Procedure consigliate per Outlook per Mac 2011: configurare Outlook in base alle proprie necessità

Questo articolo fa parte della serie Procedure consigliate per Outlook per Mac 2011. Per informazioni sulle specifiche parti della serie, fare riferimento ai collegamenti Vedere anche in fondo alla pagina.

Configurare Outlook per Mac 2011: il layout

Il primo passaggio previsto da queste procedure consigliate consiste nel configurare un sistema per ottimizzare l'uso di Outlook per Mac 2011. È buona norma disporre di quanto segue:

Per informazioni dettagliate su come configurare il layout consigliato, vedere la sezione Domande frequenti alla fine di questo documento.

Cartelle

È buona norma disporre di quanto segue:

  • Cartella Posta in arrivo per i messaggi da elaborare (gestire). Nella Posta in arrivo vengono inseriti i messaggi inviati direttamente all'utente o che potrebbe essere importante leggere. Se si ricevono molti messaggi che vengono scambiati tra più utenti, passare alla visualizzazione Conversazioni. In caso contrario, usare la disposizione predefinita, ovvero la disposizione per data.

  • Una singola cartella di riferimento, in Posta in arrivo, per tutto il materiale di riferimento che si vuole consultare in un secondo momento. In questa cartella non viene archiviato nulla automaticamente, come invece avviene con una regola. Assegnare a questa cartella il nome 1-Riferimento (si aggiunge il numero 1- per fare in modo che venga visualizzata per prima all'interno di Posta in arrivo). Questa cartella viene creata sotto Posta in arrivo, per cui è possibile comprimere Posta in arrivo e rimuoverla dalla visualizzazione.

    Nota   Se le dimensioni della cartella aumentano eccessivamente (10.000 elementi o più), potrebbero verificarsi rallentamenti in Outlook per Mac 2011 quando viene selezionata.

  • Una cartella per i messaggi di lavoro, privati e personali. Avere una cartella separata per le informazioni personali e di lavoro consente di cercare un messaggio quando si è osservati, senza preoccuparsi che vengano visualizzati dati personali riservati. Assegnare a questa cartella il nome 2-Personale

    I manager potrebbero avere un'unica cartella per i commenti su tutti i dipendenti chiamata 3-Gestione.

  • Un set di cartelle per i messaggi dei gruppi di contatti. I messaggi inviati ai gruppi di contatti (detti anche server di elenchi o liste di distribuzione) non devono essere necessariamente letti. In questo set di cartelle vengono archiviati tutti i messaggi del gruppo di contatti che non vengono automaticamente recapitati nella Posta in arrivo. Creare un cartella di primo livello in Posta in arrivo denominata Gruppi di contatti, quindi creare una sottocartella per ogni argomento dei gruppi di contatti. In genere è sufficiente una cartella per gruppo di contatti, ma se si fa parte di diversi gruppi di contatti è consigliabile che tutti i messaggi vengano recapitati nella stessa cartella. Comprimere la cartella principale Gruppo di contatti per evitare di essere distratti dai messaggi non letti nelle cartelle al di sotto di essa.

    Nota    Se è necessario leggere tutti i messaggi in un gruppo di contatti, non creare una cartella specifica. Questi messaggi dovrebbero essere inseriti direttamente alla cartella Posta in arrivo.

Cartelle smart   

Le cartelle smart, dette anche cartelle di ricerca, sono utili per raccogliere informazioni da diverse cartelle di posta. Le cartelle smart possono risultare particolarmente utili quando è necessario raccogliere informazioni salvate in cartelle diverse, ad esempio per preparare una riunione trimestrale.

Cartelle smart

Se si riceve un volume elevato di messaggi (più di 200 al giorno), le cartelle ricerche possono essere un buon metodo per analizzare la posta proveniente da mittenti diversi.

Per informazioni dettagliate su come configurare le cartelle smart, vedere la sezione Domande frequenti alla fine di questo documento.

Regole

L'organizzazione di Outlook consente di ridurre la quantità di informazioni "sparse" nella Posta in arrivo e mettere in evidenza i messaggi più importanti. Le regole semplificano questo processo spostando i messaggi in specifiche cartelle in base ai criteri impostati. Le regole filtrano i messaggi ricevuti nella Posta in arrivo per identificare gli elementi che è indispensabile leggere.

È considerata buona norma usare le regole seguenti (informazioni dettagliate sulla configurazione di queste regole sono disponibili nella sezione Domande frequenti alla fine di questo documento):

  • A: Me     Qualsiasi messaggio inviato direttamente all'utente o con l'utente nella riga Cc è inviato alla Posta in arrivo e non viene elaborato da altre regole, anche se viene inviato anche a un gruppo di contatti.

  • Gruppi di contatti     Qualsiasi messaggio di posta elettronica inviato a un gruppo di contatti viene inserito in una cartella Gruppo contatti, a meno che le relative parole chiave non indichino che è importante per l'utente, nel qual caso viene inviato alla Posta in arrivo. Più gruppi di contatti simili dovrebbero usare la stessa regola ed essere archiviati nella stessa cartella. Se si fa parte di un gruppo di contatti per cui è necessario leggere ogni messaggio, non creare una regola per tale gruppo. Tutti i messaggi che è necessario leggere devono essere recapitati direttamente nella Posta in arrivo.

Notifiche

Se si ricevono molti messaggi o se il suono di notifica che viene riprodotto all'arrivo dei messaggi rappresenta una distrazione, è consigliabile disattivare le opzioni seguenti:

  • Le notifiche e i suoni per i messaggi

  • L'icona animata di Outlook per Mac nel Dock

    Icona del Dock di Outlook 2011

  • Il suono associato a tutte le impostazioni precedenti

Per modificare queste impostazioni, nel menu Outlook fare clic su Preferenze, quindi fare clic su Notifiche e suoni. In Arrivo di messaggi deselezionare tutte le caselle di controllo.

Arrivo di messaggi

Categorie

Le Categorie di Outlook per Mac 2011 consentono di gestire gli elementi in molti modi diversi. I tipi principali di categorie che è consigliabile creare sono tre:

  • Progetto (può includere persone)

  • Argomento

  • Posizione o attività

Le categorie non sono indispensabili in questo sistema, ma semplificano le operazioni se vengono usate con attenzione. Ad esempio, possono rendere molto più semplice identificare le attività da eseguire e raggruppare attività simili, in modo da poterle eseguire tutte contemporaneamente.

Per creare categorie, eseguire le operazioni seguenti:

  • Nella scheda Home fare clic su Categorizza e quindi su Aggiungi nuovo.

È buona norma disporre di una categoria per:

  • Ognuno dei dipendenti diretti e manager, per gli elementi da esaminare al prossimo incontro, ad esempio, una categoria denominata 1:1 Manager.

  • Ognuna delle posizioni ricoperte o delle tipologie di attività che si svolgono, in modo da eseguire azioni in blocco (un aspetto molto utile della gestione delle attività), ad esempio:

    @Tragitto    per le attività da svolgere lungo il tragitto per rientrare a casa dal lavoro.

    @Posta elettronica    per le attività che includono messaggi di posta elettronica, riunioni e qualsiasi altro aspetto di Outlook per Mac 2011.

    @Casa    per le attività che si possono svolgere solo a casa.

    @Riunione    per gli elementi necessari per preparare una riunione.

    @Offline     per le attività che devono essere svolte lontano dal computer, ad esempio la creazione di una copia di un documento.

    @Online    per le attività che possono essere svolte solo online o tramite un Web browser.

    @Telefono    per le chiamate da effettuare o ricevere.

    @Lettura    per le attività che implicano solo la lettura, senza risposta. Questa categoria è utile per i messaggi lunghi o gli allegati che è necessario leggere in un secondo momento.

    @In attesa    per i messaggi o le attività in attesa di una risposta, per cui non è necessaria un'azione immediata da parte dell'utente.

    Categorie di Outlook

    Nota   Usando il simbolo @, le categorie vengono messe in risalto nell'elenco delle categorie. Anteponendo @ al nome di determinate categorie, è possibile mantenerle nella parte superiore dell'elenco delle categorie, oltre a ottenere un'indicazione della posizione in cui viene eseguita l'attività (ad esempio, @Telefono indica "al telefono").

  • Ogni argomento o progetto importante, in modo da poter trovare facilmente i messaggi relativi a un determinato argomento, soprattutto quando nel corpo o nell'oggetto del messaggio non è presente alcuna parola che consentirebbe di inserire il messaggio tra i risultati di una ricerca.

  • Elementi importanti che devono essere eseguiti il giorno stesso e non possono essere rimandati a un altro giorno.

    Nota   È possibile applicare più categorie a un singolo elemento, a differenza dell'archiviazione, che prevede che ogni elemento sia presente in una sola cartella. Ad esempio, un messaggio importante di cui si vuole discutere con il proprio manager prima di rispondere potrebbe essere associato sia alla categoria @Posta elettronica che alla categoria 1:1 Manager.

Come si vedrà, le categorie aumentano l'efficienza delle ricerche e agevolano la preparazione per le riunioni.

Nota   Prestare particolare attenzione alla categorizzazione dei messaggi in uscita: le categorie usate potrebbero essere visibili ai destinatari. Se i destinatari non usano Outlook per Mac 2011 o Exchange Server 2010, saranno in grado di vedere le categorie impostate.

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Procedure consigliate per Outlook per Mac 2011: domande frequenti

Si applica a: Outlook for Mac 2011



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