Presentare una riunione come relatore

Le opzioni di Microsoft Lync 2010 consentono di gestire i partecipanti ed il contenuto in modo produttivo e senza distrazioni.

Importante :  Se non si è l'organizzatore della riunione o il principale relatore, tenere presente che molte di queste opzioni influiscono su ciò che gli altri partecipanti sono in grado di vedere, sentire o fare durante la riunione. L'utilizzo appropriato è a discrezione del relatore.

Operazioni da eseguire

Registrare la riunione

Gestire i partecipanti

Mostrare o nascondere l'elenco partecipanti

Attivare o disattivare l'audio dei partecipanti

Modificare i privilegi del relatore o dei partecipanti durante la riunione

Ammettere o negare l'accesso agli utenti della sala di attesa

Avviare una conversazione distinta con uno o più partecipanti

Invitare altri partecipanti alla riunione

Lavorare con il contenuto della riunione

Mostrare o nascondere la finestra di condivisione

Caricare o preparare il contenuto prima della riunione

Mostrare il contenuto della riunione già caricato

Condividere un programma o il desktop

Caricare un file di PowerPoint per la presentazione

Caricare un allegato per consentire agli altri partecipanti di visualizzarlo e salvarlo

Aggiungere note alle presentazioni di PowerPoint o alla lavagna

Aggiungere una lavagna o un sondaggio alla riunione

Modificare le autorizzazioni per il contenuto

Modificare i privilegi per aggiungere note alle presentazioni di PowerPoint

Controllare i privilegi per visualizzare il contenuto della riunione in privato

Modificare i privilegi di accesso al contenuto della riunione

Modificare i privilegi di visualizzazione e salvataggio degli allegati

Aggiungere un video alla riunione

Terminare la riunione o uscirne

Registrare la riunione

Per registrare la riunione, effettuare le operazioni seguenti:

  • Nella finestra di conversazione, fare clic sul pulsante Altre opzioni Pulsante Altre opzioni della finestra della riunione di Lync 2010 , quindi fare clic su Avvia registrazione.

Per informazioni dettagliate, vedere Registrazione e riproduzione.

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Gestire i partecipanti

È possibile eseguire la maggior parte delle attività di gestione facendo clic con il tasto destro del mouse su una o più persone nell'elenco partecipanti o utilizzando il menu Opzioni persone Icona del pulsante .

Mostrare o nascondere l'elenco partecipanti

  • Nella finestra di conversazione, fare clic sul menu Opzioni persone, quindi fare clic su Mostra elenco partecipanti.

È consigliabile visualizzare l'elenco partecipanti durante la riunione per tenere traccia di chi è presente, chi sta parlando e chi potrebbe avere problemi con l'audio o la condivisione. Tuttavia, potrebbe essere necessario nascondere l'elenco partecipanti per, ad esempio, leggere una lunga conversazione di messaggistica istantanea.

Attivare o disattivare l'audio dei partecipanti

  • Effettuare una delle seguenti operazioni:

    • Per gestire l'audio per uno o più individui, fare clic con il pulsante destro del mouse sul nome o i nomi nell'elenco partecipanti, quindi fare clic su Disattiva microfono o Riattiva audio.

    • Per attivare o disattivare l'audio di tutti i partecipanti alla riunione, fare clic sul menu Opzioni persone, quindi fare clic su Disattiva audio partecipanti.

      Suggerimento : Utilizzare questa opzione per una riunione grande in cui troppi partecipanti con l'audio attivato stanno causando problemi di interferenza audio.

Modificare i privilegi del relatore o dei partecipanti durante la riunione

  • Effettuare una delle operazioni seguenti:

    • Nell'elenco partecipanti, fare clic con il tasto destro del mouse su uno o più partecipanti, quindi fare clic su Imposta come relatore o Imposta come partecipante, in base alle esigenze.

    • Fare clic sul menu Opzioni persone, quindi scegliere Imposta chiunque come partecipante.

      Suggerimento :  Scegliere questa opzione quando il numero di relatori è eccessivo e interrompe il flusso della riunione.

Ammettere o negare l'accesso agli utenti della sala di attesa

  • Nell'elenco partecipanti, effettuare una delle seguenti operazioni:

    • In Sala di attesa, fare clic su Ammetti tutti o Nega tutti.

    • Accanto al nome di ogni utente, fare clic su Ammetti o Nega in base alle esigenze.

Avviare una conversazione distinta con uno o più partecipanti

  • Nell'elenco partecipanti, selezionare uno o più utenti, fare clic sui nomi selezionati, quindi scegliere l'opzione contatto desiderata.

Invitare altri partecipanti alla riunione

Per invitare altri partecipanti tramite Lync 2010, effettuare le operazioni seguenti:

  1. Per modificare le opzioni di accesso o del relatore per gli utenti da invitare, nella finestra di conversazione, fare clic sul collegamento Informazioni partecipazione e opzioni riunione, sul pulsante Opzioni riunione , quindi modificare le opzioni della riunione (facoltativo). Per informazioni dettagliate, vedere Modificare le opzioni della riunione durante la riunione.

  2. Nella finestra di conversazione, fare clic sul menu Opzioni persone, quindi fare clic su Invita tramite nome o numero di telefono.

  3. Immettere un numero di telefono, selezionare uno o più contatti esistenti o cercare un contatto, in base alle esigenze.

  4. Fare clic su OK e le persone inviate riceveranno una notifica in cui viene loro chiesto di partecipare alla riunione.

Per invitare altri partecipanti tramite messaggio di posta elettronica, effettuare le operazioni seguenti:

  1. Nella finestra di conversazione, fare clic sul menu Opzioni persone, quindi fare clic su Invita tramite posta elettronica.

  2. Per modificare le opzioni di accesso e del relatore, nell'invito alla riunione, fare clic su Opzioni riunione (facoltativo). Per informazioni dettagliate, vedere Imposta opzioni riunione o conferenza telefonica.

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Lavorare con il contenuto della riunione

In Lync, il contenuto della riunione viene visualizzato a destra dell'elenco partecipanti nell'area denominata finestra di condivisione. Durante la presentazione, in quest'area è possibile lavorare con le presentazioni di Microsoft PowerPoint, lavagne e sondaggi della riunione. Quando si condivide un programma o il desktop, gli altri partecipanti alla riunione vedono ciò che viene condiviso nella finestra di condivisione.

Mostrare o nascondere la finestra di condivisione

  • Nella finestra di condivisione, fare clic su Condividi, quindi su Mostra finestra di condivisione.

Caricare o preparare il contenuto prima della riunione

  1. Prima della riunione, nel Calendario di Microsoft Outlook, aprire l'invito per una riunione pianificata, quindi scegliere Partecipa a riunione online.

  2. Nella finestra di conversazione, effettuare una delle operazioni seguenti o entrambe:

    • Fare clic sul menu Condividi per caricare una presentazione di PowerPoint, aggiungere una lavagna o creare un nuovo sondaggio.

    • Fare clic sul pulsante Aggiungi o visualizza allegati Pulsante di Lync Aggiungi o visualizza allegato nelle riunioni online per caricare un file.

Per informazioni dettagliate, vedere più avanti in questa sezione “Caricare un file di PowerPoint per la presentazione” o “Caricare un allegato per consentire agli altri partecipanti di visualizzarlo e salvare”.

Mostrare il contenuto della riunione già caricato

  • Nella finestra di conversazione, fare clic su Condividi, posizionare il puntatore del mouse su Contenuto recente, quindi fare clic sul contenuto da visualizzare.

Condividere un programma o il desktop

Caricare un file di PowerPoint per la presentazione

  1. Nella finestra di conversazione, fare clic su Condividi, quindi fare clic su Presentazione PowerPoint.

  2. Selezionare il file da aggiungere, quindi fare clic su Carica.

Caricare un allegato per consentire agli altri partecipanti di visualizzarlo e salvarlo

  1. Nella finestra della conversazione, fare clic sul pulsante Aggiungi o visualizza allegati.

  2. Nella finestra di dialogo Allegati, fare clic su Aggiungi allegato.

  3. Selezionare il file da aggiungere, quindi fare clic su Carica.

Aggiungere note alle presentazioni di PowerPoint o alla lavagna

  • Nella finestra di condivisione, nella barra degli strumenti per le annotazioni nell'angolo inferiore sinistro, selezionare lo strumento per le annotazioni desiderato.

Chiunque nella riunione è in grado di aggiungere note alla lavagna o alle diapositive di PowerPoint nei modi seguenti:

  • Utilizzare il Puntatore laser, un punto colorato con il proprio nome

  • Inserire linee e forme

  • Aggiungere testo

  • Disegnare o evidenziare con la Penna

  • Aggiungere un timbro freccia, un timbro segno di spunta o un timbro X

  • Inserire un file grafico

Per informazioni dettagliate sugli strumenti per le annotazioni, vedere Collaborare attraverso la lavagna.

Nota :  Gli strumenti per le annotazioni sono disponibili solo per il contenuto presentato nella finestra di condivisione. Se si sta condividendo il desktop o un programma, gli altri partecipanti devono richiedere l'autorizzazione prima di apportare modifiche al contenuto condiviso.

Aggiungere una lavagna o un sondaggio alla riunione

  • Nella finestra di conversazione, fare clic su Condividi, quindi fare clic su Nuova lavagna o Nuovo sondaggio.

Per informazioni dettagliate, vedere Collaborare attraverso la lavagna e Condurre un sondaggio.

Modificare le autorizzazioni per il contenuto

Per impostazione predefinita, solo i relatori possono aggiungere note alla presentazione di PowerPoint, spostarsi privatamente tra le diapositive di PowerPoint durante la loro visualizzazione e spostarsi privatamente a un altro elemento nell'Elenco contenuto. Tutti i partecipanti sono in grado di visualizzare e salvare gli allegati. Utilizzare le seguenti procedure per modificare le impostazioni predefinite.

Modificare i privilegi per aggiungere note alle presentazioni di PowerPoint

  1. Nella finestra di conversazione, fare clic sul collegamento Informazioni partecipazione e opzioni riunione.

  2. Nella finestra di dialogo Informazioni partecipazione e opzioni riunione, fare clic sul pulsante Opzioni riunione.

  3. Nella finestra di dialogo Opzioni riunione online, in Privilegi, modificare Aggiungi note alla presentazione in Solo relatori o Nessuno.

Controllare i privilegi per visualizzare il contenuto della riunione in privato

  1. Nella finestra di conversazione, fare clic sul collegamento Informazioni partecipazione e opzioni riunione.

  2. Nella finestra di dialogo Informazioni partecipazione e opzioni riunione, fare clic sul pulsante Opzioni riunione.

  3. Nella finestra di dialogo Opzioni riunione online, in Privilegi, modificare Visualizza in privato in Tutti o Nessuno.

Nota :  È impossibile visualizzare in privato desktop o programmi condivisi.

Modificare i privilegi di accesso al contenuto della riunione

Per impostazione predefinita, solo i relatori hanno un accesso esteso al contenuto della riunione. Per modificare tale impostazione, effettuare le operazioni seguenti: :

  • Nell'Elenco contenuto, fare clic sulla freccia accanto all'elemento da modificare, posizionare il puntatore del mouse su Rendi disponibile a, quindi scegliere Organizzatore o Tutti.

Quando si sceglie Tutti, tutti i partecipanti alla riunione sono in grado di controllare le presentazioni di PowerPoint, lavagne e sondaggi nei modi seguenti:

  • Salvare una copia locale, con o senza annotazioni

  • Modificare ciò che viene visualizzato nella finestra di condivisione della riunione

  • Rinominare o rimuovere contenuto

  • Assegnare a tutti un accesso esteso al contenuto della riunione

Modificare i privilegi di visualizzazione e salvataggio degli allegati

Per impostazione predefinita, tutti i partecipanti alla riunione sono in grado di salvare e visualizzare gli allegati. Per modificare tale impostazione, effettuare le operazioni seguenti:

  1. Nella finestra di conversazione, fare clic sul pulsante Aggiungi o visualizza allegato Pulsante di Lync Aggiungi o visualizza allegato nelle riunioni online .

  2. Fare clic sulla freccia a destra del contenuto da modificare, posizionare il puntatore del mouse su Rendi disponibile a, quindi scegliere Organizzatore o Relatori.

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Aggiungere un video alla riunione

Per aggiungere un video alla riunione, effettuare le operazioni seguenti:

  • Nella finestra di conversazione, fare clic su Video.

Nota :  Se ci si connette alla riunione tramite telefono, è possibile visualizzare il video ma non mostrare il proprio.

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Terminare la riunione o uscirne

Per terminare la riunione o uscirne, effettuare una delle seguenti operazioni:

  • Per lasciare la riunione ma fare in modo che continui, chiudere la finestra di conversazione.

  • Per terminare ed abbandonare la riunione, nella finestra di conversazione, fare clic sul menu Opzioni persone Icona del pulsante , quindi fare clic su Termina ed esci dalla riunione.

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