Procedure consigliate per applicare i dati di scostamento ai progetti futuri

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Di Jane Suchan, PMP

Lo scorso autunno ho ristrutturato la cucina, dedicando molto tempo alla collaborazione con il responsabile dei lavori per stimare i costi di scaffali, pavimenti, elettrodomestici, luci e rifiniture.    Il responsabile ha esaminato il solaio e l'impianto elettrico obsoleto e mi ha quindi sottoposto un piano di lavoro dettagliato e una stima per la manodopera e i materiali. I valori indicati corrispondevano alla cifra che volevo spendere. I lavori potevano avere inizio entro un mese e sarebbero stati completati prima delle feste. Ho firmato il contratto. Eravamo pronti per iniziare.

Poi ho cominciato a parlare con alcuni amici che avevano ristrutturato le proprie abitazioni: "Aspettati di superare il budget almeno del 50%". "Chissà che cosa troveranno quando inizieranno ad abbattere le pareti e a rimuovere i pavimenti". "La tua casa sarà un disastro per alcuni mesi".

Il responsabile dei lavori mi era stato caldamente consigliato da un caro amico e l'avevo scelto dopo averne interpellati alcuni. Forse una verifica delle referenze e un'esame dei lavori da lui eseguiti in precedenza non erano sufficienti. Forse non avevo posto le domande giuste.

Un project manager deve essere sempre un passo avanti

Avrei dovuto porre domande sui tempi e sui costi originali previsti per gli altri progetti gestiti dal responsabile dei lavori, sui costi finali e sul tempo necessario per completarli. In termini di gestione dei progetti, mi sarei dovuta informare in merito agli scostamenti tra le baseline relative a pianificazioni e costi e le pianificazioni e i costi effettivi dei progetti precedenti. Lo scostamento è la differenza tra i risultati previsti e i risultati effettivamente ottenuti.

Come sanno tutti i bravi project manager, chi ignora la storia è condannato a ripeterla. Molti libri sono stati scritti sull'argomento delle analisi retrospettive dei progetti e sull'importanza di documentare le lezioni apprese, per un ottimo motivo. Quando si passa a un nuovo progetto, risulta difficile ricordare quello che si è appreso nel progetto precedente, in modo da applicare queste lezioni al futuro.

Concentrarsi sulla raccolta e sull'analisi dei dati di scostamento per il progetto corrente consente di definire stime migliori per i tempi e i costi dei progetti futuri. Consente anche di evitare richieste di modifiche che comportano incrementi a livello di tempi e costi.

Determinare i dati di scostamento migliori

Esaminare queste procedure comuni per la raccolta di dati di scostamento:

  • Investire nel futuro raccogliendo dati di scostamento.    È possibile decidere nelle primissime fasi del processo di pianificazione quali dati di scostamento raccogliere. Anche se è apparentemente ovvio, troppo spesso le metriche del progetto vengono definite sulla base di obiettivi a breve termine e la raccolta di dati per ottenere vantaggi a lungo termine, ad esempio stime più accurate, viene spesso ignorata. È possibile incorporare i dati che si decide di raccogliere nei criteri di successo e nelle metriche del progetto, ovvero misure quantitative per valutare, calcolare o determinare le prestazioni del progetto in base a unità monetarie, attività cardine della pianificazione completate o risultati relativi alla qualità. I dati di scostamento sono un sottoinsieme delle metriche di progetto.

  • Collaborare con gli stakeholder per definire gli scostamenti di cui tenere traccia.    È consigliabile coinvolgere lo sponsor del progetto e i membri del team nella definizione degli scostamenti da acquisire e del livello di dettaglio. Più si conoscono le informazioni sullo scostamento, maggiore sarà la quantità di informazioni da incorporare nella pianificazione e nel budget del progetto. L'affidabilità dei meccanismi di creazione di report e di verifica è direttamente correlata al modo in cui vengono soddisfatti questi dettagli. È inoltre consigliabile dedicare tutto il tempo necessario per ottenere il supporto del team richiesto per il progetto. Potrebbe essere necessario chiedere allo sponsor di sostenere questo obiettivo.

  • Concentrarsi sui valori pianificati invece che sui valori effettivi per pianificazione e costi.    La differenza tra valori pianificati e valori previsti corrisponde ai dati di scostamento su cui si concentra la maggior parte dei project manager.

    • La variazione della programmazione è la differenza tra lo stato effettivo e la pianificazione del progetto. Questa variazione può essere verificata a livello di progetto, fase, attività cardine o attività.

    • Lo scostamento costo (CV, Cost Variance) è la differenza tra il costo effettivo del lavoro eseguito e il budget del progetto. Anche questo valore può essere misurato a livello di progetto, fase, attività cardine o attività, in base alla baseline relativa ai costi.

      Questi scostamenti corrispondono alla differenza tra i dati della baseline e i dati raccolti durante l'esecuzione del progetto. Confrontando i valori pianificati e i valori effettivi, è possibile verificare l'evoluzione dei vari elementi nel corso del progetto. Questi dati di scostamento devono essere incorporati nelle relazioni sullo stato per lo sponsor e gli stakeholder del progetto.

  • Tenere traccia delle stimi di costi e pianificazione rispetto ai piani.    Questi dati corrispondono alla differenza tra le stime di costi e pianificazione approvate per il progetto e i costi e la pianificazione in fase di finalizzazione o avvio del piano del progetto. Se, dopo lo sviluppo della baseline relativa a pianificazione e costi, si nota che potrebbero essere necessari più finanziamenti o più tempo, è meglio segnalare quanto prima il problema. Chiunque esamini questo scostamento, anche a livello generale, noterà che è necessario investire nella pianificazione pre-progetto. È consigliabile evitare stime basate su ipotesi generiche, create senza una pianificazione dettagliata o senza input da parte delle persone che svolgeranno il lavoro.

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Applicare quanto appreso dai dati di scostamento

Una delle cose più utili da fare consiste nell'esaminare i dati di scostamento e individuare le cause delle differenze. È possibile che le modifiche siano richieste dal team di progetto, dal cliente, dai fornitori o da un cambiamento ambientale, ad esempio nuove normative. Indipendentemente dalla causa, è consigliabile analizzare le modifiche per identificare eventuali problemi e sviluppare strategie di prevenzione per progetti futuri. Più informazioni si hanno sulle cause degli scostamenti, più facile sarà evitare i problemi in futuro.

  • Individuare idee per evitare scostamenti futuri.    È consigliabile ottenere input dal team di progetto in merito agli scostamenti, limitandosi ad accertare dati e fatti, evitando di attribuire colpe.

  • Richiedere al team di quantificare gli effetti degli scostamenti.    Anche se non è possibile ottenere dettagli su ogni area, si può ampliare la propria consapevolezza raccogliendo informazioni migliori.

  • Includere tutte le informazioni sullo scostamento nell'analisi retrospettiva del progetto.    Mettere gli approfondimenti a disposizione dei colleghi, in modo che ne possano trarre vantaggio.

  • Usare i dati di scostamento come baseline per le stime per il progetto successivo.    Questi dati di baseline sono particolarmente preziosi se i progetti sono simili o se si lavoro ancora con gli stessi membri del team di progetto. Le stime per il nuovo progetto saranno molto più precise.

  • Usare i dati di scostamento per qualificare le stime per i progetti futuri.    Quando si crea una pianificazione preliminare o una stima dei costi, è molto probabile che uno stakeholder o uno sponsor voglia che il progetto venga completato rapidamente e con costi minori. L'uso di dati precisi come base per le stime consentirà di eseguire con successo il progetto, senza dover richiedere un impegno eccessivo alle risorse.

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Usare la strategia, non la fortuna, per assicurare il successo futuro

Come è andata a finire con la ristrutturazione della mia cucina? È stata completata entro i tempi previsti, con un lieve superamento del budget. Suppongo di essere stata fortunata, ma non bisogna contare sulla fortuna per i progetti. Per assicurare il successo attuale e futuro, occorre iniziare subito a verificare lo scostamento. Raccogliere dati nel corso del ciclo di vita del progetto, includerli nell'analisi retrospettiva e quindi applicare le lezioni apprese al progetto successivo.

Incorporando queste indicazioni importanti in merito alla raccolta e all'applicazione dei dati di scostamento nella metodologia di gestione dei progetti, sarà possibile ottenere stime migliori, identificare ed evitare circostanze che provocano scostamenti e apportare meno modifiche al progetto.

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Informazioni sull'autore    Jane Suchan è una program manager con esperienza di gestione di iniziative aziendali e sviluppo di metodologie per la gestione dei progetti. Jane vive a Seattle, Washington.

Nota : Dichiarazione di non responsabilità per la traduzione automatica: Il presente articolo è stato tradotto tramite un software di traduzione automatica e non da una persona. Microsoft offre le traduzioni automatiche per consentire a coloro che non conoscono la lingua inglese di leggere gli articoli sui prodotti, sui servizi e sulle tecnologie Microsoft. Dal momento che l'articolo è stato tradotto automaticamente, potrebbe contenere errori di sintassi, di grammatica o di utilizzo dei vocaboli.

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