Procedure consigliate per le riunioni Lync

Esistono varie opzioni che possono essere usate per configurare e presentare una riunione Lync e per parteciparvi. Queste procedure consigliate aiutano a trarre il meglio da alcune caratteristiche che semplificano il lavoro e rendono soddisfacenti le riunioni Lync.

Nota : Per una guida interattiva alle attività comuni di un relatore, vedere Pianificazione e preparazione di una riunione Lync e Gestione di una riunione Lync

Configurazione di una riunione Lync

Usare Outlook o Web Scheduler per pianificare una riunione Lync e seguire queste procedure consigliate.

Nota : Per informazioni dettagliate su come pianificare una riunione Lync, vedere Configurare una riunione Lync.

Pianificazione della riunione

  • Per una riunione informale e di piccole dimensioni con persone dell'azienda, è possibile utilizzare le opzioni predefinite anziché modificare le impostazioni. Le opzioni predefinite consentono a tutti di essere relatori e di accedere alla riunione direttamente.

  • Se per la propria riunione si hanno requisiti specifici, ad esempio un ampio pubblico, dati sensibili o clienti esterni, modificare le opzioni della riunione a seconda dei requisiti stessi. Per maggiori informazioni, vedere Modificare le impostazioni dei partecipanti per le riunioni Lync.

Nota : Il numero massimo di partecipanti a una riunione è 250.

  • Se alcuni partecipanti sono presenti fisicamente mentre altri partecipano online e utilizzano Outlook, è possibile tenere una riunione Lync in una sala riunioni. Per trovare e aggiungere una sala riunioni presso la sede desiderata, fare clic su Ricerca sala nella convocazione di riunione di Outlook. In alternativa, è possibile prenotare la sala separatamente e aggiungere le relative informazioni nella casella Posizione della convocazione di riunione.

Scegliere un relatore di riserva

Scegliere un relatore di riserva, nel caso non si possa partecipare o si arrivi in ritardo. Il relatore di riserva potrà inoltre avviare la registrazione, aiutare a gestire il pubblico oppure monitorare le domande inviate nella riunione, in modo che il relatore principale possa concentrarsi sulla presentazione. Questo è particolarmente importante negli eventi o nelle riunioni di grandi dimensioni.

Includere nella convocazione riunione un documento di istruzioni o un collegamento alla formazione

Se si stanno invitando partecipanti che non conoscono Lync, includere nella convocazione di riunione un documento di istruzioni o un collegamento alla formazione su Lync, in modo da aiutarli ad acquisire familiarità con le caratteristiche della riunione prima di parteciparvi.

Aggiungere note alla richiesta di riunione

Quando si pianifica la riunione, se si usa OneNote è possibile aggiungere note private o condivise. I partecipanti potranno visualizzare e modificare le note condivise prima della riunione, a condizione che siano debitamente autorizzati. Fare clic su Note riunione sulla barra multifunzione dell'invito e aggiungere note condivise per le convocazioni riunione o note personali (non visibili agli altri utenti). Per altre informazioni, vedere Usare note condivise e private in una riunione Lync.

Partecipare a una riunione Lync

Per altri dettagli su come partecipare a una riunione Lync, vedere Partecipare a una riunione Lync e seguire queste procedure consigliate per la partecipazione:

  • Accedere alla riunione con almeno 10-15 minuti di anticipo, per eseguire tutti i preparativi necessari e risolvere eventuali problemi.

  • Prima della riunione, decidere se per l'audio della riunione si userà l'audio del computer (audio e video integrati di Lync) oppure un telefono (se la convocazione riunione include i dettagli per la chiamata).

  • Se si usa l'audio del computer, configurare i dispositivi audio e video e verificarne la qualità. È possibile usare microfono e altoparlanti del computer oppure collegare un auricolare. Per altre informazioni, vedere Configurare e testare l'audio in Lync e Configurare le funzionalità video e risolvere i problemi relativi al video in Lync.

  • Se si usa un telefono per l'audio della riunione e si è abilitati per le conferenze telefoniche con accesso esterno (per altri dettagli contattare il supporto tecnico della rete aziendale), sfruttare la caratteristica Chiama di Lync. Nella finestra Partecipa all'audio della riunione selezionare Chiama e digitare il numero di telefono al quale si vuole essere chiamati. Quando si usa questa caratteristica, non è necessario immettere l'ID della riunione o un PIN.

  • Se possibile, per una migliore qualità dell'audio, utilizzare un auricolare anziché il microfono e gli altoparlanti del computer.

  • La qualità audio dipende fortemente dalle condizioni di rete. Utilizzare una connessione di rete cablata e disattivare la trasmissione wireless sul computer.

  • Dopo avere effettuato l'accesso alla riunione, disattivare il microfono quando non si parla.

Conoscere il proprio PIN

Nella maggior parte dei casi non è necessario un numero identificativo personale (PIN) per partecipare a una riunione chiamando con il telefono. Si viene connessi direttamente e il numero viene visualizzato nell'elenco dei partecipanti. Se però si vuole accedere in veste di coordinatore o come chiamante autenticato, è necessario immettere il PIN e/o il numero o l'interno dell'ufficio.

Nota : L'accesso come chiamante autenticato significa semplicemente che la riunione è protetta ed è necessario essere identificati prima di partecipare.

È buona norma tenere il PIN a portata di mano, nel caso dovesse servire. Se si dimentica il PIN, fare clic su PIN di accesso dimenticato? nella convocazione di riunione e seguire le istruzioni nella pagina per reimpostarlo.

Importante : I dettagli per la chiamata sono inclusi solo nelle riunioni configurate dagli utenti i cui account sono configurati per le conferenze telefoniche con accesso esterno. Per altri dettagli, contattare il supporto tecnico della rete aziendale.

Eseguire una presentazione in una riunione Lync

Per informazioni su come configurare una sessione di condivisione, vedere Condividere il desktop o un programma. Durante la condivisione è consigliabile procedere nel modo seguente:

  • Fare accedere un collega alla riunione, al fine di verificare la qualità dell'audio e del video della riunione.

  • Verificare le opzioni della riunione, per assicurarsi di avere selezionato le caratteristiche desiderate, come autorizzazioni dei partecipanti, visualizzazione del contenuto e autorizzazioni sulle annotazioni.

  • Riservare abbastanza tempo per eventuali domande e comunicare ai partecipanti che è possibile digitare domande e commenti nella sezione della messaggistica istantanea della riunione.

  • Disattivare il proprio audio quando non si parla e assicurarsi di essere in grado di attivare o disattivare l'audio dei partecipanti, se necessario, sia mediante Lync che mediante il telefono (premere *1 sulla tastiera del telefono per ascoltare i comandi).

  • All'inizio della riunione, ricordare ai partecipanti in che modo possono attivare o disattivare il proprio audio.

Se si usa PowerPoint:

  • Per evitare che il pubblico possa distrarsi, mantenere la presentazione entro le 15 diapositive, usando caratteri grandi (più di 30 punti) e uno sfondo semplice.

  • Caricare la presentazione in anticipo ed esercitarsi con i comandi per passare da una diapositiva all'altra e per le annotazioni. È possibile ad esempio mettere in evidenza i punti chiave usando il puntatore laser.

  • Servirsi delle note del relatore per avere sempre a disposizione i punti da sviluppare. Per ulteriori informazioni, vedere Condividere diapositive di PowerPoint in una riunione Lync.

Se si condivide il desktop o un programma:

  • Tenere presente che, quando si condivide un programma, i partecipanti sono in grado di visualizzare soltanto i programmi e i file condivisi. Se si passa ad altri programmi, non saranno visibili nella riunione.

  • Se si ha bisogno di passare da un programma all'altro, usare la condivisione del desktop.

  • Per visualizzare ciò che i partecipanti vedono quando si condivide il desktop o un programma, fare clic su Anteprima nella finestra della riunione.

  • Comunicare ai partecipanti che è possibile espandere l'area di visualizzazione accedendo alla modalità Schermo intero. Per ulteriori informazioni, vedere Condividere il desktop o un programma.

Eseguire una riunione in una sala riunioni

È bene riservare del tempo alla preparazione della sala prima dell'inizio della riunione, per verificare che Lync sia configurato per il funzionamento con i dispositivi audio e video della sala.

  • Se necessario, collegare il laptop al proiettore e al telefono della sala riunioni.

  • Se si sente un'eco, disattivare il microfono e gli altoparlanti del computer e chiedere ai partecipanti nella sala di fare lo stesso, se hanno effettuato l'accesso a Lync.

  • È possibile collegare il telefono della sala al proprio computer o usare il telefono per accedere all'audio della riunione, se la convocazione riunione include i dettagli per la chiamata.

  • Se si usa il proiettore della sala, collegare il cavo al computer e selezionare la visualizzazione appropriata. Premere il tasto Windows + P per attivare il monitor e fare clic su: Duplica per visualizzare il desktop sia nello schermo del computer che nel proiettore della sala, Estendi per estendere il desktop nello schermo del computer e nel proiettore della sala oppure Solo proiettore per visualizzare il desktop solo nel proiettore della sala.

Suggerimento : È consigliabile selezionare Duplica, che consente di visualizzare la riunione sia sul proprio schermo che sul proiettore.

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