Procedure ottimali per organizzatori e relatori

Per un corretto svolgimento di una riunione online, seguire i suggerimenti forniti in questo argomento.

Per saperne di più

Pianificare la riunione

Prepararsi per la riunione

Coordinare la riunione

Pianificare la riunione

Quando si pianifica una riunione, è utile tenere presenti i seguenti suggerimenti:

  • Verificare le opzioni della riunione prima di inviare l'invito, in particolar modo se si intende:

    • Fornire una presentazione a un gruppo di oltre 40 persone.

    • Invitare persone che non dispongono di un account nella rete.

    • Discutere argomenti riservati.

    • Impedire ad altri utenti la visualizzazione o la modifica degli stampati prima della riunione.

      Per informazioni dettagliate, vedere Impostare le opzioni per riunioni online e conferenze telefoniche.

  • Se si invitano persone all'interno dell'organizzazione che non dispongono di Microsoft Lync Online o se si invitano persone esterne all'organizzazione, verificare le funzionalità supportate e i requisiti di installazione dei client di riunione Lync Online alternativi. Per informazioni dettagliate, vedere Partecipare da un computer in cui non è installato Lync 2010.

IMPORTANTE   L'esperienza di partecipazione a riunioni Lync consente una collaborazione produttiva tra le persone da luoghi diversi. L'interattività nelle riunioni online diventa più complessa man mano che aumenta l'elenco degli invitati. Per le riunioni online con 1000 o più partecipanti, Microsoft ha collaborato con un gruppo di partner provider di servizi specializzati in questo tipo di riunioni. Per i dettagli, tra cui informazioni di contatto per ciascun partner, visitare il sito Web Microsoft Pinpoint e cercare "servizi eventi".

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Prepararsi per la riunione

Mentre si pianifica la riunione è utile tenere presenti i seguenti suggerimenti.

  • Se qualcuno terrà una presentazione formale, fare in modo da includere un secondo relatore per gestire le domande durante lo svolgimento della riunione.

  • Considerare la possibilità di usare diversi formati per presentare il proprio materiale. Un mix di presentazioni di PowerPoint, condivisione di applicazioni, sondaggi interattivi ed esercizi con la lavagna terranno alto l'interesse del pubblico.

  • Considerare la possibilità di includere viso della webcam per aumentare il coinvolgimento dei partecipanti.

  • Se per la riunione si utilizza il servizio di conferenza telefonica, i relatori dovranno avere familiarità con i comandi del tastierino del telefono per disattivare l'audio dei chiamanti.

  • Prevedere l'uso di un auricolare durante la presentazione, in quanto la qualità dell'audio è in genere migliore di quella di un dispositivo vivavoce o del cellulare.

  • Per la migliore esperienza audio, accertarsi che il dispositivo in uso sia ottimizzato per Lync Online. Per un elenco di dispositivi ottimizzati, vedere la pagina relativa ai Telefoni e dispositivi qualificati per Microsoft Lync 2010.

  • Preparare una diapositiva di orientamento per l'inizio della riunione per informare i partecipanti sul modo di porre domande e gestire l'audio.

Immediatamente prima dell'inizio della riunione:

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Coordinare la riunione

Durante la riunione effettuare le operazioni seguenti:

  • Presentarsi brevemente, illustrare l'argomento e il flusso generale della riunione, in modo che il pubblico sappia cosa aspettarsi e come interagire con il relatore.

  • Gestire o interagire con i singoli partecipanti alla riunione facendo clic con il pulsante destro del mouse sui relativi nomi e scegliendo il comando desiderato.

  • Per una qualità ottimale dell'audio del computer, chiedere ai partecipanti di tenere le linee disattivate quando non parlano. Il relatore corrente o gli altri relatori possono disattivare l'audio dei singoli utenti.

  • Monitorare l'elenco di partecipanti alla riunione per rilevare l'eventuale presenza dei problemi seguenti:

    • Un dispositivo audio che causa un'interferenza, se presente

    • Partecipanti che hanno difficoltà con audio, video o connessioni di condivisione

Per ulteriori informazioni, vedere Presentare una riunione come relatore.

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