro di approvazione integrato, un agente può vedere velocemente lo stato delle altre parti che lavorano sulla richiesta e verificare se il liquidatore ha completato il processo di approvazione

Scenario di applicazioni di autorizzazioni     Consente di compilare richieste di autorizzazione in un Web browser, in modo da rendere più semplice e comodo il processo di autorizzazione e far sì che gli imprenditori non debbano più recarsi presso un ufficio pubblico per richiedere un'autorizzazione.

Scenario di gestione dell'inventario     Consente di eseguire una ricerca in modo semplice ed efficiente in una rete completa di fornitori relativamente all'inventario e migliorare la precisione delle stime sull'inventario.

Scenario delle ricerche di mercato      Consente di agevolare le attività di ricerca di mercato usando un modello di modulo e di raccogliere il feedback dei clienti, garantendo un'organizzazione e formalizzazione coerente delle informazioni.

Altre informazioni

Dove è possibile trovare modelli di Office?

Guida ai modelli di Access 2007

Scenari per l'uso di InfoPath e InfoPath Forms Services

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