Procedure consigliate per Outlook 2010

Importante :  Il presente articolo è stato tradotto automaticamente, vedere la dichiarazione di non responsabilità. Per visualizzare la versione inglese dell'articolo, fare clic qui.

Questo articolo è stato scritto dal team di prodotto che ha creato Microsoft Outlook 2010 per un motivo estremamente valido: lo hanno chiesto i clienti. Outlook 2010 è progettato per l'uso da parte di un numero elevato di utenti, con esigenze e stili di lavoro diversi. Anche se non esiste un unico modo "giusto" di usare il programma, alcune modalità operative sono notoriamente più semplici di altre. Ci auguriamo che, essendo consapevoli delle procedure consigliate, gli utenti possano ottenere la miglior esperienza possibile con Outlook.

Questa guida contiene indicazioni su come ottenere il massimo da Outlook 2010, ma non è esaustiva. Descrive solo alcuni scenari di base per consentire di sfruttare al meglio Outlook per le proprie esigenze di gestione delle informazioni.

Questa guida è rivolta alle persone che:

  • Lavorano in una grande azienda con un reparto IT.

  • Ricevono più di 30 messaggi di posta elettronica al giorno.

  • Dedicano quotidianamente una parte significativa del proprio tempo all'uso di Outlook 2010 per inviare e ricevere messaggi e per organizzare o partecipare a riunioni.

  • Usano Outlook 2010 con un account di Microsoft Exchange Server.

Le informazioni in questo documento risultano utili indipendentemente dalla configurazione del server o dalle dimensioni dell'organizzazione.

Per gli amministratori IT

Le frasi precedute dal logo di Office 2010 Logo di Office 2010 contengono riferimenti ad altri prodotti Microsoft Office 2010, come Microsoft OneNote 2010 e Microsoft SharePoint Server. Le frasi in cui vengono citati l'archiviazione automatica e i file di dati di Outlook (.pst) sono contrassegnate dall'icona di uno schedario icona archivio . Se nella propria organizzazione tali prodotti o funzionalità non sono distribuiti, queste frasi possono essere ignorate senza conseguenze a livello complessivo per il documento e il flusso di lavoro.

In questo articolo

Principi di base per una gestione efficace del tempo

Configurazione di Outlook 2010: layout

Cartelle

Regole

Finestra Da fare

Notifiche

Categorie

Azioni rapide

Quattro regole per gestire al meglio la posta in arrivo

Impegni del giorno: gestire il proprio tempo e le attività

Attività: svolgere il proprio lavoro

Trovare un messaggio: come eseguire ricerche efficaci

Come trovare un messaggio da un mittente specifico

Scrivere messaggi di posta elettronica ottimali

Calendario e riunioni

Contatti

Domande frequenti

Riferimenti

Informazioni sull'autore

Principi di base per una gestione efficace del tempo

Outlook 2010 è uno strumento per la gestione di messaggi di posta elettronica, calendario, contatti e attività. Di conseguenza, è un elemento centrale non solo per la comunicazione, ma anche per la gestione del tempo. Ecco alcuni principi basilari per ottenere il massimo da Outlook 2010:

  • Ridurre il numero di posizioni in cui si leggono i messaggi. Filtrare tutti i messaggi da leggere in un'unica posizione, ovvero la Posta in arrivo, applicando una serie di regole.

  • Ignorare alcuni messaggi. Usare le regole per inviare nella Posta in arrivo i messaggi che è necessario leggere e lasciare che gli altri vengano trasferiti alle cartelle del gruppo di contatti, anche denominato lista di distribuzione (cartelle Gruppo contatti). Non è necessario, e nelle situazioni con volumi di posta elevati nemmeno possibile, leggere ogni messaggio ricevuto. Solo quelli importanti devono raggiungere la Posta in arrivo. Può essere comunque utile conservare i messaggi rimanenti, ad esempio nel caso si venga coinvolti in qualche tipo di problema.

  • Ridurre il numero di posizioni in cui si archiviano manualmente i messaggi. Ridurre l'impegno associato all'archiviazione manuale usando le ricerche per individuare i messaggi.

  • Elaborare i messaggi tramite quattro regole di base. Durante la lettura di un messaggio, decidere se:

    • Eliminarlo.

    • Elaborarlo (rispondere o archiviarlo per riferimento).

    • Delegarlo (inoltrarlo).

    • Rinviarlo (usando le categorie e i contrassegni) per esaminarlo in un secondo momento nel proprio elenco attività.

  • Ridurre le attività a un solo elenco. Usare un unico elenco attività e un singolo calendario per gestire i propri impegni.

  • Lavorare in batch. Usare le categorie per semplificare il raggruppamento di attività simili.

  • Usare il buon senso quando si inviano messaggi. Seguire le indicazioni sugli accorgimenti da usare e gli errori da evitare per la scrittura di messaggi di posta elettronica ottimali.

  • Rivedere periodicamente il calendario e le attività.

Anche se non si applicano tutte le procedure consigliate descritte in questo documento, è sufficiente seguirne alcune per migliorare la propria esperienza con Outlook 2010.

Inizio pagina

Configurazione di Outlook 2010: layout

Il primo passaggio previsto da queste procedure consigliate consiste nel configurare un sistema per ottimizzare l'uso di Outlook 2010. È consigliabile avere:

Per informazioni dettagliate su come configurare il layout consigliato, vedere la sezione Domande frequenti.

Inizio pagina

Cartelle

In base alle procedure consigliate, è opportuno avere:

  • Una cartella Posta in arrivo per i messaggi che è necessario elaborare. La Posta in arrivo è destinata ai messaggi inviati direttamente all'utente o che possono essere importanti da leggere.

Se si ricevono molti messaggi che vengono scambiati tra più utenti, passare alla visualizzazione Conversazioni. In caso contrario, usare la disposizione predefinita, ovvero la disposizione per data. Usare le regole di formattazione automatica per visualizzare in blu tutti i messaggi inviati esclusivamente all'utente.

  • Una singola cartella di riferimento, in Posta in arrivo, per tutto il materiale di riferimento che si vuole consultare in un secondo momento. Nessun elemento viene archiviato automaticamente in questa cartella, ad esempio con una regola. Assegnare a questa cartella il nome 1-Riferimento (si aggiunge il numero 1- per fare in modo che venga visualizzata per prima all'interno di Posta in arrivo). Questa cartella viene creata sotto Posta in arrivo in modo da poter comprimere la Posta in arrivo e rimuoverla dalla visualizzazione.

icona archivio Impostare questa cartella per l'archiviazione automatica una volta all'anno.

Nota : Se le dimensioni della cartella aumentano eccessivamente (10.000 elementi o più), potrebbero verificarsi rallentamenti in Outlook 2010 quando viene selezionata.

  • Una cartella per i messaggi di lavoro, privati e personali. Avere una cartella separata per le informazioni personali e di lavoro consente di cercare un messaggio quando si è osservati, senza preoccuparsi che vengano visualizzati dati personali riservati. Assegnare a questa cartella il nome 2-Personale. Un manager potrebbe anche avere un'unica cartella per il feedback sui propri dipendenti denominata 3-Management.

icona archivio Impostare queste cartelle per l'archiviazione automatica una volta all'anno.

  • Un set di cartelle per i messaggi dei gruppi di contatti. I messaggi inviati ai gruppi di contatti (detti anche server di elenchi o liste di distribuzione) non devono essere necessariamente letti. In questo set di cartelle vengono archiviati tutti i messaggi del gruppo di contatti che non vengono automaticamente recapitati nella Posta in arrivo. Creare un cartella di primo livello in Posta in arrivo denominata Gruppi di contatti, quindi creare una sottocartella per ogni argomento dei gruppi di contatti. In genere è sufficiente una cartella per ogni gruppo di contatti, ma se si fa parte di diversi gruppi di contatti correlati può essere preferibile impostare il recapito di tutti i messaggi nella stessa cartella.

Comprimere la cartella principale Gruppo di contatti per evitare di essere distratti dai messaggi non letti nelle cartelle al suo interno.

Nota :  Se è necessario leggere tutti i messaggi in un gruppo di contatti, non creare una cartella specifica. Questi messaggi devono essere recapitati direttamente nella cartella Posta in arrivo.

icona archivio Impostare le cartelle dei gruppi di contatti per l'archiviazione automatica ogni sei mesi o con una frequenza superiore se l'aspetto temporale delle informazioni riveste particolare importanza. Ad esempio, un gruppo di contatti per la ricerca di soluzioni di car-pooling dovrebbe essere archiviato quotidianamente.

  • Un set di cartelle per i feed RSS. Analogamente al set di cartelle per i gruppi di contatti, i feed RSS rappresentano un altro set di dati che talvolta possono contenere informazioni interessanti, ma che non devono essere letti costantemente o con la stessa urgenza dei messaggi inviati direttamente all'utente. In Outlook 2010 queste cartelle vengono create automaticamente.

Cartelle ricerche

Le cartelle ricerche sono utili per raccogliere informazioni da diverse cartelle di posta e RSS. Possono essere particolarmente utili quando è necessario raccogliere informazioni salvate in cartelle diverse, ad esempio durante la preparazione di una riunione trimestrale.

Se si riceve un volume elevato di messaggi (più di 200 al giorno), le cartelle ricerche possono essere un buon metodo per analizzare la posta proveniente da mittenti diversi.

Sezione Preferiti nel riquadro di spostamento

Preferiti (facoltativo)

La sezione Preferiti consente di dare maggiore visibilità a cartelle che altrimenti rischierebbero di passare inosservate nell'elenco delle cartelle di posta.

La sezione Preferiti, un sottoinsieme delle cartelle di posta, viene visualizzata nella parte superiore del riquadro di spostamento. L'uso della sezione Preferiti non è un requisito per il funzionamento di questo sistema, ma se si ha uno schermo di piccole dimensioni è possibile ridurre a icona il riquadro di spostamento e avere comunque la possibilità di archiviare i messaggi trascinandoli sulla finestra ridotta a icona, eseguire ricerche comuni e passare a Calendario, Contatti e Attività.

Le procedure consigliate prevedono l'inserimento delle cartelle seguenti nella sezione Preferiti: Posta in arrivo, 1-Riferimento, Posta inviata e Posta eliminata.

Inizio pagina

Regole

L'organizzazione di Outlook consente di ridurre la quantità di informazioni "sparse" nella Posta in arrivo e mettere in evidenza i messaggi più importanti. Le regole semplificano questo processo spostando i messaggi in specifiche cartelle in base ai criteri impostati. Le regole filtrano i messaggi ricevuti nella Posta in arrivo per identificare gli elementi che è indispensabile leggere.

È buona norma usare le regole seguenti (informazioni dettagliate sulla configurazione di queste regole sono disponibili nella sezione Domande frequenti alla fine di questo documento):

  • Risposte automatiche    Spostare tutte le risposte a riunioni prive di contenuto nella Posta eliminata. È possibile visualizzare gli utenti che hanno accettato controllando la scheda Verifica nella finestra della riunione.

  • A: me    Qualsiasi messaggio inviato direttamente all'utente o con l'utente nella riga Cc è inviato alla Posta in arrivo e non viene elaborato da altre regole, anche se viene inviato anche a un gruppo di contatti.

  • Convocazioni riunione inviate alla Posta in arrivo    Tutte le convocazioni riunione, anche se vengono inviate a un gruppo di contatti, devono essere inviate alla Posta in arrivo.

  • Rinvia Posta inviata    Questa regola ritarda l'invio dei messaggi di un minuto o più. Quando si usa questa regola, verificare che i messaggi siano stati inviati prima di spegnere il computer.

Nota :  Logo di Office 2010 Questa regola è valida solo sul lato client, non è utilizzabile in Outlook Web App (OWA).

  • Gruppi di contatti    Qualsiasi messaggio di posta elettronica inviato a un gruppo di contatti viene inserito in una cartella Gruppo di contatti, a meno che le relative parole chiave non indichino che è importante per l'utente, nel qual caso viene inviato alla Posta in arrivo. Più gruppi di contatti simili dovrebbero usare la stessa regola ed essere archiviati nella stessa cartella. Se si fa parte di un gruppo di contatti per cui è necessario leggere ogni messaggio, non creare una regola per tale gruppo. Tutti i messaggi che è necessario leggere devono essere recapitati direttamente nella Posta in arrivo.

Al termine dell'organizzazione, il set di regole dovrebbe avere un aspetto simile al seguente.

Inizio pagina

Finestra Da fare

La finestra Da fare è il riquadro disponibile sul lato destro di Outlook 2010. Mostra un calendario, gli appuntamenti in scadenza e un elenco di attività unificato che contiene:

  • I messaggi a cui è necessario rispondere (messaggi contrassegnati).

  • I contatti che è necessario chiamare (contatti contrassegnati).

  • Le attività visualizzate automaticamente.

La procedura consigliata per la configurazione della finestra Da fare è la seguente:

  • Visualizzare un elemento Selezione data (opzione attivata per impostazione predefinita).

  • Visualizzare solo tre appuntamenti se si ha una risoluzione dello schermo ridotta o se non sono pianificate molte riunioni in un determinato giorno (impostazione predefinita).

  • Visualizzare cinque appuntamenti se si ha una risoluzione dello schermo elevata o se ogni giorno sono pianificate molte riunioni (cinque o più).

  • Visualizzare le attività (opzione attivata per impostazione predefinita).

  • Logo di Office 2010 Visualizzare i Contatti rapidi (opzione disponibile e attivata per impostazione predefinita se si ha Microsoft Office Communicator 2007 R2).

La disposizione predefinita delle attività è per data di scadenza, ma è possibile impostare la disposizione per data di inizio, a seconda del modo in cui si usano i contrassegni. Se si vogliono visualizzare le attività in programma per il lunedì della settimana successiva, disporre le attività per data di inizio. Per visualizzare le attività del giorno in scadenza, disporle invece per data di scadenza.

Contrassegno predefinito

Le procedure consigliate prevedono di impostare il contrassegno a singolo clic su Oggi (impostazione predefinita).

Inizio pagina

Notifiche

Se si ricevono molti messaggi o se il suono di notifica che viene riprodotto all'arrivo dei messaggi rappresenta una distrazione, è consigliabile disattivare le opzioni seguenti:

Avviso per il desktop di Outlook

  • L'icona della busta visualizzata sull'icona di Outlook nella barra delle applicazioni di Windows

Notifica di un nuovo messaggio sulla barra delle applicazioni

  • L'icona della busta visualizzata temporaneamente al posto del cursore

  • Il suono associato a tutte le impostazioni precedenti

Per modificare queste impostazioni, fare clic sul pulsante File, su Opzioni e quindi su Posta.

In Arrivo di messaggi deselezionare tutte le caselle di controllo.

Impostazioni per l'arrivo dei messaggi nella visualizzazione Backstage

Inizio pagina

Categorie

Le Categorie di Outlook 2010 consentono di gestire gli elementi in molti modi diversi. I tipi principali di categorie che è consigliabile creare sono tre:

  • Progetto (può includere persone)

  • Argomento

  • Posizione o attività

Le categorie non sono indispensabili in questo sistema, ma semplificano le operazioni se vengono usate con attenzione. Ad esempio, possono rendere molto più semplice identificare le attività da eseguire e raggruppare attività simili, in modo da poterle eseguire tutte contemporaneamente.

Per creare categorie, eseguire le operazioni seguenti:

  • In qualsiasi visualizzazione, nel gruppo Categorie della scheda Home fare clic su Categorizza e quindi su Tutte le categorie.

In base alle procedure consigliate, è opportuno avere una categoria per:

  • Ognuno dei dipendenti diretti e manager per gli elementi da esaminare al prossimo incontro, ad esempio una categoria denominata 1:1 Manager.

  • Ognuna delle posizioni ricoperte o delle tipologie di attività che si svolgono, in modo da eseguire azioni in blocco (un aspetto molto utile della gestione delle attività), ad esempio:

    • @Tragitto per le attività da svolgere lungo il tragitto per rientrare a casa dal lavoro.

    • @Posta elettronica per le attività che includono messaggi di posta elettronica, riunioni e qualsiasi altro aspetto di Outlook 2010.

    • @Casa per le attività che si possono svolgere solo a casa.

    • @Riunione per gli elementi necessari per preparare una riunione.

    • @Offline  per le attività che devono essere svolte lontano dal computer, ad esempio la creazione di una copia di un documento.

    • @Online per le attività che possono essere svolte solo online o tramite un Web browser.

    • @Telefono per le chiamate da effettuare o ricevere.

    • @Lettura per le attività che implicano solo la lettura, senza risposta. Questa categoria è utile per i messaggi lunghi o gli allegati che è necessario leggere in un secondo momento.

    • @In attesa per i messaggi o le attività in attesa di una risposta, per cui non è necessaria un'azione immediata da parte dell'utente.

Finestra di dialogo Categorie a colori

Nota :  Usando il simbolo @, le categorie vengono messe in risalto nell'elenco delle categorie. Anteponendo @ al nome di determinate categorie è possibile mantenerle all'inizio dell'elenco delle categorie, oltre a ottenere un'indicazione della posizione in cui viene eseguita l'attività (ad esempio, @Telefono indica "al telefono").

  • Ogni argomento o progetto importante, in modo da poter trovare facilmente i messaggi relativi a un determinato argomento, soprattutto quando nel corpo o nell'oggetto del messaggio non è presente alcuna parola che consentirebbe di inserire il messaggio tra i risultati di una ricerca.

  • Elementi importanti che devono essere eseguiti il giorno stesso e non possono essere rimandati a un altro giorno.

È possibile applicare più categorie a un singolo elemento, a differenza dell'archiviazione, che prevede che ogni elemento sia presente in una sola cartella. Ad esempio, un messaggio importante di cui si vuole discutere con il proprio manager prima di rispondere potrebbe essere associato sia alla categoria @Posta elettronica che alla categoria 1:1 Manager.

Attività con più categorie

La categoria a singolo clic dovrebbe essere la categoria che si applica più spesso.

Per impostare la categoria a singolo clic, eseguire le operazioni seguenti:

  • In qualsiasi visualizzazione, nel gruppo Categorie della scheda Home fare clic su Categorizza e quindi su Imposta singolo clic.

Come si vedrà, le categorie mettono in risalto i messaggi e le attività nella finestra Da fare, aumentano l'efficienza delle ricerche e agevolano la preparazione per le riunioni.

Nota :  Prestare particolare attenzione alla categorizzazione dei messaggi in uscita: le categorie usate potrebbero essere visibili ai destinatari. Se i destinatari non usano Outlook 2010 o Exchange Server 2010, saranno in grado di vedere le categorie impostate.

Inizio pagina

Azioni rapide

Raccolta Azioni rapide Azioni rapide è una novità di Outlook 2010 che consente di eseguire più azioni con un solo clic. Si tratta di uno strumento molto utile per mantenere ordinata la Posta in arrivo e in generale per aumentare l'efficienza di utilizzo di Outlook. Ogni volta che si eseguono ripetutamente gli stessi passaggi in Outlook, provare a creare un'azione rapida.

Nota :  Le azioni rapide vengono applicate solo ai messaggi.

Le procedure consigliate prevedono le azioni rapide seguenti. Per altre informazioni, vedere Automazione di attività comuni o ripetitive con Azioni rapide:

Azione rapida

Risultato

Da utilizzare

Riferimento

Contrassegna il messaggio come già letto.

Lo sposta nella cartella 1-Riferimento.

Questo pulsante consente di eseguire l'archiviazione con un solo clic.

Personale*

Contrassegna il messaggio come già letto.

Lo sposta nella cartella 2-Personale.

Per l'archiviazione dei messaggi personali.

Operazione completata

Contrassegna il messaggio come già letto.

Contrassegna il messaggio come completato.

Lo sposta nella cartella 1-Riferimento.

Per i messaggi di riferimento a cui si è risposto o su cui si è intervenuti in altro modo.

Rinvia*

Contrassegna il messaggio come già letto.

Contrassegna il messaggio come un'attività per oggi

Lo sposta nella cartella 1-Riferimento.

Per i messaggi che si vuole elaborare in un secondo momento.

*Le azioni rapide Personale e Rinvia non sono azioni rapide predefinite.

Azioni rapide facoltative

Oltre alle azioni rapide elencate sopra, a seconda della propria mansione e delle proprie attività quotidiane, può essere utile creare i tipi di azioni rapide seguenti:

Azione rapida

Risultato

Da utilizzare

Categorizza e sposta

Contrassegna il messaggio come già letto.

Categorizza il messaggio.

Lo sposta nella cartella 1-Riferimento.

È possibile categorizzare numerosi messaggi prima di archiviarli per semplificarne la ricerca in un secondo momento. Creare un'azione rapida per ogni categoria che si usa spesso.

Contrassegna e sposta

Contrassegna il messaggio come già letto.

Contrassegna il messaggio.

Lo sposta nella cartella 1-Riferimento.

Si contrassegnano gli elementi per data, come Domani, Questa settimana e così via. Creare un'azione rapida per ogni contrassegno che si usa spesso.

Contrassegna, categorizza e sposta

Contrassegna il messaggio come già letto.

Contrassegna il messaggio.

Categorizza il messaggio.

Lo sposta nella cartella 1-Riferimento.

Si usano poche categorie per comprendere il contesto delle attività. Ad esempio: @Da leggere: contrassegna per domani, categorizza con la categoria @Da leggere.

Per informazione e sposta

Contrassegna il messaggio come già letto.

Crea un inoltro come messaggio Per informazione.

Lo sposta nella cartella 1-Riferimento.

Si inoltrano spesso messaggi di posta elettronica ad altre persone (articoli e così via)

Delega

Contrassegna il messaggio come già letto.

Crea un inoltro a una persona specifica.

Lo sposta nella cartella 1-Riferimento.

Si ricevono messaggi da destinare ad altri utenti.

Attività

Crea un'attività con allegato.

Elimina il messaggio.

È necessario maggiore contesto per i messaggi contrassegnati.

Gruppo di contatti

Contrassegna il messaggio come già letto.

Lo sposta nella cartella Gruppo di contatti dell'utente (o in una cartella Gruppo di contatti specifica).

Si ricevono inavvertitamente nella Posta in arrivo alcuni messaggi dai gruppi di contatti a causa delle regole. Ad esempio: si è creata una regola per l'archiviazione di tutti i messaggi ricevuti da un gruppo di contatti in una cartella, a meno che nel corpo del messaggio non sia contenuta la parola barra. Di tanto in tanto un utente invia al gruppo di contatti un messaggio con la parola barra, ma non si tratta di un messaggio di proprio interesse.

Rispondi ed elimina

Apre una finestra di risposta.

Elimina il messaggio originale.

Si ricevono spesso messaggi rapidi a cui è necessario rispondere, ma dopo la risposta non occorre conservare il messaggio originale. Ad esempio: Ad esempio: "Ci vediamo a pranzo Risposta: "Certo!"

Dopo aver iniziato a creare le azioni rapide, si scoprirà che esistono altri modi per ottimizzare il numero di clic necessari per eseguire un'operazione. Ogni volta che si esegue ripetutamente la stessa operazione, provare a creare un'azione rapida. Inoltre, quando i progetti cambiano, aggiornare le azioni rapide in modo che consentano di eseguire solo le operazioni realmente importanti per la propria attività.

Inizio pagina

Quattro regole per gestire al meglio la posta in arrivo

Dopo aver configurato il sistema, è possibile iniziare a gestire i messaggi in arrivo. Usando la Posta in arrivo come area centrale per la ricezione dei messaggi importanti, è possibile avere la certezza che vengono visualizzati solo gli elementi che richiedono un intervento da parte dell'utente.

Per ogni messaggio nella cartella Posta in arrivo:

  • Se non è importante, eliminarlo immediatamente.

  • Se può essere gestito in non più di due minuti, gestirlo (rispondere, archiviarlo, chiamare e così via).

  • Se non si è il destinatario o quando è possibile, delegarlo (inoltrarlo).

  • Se è necessario gestirlo, ma ci vogliono più di due minuti (inclusa la lettura), rinviare la gestione.

Se il messaggio serve come riferimento (anche se si è deciso di rimandarne la gestione), spostarlo nella cartella di riferimento. L'obiettivo è ridurre il numero di volte in cui si ha a che fare con ogni messaggio.

Eliminazione

Eliminare i messaggi che non è necessario leggere. Eliminare la posta indesiderata.

Se non si vuole ricevere un altro messaggio che fa parte di questa conversazione, ignorarlo.

Comando Ignora conversazione

Elaborazione: il limite di due minuti

È sorprendente quante cose si possono fare in due minuti. Ad esempio, a molti messaggi si può rispondere in 2 minuti o anche meno. Se invece un messaggio richiede più di due minuti di attenzione, rinviarne la gestione. Per avere un'idea concreta di quanti sono due minuti, provare a cronometrarli.

Dopo aver gestito il messaggio, eseguire una delle operazioni seguenti:

  • Eliminarlo se non è importante.

  • Archiviarlo in una delle cartelle dei riferimenti (ad esempio 1 - Riferimento) usando un'azione rapida.

Per tenere traccia delle operazioni eseguite, ad esempio in occasione della preparazione per le valutazioni annuali, usare l'azione rapida Operazione completata, che contrassegna anche i messaggi come completati.

Delega

Capita a volte di ricevere un messaggio che deve in realtà essere gestito da qualcun altro. In questi casi, rispondere e includere la persona a cui si vuole delegare il messaggio nella riga A. Se si esegue di frequente questa operazione, può essere opportuno creare un'azione rapida per rispondere e aggiungere la persona delegata nel campo A.

Se si desidera completamento successive, contrassegnarlo per se stessi prima dell'invio. Contrassegnare l'attività con la categoria @Waiting della barra da fare.

Rinvio

Quando rinviare un messaggio

Rinviare un messaggio significa che si intende rivederlo in un secondo momento, quando si avrà abbastanza tempo a disposizione.

Motivi per rinviare un messaggio:

  • Non può essere gestito in meno di due minuti.

  • La sua lettura richiede tempo.

  • Necessita di una risposta ben articolata.

  • Richiede l'esecuzione di un'ulteriore azione in un'altra applicazione (ad esempio "Da aggiungere al documento <nome>").

Come rinviare un messaggio: contrassegno

Se si decide che non si ha tempo di gestire subito un messaggio, è possibile contrassegnarlo:

  • Se è necessario gestirlo in giornata, contrassegnarlo con Oggi, semplicemente facendo clic sul contrassegno.

  • Se può essere rimandato per un periodo più lungo, fare clic con il pulsante destro del mouse sul contrassegno e impostarlo per una data successiva.

  • Se sarà necessario fare riferimento al messaggio più di una volta e si vuole accedervi facilmente, trascinarlo nel gruppo In seguito della finestra Da fare. Se non c'è un gruppo In seguito, impostare il contrassegno Data inizio per l'attività su 100 anni nel futuro (usare questo contrassegno raramente, in modo da non applicarlo a un numero eccessivo di elementi).

  • Se la gestione del messaggio viene rimandata solo per un breve periodo, usare il contrassegno Nessuna data, in modo che venga visualizzato nella parte superiore della finestra Da fare. Usare questo gruppo raramente e cancellarlo periodicamente, dal momento che viene visualizzato all'inizio dell'elenco delle attività.

Oltre a contrassegnare un messaggio, è possibile:

  • Aggiungere le categorie appropriate.

  • Fare clic sull'azione rapida Riferimento per contrassegnare il messaggio come già letto, se non è già contrassegnato come tale, e archiviarlo nella cartella dei riferimenti (1-Riferimento).

Se si applicano ripetutamente le stesse categorie e gli stessi contrassegni, creare una nuova azione rapida per il contrassegno, la categorizzazione e l'archiviazione.

Quando un elemento viene contrassegnato, appare nella finestra Da fare. Dopo essere stato contrassegnato e archiviato, l'elemento è stato elaborato e può essere escluso dalla visualizzazione. Tuttavia, poiché è stato inserito nell'elenco delle attività, è possibile passare al messaggio successivo, sapendo che si potrà tornare in un secondo momento agli elementi contrassegnati.

Se si vogliono aggiungere altre informazioni agli elementi contrassegnati

Se la riga Oggetto di un messaggio non fornisce sufficiente contesto, è possibile eseguire due operazioni, a seconda della quantità di informazioni che è necessario aggiungere:

  • Cambiare il nome dell'attività facendo clic su di essa nella finestra Da fare o facendo clic su di essa con il pulsante destro del mouse e scegliendo Rinomina attività. La modifica del nome dell'attività non cambia l'oggetto del messaggio, ma rende più semplice capire qual è la prossima attività da eseguire.

  • Creare un'attività con il messaggio come allegato.

È anche possibile aggiungere una categoria per individuare a colpo d'occhio la prossima azione da eseguire. Basta una rapida occhiata alla finestra Da fare con le attività categorizzate per sapere su quali elementi è possibile intervenire immediatamente (@Ufficio), per quali attività si stanno attendendo informazioni da altre persone (@In attesa) e quali saranno gli argomenti delle riunioni in programma (@Riunione).

Quando eseguire le attività rinviate?

Dopo aver elaborato i messaggi, è possibile affrontare l'elenco attività. È in questo momento che si risponde ai messaggi di cui si era rinviata la gestione.

Archiviazione

A volte capita di ricevere un messaggio su cui non è necessario intraprendere alcuna azione ma che potrebbe servire in futuro. Un buon esempio è un messaggio con istruzioni. Archiviare questi messaggi nella cartella di riferimento (1-Riferimento) facendo clic sull'azione rapida Riferimento. Aggiungendo una categoria (ad esempio @Progetto), sarà più facile trovare il messaggio quando serve. Aggiungerla prima di archiviare il messaggio con l'azione rapida.

Una volta completata l'elaborazione di tutti i messaggi, si dovrebbe avere una cartella Posta in arrivo pulita e si potrà concentrare l'attenzione sul calendario e le attività.

Inizio pagina

Impegni del giorno: gestire il proprio tempo e le attività

È buona norma dedicare ogni mattina una parte del proprio tempo alla gestione dell'elenco attività e del calendario, ad esempio:

  • Revisione degli appuntamenti e delle riunioni in programma per il giorno stesso e la settimana corrente.

  • Revisione delle attività e applicazione di modifiche.

  • Aggiunta degli appuntamenti al calendario per programmare il tempo necessario per portare a termine il proprio lavoro.

Dire di no

Quando si rivede il calendario e l'elenco attività, è importante essere realistici in merito alle attività che si è in grado di svolgere. A volte questo significa dire di no. Ecco alcuni modi per guadagnare tempo dicendo di no:

  • Rifiutare le riunioni a cui non è necessario partecipare. Non è impossibile.

  • Eliminare le attività che non è necessario eseguire o che si è certi di non riuscire a portare a termine.

  • Inviare messaggi per fare sapere agli altri che si sta lavorando a una risposta (e assicurarsi di contrassegnarli a proprio uso al momento dell'invio). È preferibile far sapere a qualcuno che si risponderà entro un periodo di tempo realistico piuttosto che dare l'impressione di essersi dimenticati della richiesta.

Gestione del calendario

Se in un determinato giorno sono pianificate molte riunioni, si avrà meno tempo a disposizione per completare le attività e scrivere i messaggi, per cui è meglio spostare le attività in altri giorni.

Se un'attività richiederà molto tempo o se dovrà essere eseguita obbligatoriamente (a differenza di altre non indispensabili), trascinarla dall'Elenco attività del giorno al calendario per riservare del tempo per la relativa elaborazione.

Modi per creare attività

Durante l'analisi del calendario e attività, inevitabile si inizierà il concetto di è necessario eseguire altre operazioni. Ecco alcuni modi per creare attività in Outlook:

  • Contrassegnare il messaggio.

  • Digitare nella casella Digitare una nuova attività nella parte superiore dell'elenco delle attività.

  • Usare la scelta rapida da tastiera CTRL+MAIUSC+K per creare una nuova attività.

  • Se si sta guidando, e se questa operazione è sicura e non comporta violazioni della legge, usare la funzione per i memo vocali del dispositivo mobile o del telefono cellulare per registrare le attività da trascrivere in un secondo momento nell'elenco attività.

  • Logo di Office 2010 Durante una riunione, creare annotazioni in OneNote. Gli elementi contrassegnati in OneNote verranno visualizzati nell'elenco delle attività di Outlook 2010.

Modi per gestire le attività

Ecco alcune procedure che possono agevolare la gestione delle attività:

  • Aggiungere le attività man mano che si presentano digitando nella casella Digitare una nuova attività nella finestra Da fare o nella parte superiore dell'elenco attività, in un'area vuota nell'Elenco attività del giorno o facendo clic su Nuova attività nella barra multifunzione.

  • Cancellare le attività che non è necessario eseguire. L'elenco delle attività è un'area estremamente importante: non lasciare che si riempia di attività di scarsa importanza o la sua utilità andrà perduta. Per i messaggi contrassegnati che si vuole conservare, fare clic su Rimuovi da elenco, altrimenti fare semplicemente clic su Elimina.

  • Contrassegnare le attività completate in modo che vengano rimosse dalla finestra Da fare.

  • Migliorare la capacità di intervento sulle attività modificando l'oggetto di un messaggio contrassegnato. Ad esempio, un messaggio contrassegnato con l'oggetto Impossibile modificare l'appartenenza al gruppo tramite la tastiera dovrebbe essere rinominato Rispondere a Luca, che rappresenta l'azione successiva per tale attività. Per modificare l'oggetto dell'attività, fare clic sull'elemento nella finestra Da fare e digitare un nuovo oggetto oppure fare clic con il pulsante destro del mouse e quindi scegliere Rinomina attività. La modifica dell'oggetto dell'attività non comporta la modifica dell'oggetto del messaggio. Viene modificato solo l'argomento visualizzato nell'elenco attività.

  • Applicare le categorie per identificare più facilmente la posizione in cui è necessario eseguire il passaggio successivo e rendere maggiormente visibili alcune attività.

  • Ridisporre le attività per raggruppare quelle simili tra loro, ad esempio le attività della stessa categoria. Per spostare un'attività, fare clic su di essa nell'elenco attività e trascinarla. In questo modo è possibile lavorare su attività simili contemporaneamente.

  • Trascinare le attività nell'Elenco attività del giorno e nella finestra Da fare nel giorno in cui si prevede di eseguire l'attività. Per le attività che richiederanno un certo tempo, trascinare le attività nel calendario per riservare del tempo per completarle.

Benché sia importante organizzarsi, non dedicare troppo tempo all'assegnazione di priorità e alla gestione dell'elenco attività. Il processo di gestione dell'elenco attività non deve avere la precedenza su tutto il resto.

Usare il calendario: creare appuntamenti per gestire il tempo

È bene ricordare che le attività da svolgere sono sempre più del tempo a disposizione.

Una gestione efficiente del tempo prevede che si elaborino i messaggi, si gestiscano appuntamenti e attività e si rifletta sulle attività da svolgere.

Per pianificare il tempo necessario per tutte queste attività, è possibile impostare riunioni e appuntamenti nel proprio calendario. È importante che il calendario venga considerato come il piano effettivo per la gestione del tempo: se è stato pianificato un impegno, questo è ciò di cui ci si dovrà occupare all'orario corrispondente.

Prevedere il tempo necessario per:

  • Gestire i messaggi. Dedicare tempo alla gestione dei messaggi è particolarmente importante quando si ricevono numerosi messaggi. Anche se sono state configurate regole in modo che solo i messaggi importanti vengano visualizzati nella Posta in arrivo, la gestione di quei messaggi richiede comunque tempo.

Suggerimento :  Durante l'elaborazione e la lettura dei messaggi è possibile ottimizzare lo spazio disponibile facendo clic sul pulsante Lettura Comando Visualizzazione di lettura sulla barra di stato sulla barra di stato per ridurre a icona il riquadro di spostamento, la finestra Da fare e la barra multifunzione. Per visualizzare nuovamente tutti gli elementi, fare clic su Normale comando visualizzazione normale sulla barra di stato immediatamente a sinistra di Lettura.

  • Rivedere appuntamenti e attività a cadenza giornaliera e settimanale. Esaminare il calendario e le attività e valutare appuntamenti e attività rispetto alle proprie priorità. Se il calendario contiene molti impegni, è consigliabile:

  • Cancellare gli appuntamenti in conflitto, dal momento che non è possibile trovarsi in due posti contemporaneamente.

  • Pianificare il tempo per lo svolgimento delle attività.

  • Riflettere sulle proprie attività, valutando se il tempo viene usato in modo efficace e se sono state impostate le priorità giuste.

  • Incontrare periodicamente il proprio manager. Le riunioni periodiche con il manager consentono di illustrare ciò su cui si sta lavorando e di ridefinire le priorità, quando necessario. Per impostare una riunione ricorrente, fare clic su Ricorrenza Icona del pulsante .

Inizio pagina

Attività: svolgere il proprio lavoro

Revisione settimanale

Considerare nell'insieme il proprio tempo e le attività da svolgere aiuta ad assegnare la priorità alle attività importanti rispetto a quelle meno urgenti, oltre a consentire di chiarire agli altri quali risultati ci si può realisticamente aspettare che vengano conseguiti o meno. Rivedere la settimana precedente e quella successiva è anche un sistema utile per prepararsi per una riunione settimanale con il proprio manager o per predisporre un messaggio di posta elettronica di aggiornamento sullo stato.

Dove lavorare

Dopo avere elaborato i messaggi, lo spazio migliore per lavorare in Outlook (rispondere ai messaggi e così via) è l'area Attività. Passando ad Attività, non si verrà distratti dai messaggi ricevuti nella Posta in arrivo.

Elaborare le attività in blocco

Quando si esamina l'elenco attività e il calendario, eseguire le attività simili insieme. Se ad esempio si hanno solo alcuni minuti a disposizione, effettuare tutte le telefonate (se non sono molte). Affrontare le attività più impegnative (per alcuni, potrebbe trattarsi delle risposte ai messaggi) nei momenti di maggiore energia e rimandare quelle meno impegnative, come ad esempio la lettura dei messaggi di stato, alle ultime ore della giornata o ai momenti di minore energia. Elaborando in blocco le attività, è possibile fare avanzare tutti i propri progetti contemporaneamente.

Un modo per elaborare in blocco le attività è modificare la disposizione da Elementi disposti per: Data inizio a Elementi disposti per: Categorie. A tale scopo, fare clic sull'intestazione Elementi disposti per e quindi fare clic su Categorie.

Nota : Se alcune delle proprie attività impediscono ad altre persone di portare a termine il loro lavoro, eseguirle per prime.

Menu Disposizione

Completamento delle attività

Man mano che si terminano le attività, contrassegnarle come completate. Outlook 2010 crea automaticamente l'elenco delle attività completate, che può essere utile come riepilogo del lavoro eseguito. Se non è necessario tenere traccia dell'attività o del messaggio, eliminarlo o cancellare il contrassegno.

comando segna come completata sulla barra multifunzione

modalità offline

Se le attività da eseguire sono molte, può essere preferibile lavorare offline per evitare le distrazioni associate ai messaggi in arrivo.

Quando si passa dalla modalità online a quella offline e viceversa, tutti gli account di posta elettronica nel profilo di Outlook vengono modificati.

  • Nel gruppo Preferenze della scheda Invia/Ricevi fare clic su Offline.

Comando Offline sulla barra multifunzione che indica lo stato Online

Il comando Offline viene evidenziato quando si lavora offline.

Comando Offline sulla barra multifunzione che indica che è attivo lo stato Offline

Fare clic sul comando evidenziato Offline per tornare alla modalità Online.

Inizio pagina

Trovare un messaggio: come eseguire ricerche efficaci

Come trovare un messaggio da un mittente specifico

Se si vuole trovare un messaggio inviato da una persona specifica, fare clic nella casella di ricerca all'interno della cartella di riferimento, ad esempio 1-Riferimento, quindi nella scheda Cerca fare clic su Da.

Comando Da sulla barra multifunzione

Digitare il nome della persona.

Ricerca immediata con criterio di ricerca Da

In alternativa, iniziare a digitare il nome e quindi premere il tasto freccia GIÙ per selezionare Da in modo da restringere i risultati.

Ricerca immediata con il criterio suggerito

Come trovare un messaggio con allegato

Per trovare un messaggio con un allegato, fare clic nella casella di ricerca e quindi nella scheda Cerca fare clic su Con allegati.

Comando Con allegati sulla barra multifunzione

Tutti i termini di ricerca sono additivi, quindi se si vuole trovare un messaggio con allegati inviato da una determinata persona, fare clic sui comandi corrispondenti sulla barra multifunzione (Da, Con allegati) per impostare la ricerca.

Esempio di Ricerca immediata con più criteri di ricerca

Per trovare messaggi nell'intera cassetta postale

A volte non si riesce a trovare un messaggio se si cerca solo nella cartella di riferimento, perché potrebbe trattarsi di un messaggio inviato oppure archiviato in modo errato. In questi casi, iniziare effettuando una ricerca in qualsiasi cartella (Posta in arrivo, 1-Riferimento e così via) e quindi fare clic su Provare a eseguire nuovamente la ricerca in tutti gli elementi di posta.

ricerca immediata senza alcun criterio

Si può anche fare clic su Tutti gli elementi di posta nella scheda Cerca.

Comando Tutti gli elementi di posta sulla barra multifunzione

Se si sospetta che l'elemento che si sta cercando sia in una convocazione riunione accettata, e quindi nel calendario, provare a estendere la ricerca a Tutti gli elementi di Outlook.

Se si eseguono spesso ricerche nell'intera cassetta postale, è possibile impostare l'ambito di ricerca predefinito su tutte le cartelle passando alla visualizzazione Backstage.

  1. Fare clic sulla scheda File, quindi su Opzioni.

  2. Fare clic su Cerca.

  3. In Risultati fare clic su Tutte le cartelle.

opzioni di ricerca immediata nella visualizzazione backstage

Per interrompere la ricerca

Quando è stato trovato l'elemento desiderato e si è pronti a passare all'attività successiva, fare clic su Pulsante Chiudi ricerca accanto alla casella Ricerca immediata oppure fare clic su Chiudi ricerca nel gruppo Chiudi della scheda Cerca.

Comandi Chiudi ricerca per Ricerca immediata

Scrivere messaggi di posta elettronica ottimali

Attenendosi alle regole seguenti, è possibile presentarsi in modo professionale e migliorare la comunicazione.

Regole di base per messaggi di posta elettronica ottimali: cosa fare

  • Leggere il messaggio prima di inviarlo.

  • Usare un oggetto del messaggio descrittivo e orientato all'azione. Ad esempio: Team di vendita: inviare le date proposte per la riunione con il consiglio di amministrazione, dove Team di vendita è il nome del gruppo e inviare è l'azione. Altri prefissi utili includono Per informazione e Azione richiesta.

  • Se è richiesta un'azione, specificarla nella casella Oggetto.

  • Modificare l'oggetto del messaggio se l'argomento della conversazione cambia.

  • Mantenere tutti i messaggi brevi e pertinenti.

  • Organizzare il contenuto del messaggio dall'elemento più importante a quello meno importante.

  • Valutare se formattare in grassetto le informazioni importanti.

  • Inserire le attività o le domande in righe distinte, in modo da evidenziarle maggiormente.

  • Formattare in grassetto i nomi delle persone quando si pongono domande. Ad esempio: "Luca, qual è lo stato del progetto?"

  • Limitare il numero di destinatari del messaggio alle persone che hanno realmente l'esigenza di leggerlo.

  • Inserire nella riga Cc le persone a cui il messaggio viene inviato solo per informazione.

  • Inserire nella riga A le persone che devono rispondere o a cui si richiede un'azione.

  • Usare una firma quando appropriato, ma mantenerla semplice, breve, professionale e se possibile priva di immagini.

  • Se si desidera una risposta immediata, non inviare un messaggio di posta elettronica. Telefonare o Logo di Office 2010 inviare un messaggio istantaneo.

  • Se una conversazione di posta elettronica supera i 10 messaggi senza che si riesca a trovare una soluzione, può essere consigliabile organizzare una riunione per discutere della questione. La posta elettronica non è sempre il mezzo più efficiente per risolvere problemi complessi. Con il messaggio selezionato, nel gruppo Rispondi della scheda Home fare clic su Riunione.

gruppo rispondi con il comando riunione

  • Confermare la ricezione dei messaggi che richiedono una risposta più dettagliata. Se si è troppo impegnati per rispondere immediatamente in modo completo, informare il mittente che si sta esaminando il problema e si risponderà entro una determinata ora o data. Contrassegnare il messaggio per se stessi come attività da svolgere in seguito.

  • Limitare l'uso del contrassegno Priorità alta icona priorità alta .

gruppo contrassegni sulla barra multifunzione

  • Se si sta ponendo una domanda a cui diverse persone possono rispondere, scegliere una sola persona invece di inviare la domanda al gruppo.

Completamento: contrassegno al momento dell'invio

Quando si sta inviando un messaggio a qualcuno da cui è necessario ricevere una risposta, eseguire le operazioni seguenti:

  • Contrassegnare il messaggio per se stessi al momento dell'invio.

  • Modificare il nome dell'attività relativa al messaggio contrassegnato nella finestra Da fare in modo che inizi con Completa.

  • Contrassegnarlo con la categoria @In attesa.

  • Eseguendo questi tre passaggi, è possibile sapere che l'azione successiva è l'invio di un altro messaggio o che si è in attesa di una risposta.

Suggerimento :  Impostare un promemoria per ricordarsi di inviare un altro messaggio spesso è più efficace che contrassegnare il messaggio per il destinatario. Allo stesso modo, quando si promette di eseguire una determinata attività in un messaggio, contrassegnare il messaggio per se stessi, in modo che sia disponibile un'attività nella finestra Da fare come promemoria.

Regole di base per messaggi di posta elettronica ottimali: cosa non fare

  • Non usare elementi decorativi.

  • Non includere il proprio manager in ogni messaggio inviato.

  • Non inviare un messaggio in un momento di rabbia. È preferibile scriverlo, salvarlo nella cartella Bozze e riprenderne la stesura in un secondo momento.

  • Non aspettarsi una risposta rapida quando si inviano messaggi lunghi (più di due paragrafi).

  • Non inviare un messaggio di completamento meno di un giorno dopo il primo messaggio. Se non si riceve una risposta tempestiva, provare a contattare il destinatario telefonicamente o tramite messaggistica istantanea.

  • Non usare conferme di lettura o conferme di recapito per ogni messaggio inviato. Usarle solo quando non si è certi che i destinatari riceveranno il messaggio.

  • Non impostare contrassegni o icona priorità alta per ogni messaggio inviato. I destinatari impareranno a ignorarli.

  • Non usare TESTO IN MAIUSCOLO.

  • Non inviare allegati: usare collegamenti. Questa regola vale in particolare per le convocazioni riunione, in cui gli allegati possono contribuire in modo significativo alle quote sul server.

  • Non espandere le liste di distribuzione. L'espansione delle liste di distribuzione rende i messaggi più difficili da leggere e può determinarne il recapito nelle cartelle di posta sbagliate per gli utenti che usano regole.

  • Evitare il sarcasmo. Il proprio senso dell'umorismo potrebbe essere frainteso.

  • Non scrivere nulla che non si vorrebbe venisse letto da chiunque altro nell'azienda. Non si può mai sapere a chi potrebbe essere inoltrato il messaggio.

  • Non usare tipi di carattere in corsivo o "stravaganti" che risultano difficili da leggere.

  • Non usare caratteri in rosso, perché sono difficili da leggere e possono essere interpretati come una critica.

  • Non usare mai Rispondi a tutti per richiedere la rimozione da un gruppo di contatti.

Suggerimenti per i gruppi di contatti (precedentemente noti come liste di distribuzione)

Se si sta rispondendo a un gruppo di contatti di grandi dimensioni, seguire tutte le indicazioni per gli accorgimenti da usare e gli errori da evitare in relazione ai messaggi di posta elettronica.

Se sono necessarie altre informazioni o si sta esaminando il problema separatamente, rispondere all'intero gruppo di contatti per fare sapere a tutti che ci si sta occupando del problema e quindi rispondere separatamente al mittente. Una volta risolto il problema, rispondere al gruppo di contatti informando tutti della soluzione, in modo da consentire ad altri utenti del gruppo di contatti di farvi riferimento.

Come reindirizzare messaggi ad altri utenti

Se un utente invia un messaggio a un gruppo di contatti di cui si fa parte, ma la risposta al messaggio deve essere fornita da un altro utente o gruppo di contatti, eseguire le operazioni seguenti:

  • Rispondere con l'utente o il gruppo di contatti corretto nella riga A.

  • Assicurarsi che le risposte vengano inviate all'utente o al gruppo di contatti corretto.

  • Non inserire il gruppo di contatti originale nella riga Ccn, perché il messaggio non verrebbe filtrato dalle regole degli altri utenti. Lasciare il gruppo di contatti nella riga A o Cc.

  • Se a causa del passaggio a un nuovo ruolo è necessario reindirizzare periodicamente messaggi ad altri utenti, impostare un'azione rapida.

Come richiedere la rimozione da un gruppo di contatti

Se si ricevono messaggi da un gruppo di contatti in cui non si vuole essere inseriti, inviare un messaggio all'amministratore di rete o al proprietario del gruppo di contatti e chiedere di essere rimossi. Non rispondere all'intero gruppo di contatti. Per individuare il proprietario del gruppo di contatti, fare doppio clic sul nome del gruppo di contatti nella riga A.

Come usare i commenti all'interno del testo

L'aggiunta di commenti all'interno del testo in un messaggio è un modo pratico per rispondere a domande e fornire informazioni punto per punto. In base alle procedure consigliate, eseguire le operazioni seguenti:

  1. Nel messaggio indicare che sono presenti commenti all'interno del testo. Ad esempio, includere la frase "Vedi i commenti aggiuntivi di seguito".

  2. Differenziare il proprio testo dal messaggio originale. Alcuni suggerimenti includono:

    • Cambiare il colore del carattere.

    • Anteporre il proprio nome o le proprie iniziali tra parentesi quadre, ad esempio [Luca Udinesi].

      Immagine

    • Modificare il carattere in corsivo, grassetto o con entrambi i formati.

  3. Non eliminare alcuna parte del testo scritto da altri.

Se si vuole commentare solo una piccola parte di un messaggio più lungo, copiare tale sezione del messaggio nella propria risposta, usando un colore diverso e racchiudendo la citazione tra virgolette, quindi digitare la propria risposta.

Quando usare la casella Ccn

Se si aggiunge il nome di un destinatario nella casella Ccn (copia per conoscenza nascosta) in un messaggio, una copia del messaggio viene inviata al destinatario, ma il nome del destinatario non è visibile agli altri destinatari del messaggio.

Usare la caratteristica Ccn per rimuovere utenti aggiuntivi da una conversazione di posta elettronica quando si ritiene che non siano più necessari o se l'argomento della conversazione è cambiato.

Se ad esempio si fa parte di un gruppo di cinque utenti che ricevono una domanda e si desidera rispondere, spostare gli altri quattro utenti nella riga Ccn e scrivere una frase del tipo "Andrea, Marco, Luca ed Elena sono in Ccn. Ecco la risposta…".I messaggi successivi verranno scambiati solo tra l'utente e il mittente originale.

Non usare la riga Ccn per mettere a conoscenza terzi (ad esempio il proprio manager) di un messaggio con informazioni riservate. Il destinatario in Ccn potrebbe non rendersi conto di essere stato incluso in Ccn e rispondere a tutti, rivelando di avere ricevuto un messaggio in copia conoscenza nascosta. Questo potrebbe essere interpretato come un comportamento scorretto da parte dell'utente.

Invece di usare la riga Ccn per informare altre persone di un problema, inoltrare il messaggio dopo averlo inviato.

Inizio pagina

Calendario e riunioni

Quando è appropriato convocare una riunione?

Convocare una riunione quando:

  • Un nuovo gruppo di persone lavora insieme per la prima volta.

  • Sono stati scambiati più di 10 messaggi relativamente lunghi tra diverse persone.

  • Sono necessarie attività di discussione, brainstorming o collaborazione.

  • Convocare una riunione quando rappresenta il modo più efficiente per procedere e comunicare in modo chiaro l'obiettivo della riunione prima di convocarla.

Chi invitare

Invitare solo le persone che è necessario coinvolgere. Ogni invitato aggiuntivo aumenta la complessità della riunione, rendendo più difficile controllarla. D'altra parte, se è necessario prendere una decisione, assicurarsi che tutte le principali parti interessate siano presenti. In caso contrario, la riunione si rivelerebbe uno spreco di tempo e risorse.

Come scegliere un orario per la riunione

Scegliere un orario in cui tutti i partecipanti possono incontrarsi controllando le informazioni sulla disponibilità degli invitati nel calendario. Usare Regole Pianificazione per visualizzare la disponibilità di tutti i partecipanti alla riunione.

Nella griglia sono indicati i periodi di disponibilità dei partecipanti. Una linea verticale verde rappresenta l'inizio della riunione. Una linea verticale rossa rappresenta la fine della riunione.

griglia della disponibilità in outlook

Per visualizzare Regole Pianificazione durante la composizione di una convocazione riunione, eseguire le operazioni seguenti:

  • Nella scheda Riunione fare clic su Regole Pianificazione nel gruppo Mostra.

Nel riquadro Ricerca sala sono indicati gli orari suggeriti ottimali per la riunione, ovvero quando la maggior parte dei partecipanti è disponibile. Per selezionare un orario per la riunione, fare clic su un suggerimento nella sezione Orari suggeriti del riquadro Ricerca sala oppure selezionare un orario nella griglia dei periodi di disponibilità.

Riquadro Orari suggeriti per una convocazione riunione

Nota :  Se il riquadro Ricerca sala non è visualizzato, nella scheda Riunione fare clic su Ricerca sala nel gruppo Opzioni.

Comando Ricerca sala sulla barra multifunzione

Se si creano periodicamente riunioni con lo stesso gruppo di utenti, creare un gruppo nel riquadro di spostamento in modo da visualizzare più facilmente le informazioni sulla disponibilità degli utenti. Questi gruppi possono includere anche sale, per trovare più facilmente una sala disponibile per la riunione.

Per creare un gruppo di calendari, eseguire le operazioni seguenti:

  • In Calendario, nel gruppo Gestisci calendari della scheda Home, fare clic su Gruppi di calendari e quindi su Crea nuovo gruppo di calendari.

Quando incontrarsi di persona e quando in modalità remota

Incontrarsi di persona se:

  • È la prima volta che il gruppo lavora insieme.

  • Verranno mostrati o distribuiti elementi non in formato elettronico.

  • Si tratta di una riunione di brainstorming.

  • Si tratta di una riunione che richiede significative attività di collaborazione.

  • Non tutti dispongono di un telefono, di Logo di Office 2010 Office Live Meeting o del software e delle apparecchiature necessari per le riunioni in formato elettronico.

In caso contrario, valutare l'utilizzo di Live Meeting o del telefono.

Suggerimento : Se è necessario spostarsi per raggiungere il luogo della riunione, pianificare i tempi di viaggio nel calendario prima e dopo la riunione.

Come gestire i documenti correlati

In preparazione di una riunione, spesso è necessario condividere documenti prima o durante la riunione.

Logo di Office 2010 Se tutti i partecipanti sono connessi alla rete aziendale, inserire i documenti in un sito di SharePoint o in un'unità di rete condivisa.

Logo di Office 2010 Se alcuni partecipanti sono esterni all'azienda (ad esempio un fornitore che non ha accesso alla rete Intranet), valutare l'utilizzo di un'area di lavoro SharePoint.

Non inviare allegati nelle convocazioni riunione.

Preparazione di un'agenda: sfruttare le attività

  • @Riunione è il punto centrale per le voci di agenda   .

Creare una singola attività, contrassegnarla con la categoria @Riunione e impostare la data di inizio o la data di scadenza sulla data della riunione. Quando la data della riunione si avvicina e si definiscono gli argomenti di discussione, aggiungere all'attività commenti, elenchi puntati e idee. Questa attività diventerà l'agenda per la riunione.

Dopo la riunione, contrassegnare l'attività come completata e creare nuove attività per le azioni da eseguire.

  • Se si vuole discutere di uno o più messaggi...   

Se durante una riunione si desidera discutere di un messaggio in particolare, contrassegnare tale messaggio per il giorno della riunione e assegnargli la categoria @Riunione.

Se è necessario discutere di più di tre messaggi, non contrassegnarli uno a uno per evitare di inserire troppi elementi nell'elenco delle attività. Creare invece una nuova attività con il nome della riunione, quindi fare clic con il pulsante destro del mouse e trascinare i messaggi nell'attività. Contrassegnare questa attività con la categoria @Riunione.

  • Se si vuole più spazio per le proprie idee...   

Logo di Office 2010 Se si sta collaborando con altre persone o semplicemente si vuole avere più spazio per le proprie idee, valutare l'uso di un blocco appunti di OneNote, che può essere condiviso tramite un sito di SharePoint o in un server locale. OneNote 2010 assicura un'esperienza più avanzata per la creazione di annotazioni rispetto alle attività di Outlook 2010.

Durante la riunione: come collaborare

Lo strumento da usare per la collaborazione durante una riunione dipende dalla posizione e dall'accesso dei partecipanti.

Se si collabora a un documento e tutti si trovano nella stessa stanza, usare le caratteristiche Revisioni e Commenti di Word.

Logo di Office 2010 Se si sta tenendo una presentazione e alcuni utenti partecipano in modalità remota, usare una riunione online e le funzionalità di chat di Microsoft Lync o, per le riunioni meno formali, chiedere a tutti di partecipare a una chat di gruppo di Microsoft Lync e condividere il proprio desktop o un secondo monitor:

finestra di microsoft lync con le opzioni per la condivisione dello schermo

Logo di Office 2010 Se si vuole collaborare in una modalità maggiormente ad hoc, è possibile usare OneNote per creare note insieme in un singolo blocco appunti. Se il blocco appunti non è condiviso, inviare le note in un messaggio dopo la riunione.

Logo di Office 2010 Se si prendono appunti o si creano minute della riunione, è inoltre possibile usare OneNote per inserire i dettagli della riunione da Outlook nelle note. Dopo la riunione, è possibile inviare le note ai partecipanti in un messaggio.

Come interrompere una riunione ricorrente

Quando una serie di riunioni è stata completata, invece di annullare la riunione, rimuovendo così tutte le istanze precedenti, modificare il criterio di ricorrenza in modo che termini con l'ultima occorrenza della riunione. A tale scopo, fare clic sul pulsante Ricorrenza e modificare la data di fine.

Quando e come condividere il proprio calendario

Potrebbe non essere necessario condividere il proprio calendario, perché qualsiasi membro dell'organizzazione può visualizzare la disponibilità dell'utente, senza necessariamente vedere il contenuto o l'oggetto delle riunioni e degli appuntamenti. È però possibile condividere facilmente il calendario con il proprio team, se si vuole consentire ai membri del team di visualizzare tutte le riunioni e gli appuntamenti che contiene.

Può essere necessario affidare la gestione del calendario a un'altra persona, ad esempio un assistente incaricato di accettare o rifiutare le riunioni. In tal caso, è possibile delegare il calendario. Se si delega un calendario, scegliere una sola persona. Non creare più di un delegato per il calendario. In caso contrario, possono verificarsi errori.

Logo di Office 2010 Creare un calendario di SharePoint per le attività di gruppo a cui tutti hanno accesso, invece di condividere il proprio calendario. Ad esempio, creare un calendario in un sito di SharePoint per tenere traccia delle pianificazioni per le ferie del gruppo.

Inviare il proprio calendario in un messaggio quando si organizzano riunioni con persone che non possono visualizzare le informazioni sulla disponibilità, ad esempio utenti esterni all'azienda.

Nota : La condivisione o meno del calendario dipende dalla versione di Microsoft Exchange Server in esecuzione e dal modo in cui l'amministratore ha configurato il server.

Inizio pagina

Contatti

Quando usare i contatti di Outlook 2010 in un ambiente aziendale

Anche se si lavora per un'azienda che dispone di un elenco indirizzi globale, talvolta può essere utile mantenere un contatto in Outlook 2010. Creare contatti per:

  • Le persone esterne all'azienda.

  • Le persone per cui si vuole ricordare o aggiungere particolari informazioni, ad esempio il compleanno.

  • Le persone con cui si vuole sincronizzare il proprio telefono cellulare, in particolare se il telefono non è connesso alla rubrica aziendale o nei casi in cui non è disponibile la connettività.

Quando creare un gruppo di contatti in Outlook 2010

Creare gruppi di contatti (precedentemente noti come liste di distribuzione personali) in Outlook 2010 quando si vuole semplificare l'invio di messaggi a un gruppo di persone esterne all'organizzazione. Per tutti i gruppi all'interno dell'azienda è possibile creare un gruppo di contatti pubblico (chiedere all'amministratore IT come eseguire questa operazione).

Inizio pagina

Domande frequenti

Che cosa sono le azioni rapide?

La caratteristica Azioni rapide è una novità di Outlook 2010 che consente di eseguire più azioni con un solo clic. Si tratta di uno strumento molto utile per mantenere ordinata la Posta in arrivo e in generale per aumentare l'efficienza di utilizzo di Outlook. Ogni volta che si eseguono ripetutamente gli stessi passaggi in Outlook, provare a creare un'azione rapida.

Nota :  Le azioni rapide sono applicabili solo agli elementi di posta, ad esempio gli elementi nella Posta in arrivo.

Perché visualizzare il Riquadro di lettura a destra e non in basso (o disattivarlo del tutto)?

Leggere una colonna lunga e stretta di testo è più facile che leggere una sezione di testo più corta e più larga. Questo perché è più facile muovere gli occhi verso il basso che da sinistra a destra su lunghe distanze, gesto che può implicare anche un movimento di testa e collo che può affaticare. È preferibile tenere attivo il Riquadro di lettura, in modo da non dover aprire ogni messaggio per leggerne il contenuto.

Cosa fare con le cartelle non più necessarie?

L'elenco cartelle del riquadro di spostamento dovrebbe essere riservato alle cartelle usate spesso. Se è pieno di cartelle che non si riesce nemmeno a riconoscere, spostare tutta la posta nella cartella di riferimento ed eliminare le cartelle esistenti.

Com'è possibile visualizzare in blu tutti i messaggi inviati solo all'utente?

  1. Nel gruppo Visualizzazione corrente della scheda Visualizza fare clic su Impostazioni visualizzazione.

comando impostazioni visualizzazione sulla barra multifunzione

  1. Nella finestra di dialogo Impostazioni visualizzazione avanzate fare clic su Formattazione condizionale.

Finestra di dialogo Impostazioni visualizzazione avanzate

  1. Nella finestra di dialogo Formattazione condizionale fare clic su Aggiungi.

  2. Nella casella Nome digitare Me e quindi fare clic su Carattere.

  3. Nella finestra di dialogo Tipo di carattere, in Colore, fare clic su Blu e quindi su OK.

  4. Nella finestra di dialogo Formattazione condizionale fare clic su Condizione.

  5. Nella finestra di dialogo Filtro selezionare la casella di controllo Il mio nominativo è accanto a l'unico nominativo nel campo A e quindi fare clic su OK in tutte le finestre di dialogo aperte.

Quando è opportuno usare la visualizzazione Conversazione?

La visualizzazione Conversazione è utile quando:

  • Si controllano i messaggi con meno frequenza e quindi si hanno più messaggi da visualizzare in una volta sola.

  • Sono presenti molti thread di messaggi con numerose discussioni.

  • Si vuole vedere il contesto di chi ha risposto a chi.

  • Si ricevono moltissimi messaggi.

La visualizzazione Conversazione consente di verificare facilmente quali conversazioni hanno generato il maggior numero di discussioni. In questi casi è preferibile leggere e rispondere solo all'ultimo messaggio della conversazione. Si può anche selezionare un'intera conversazione e intervenire su di essa. Ad esempio, in presenza di una lunga serie di messaggi di cui l'ultimo contiene semplicemente una frase come "Grazie, ho avuto la risposta alla mia domanda", è possibile eliminare l'intera conversazione.

In visualizzazione Conversazione è possibile anche visualizzare i messaggi di altre cartelle, cosa molto utile quando si riceve un nuovo messaggio in una lunga conversazione, poiché si può vedere l'intera cronologia, incluse le proprie risposte.

È necessario tenere insieme i messaggi personali e di lavoro?

Ridurre il numero di posizioni in cui si leggono i messaggi non significa mescolare i messaggi di lavoro e personali. Le procedure consigliate prevedono l'uso di account di posta distinti per le comunicazioni di lavoro e personali. È tuttavia opportuno ridurre il numero di indirizzi di posta elettronica da gestire. Outlook 2010 offre la possibilità di visualizzare più account contemporaneamente. È possibile visualizzare i propri messaggi di lavoro (Exchange Server) in un file di dati e i propri account di Outlook.com e Google Gmail in un altro file di dati, tutto mentre si usa lo stesso profilo di Outlook 2010.

Qual è l'utilità degli stati Letto e Non letto?

Gli stati Letto e Non letto in Outlook 2010 consentono di verificare rapidamente quali messaggi sono stati letti almeno una volta e quali sono ancora da leggere. Questi stati possono però essere facilmente attivati facendo clic sui vari messaggi, quindi non costituiscono un riferimento perfetto, ma sono solo uno strumento.

Per contrassegnare velocemente un messaggio come già letto, premere CTRL+Q. Per contrassegnarlo come non letto, premere CTRL+U.

Perché lo stato Letto/Non letto non è sufficiente?

Alcuni utenti cercano di usare lo stato Letto/Non letto per indicare se un messaggio è nuovo o è un elemento di riferimento. Lo stato Non letto è però inaffidabile, perché appena il messaggio perde lo stato attivo (quando si fa clic su un altro messaggio), viene automaticamente contrassegnato come letto, senza contare il fatto che molto spesso altri dispositivi, ad esempio i telefoni, contrassegnano i messaggi come già letti. Inevitabilmente i messaggi vengono letti almeno una seconda volta, e lo scotto mentale di capire cosa occorre fare viene pagato di nuovo. L'uso dello stato Letto/Non letto come linea di separazione tra gli elementi della posta in arrivo che rappresentano "attività" e quelli che non sono ancora stati elaborati tende a venir meno quando si ricevono molti messaggi, alcuni dei quali non verranno mai letti perché semplicemente dall'oggetto è possibile capire che non è necessario leggerli. Un approccio molto più efficiente consiste nello scorrere tutti i messaggi e decidere cosa fare con ognuno. I messaggi gestiti dovrebbero quindi uscire dalla posta in arrivo, non rimanere "non letti".

Perché è opportuno archiviare i messaggi?

Le procedure consigliate prevedono l'uso di un archivio centrale per i messaggi, in modo da potervi fare riferimento dopo averli "elaborati". Usando un numero limitato di cartelle (1-Riferimento e 2-Personale), non è necessario preoccuparsi di eventuali errori di archiviazione dei file o copiare i messaggi in più cartelle se sono applicabili a più di un argomento o progetto.

Inoltre, non è necessario controllare tutti i messaggi che riguardano un particolare argomento o progetto. Outlook 2010 fornisce strumenti più avanzati, come le categorie e le cartelle ricerche, che rendono estremamente efficiente la ricerca.

Perché è consigliabile avere una sola cartella di riferimento?

Con un'unica cartella non c'è bisogno di pensare a quale cartella contiene determinati messaggi e si ha la certezza che tutto il contenuto della cartella è stato esaminato e si è deciso di conservarlo.

Se invece si usano più cartelle, ogni volta che si archivia un messaggio si è obbligati a decidere quale cartella usare. La situazione diventa ancora più complicata se c'è più di una cartella appropriata per ogni messaggio. Poiché molte cartelle finiscono per rimanere inutilizzate quando ce ne sono tante tra cui scegliere, si crea una situazione di disordine.

Benché possa sembrare vantaggioso lasciare tutti i messaggi nella Posta in arrivo, esiste un costo nascosto che si paga ogni volta che si esamina un messaggio e ci si chiede "È qualcosa su cui devo intervenire o è qui solo per riferimento?". Inoltre, avere nella Posta in arrivo solo nuovi elementi garantisce maggiore tranquillità. La Posta in arrivo è uno spazio su cui altri possono intervenire, mentre ciò che si inserisce nella cartella dei riferimenti dipende esclusivamente dall'utente.

Perché sono necessarie cartelle diverse per i gruppi di contatti?

  • icona archivio Diverse frequenze di archiviazione    È opportuno avere cartelle diverse per i diversi gruppi di contatti in base all'argomento e alla frequenza di archiviazione automatica. In un gruppo di contatti per il car-pooling, ad esempio, i messaggi nella cartella Carpool dovrebbero essere eliminati quotidianamente. Al contrario, un gruppo di contatti dedicato a un argomento di carattere lavorativo dovrebbe essere archiviato meno frequentemente, ad esempio una volta all'anno.

  • Raggruppamento efficiente delle conversazioni    L'organizzazione dei gruppi di contatti in cartelle separate in base all'argomento consente di visualizzare intere conversazioni raggruppate insieme. All'occorrenza, è possibile eseguire ricerche in una cartella in maniera efficiente.

Perché è necessario usare cartelle distinte per i gruppi di contatti e i feed RSS?

I messaggi inviati a liste di distribuzione di grandi dimensioni e a feed RSS potrebbero facilmente inserire un numero eccessivo di elementi nella Posta in arrivo. Questi flussi di informazioni devono essere gestiti in modo simile a un giornale con numerose pagine: potrebbe essere presente un articolo utile o interessante, ma leggere l'intero giornale richiederebbe un tempo considerevole. Le regole possono aiutare a determinare quali elementi sono maggiormente interessanti o rilevanti per l'utente.

Quali gruppi di contatti devono essere inseriti in una cartella specifica invece che nella cartella Posta in arrivo?

I migliori candidati per l'uso di una cartella e di una regola per le liste di distribuzione sono le liste di distribuzione che:

  • Ricevono moltissimi messaggi.

  • Sono indirizzati a molte persone.

I messaggi a livello aziendale con notizie importanti (ad esempio dal CEO) e i messaggi dal reparto IT che segnalano tempi di inattività dei server non devono essere inseriti in una cartella. Per i messaggi indirizzati a un gruppo di contatti che solo occasionalmente contengono informazioni utili o interessanti, indipendentemente dalla frequenza, dovrebbe essere invece impostata una regola e assegnata una cartella.

Com'è possibile impostare le regole per RSS?

Se si sottoscrivono diversi feed RSS, gestirli come qualsiasi altra lista di distribuzione. Spostare nella Posta in arrivo i feed RSS interessanti (in base a parole chiave) e negli altri casi lasciare che vengano archiviati automaticamente nelle cartelle RSS.

Cosa fare se si usano criteri di conservazione o un archivio online di Exchange Server?

Usare la soluzione di archiviazione automatica implementata dall'organizzazione e attenersi ai criteri aziendali come di consueto. Se i criteri aziendali prevedono l'uso di più cartelle per ciascun tipo di elemento, seguire tali criteri.

Come si imposta la regola "Risposte automatiche"?

  1. Fare clic sulla scheda File.

  2. Fare clic su Gestisci regole e avvisi.

  3. Nella finestra di dialogo Regole e avvisi fare clic su Nuova regola.

  4. Nella Creazione guidata Regole selezionare Applica regola ai messaggi ricevuti in Crea nuova regola e quindi fare clic su Avanti.

  5. In Passaggio 1 selezionare la casella di controllo Utilizza il modulo nome modulo (può essere necessario scorrere verso il basso per individuare questa opzione).

  6. In Passaggio 2 fare clic su Nome modulo e quindi selezionare Accettazione convocazione riunione e Accettazione provvisoria convocazione riunione. Dopo avere aggiunto i due moduli, fare clic su Chiudi e quindi su Avanti nella finestra principale di Creazione guidata Regole. Assicurarsi di selezionare Moduli applicazione dall'elenco nella parte superiore della finestra di dialogo o potrebbero non essere visualizzate le opzioni Accettazione convocazione riunione e Accettazione provvisoria convocazione riunione.

Finestra di dialogo Scegli modulo

  1. Selezionare l'eccezione seguente: Tranne i messaggi con parole specifiche nel testo del messaggio.

  2. In Passaggio 2 fare clic su Parole specifiche, digitare uno spazio, fare clic su Aggiungi e quindi su OK.

  3. Fare clic su Fine.

Come si configura la regola "A: me"?

  1. Fare clic sulla scheda File.

  2. Fare clic su Gestisci regole e avvisi.

  3. Nella finestra di dialogo Regole e avvisi fare clic su Nuova regola.

  4. Nella Creazione guidata Regole selezionare Applica regola ai messaggi ricevuti in Crea nuova regola e quindi fare clic su Avanti.

  5. Selezionare la casella di controllo in cui il mio nome è nella casella A o Cc e quindi fare clic su Avanti.

  6. Selezionare la condizione Interrompi l'elaborazione di altre regole (può essere necessario scorrere verso il basso per individuare questa opzione) e quindi fare clic su Fine.

Come si imposta la regola "Convocazioni di riunione inviate alla Posta in arrivo"?

  1. Fare clic sulla scheda File.

  2. Fare clic su Gestisci regole e avvisi.

  3. Nella finestra di dialogo Regole e avvisi fare clic su Nuova regola.

  4. Nella Creazione guidata Regole selezionare Applica regola ai messaggi ricevuti in Crea nuova regola e quindi fare clic su Avanti.

  5. Selezionare la condizione Se si tratta di un aggiornamento o una convocazione di riunione (può essere necessario scorrere verso il basso per individuare questa opzione) e quindi fare clic su Avanti.

  6. Selezionare l'azione Interrompi l'elaborazione di altre regole (può essere necessario scorrere verso il basso per individuare questa opzione) e quindi fare clic su Fine.

Come si imposta la regola "Rinvia Posta inviata"?

  1. Fare clic sulla scheda File.

  2. Fare clic su Gestisci regole e avvisi.

  3. Nella finestra di dialogo Regole e avvisi fare clic su Nuova regola.

  4. Nella Creazione guidata Regole selezionare Applica regola ai messaggi inviati in Crea nuova regola e quindi fare clic su Avanti.

  5. Fare nuovamente clic su Avanti. La regola verrà applicata a ogni messaggio inviato.

  6. Selezionare Ritarda recapito di <N> minuti.

  7. In Passaggio 2 fare clic su alcuni e quindi fare clic su OK nella finestra di dialogo Ritarda recapito (nella casella minuti è visualizzato il valore predefinito 1).

  8. Fare clic su Avanti.

  9. Selezionare l'eccezione seguente: Tranne i messaggi con il contrassegno Priorità.

  10. In Passaggio 2 fare clic su Priorità e quindi selezionare Priorità alta.

  11. Fare clic su Avanti e assegnare alla regola il nome Posta inviata.

  12. Fare clic su Fine.

Nota :  Questa è una regola solo sul lato client, pertanto non funziona quando Outlook 2010 non è in esecuzione.

Come si imposta la regola "Liste di distribuzione"?

Creare una regola per ogni lista di distribuzione o gruppo di contatti di cui si fa parte ma di cui non è necessario leggere ogni messaggio.

  1. Fare clic sulla scheda File.

  2. Fare clic su Gestisci regole e avvisi.

  3. Nella scheda Regole posta elettronica della finestra di dialogo Regole e avvisi fare clic su Nuova regola.

  4. In Creazione guidata Regole selezionare Sposta i messaggi inviati da un utente specifico in una cartella in Organizza e quindi fare clic su Avanti.

  5. Selezionare la casella di controllo da utente o gruppo.

  6. In Passaggio 2 fare clic sull'utente o sul gruppo pubblico, aggiungere il gruppo di contatti e quindi fare clic su Avanti.

  7. Selezionare le caselle di controllo Sposta il messaggio nella cartella specificata e Interrompi l'elaborazione di altre regole (può essere necessario scorrere verso il basso per individuare questa opzione).

  8. In Passaggio 2 fare clic su Specificata, selezionare la cartella della lista di distribuzione appropriata e quindi fare clic su Avanti.

  9. Selezionare le eccezioni seguenti: Tranne i messaggi in cui il mio nome è nella casella A o Cc e Tranne i messaggi con parole specifiche nell'oggetto o nel testo del messaggio.

  10. In Passaggio 2 fare clic su Parole specifiche e digitare tutte le parole chiave associate ai messaggi che si ritengono interessanti da leggere. Ad esempio, se si fa parte di una lista di distribuzione dedicata a problemi generali, ma vi sono alcuni problemi di cui ci si occupa esclusivamente, è possibile immettere le parole chiave relative a tali problemi. Fare clic su Aggiungi e quindi su OK.

  11. Fare clic su Fine.

Suggerimento : Se non c'è ragione di ricevere nella cartella Posta in arrivo un messaggio di posta elettronica inviato a questo gruppo di contatti, è consigliabile chiedere di essere rimossi dal gruppo di contatti.

Nota :  Ripetere i passaggi da 2 a 10 per ogni set di liste di distribuzione (una regola per cartella).

Perché è opportuno usare le regole?

Man mano che passa il tempo, è probabile che si ricevano sempre più messaggi. Non è possibile né pensabile leggere ogni singolo messaggio ricevuto. Molto meglio limitarsi ai messaggi realmente importanti. Le regole aiutano a rendere prioritari i messaggi importanti, riducendo al minimo le distrazioni.

Suggerimento :  Solo perché un messaggio è stato inviato all'utente (o a una lista di distribuzione di cui l'utente ha eseguito la sottoscrizione), non deve necessariamente essere letto o implicare una risposta.

Quali date è possibile impostare tramite i contrassegni?

Azione rapida

Risultato

Da utilizzare

Oggi

Oggi

Oggi

Domani

Domani

Domani

Questa settimana

Due giorni da oggi o l'ultimo giorno della settimana lavorativa, a seconda di quale evento si verifica per primo (con le impostazioni predefinite, per il lunedì è il mercoledì e per il martedì è il giovedì).

L'ultimo giorno della settimana lavorativa

Prossima settimana

Il primo giorno della prossima settimana lavorativa

L'ultimo giorno della prossima settimana lavorativa

Che cosa è necessario fare con le attività e i messaggi contrassegnati nella finestra Da fare che risalgono ad anni prima?

Se le attività o i contrassegni non vengono usati attivamente, selezionare tutti gli elementi, fare clic con il pulsante destro del mouse e quindi scegliere Elimina. Le attività non aggiornate verranno eliminate e verrà rimosso il contrassegno dai messaggi e dai contatti contrassegnati, senza eliminare gli elementi.

Cosa fare con le categorie inutilizzate?

Eliminare tutte le categorie che non si prevede di usare. Lo stesso set di categorie si applica a tutti gli elementi, quindi se si usa una categoria per i contatti è bene evitare di eliminarla.

Qual è il modo migliore per scegliere i colori?

Se si vogliono creare categorie a colori, prestare attenzione ai colori scelti. Ad esempio, non scegliere lo stesso colore per @Telefono e per @Posta elettronica, ma scegliere colori simili (ad esempio diverse tonalità di verde) per tutte le categorie 1:1. Con il passare del tempo si sarà in grado di guardare l'elenco attività e determinare se un'attività può essere eseguita subito esclusivamente dal colore. Ad esempio, se @Casa è viola e al momento si è al lavoro, non è possibile eseguire alcuna attività viola.

Perché è importante pianificare il proprio tempo?

Se si pianifica il proprio tempo nel calendario, le informazioni sulla disponibilità vengono aggiornate e sarà meno probabile essere prenotati da altre persone per gli stessi orari. Se si ha un calendario fitto di impegni, questo potrebbe essere l'unico modo per avere del tempo da dedicare alle proprie mansioni.

È anche utile per stabilire un impegno a portare a termine un lavoro; se lo si inserisce nel calendario, ci si impegna di fatto a eseguire il lavoro nei tempi stabiliti. Se qualcuno sovrappone una pianificazione alla propria, occorrerà ripianificare il proprio tempo, per evitare di sovraccaricarsi.

Come si gestiscono i 10.000 messaggi nella Posta in arrivo?

Se la cartella Posta in arrivo contiene più di 20 elementi, elaborare l'ultima settimana di messaggi e quindi selezionare i messaggi rimanenti e spostarli nella cartella 1-Riferimento. Niente di più semplice.

Perché si ricevono così tanti messaggi?

Se si ricevono più messaggi di quanti si sia in grado di gestire, potrebbe essere necessario impostare regole più aggressive. Provare a determinare la provenienza dei messaggi ordinandoli in base alla colonna Da, quindi comprimere tutte le intestazioni. Se ad esempio non c'è bisogno di leggere la posta di un gruppo di contatti, è possibile creare una regola. Se si cambia visualizzazione, ricordarsi di ripristinare quella precedente una volta terminato.

Se si hanno solo 10 minuti, cosa è meglio leggere per primo nella posta in arrivo?

Se si ha poco tempo, ad esempio tra una riunione e l'altra, iniziare dai messaggi in blu, ossia i messaggi inviati direttamente all'utente. Spesso questi messaggi attendono l'input dell'utente per procedere e sono i più importanti.

Con quale frequenza occorre leggere i messaggi?

Per molte persone leggere i messaggi è quasi una dipendenza. È consigliabile dedicare 20 minuti della mattinata alla lettura dei messaggi, quindi spostare l'attenzione a un'analisi quotidiana dell'elenco attività e concentrarsi sulla propria giornata. Limitare il tempo dedicato alla lettura dei messaggi a una volta la mattina e una volta alla fine della giornata può contribuire ad aumentare notevolmente la produttività. Provare per una settimana per avere una dimostrazione pratica.

Come si gestiscono le attività complicate?

Logo di Office 2010 Per le attività che richiedono una particolare pianificazione usare OneNote. Ad esempio, per la pianificazione di un progetto con più fasi, attività annidate e così via, OneNote rappresenta uno strumento più appropriato.

Se si vuole semplicemente ricordare alcune attività correlate, elencarle nel corpo dell'attività. Se sono presenti messaggi correlati, trascinarli nell'attività.

È necessario tenere insieme le attività personali e di lavoro?

Se possibile, tenere le attività personali e quelle di lavoro nella stessa posizione. Un unico elenco riduce il numero di posizioni in cui cercare le attività da eseguire. Anche se si ha già un solo elenco, usare le categorie per distinguere le attività personali da quelle di lavoro e gestire l'elenco in modo efficiente. Le attività personali vengono archiviate nel server Exchange della società e potrebbero essere visibili al reparto IT, quindi inserire nell'elenco solo le attività personali appropriate.

Che male c'è a tenere a mente le attività da eseguire?

Tenere a mente le attività non è una buona soluzione. È liberatorio dipendere da Outlook 2010 invece che dal proprio cervello sovraccarico per tenere traccia delle attività. In questo modo è possibile smettere di preoccuparsi di dimenticare un'attività e concentrarsi completamente sul lavoro che si sta svolgendo.

Perché inserire in Outlook 2010 le attività da eseguire?

Perché un elenco di attività in Outlook 2010 è molto più efficace di un elenco su un foglio di carta:

  • Gli elenchi cartacei non possono essere aggiornati automaticamente.

  • Gli elenchi cartacei non possono essere riorganizzati con facilità.

  • È possibile usare Outlook Web App per visualizzare l'elenco attività da qualunque dispositivo.

  • Logo di Office 2010 Outlook 2010 è integrato con OneNote 2010 e Microsoft SharePoint Server, oltre che con dispositivi mobili e telefoni cellulari.

  • Gli elenchi cartacei si perdono facilmente.

Domanda di carattere avanzato: come si crea una cartella ricerche per i messaggi di posta elettronica?

È possibile accedere facilmente a un set di messaggi su un particolare argomento per una riunione. Creare una categoria per la riunione e quindi creare una cartella ricerche con i criteri seguenti: categoria <nome> e non completato e da un determinato periodo di tempo. Quando si ricevono messaggi su tale argomento, contrassegnarli con la categoria. Dopo la riunione, contrassegnare come completati i messaggi di cui è stato discusso.

Inizio pagina

Riferimenti

Sono disponibili molte pubblicazioni e dissertazioni sulla gestione del tempo. Ecco alcune fonti interessanti:

Libri e altre risorse

Altre risorse online

Inizio pagina

Informazioni sull'autore

Melissa MacBeth è Lead Program Manager del gruppo Office in Microsoft. Ha lavorato su numerose funzionalità per la gestione del tempo di Outlook, come la finestra Da fare, i contrassegni, il contrassegno all'invio e l'Elenco attività del giorno. Vive a Seattle e ama il giardinaggio.

Inizio pagina

Nota : Dichiarazione di non responsabilità per la traduzione automatica: Il presente articolo è stato tradotto tramite un software di traduzione automatica e non da una persona. Microsoft offre le traduzioni automatiche per consentire a coloro che non conoscono la lingua inglese di leggere gli articoli sui prodotti, sui servizi e sulle tecnologie Microsoft. Dal momento che l'articolo è stato tradotto automaticamente, potrebbe contenere errori di sintassi, di grammatica o di utilizzo dei vocaboli.

Amplia le tue competenze
Esplora i corsi di formazione
Ottieni in anticipo le nuove caratteristiche
Partecipa al programma Office Insider

Queste informazioni sono risultate utili?

Grazie per i tuoi commenti e suggerimenti

Grazie per il tuo feedback! Potrebbe essere utile metterti in contatto con uno dei nostri operatori del supporto di Office.

×