Progettare flussi di lavoro personalizzati con SharePoint Designer

Microsoft Office SharePoint Server 2007 comprende flussi di lavoro già pronti, idonei per alcuni dei più comuni processi aziendali, ad esempio la raccolta di commenti e suggerimenti su un documento o la distribuzione di un documento per l'approvazione.

È tuttavia possibile che un processo del team richieda più funzionalità di quelle offerte dai flussi di lavoro predefiniti, ad esempio un flusso di lavoro che si estenda oltre il processo di approvazione o relativo ai commenti e suggerimenti ed esegua ulteriori azioni, ad esempio la copia del documento in una raccolta diversa quando quest'ultimo è pronto per la pubblicazione.

Con Microsoft Office SharePoint Designer 2007 è possibile progettare flussi di lavoro personalizzati che aggiungano logica dell'applicazione senza codice ai siti di SharePoint. Mediante Progettazione flussi di lavoro è possibile creare regole che associno condizioni e azioni ad elementi di elenchi e raccolte SharePoint. Le modifiche a elementi o elenchi delle raccolte attivano azioni nel flusso di lavoro.

Nota : Questo articolo fa riferimento a un sito di esempio di SharePoint creato da Adventure Works, una società fittizia che produce biciclette nonché componenti e accessori per biciclette.

Il team della documentazione tecnica di Adventure Works ad esempio ha progettato un flusso di lavoro personalizzato. Il flusso di lavoro di approvazione incluso in Office SharePoint Server 2007 assegna un'attività con le opzioni Approva o Rifiuta. Ezio Alboni, responsabile del contenuto del team, tuttavia, desiderava maggiore flessibilità e più funzionalità per il completamento delle attività. Mediante Progettazione flussi di lavoro di Office SharePoint Designer 2007 ha progettato un flusso di lavoro personalizzato con le opzioni seguenti:

  • Approva e pubblica

  • Approva ma invia all'ufficio legale per revisione

  • Rifiuta e restituisci all'autore

Ognuna di queste opzioni attiva diverse azioni nel flusso di lavoro personalizzato.

Creare flussi di lavoro basati su regole

Con Office SharePoint Designer 2007 è possibile creare flussi di lavoro basati su regole. In Progettazione flussi di lavoro scegliere l'evento che attiva il flusso di lavoro, quindi specificare le azioni che il flusso di lavoro dovrà eseguire e, se si desidera, identificare le condizioni per l'esecuzione delle azioni. Un flusso di lavoro può inoltre includere molti passaggi per valutare ed elaborare più set di condizioni e azioni.

Dopo aver acquisito famigliarità con i blocchi predefiniti di base di un flusso di lavoro, sarà possibile progettare velocemente un flusso di lavoro personalizzato. I blocchi predefiniti di base sono i seguenti:

  • Eventi    Per evento si intende ciò che inizia o avvia un flusso di lavoro. Un flusso di lavoro personalizzato è sempre associato a un elenco o una raccolta. Quando si progetta il flusso di lavoro, è possibile scegliere a quale elenco collegarlo. Un evento in questo elenco avvia il flusso di lavoro. Un flusso di lavoro può essere avviato da tre eventi: (1) viene creato un elemento; (2) viene modificato un elemento oppure (3) un partecipante al flusso di lavoro fa clic su un pulsante di avvio in un modulo di avvio del flusso di lavoro.

  • Azioni    Un'azione è la prima unità di lavoro di base di un flusso di lavoro. Office SharePoint Designer 2007 comprende un set di azioni pronte e riutilizzabili che possono essere incorporate nel flusso di lavoro. Il flusso di lavoro può ad esempio creare, copiare, modificare o eliminare elementi di elenchi o file di una raccolta, archiviare o estrarre elementi, inviare un messaggio di posta elettronica e creare un'attività per un utente nell'elenco delle attività.

  • Condizioni    Quando si progetta un flusso di lavoro, si crea una regola che stabilisce una condizione e il flusso di lavoro esegue l'azione associata solo se si verifica tale condizione. Office SharePoint Designer 2007 comprende diverse condizioni pronti e riutilizzabili che possono essere incorporate nel flusso di lavoro. È possibile ad esempio specificare che il flusso di lavoro eseguirà le azioni associate solo se viene creato o modificato un elemento in un intervallo di tempo specifico o da un utente specifico.

  • Passaggi    Un flusso di lavoro è costituito da uno o più passaggi, ognuno dei quali può contenere un numero qualunque di azioni e condizioni associate. I passaggi consentono di raggruppare condizioni e azioni affinché un set di regole (condizioni e azioni) possa essere valutato ed eseguito prima di un secondo set.

Per rendere il flusso di lavoro più dinamico e flessibile, è possibile aggiungere al flusso di lavoro un modulo di avvio o un modulo attività personalizzato. È possibile utilizzare un modulo per raccogliere informazioni dai partecipanti al flusso di lavoro in momenti predefiniti del flusso di lavoro e per consentire ai partecipanti di interagire con le attività di tale flusso di lavoro. I moduli vengono progettati mediante le procedure guidate e, al termine della progettazione del flusso di lavoro, vengono generati automaticamente in Office SharePoint Designer 2007.

Il flusso di lavoro personalizzato per il team della documentazione tecnica richiede ad esempio tre opzioni di approvazione diverse. Ogni opzione attiva azioni diverse del flusso di lavoro. Per la progettazione del flusso di lavoro Ezio utilizza la Creazione guidata attività personalizzata per creare il modulo attività personalizzato, come illustrato di seguito.

Finestra di dialogo Aggiungi campo nella procedura guidata

Al termine della progettazione del flusso di lavoro, in Office SharePoint Designer 2007 verrà generato il modulo attività personalizzato e quando gli utenti del team di Ezio approveranno i documenti, visualizzeranno nel browser il modulo seguente che contiene le opzioni specificate da Ezio nella Creazione guidata attività personalizzata.

Modulo attività personalizzato

Automatizzare i processi aziendali

Se si crea un'applicazione Web per l'automazione di un processo aziendale, Progettazione flussi di lavoro di Office SharePoint Designer 2007 offre nuove possibilità. È possibile ad esempio integrare regole business e logica del flusso di lavoro nelle applicazioni Web senza scrivere codice server.

Il team della documentazione tecnica desidera ad esempio utilizzare un flusso di lavoro che automatizzi una parte maggiore del processo rispetto all'approvazione dei documenti. Con Progettazione flussi di lavoro Ezio progetta un flusso di lavoro che i membri del team possono avviare manualmente quando il documento è pronto per l'approvazione. Il flusso di lavoro crea un'attività di revisione del documento e il revisore sceglie una delle tre opzioni descritte in precedenza.

Ezio progetta il flusso di lavoro affinché vengano eseguite azioni diverse in base alla risposta che il revisore invia nel modulo attività personalizzato:

  • Se il revisore sceglie Approva e pubblica, il flusso di lavoro copierà il documento in una raccolta documenti diversa denominata Pronti per la pubblicazione e invierà un messaggio al team della documentazione.

  • Se il revisore sceglie Approva ma invia all'ufficio legale per revisione, il flusso di lavoro copierà il documento in una raccolta diversa denominata Richiede revisione legale e invierà un messaggio all'ufficio legale.

  • Se il revisore sceglie Rifiuta e restituisci all'autore, il flusso di lavoro invierà un messaggio all'autore con i commenti del revisore e aggiornerà l'elemento nella raccolta Documenti per visualizzare i commenti più recenti.

In Progettazione flussi di lavoro il passaggio che contiene questa logica condizionale è simile a quello riportato nella figura seguente.

Logica condizionale in Progettazione flussi di lavoro

Questo è solo uno dei passaggi del flusso di lavoro. In futuro Ezio può modificare ed estendere questo flusso di lavoro aggiungendo passaggi. Può anche progettare nuovi flussi di lavoro personalizzati collegati alle raccolte Pronti per la pubblicazione e Richiede revisione legale che vengano avviati ogni volta che il flusso di lavoro per la revisione di documenti creerà un elemento in queste raccolte. Progettazione flussi di lavoro rappresenta un metodo efficace per automatizzare i processi aziendali e aggiungere logica condizionale alle applicazioni Web in modo rapido.

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